Лист согласования. Организационные основы процедуры согласования документов Условия успешной реализации процедуры согласования

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

На основании пункта 7 Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 47, ст. 4933), и в соответствии с пунктом 10 части 1 статьи 23 Федерального закона от 26 июля 2006 г. N 135-ФЗ "О защите конкуренции" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3434) приказываю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент Федеральной антимонопольной службой по исполнению государственной функции по согласованию приобретения акций (долей) в уставном капитале коммерческих организаций, получения в собственность или пользование основных производственных средств или нематериальных активов, приобретения прав, позволяющих определять условия ведения хозяйствующим субъектом его предпринимательской деятельности, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2. Направить настоящий Приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

3. Контроль исполнения настоящего Приказа оставляю за собой.

Временно исполняющий
обязанности руководителя
А.Б.КАШЕВАРОВ

Приложение
к Приказу ФАС России
от 20.09.2007 N 294

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ФЕДЕРАЛЬНОЙ АНТИМОНОПОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО СОГЛАСОВАНИЮ ПРИОБРЕТЕНИЯ
АКЦИЙ (ДОЛЕЙ) В УСТАВНОМ КАПИТАЛЕ КОММЕРЧЕСКИХ
ОРГАНИЗАЦИЙ, ПОЛУЧЕНИЯ В СОБСТВЕННОСТЬ ИЛИ ПОЛЬЗОВАНИЕ
ОСНОВНЫХ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ СРЕДСТВ ИЛИ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ
АКТИВОВ, ПРИОБРЕТЕНИЯ ПРАВ, ПОЗВОЛЯЮЩИХ ОПРЕДЕЛЯТЬ УСЛОВИЯ
ВЕДЕНИЯ ХОЗЯЙСТВУЮЩИМ СУБЪЕКТОМ ЕГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, В СЛУЧАЯХ, ПРЕДУСМОТРЕННЫХ
ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(в ред. Приказа ФАС РФ от 06.02.2008 N 30)

I. Общие положения

1.1. Административный регламент Федеральной антимонопольной службы по исполнению государственной функции по согласованию приобретения акций (долей) в уставном капитале коммерческих организаций, получения в собственность или пользование основных производственных средств или нематериальных активов, приобретения прав, позволяющих определять условия ведения хозяйствующим субъектом его предпринимательской деятельности, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (далее - Регламент), разработан на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг".

1.2. Регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Федеральной антимонопольной службы (далее - ФАС России), территориальных органов ФАС России (далее - территориальные органы), их структурных подразделений, порядок взаимодействия между структурными подразделениями ФАС России и территориальных органов, а также порядок взаимодействия ФАС России и территориальных органов с гражданами и организациями при осуществлении согласования сделок с акциями (долями), имуществом, активами коммерческих организаций, правами в отношении коммерческих организаций в случаях, установленных антимонопольным законодательством Российской Федерации.

1.3. ФАС России и его территориальные органы (далее - антимонопольный орган) осуществляют государственную функцию по согласованию приобретения акций (долей) в уставном капитале коммерческих организаций, получения в собственность или пользование основных производственных средств или нематериальных активов, приобретения прав, позволяющих определять условия ведения хозяйствующим субъектом его предпринимательской деятельности, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (далее - государственная функция).

Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 26.07.2006 N 135-ФЗ "О защите конкуренции" (далее - Закон о защите конкуренции) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3434);

Положением о Федеральной антимонопольной службе, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 331 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3259; 2006, N 45, ст. 4706, N 49 (II ч.), ст. 5223; 2007, N 7, ст. 903);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.05.2007 N 334 "Об установлении величин активов финансовых организаций (за исключением кредитных организаций) и совокупной доли финансовых организаций (за исключением кредитных организаций) на товарном рынке в целях осуществления антимонопольного контроля" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 23, ст. 2799);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.05.2007 N 335 "Об установлении величин активов кредитных организаций и совокупной доли кредитных организаций на товарном рынке в целях осуществления антимонопольного контроля" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 23, ст. 2800);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.06.2007 N 359 "Об утверждении условий признания доминирующим положения финансовой организации (за исключением кредитной организации) и правил установления доминирующего положения финансовой организации (за исключением кредитной организации)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 24, ст. 2926);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.06.2007 N 409 "Об утверждении условий признания доминирующим положения кредитной организации и правил установления доминирующего положения кредитной организации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 27, ст. 3296);

Положением о территориальном органе Федеральной антимонопольной службы, утвержденным Приказом ФАС России от 15.12.2006 N 324 (зарегистрирован в Минюсте России 24.01.2007 N 8842) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 11, 12.03.2007);

Приказом ФАС России от 25.04.2006 N 108 "Об утверждении Порядка проведения анализа и оценки состояния конкурентной среды на товарном рынке" (зарегистрирован в Минюсте России 27.07.2006 N 8121) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 32, 07.08.2006);

Приказом ФАС России от 20.11.2006 N 293 "Об утверждении формы представления перечня лиц, входящих в одну группу лиц" (зарегистрирован в Минюсте России 04.12.2006 N 8552) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 51, 18.12.2006);

административным регламентом Федеральной антимонопольной службы по исполнению государственной функции по установлению доминирующего положения хозяйствующего субъекта при рассмотрении дела о нарушении антимонопольного законодательства и при осуществлении государственного контроля за экономической концентрацией, утвержденным Приказом ФАС России от 17.01.2007 N 5 (зарегистрирован в Минюсте России 23.05.2007 N 9541) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 29, 16.07.2007).

II. Требования к порядку исполнения антимонопольным

Порядок информирования об исполнении антимонопольным
органом государственной функции

2.1. Описание последовательности административных действий по исполнению государственной функции приводится в Приложении N 3 к Регламенту.

2.2. Сведения о месте нахождения, телефоны для справок, адрес Интернет-сайта антимонопольного органа содержатся в Приложении N 1 к Регламенту, а также на официальном Интернет-сайте ФАС России (www.fas.gov.ru).

2.3. Сведения о графике приема ходатайств (уведомлений) с прилагаемыми документами антимонопольным органом содержатся в Приложении N 2 к Регламенту.

2.4. Информация о процедуре исполнения антимонопольным органом государственной функции размещается:

на официальном Интернет-сайте ФАС России;

в средствах массовой информации;

на информационных стендах антимонопольного органа и в раздаточных информационных материалах (брошюрах, буклетах и т.п.).

2.5. На информационном стенде, размещаемом в помещении (общественной приемной, при входе) антимонопольного органа, должна содержаться следующая информация:

почтовый адрес антимонопольного органа, график (режим) его работы, номера телефонов, по которым можно получить необходимую информацию, адрес официального Интернет-сайта и электронной почты антимонопольного органа;

перечень документов и сведений, представляемых хозяйствующими субъектами в антимонопольный орган, необходимых антимонопольному органу для исполнения государственной функции;

порядок получения консультаций по процедуре исполнения государственной функции.

Порядок получения консультаций (справок) об исполнении
антимонопольным органом государственной функции

2.6. Консультации по процедуре исполнения государственной функции предоставляются:
по письменным обращениям;
по телефону;
по электронной почте.

2.7. Письменные обращения рассматриваются антимонопольным органом в срок, не превышающий 30 дней с момента получения обращения.

В исключительных случаях, а также в случае необходимости запроса дополнительной информации у государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица антимонопольный орган может продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на 30 дней, о чем уведомляет лицо, обратившееся в антимонопольный орган. Запросить дополнительную информацию необходимо в течение 15 дней с момента получения обращения.

2.8. При консультировании по телефону работники антимонопольного органа предоставляют информацию по следующим вопросам:

О входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления (ходатайства, уведомления) и прилагающиеся к ним материалы;

Сведения о нормативных правовых актах, на основании которых антимонопольный орган осуществляет государственную функцию;

Требования к заверению документов и сведений;

О необходимости представления дополнительных документов и сведений;

О месте размещения на официальном Интернет-сайте ФАС России справочных материалов по вопросам исполнения государственной функции.

Консультирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.

2.9. При консультировании по электронной почте (при ее наличии) по вопросам, перечень которых установлен пунктом 2.8 Регламента, ответ направляется на электронный адрес лица, обратившегося за консультацией, в срок, не превышающий 7 рабочих дней с момента поступления обращения.

2.10. Информация о процедуре исполнения государственной функции предоставляется на безвозмездной основе.

Результат исполнения антимонопольным органом
государственной функции

Результатом исполнения государственной функции являются решения, принимаемые антимонопольным органом согласно пунктам 3.35, 3.40 Регламента.

III. Административные процедуры

Лица, представляющие ходатайства (уведомления)
в антимонопольный орган

3.1. В случае получения предварительного согласия антимонопольного органа в осуществлении сделок по приобретению акций (долей), имущества коммерческих организаций, прав в отношении коммерческих организаций, акций (долей), активами финансовых организаций и правами в отношении финансовых организаций ходатайство представляется лицом, намеревающимся совершить сделку.

3.2. В целях уведомления антимонопольного органа об осуществлении сделок по приобретению акций (долей), имущества коммерческих организаций, прав в отношении коммерческих организаций уведомление представляется лицом, совершившим сделку.

3.3. Указанные в пунктах 3.1 и 3.2 Регламента лица являются заявителями.

Правила представления ходатайства (уведомления)
в антимонопольный орган

3.4. Ходатайство (уведомление) вместе с документами и сведениями (Приложение N 4 к настоящему Регламенту) представляются в соответствующий антимонопольный орган согласно правилам, установленным в пунктах 3.5 - 3.12 Регламента.

3.5. При совершении следующих сделок с акциями (долями), имуществом коммерческих организаций, правами в отношении коммерческих организаций, если по бухгалтерским балансам по состоянию на последнюю отчетную дату, предшествующую дате представления ходатайства, суммарная стоимость активов лиц (групп лиц), приобретающих акции (доли), права и (или) имущество, и лица (группы лиц), акции (доли) и (или) имущество которого и (или) права в отношении которого приобретаются, превышает три миллиарда рублей, но не превышает пятнадцати миллиардов рублей включительно, или если их суммарная выручка от реализации товаров за последний календарный год превышает шесть миллиардов рублей, но не превышает тридцати миллиардов рублей, и при этом суммарная стоимость активов по последнему балансу лица (группы лиц), акции (доли) и (или) имущество которого приобретаются или в отношении которого приобретаются права, превышает сто пятьдесят миллионов рублей, ходатайство представляется в территориальный орган по месту нахождения хозяйствующего субъекта, в отношении которого совершается сделка:

Приобретение лицом (группой лиц) голосующих акций акционерного общества, если такое лицо (группа лиц) получает право распоряжаться более чем двадцатью пятью процентами указанных акций при условии, что до этого приобретения такое лицо (группа лиц) не распоряжалось голосующими акциями данного акционерного общества или распоряжалось менее чем двадцатью пятью процентами голосующих акций данного акционерного общества;

Приобретение лицом (группой лиц) долей в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью, если такое лицо (группа лиц) получает право распоряжаться более чем одной третью долей в уставном капитале данного общества при условии, что до этого приобретения такое лицо (группа лиц) не распоряжалось долями в уставном капитале данного общества или распоряжалось менее чем одной третью долей в уставном капитале данного общества;

Получение в собственность, пользование или во владение хозяйствующим субъектом (группой лиц) основных производственных средств и (или) нематериальных активов другого хозяйствующего субъекта (за исключением финансовой организации), если балансовая стоимость имущества, составляющего предмет сделки или взаимосвязанных сделок, превышает двадцать процентов балансовой стоимости основных производственных средств и нематериальных активов хозяйствующего субъекта, осуществляющего отчуждение или передачу имущества;

Приобретение лицом (группой лиц) в результате одной или нескольких сделок (в том числе на основании договора доверительного управления имуществом, договора о совместной деятельности или договора поручения) прав, позволяющих определять условия осуществления хозяйствующим субъектом (за исключением финансовой организации) предпринимательской деятельности или осуществлять функции его исполнительного органа.

3.6. При совершении указанных в пункте 3.5 Регламента сделок с акциями (долями), имуществом коммерческих организаций, правами в отношении коммерческих организаций, если одно из таких лиц включено в Реестр хозяйствующих субъектов, имеющих долю на рынке определенного товара в размере более тридцати пяти процентов (далее - реестр), ходатайство представляется в территориальный орган по месту нахождения коммерческой организации, акции (доли), права и (или) имущество которой приобретаются.

При этом территориальный орган запрашивает информацию о состоянии конкуренции на товарном рынке у того антимонопольного органа, который принял решение о включении в реестр таких (одной из таких) организаций.

3.7. При совершении указанных в пункте 3.5 Регламента сделок с акциями (долями), имуществом коммерческих организаций, правами в отношении коммерческих организаций, если по бухгалтерским балансам по состоянию на последнюю отчетную дату, предшествующую дате представления ходатайства, суммарная стоимость активов лиц (групп лиц), приобретающих акции (доли), права и (или) имущество, и лица (группы лиц), акции (доли) и (или) имущество которого и (или) права в отношении которого приобретаются, превышает пятнадцать миллиардов рублей или если их суммарная выручка от реализации товаров за последний календарный год превышает тридцать миллиардов рублей, и при этом суммарная стоимость активов по последнему балансу лица (группы лиц), акции (доли) и (или) имущество которого приобретаются или в отношении которого приобретаются права, превышает сто пятьдесят миллионов рублей, ходатайство представляется в ФАС России.

3.8. При совершении следующих сделок с акциями (долями), активами финансовой организации или правами в отношении финансовой (кредитной) организации в случае, если стоимость активов по последнему балансу финансовой организации не более чем в пять раз превышает величину, установленную Правительством Российской Федерации, ходатайство подается в территориальный орган по месту нахождения хозяйствующего субъекта, в отношении которого совершается сделка:

Приобретение лицом (группой лиц) голосующих акций акционерного общества, если такое лицо (группа лиц) получает право распоряжаться более чем двадцатью пятью процентами указанных акций при условии, что до этого приобретения такое лицо (группа лиц) не распоряжалось голосующими акциями данного акционерного общества или распоряжалось менее чем двадцатью пятью процентами голосующих акций данного акционерного общества. Это требование не распространяется на учредителей финансовой организации при ее создании;

Приобретение лицом (группой лиц) долей в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью, если такое лицо (группа лиц) получает право распоряжаться более чем одной третью долей в уставном капитале данного общества при условии, что до этого приобретения такое лицо (группа лиц) не распоряжалось долями данного общества или распоряжалось менее чем одной третью долей в уставном капитале данного общества. Это требование не распространяется на учредителей финансовой организации при ее создании;

Приобретение долей в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью лицом (группой лиц), распоряжающимся не менее чем одной третью долей и не более чем пятьюдесятью процентами долей в уставном капитале этого общества, если такое лицо (группа лиц) получает право распоряжаться более чем пятьюдесятью процентами указанных долей;

Приобретение голосующих акций акционерного общества лицом (группой лиц), распоряжающимся не менее чем двадцатью пятью процентами и не более чем пятьюдесятью процентами голосующих акций акционерного общества, если это лицо (группа лиц) получает право распоряжаться более чем пятьюдесятью процентами таких голосующих акций;

Приобретение долей в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью лицом (группой лиц), распоряжающимся не менее чем пятьюдесятью процентами и не более чем двумя третями долей в уставном капитале этого общества, если такое лицо (группа лиц) получает право распоряжаться более чем двумя третями указанных долей;

Приобретение голосующих акций акционерного общества лицом (группой лиц), распоряжающимся не менее чем пятьюдесятью процентами и не более чем семьюдесятью пятью процентами голосующих акций акционерного общества, если это лицо (группа лиц) получает право распоряжаться более чем семьюдесятью пятью процентами таких голосующих акций;

Приобретение лицом (группой лиц) в результате одной сделки или нескольких сделок активов финансовой организации, размер которых превышает величину, установленную Правительством Российской Федерации;

Приобретение лицом (группой лиц) в результате одной сделки или нескольких сделок (в том числе на основании договора доверительного управления имуществом, договора о совместной деятельности или договора поручения) прав, позволяющих определять условия осуществления предпринимательской деятельности финансовой организацией или осуществлять функции ее исполнительного органа.

3.9. При совершении указанных в пункте 3.8 Регламента сделок с акциями (долями), активами финансовой организации или правами в отношении финансовой (кредитной) организации в случае, если стоимость активов по последнему балансу финансовой организации более чем в пять раз превышает величину, установленную Правительством Российской Федерации, уведомление подается в ФАС России.

3.10. При осуществлении указанных в пункте 3.5 Регламента сделок, если суммарная стоимость активов по последнему балансу или выручка от реализации товаров лиц (группы лиц), указанных в пункте 3.5 Регламента, за календарный год, предшествующий году осуществления таких сделок, иных действий, превышает двести миллионов, но не превышает шестисот миллионов рублей и при этом суммарная стоимость активов по последнему балансу лица (группы лиц), акции (доли) и (или) имущество которого приобретаются или в отношении которого приобретаются права, превышает тридцать миллионов, уведомление представляется в территориальный орган по месту нахождения хозяйствующего субъекта, в отношении которого совершена сделка, - не позднее чем через сорок пять дней после даты осуществления таких сделок.

3.11. При осуществлении указанных в пункте 3.5 Регламента сделок, если суммарная стоимость активов по последнему балансу или выручка от реализации товаров лиц (группы лиц), указанных в пункте 3.5 Регламента, за календарный год, предшествующий году осуществления таких сделок, иных действий, превышает шестьсот миллионов рублей и при этом суммарная стоимость активов по последнему балансу лица (группы лиц), акции (доли) и (или) имущество которого приобретаются или в отношении которого приобретаются права, превышает тридцать миллионов рублей, уведомление представляется в ФАС России не позднее чем через сорок пять дней после даты осуществления таких сделок.

3.12. Приобретение акций (долей), имущества коммерческих организаций, прав в отношении коммерческих организаций, акций (долей), активов финансовых организаций и прав в отношении финансовых организаций осуществляется без предварительного согласия антимонопольного органа, но с последующим его уведомлением об этом не позднее чем через сорок пять дней после даты осуществления таких сделок, в случае, если соблюдаются в совокупности следующие условия:

1) такие сделки осуществляются лицами, входящими в одну группу лиц;

2) перечень лиц, входящих в одну группу, с указанием оснований, по которым такие лица входят в эту группу, был представлен любым входящим в эту группу лицом (заявителем) в федеральный антимонопольный орган в утвержденной им форме не позднее чем за один месяц до осуществления сделок, иных действий;

3) перечень лиц, входящих в эту группу, на момент осуществления сделок, иных действий не изменился по сравнению с представленным в федеральный антимонопольный орган перечнем таких лиц.

При этом уведомления направляются в соответствующий антимонопольный орган согласно пунктам 3.5 - 3.8 Регламента.

3.13. ФАС России в семидневный срок со дня получения ходатайства (уведомления) может передать ходатайство (уведомление) для рассмотрения в соответствующий территориальный орган с учетом положений пунктов 3.5 - 3.12 Регламента, уведомив об этом заявителя.

При этом ФАС России направляет в этот территориальный орган это ходатайство (уведомление) с приложенными документами и сведениями.

3.14. Территориальный орган в семидневный срок со дня получения ходатайства (уведомления) может по согласованию с ФАС России передать ходатайство (уведомление) для рассмотрения в соответствующий территориальный орган или в ФАС России (с учетом положений пунктов 3.5 - 3.12 Регламента), уведомив об этом заявителя, либо может принять к рассмотрению такое ходатайство (уведомление).

ФАС России в случае необходимости может запросить у территориального органа ходатайство (уведомление) для своего рассмотрения.

Территориальный орган направляет в соответствующий территориальный орган или в ФАС России эти ходатайства (уведомления) с приложенными документами и сведениями.

3.15. Ходатайство (уведомление) оформляется в письменном виде в произвольной форме.

К ходатайству (уведомлению) прилагаются документы и сведения на бумажном носителе (Приложение N 4 к Регламенту). Документы и сведения также должны быть представлены в электронном виде.

К ходатайству также прилагается документ об уплате государственной пошлины за рассмотрение ходатайств. В соответствии с пунктом 69 части 1 статьи 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2006, N 1, ст. 12) размер государственной пошлины составляет 10000 рублей.

Реквизиты на перечисление государственной пошлины указаны в Приложении N 1 к Регламенту.

3.16. Коммерческая тайна, служебная тайна или иная охраняемая законом тайна, содержащаяся в документах и сведениях, не может служить основанием отказа в их предоставлении антимонопольному органу. При этом заявитель должен указать исчерпывающий перечень документов и сведений, составляющих коммерческую тайну (за исключением документов и сведений, которые не могут являться коммерческой тайной в соответствии с законодательством Российской Федерации), служебную или иную охраняемую законом тайну.

3.17. Документы и сведения должны быть достоверными и полными. Прилагаемые документы должны представлять собой оригиналы или копии оригиналов (надлежащим образом оформленные и заверенные). В последнем случае лицо, подписывающее ходатайство (уведомление), должно подтвердить достоверность и полноту таких копий. К ходатайству (уведомлению) должна быть приложена опись всех представленных документов и сведений.

3.18. Ходатайство (уведомление), а также прилагаемые документы и сведения должны быть представлены на русском языке. В случае обращения в антимонопольный орган заявителя, являющегося иностранным лицом, документы должны быть представлены на иностранном языке с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык (с проставлением апостиля компетентного органа государства, в котором этот документ был составлен).

В случае если документы изначально составлены на русском языке, то их предоставление на иностранном языке с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык не требуется.

3.19. Копии учредительных документов (для заявителя - юридического лица) либо имя, данные документа, удостоверяющего его личность (для заявителя - физического лица), должны быть нотариально заверены. Иные документы и сведения должны быть представлены в прошитом виде и заверены печатью лица, подающего ходатайство (уведомление).

Если ходатайство (уведомление) представляется физическим лицом, то документы и сведения представляются в прошитом виде и заверяются подписью физического лица. Подпись физического лица должна быть заверена в установленном порядке.

Подпись физического лица, обязанного подавать ходатайство (уведомление) в антимонопольный орган, на доверенности, выданной другому физическому лицу - уполномоченному представителю, должна быть заверена в установленном порядке.

3.20. При невозможности заявителем в полной мере представить документы и сведения согласно формам представления сведений они предоставляются в имеющемся объеме и указываются причины невозможности получения заявителем соответствующих документов и сведений.

При невозможности представления точной информации согласно формам представления сведений заявителем представляется оценочная информация с указанием "оценочно", а также с указанием источников получения такой информации и использованных методов оценки.

3.21. Ходатайство (уведомление) вместе с документами и сведениями направляется в антимонопольный орган следующими способами:

доставка заявителем лично;

доставка курьером под расписку;

направление заказным письмом с уведомлением о вручении.

3.22. Ходатайство (уведомление) считается представленным со дня его представления в антимонопольный орган со всеми документами и сведениями либо со дня представления заявителем сведений о причинах, объясняющих невозможность для заявителя получения указанных документов или сведений лицом, намеревающимся совершить сделку (лицом, совершившим сделку).

3.23. Нахождение документов и сведений за пределами Российской Федерации не может служить основанием для отказа в их представлении антимонопольному органу.

3.24. В случае недоступности для заявителя документов и сведений, необходимых для представления в антимонопольный орган, заявитель обязан указать на недоступность для него соответствующих документов и сведений, сообщить причины невозможности получения документов (сведений), а также указать, где эти документы (сведения) могут быть получены.

3.25. Заявитель при подаче ходатайства (уведомления) или в течение срока рассмотрения ходатайства (уведомления) в дополнение к необходимым документам представляет в антимонопольный орган любую информацию, которая, по мнению заявителя, является важной для принятия решения по ходатайству (уведомлению).

3.26. Работник антимонопольного органа регистрирует ходатайство (уведомление):

В тот же день, если оно поступило по почте заказным письмом либо представлено курьером;

Незамедлительно, в присутствии заявителя, если ходатайство представлено им лично.

По требованию заявителя работник антимонопольного органа, осуществляющий регистрацию ходатайства (уведомления), делает отметку на втором экземпляре ходатайства (уведомления), если заявитель доставил ходатайство (уведомление) лично либо курьером. В отметке на экземпляре заявителя содержатся дата регистрации ходатайства (уведомления), номер регистрации и подпись работника антимонопольного органа, осуществившего регистрацию.

3.27. Уведомление, доставленное в антимонопольный орган нарочным в последний день установленного срока представления уведомления до часа, когда в антимонопольном органе по установленным правилам прекращается рабочий день, либо сданное в организацию связи до двадцати четырех часов последнего дня указанного срока, считается представленным в срок.

Порядок и сроки рассмотрения ходатайств (уведомлений)
в антимонопольном органе

3.28. Антимонопольный орган рассматривает ходатайство в течение тридцати дней с даты получения ходатайства.

3.29. Течение срока рассмотрения ходатайства начинается со следующего дня после получения антимонопольным органом ходатайства при условии представления вместе с ходатайством всех документов и сведений.

3.30. В случае представления в антимонопольный орган не всех указанных документов и сведений антимонопольный орган в течение пяти рабочих дней уведомляет заявителя о том, что ходатайство (уведомление) не считается представленным с указанием не представленных заявителем документов и сведений.

3.31. В случае направления антимонопольным органом ходатайства (уведомления) с приложением документов и сведений для рассмотрения в другой антимонопольный орган в соответствии с пунктами 3.13 - 3.14 Регламента проверку полноты представленных документов и сведений осуществляет антимонопольный орган, получивший от заявителя эти документы и сведения.

3.32. В соответствии с пунктом 10 части 1 статьи 23 Закона о защите конкуренции при рассмотрении ходатайств (уведомлений) антимонопольный орган устанавливает доминирующее положение заявителей, а также иных лиц (группы лиц).

Процедура установления доминирующего положения заявителей, иных лиц (группы лиц) определена Административным регламентом ФАС России по исполнению государственной функции по установлению доминирующего положения хозяйствующего субъекта при рассмотрении дела о нарушении антимонопольного законодательства и при осуществлении государственного контроля за экономической концентрацией.

3.33. При рассмотрении ходатайств (уведомлений) антимонопольный орган проводит анализ и оценку состояния конкурентной среды на соответствующих товарных рынках.

Анализ и оценка состояния конкурентной среды на товарных рынках проводится в целях установления доминирующего положения заявителей, иных лиц (группы лиц), а также в целях подтверждения того, что действия, заявленные в ходатайстве (уведомлении), могут привести или привели к ограничению конкуренции, в том числе в результате возникновения или усиления доминирующего положения заявителя, иных лиц (группы лиц).

Проведение анализа и оценки состояния конкурентной среды на товарном рынке осуществляется в соответствии с Приказом ФАС России от 25.04.2006 N 108 "Об утверждении Порядка проведения анализа и оценки состояния конкурентной среды на товарном рынке" и включает в себя:

Определение временного интервала исследования товарного рынка;

Определение продуктовых границ товарного рынка;

Определение географических границ товарного рынка;

Определение состава хозяйствующих субъектов, действующих на товарном рынке;

Расчет объема товарного рынка и долей хозяйствующих субъектов на рынке;

Определение уровня концентрации товарного рынка;

Определение барьеров входа на товарный рынок;

Оценка состояния конкурентной среды на товарном рынке;

Составление итогового документа - аналитического отчета, являющегося основанием для принятия решения антимонопольным органом.

3.34. Срок рассмотрения ходатайства может быть продлен по решению антимонопольного органа не более чем на два месяца.

Срок может быть продлен в связи с необходимостью дополнительного рассмотрения ходатайства, а также получения дополнительной информации для принятия решения по результатам рассмотрения ходатайства, если установлено, что заявленные в ходатайстве действия могут привести к ограничению конкуренции, в том числе в результате возникновения или усиления доминирующего положения лица (группы лиц).

Срок представления дополнительной информации определяется антимонопольным органом, исходя из существа ходатайства и содержания запрашиваемой информации.

Дополнительное рассмотрение проводится антимонопольным органом в том случае, если заявленные в ходатайстве действия содержат признаки ограничения конкуренции.

Признаками ограничения конкуренции являются:

сокращение числа хозяйствующих субъектов, не входящих в одну группу лиц, на товарном рынке;

рост или снижение цены товара, не связанные с соответствующими изменениями иных общих условий обращения товара на товарном рынке;

отказ хозяйствующих субъектов, не входящих в одну группу лиц, от самостоятельных действий на товарном рынке;

определение общих условий обращения товара на товарном рынке соглашением между хозяйствующими субъектами или в соответствии с обязательными для исполнения ими указаниями иного лица либо в результате согласования хозяйствующими субъектами, не входящими в одну группу лиц, своих действий на товарном рынке;

иные обстоятельства, создающие возможность для хозяйствующего субъекта или нескольких хозяйствующих субъектов в одностороннем порядке воздействовать на общие условия обращения товара на товарном рынке.

Антимонопольный орган устанавливает признаки ограничения конкуренции на основании данных, содержащихся в документах и сведениях, представленных вместе с ходатайством.

При осуществлении дополнительного рассмотрения антимонопольный орган на своем официальном сайте в сети "Интернет" размещает сведения о действиях, заявленных в ходатайстве. Заявители, иные лица могут представить в антимонопольный орган сведения о влиянии на состояние конкуренции таких действий.

В ходе дополнительного рассмотрения антимонопольный орган осуществляет действия, установленные Регламентом, с учетом дополнительных сведений, представленных заявителем, иными лицами.

3.35. По результатам рассмотрения ходатайства антимонопольный орган принимает одно из следующих решений:

Об удовлетворении ходатайства (данное решение принимается в случае, если антимонопольный орган установит, что действия, заявленные в ходатайстве, не приведут к ограничению конкуренции);

О продлении срока рассмотрения ходатайства (данное решение принимается в случае, если антимонопольный орган установит, что действия, заявленные в ходатайстве, приведут или могут привести к ограничению конкуренции);

Об удовлетворении ходатайства и одновременной выдаче заявителю предписания об осуществлении действий, направленных на обеспечение конкуренции, в случае осуществления им заявленных в ходатайстве сделок (данное решение принимается в случае, если антимонопольный орган установит, что действия, заявленные в ходатайстве, приведут или могут привести к ограничению конкуренции);

Об отказе в удовлетворении ходатайства (данное решение принимается в случае, если антимонопольный орган установит, что действия, заявленные в ходатайстве, приведут к ограничению конкуренции, либо в случае представления недостоверной информации).

3.36. Решение антимонопольного органа направляется заявителю в письменном виде заказным письмом либо вручается заявителю по его письменному заявлению.

3.37. Территориальные органы в течение трех дней направляют в ФАС России копии решений об отказе в удовлетворении ходатайства.

3.38. ФАС России в течение трех дней направляет копии решений ФАС России, выданных по итогам рассмотрения ходатайства, в территориальный орган по месту нахождения хозяйствующего субъекта, имущество которого либо права по отношению к которому являются предметом сделки (действия).

3.39. Исключен. - Приказ ФАС РФ от 06.02.2008 N 30.

3.40. По результатам рассмотрения уведомлений, представленных в антимонопольный орган в соответствии с пунктами 3.9 - 3.11 Регламента, антимонопольный орган в случае, если сделки привели или могут привести к ограничению конкуренции, в том числе в результате возникновения или усиления доминирующего положения хозяйствующего субъекта, выдает заявителю (группе лиц, в которую входит заявитель) предписание об осуществлении действий, направленных на обеспечение конкуренции.

Решение о выдаче предписания принимается антимонопольным органом в случае, если действия, указанные в уведомлении, привели или могут привести к ограничению конкуренции.

3.41. В предписании, выдаваемом по результатам рассмотрения ходатайства (уведомления), указываются:

Причины, по которым сделки с акциями (долями), имуществом, активами коммерческих организаций, правами в отношении коммерческих организаций привели или могут привести к ограничению конкуренции, в том числе в результате возникновения или усиления доминирующего положения хозяйствующего субъекта;

Описание действий, которые заявитель (группа лиц, в которую входит заявитель) должны осуществить в целях обеспечения конкуренции;

Срок исполнения предписания.

3.42. Предписание антимонопольного органа о совершении действий, направленных на обеспечение конкуренции, может быть отменено, изменено или дополнено антимонопольным органом, выдавшим предписание, с письменным уведомлением об этом заявителя в случае, если возражения заявителя по обоснованности выданного предписания будут признаны антимонопольным органом мотивированными.

3.43. Предписание антимонопольного органа направляется заявителю в письменном виде с уведомлением о вручении либо вручается по письменному заявлению заявителю.

IV. Порядок обжалования действий
(бездействия) антимонопольного органа (должностных лиц
антимонопольного органа)

4.1. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) антимонопольного органа (должностных лиц антимонопольного органа).

4.2. Нарушения Регламента территориальным органом могут быть обжалованы в ФАС России.

4.3. Нарушения Регламента должностными лицами обжалуются в соответствующий антимонопольный орган.

4.4. Жалоба на действия (бездействие) территориального органа (должностных лиц антимонопольного органа) подается в письменном виде согласно Приложению N 5 к Регламенту.
В подтверждение своих доводов заявитель может приложить к жалобе документы, обосновывающие его требования.

4.5. Поступившая жалоба рассматривается антимонопольным органом в течение тридцати дней со дня ее регистрации.

4.6. Срок рассмотрения жалобы может быть продлен в случае принятия руководителем антимонопольного органа решения о необходимости проведения проверки по жалобе, запроса дополнительной информации, но не более чем на тридцать дней.

Решение о продлении рассмотрения жалобы сообщается заявителю в письменном виде с указанием причин продления согласно Приложению N 6 к Регламенту.

Образец запроса дополнительной информации прилагается (Приложение N 8 к Регламенту).

4.7. Жалоба, поданная с нарушением пунктов 4.2 и 4.3 Регламента, с подтверждающими документами направляется получившим ее антимонопольным органом в течение десяти рабочих дней со дня регистрации в соответствующий антимонопольный орган, с уведомлением заявителя о переадресации жалобы согласно Приложению N 7 к Регламенту.

4.8. Решение по жалобе на действие (бездействие) должностного лица антимонопольного органа принимает руководитель соответствующего антимонопольного органа.

Решение по жалобе на действие (бездействие) территориального органа принимает руководитель ФАС России.

4.9. В рассмотрении жалобы может быть отказано в случаях:

рассмотрения данной жалобы судом или арбитражным судом либо наличия вынесенного судом или арбитражным судом решения по ней;

жалобы заявителя по тому же предмету и основанию, которые ранее уже рассматривались антимонопольным органом и по которым было вынесено решение в установленном порядке.

4.10. Решение об отказе в рассмотрении жалобы принимается в течение десяти рабочих дней со дня ее регистрации (образец решения об отказе в рассмотрении жалобы приведен в Приложении N 9 к Регламенту).

Отказ в рассмотрении жалобы не лишает заявителя права вновь обратиться в Антимонопольный орган с жалобой после устранения обстоятельств, послуживших основанием для отказа, в пределах сроков, установленных для подачи жалобы.

4.11. При рассмотрении жалобы руководитель антимонопольного органа принимает во внимание, в том числе:

документы, представленные заявителем;

материалы и объяснения, представленные должностным лицом;

информацию о заявителе, находящуюся в информационных ресурсах Антимонопольных органов;

результаты исследований, проверок.

4.12. По результатам рассмотрения жалобы на действие (бездействие) территориального органа, должностного лица антимонопольного органа руководитель антимонопольного органа принимает одно из следующих решений:

признает действие (бездействие) территориального органа, должностного лица антимонопольного органа соответствующими Регламенту и отказывает в удовлетворении жалобы;

признает действие (бездействие) территориального органа, должностного лица антимонопольного органа несоответствующим Регламенту полностью или частично и принимает решение об удовлетворении жалобы полностью или частично.

4.13. Решение руководителя антимонопольного органа оформляется в письменном виде согласно Приложению N 10 к Регламенту.

Копия решения направляется заявителю в течение трех рабочих дней.

4.14. В случае удовлетворения жалобы полностью или частично руководитель антимонопольного органа определяет меры, которые должны быть приняты в целях устранения нарушений.

4.15. Действия по исполнению решения руководителя антимонопольного органа должны быть совершены в течение десяти дней со дня принятия решения по жалобе, если в решении не установлен иной срок для их совершения.

V. Контроль за совершением действий при исполнении
государственной функции и принятии решений

5.1. ФАС России организует и осуществляет контроль за исполнением государственной функции территориальными органами.

Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение жалоб, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, подготовку решений на действия (бездействие) должностных лиц ФАС России, его территориальных органов.

Формами контроля за соблюдением исполнения административной процедуры являются:

Проводимые в установленном порядке проверки ведения делопроизводства;

Проведение в установленном порядке контрольных проверок.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы антимонопольного органа) и внеплановыми. При проведении проверки могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки) или по конкретному обращению заявителя.

Проверки полноты и качества исполнения государственной функции осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) антимонопольного органа.

В целях осуществления контроля за совершением действий при исполнении государственной функции и принятии решений руководителю антимонопольного органа представляются справки о результатах исполнения государственной функции.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений специалистами осуществляется должностными лицами ФАС России, его территориальных органов, ответственными за организацию работы по исполнению государственной функции.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается индивидуальными правовыми актами (приказами) ФАС России, его территориальных органов.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем ФАС России, его территориального органа.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административной процедурой по исполнению государственной функции, и принятием решений исполнителем и руководителем ответственного структурного подразделения осуществляется заместителем руководителя антимонопольного органа.

Текущий контроль за принятием решений заместителем руководителя антимонопольного органа осуществляется руководителем антимонопольного органа.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Руководитель (заместитель руководителя) антимонопольного органа несет персональную ответственность за своевременное принятие решений, предусмотренных пунктами 3.35, 3.40 Регламента.

Руководитель (заместитель руководителя) структурного подразделения несет персональную ответственность за несвоевременное и (или) ненадлежащее выполнение административных действий согласно Приложению N 3 к Регламенту.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за несвоевременное рассмотрение ходатайств (уведомлений).

В положении о договорной работе компания устанавливает правила взаимодействия сотрудников подразделений, которые заключают договоры с контрагентами, и юридическим отделом. В статье – образец положения о договорной работе и советы по составлению этого документа.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

В нашей статье:

Как утвердить положение о договорной работе

Положение о договорной работе в организации, утверждает руководитель компании своим приказом. К приказу нужно приложить лист ознакомления с ним и текстом самого положения о договорной работе. В листе ознакомления с положением о договорной работе ставят свои подписи все сотрудники, которым документ адресован. Это все должностные лица, которые участвуют в договорном процессе:

• исполнители, отвечающие за рассмотрение договора;
• начальник финансового управления;
• начальник юридического отдела;
• главный бухгалтер.

Руководители структурных подразделений доводят до сведения сотрудников своего отдела Положение о договорной работе.

Какие разделы должны быть в положении о договорной работе

Раздел I. Общие положения

Положение о договорной работе описывает внутреннюю процедуру рассмотрения и согласования гражданско-правовых договоров с участием компании.

Укажите, что действие Положения распространяется на все без исключения обособленные и структурные подразделения – как существующие на момент его утверждения, так и те, которые будут созданы в будущем. кто обязан исполнять положение о договорной работе – все сотрудники компании, в круг служебных обязанностей которых входит процедура согласования и рассмотрения договоров.

Также дайте определения терминов, которые используются в положении:

• Договор;
• Исполнитель;
• Контрагент;
• Структурное подразделение.

Раздел II. Перечень документов, представляемых контрагентами для заключения договоров

Работа с каждым договором компании начинается с запроса у контрагента документов для заключения с ним договора . Но первое, что нужно сделать: (займет 1 минуту).

В начале раздела можно прописать исключения, при которых пакет документов от контрагента не запрашивается и заключение юридического отдела по проверке контрагента не нужно.

Можно установить нижнюю границу по сумме договора, при которой предоставление документов необязательно. Это поможет ускорить процесс рассмотрения не столь значительных контрактов, поскольку требование к контрагентам о представлении полного пакета учредительных документов, а также документов в подтверждение полномочий руководителя по договору вместо реальной пользы только усложнит хозяйственную деятельность компании. Например, если речь идет о подряде на уборку снега с территории предприятия зимой при цене в 10 000 руб. в месяц.

Исключение можно также предусмотреть для договоров, которые на момент представления их на рассмотрение уже фактически исполнены контрагентом: перечислены денежные средства, поставлена продукция, выполнены работы и т. Д. Это касается договоров, заключаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности.

Если договор является крупной сделкой или сделкой с заинтересованностью, то вне зависимости от факта его исполнения соответствующий пакет документов следует запрашивать, поскольку существует риск его оспаривания со стороны владельцев компании-контрагента.

Проверка контрагентов на надежность

Обезопасьте себя от мошенничества и неприятностей с налоговой. Автоматическая проверка по налоговым, арбитражным и другим базам.

По данному ИНН ничего не найдено

Памятки для сотрудников юридических отделов

Общие требования к представляемым документам

В этом подразделе нужно прописать, что менеджеры представляют документы для заключения договора от контрагентов в юридический отдел вместе с договором, который должны завизировать юристы.

Укажите место и сроки хранения документов от контрагентов. Как правило компании хранят их вместе с договорами. Уточните, что в документах не должно быть без каких-либо зачеркиваний, исправлений, помарок и подчисток.

В каком виде запрашивать документы у контрагентов

По усмотрению руководителя компании документы от контрагентов можно запрашивать в виде:

• оригинала;
• нотариально заверенной копии;
• копии, заверенной подписью;
• простых, незаверенных копий.

В шаблоне положения о договорной работе , который мы приложили к этой статье, используются такая формулировка:

«1.5. Если иное не оговорено в настоящем разделе, каждый документ может представляться в оригинале, в виде нотариально заверенной копии либо в виде копии, заверенной подписью исполнительного органа контрагента (директор, генеральный директор, президент и т. п.) или лица, имеющего полномочия от имени контрагента свидетельствовать своей подписью достоверность копий его документов. В последнем случае в обязательном порядке также представляется оригинал доверенности от контрагента на такое лицо, в которой должны содержаться полномочия по заверению копий документов.

1.6. Подпись лица, свидетельствующего от имени контрагента достоверность копий его документов, в обязательном порядке должна быть скреплена печатью контрагента ».

Пропишите пакет документов для каждого типа контрагентов

В отдельных подразделах положения о договорной работе установите, какие документы должен предоставить контрагент, если он

• физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем;
• физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем;
• юридическое лицо;
• иностранная компания.

Раздел III. Договорный процесс

В этом разделе нужно прописать цель, задачи и принципы осуществления договорной работы и процедуру рассмотрения и согласования договоров.

Процедура согласования договоров

Важные моменты процедуры согласования договоров, которые нужно пропписать в положении о договорной работе:

1. Формат, в котором предоставляется договор. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел по электронной почте. Конечный, утвержденный вариант распечатывается.
2. Прядок внесения договоров в книгу учета договоров и правила ведения книги учета договоров юридическим отделом.
3. Кто несет ответственность за проверку правосубъектности контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор. Как правило, это обязанность юристов, но некоторые компании возлагают ответственность на подразделение, которое работает с контрагентом.
4. Правила визирования договоров начальником юридического отдела и порядок исправления договора по замечаниям, которые сделали юристы.
5. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом. Имеет смысл установить разные сроки для типовых договоров, разработанных и используемых компанией и договоров, шаблон которыз предлагает контрагент.
6. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. Например, проекты договоров, содержащих условия о передаче контрагенту по договору сведений, являющихся коммерческой тайной, должна визировать служба безопасности компании.
7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
8. Правила, по которым юристы разрабатывают шаблоны типовых договоров, утверждают их и передают в работу сотрудникам.

Ответственность и обязанности юридического отдела в договоной работе

Важные правила работы юридического отдела, которые нужно закрепить в положении о договорной работе:

1. Юристы отдела при рассмотрении и согласовании условий договора не связаны соображениями экономической целесообразности и необходимости подписания договора для компании, а обязаны руководствоваться лишь требованиями действующего законодательства. В случае несоответствия договора требованиям действующего законодательства начальник юридического отдела имеет право такой договор не визировать.
2. Виза начальника юридического отдела на договоре означает принятие им на себя ответственности за соответствие договора требованиям действующего гражданского законодательства России и не может означать его ответственность за исполнение договора как со стороны компании, так и со стороны ее соответствующего контрагента.
3. При рассмотрении любого договора юридический отдел не обязан уточнять и проверять, исследовать коммерческие условия договора, согласованные исполнителем с представителямиконтрагента, как то: цена, сроки и иные подобные условия. За соответствие и условий договора действительной воле компании отвечает исполнитель по договору. Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора осуществляет исполнитель, который в числе прочего отслеживает образование у контрагента перед компанией дебиторскойзадолженности с целью оперативной передачи информации о должниках в юридический отдел для проведения претензионно-исковой работы.

1. Особенности заключения и согласования отдельных видов договоров
   1. Порядок согласования отдельных видов договоров, место их регистрации и хранения, а также перечень договоров, не требующих согласования, указаны на сайте юридического отдела. При необходимости Перечень договоров, не требующих согласования, дополняется на основании служебной записки заинтересованного структурного подразделения, согласованной ректором.
   2. Договоры (контракты), не требующие прохождения процедуры согласования и подлежащие регистрации и хранению в юридическом отделе, передаются в юридический отдел для направления на подпись ректору. Иные договоры, не требующие согласования, передаются на подпись ректору работником структурного подразделения, осуществляющим регистрацию и хранение.

Порядок согласования документов

Срок действия Регламентирующего документа не ограничивается, за исключением случаев, когда это обусловлено законодательными или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации либо решением Совета. 12. Отмена действующих Регламентирующих документов 12.1.

Регламентирующие документы отменяются решением Совета в порядке, установленном Уставом Координатора и Положением о Совете. 12.2. Информация об отмене соответствующего Регламентирующего документа публикуется на официальном сайте Координатора не позднее 30 (тридцати) календарных дней с момента принятия соответствующего решения Советом.
13. Заключительные положения 13.1.

Организационные основы процедуры согласования документов

• Договоры, подписанные контрагентом и предоставленные в ТГУ посредством факсимильной связи, проходят процедуру согласования и подписания в общем порядке. Для подписания оригиналов таких договоров исполнитель предоставляет оригинал договора в юридический отдел после его получения у контрагента.
• Договоры о рекламной и издательской деятельности, о приобретении и изготовлении презентационной продукции, об изготовлении и размещении печатных, аудио- и видеоинформационных и рекламных материалов, в которых ТГУ выступает в качестве Заказчика, а также о сотрудничестве со СМИ, в обязательном порядке согласуются с Управлением по связям с общественностью и средствами массовой информации.

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Внимание

В течение 7 (семи) рабочих дней с момента направления уведомления Председатель Комитета регистраторов и Генеральный директор Технического центра обязаны направить Директору Координатора информацию о кандидатах, предлагаемых в состав рабочей группы. 6.1.5. Состав рабочей группы формируется Директором Координатора единолично из числа кандидатур, предложенных Председателем Комитета регистраторов и Генеральным директором Технического центра, а также сотрудников Координатора.

6.1.6. Срок формирования рабочей группы не может превышать 30 (тридцати) календарных дней с момента направления Председателю Комитета регистраторов и Генеральному директору Технического центра уведомлений о формировании рабочей группы. 6.1.7.Создание рабочей группы оформляется приказом Директора Координатора.

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Утверждение изменений (дополнений) в Регламентирующий документ производится Советом в порядке, установленном Уставом Координатора и Положением о Совете. Совет в соответствии со своими полномочиями вправе внести изменения в представленные на утверждение формулировки изменений (дополнений) в Регламентирующий документ, а также вне установленных настоящим Регламентом этапов непосредственно на заседании сформулировать и утвердить изменения (дополнения) в Регламентирующий документ в порядке, установленном Уставом Координатора и Положением о Совете.

5. Инициирование процесса разработки Регламентирующего документа 5.1. К органам компетентным принимать решение о необходимости инициирования процесса разработки Регламентирующего документа относятся:

• Директор Координатора;
• Совет;

Регламент согласования документов в организации образец

Термины и определения Аппарат Координатора - Сотрудники различных отделов и (или) подразделений Координатора, объединенные для совместной работы над разработкой Регламентирующего документа. Координатор - Автономная некоммерческая организация «Координационный центр национального домена сети Интернет», являющаяся администратором национальных доменов верхнего уровня.RU и.РФ.

Технический центр - Акционерное общество «Технический центр Интернет». Совет - Коллегиальный орган управления Автономной некоммерческой организации «Координационный центр национального домена сети Интернет».

Регламент согласования документов в организации

• Согласование в УЗиМТО возлагает на должностное лицо ответственность за:

• соответствие цены договора действительной стоимости товаров, работ, услуг;
• соблюдение сторонами положений законодательства о закупках товаров, работ, услуг для государственных нужд;
• наличие всех указанных в договоре приложений, правильность их оформления;
• определение наличия лимитов по заявленным группам товаров, работ, услуг.

1. Согласование у главного бухгалтера заключается в проверке правильного указания налогообложения, соответствия указанных в договоре порядка, формы и сроков оплаты требованиям, предъявляемым к бюджетным учреждениям; правильности указанных банковских реквизитов ТГУ.

12 ноября 2010 г. 17:16

Иритикова В.С. , заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования - повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование - не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования - совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов - прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования - время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения - безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений - не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа .

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Но подразделения - участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором .

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это - подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям .

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования , т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней - не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

А иные подразделения , участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права: ● потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение; ● не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке); ● продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней; ● не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено); ● не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения; ● направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов - параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике - самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем - параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора .

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней , соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

● обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;

● обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;

● договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;

● пояснения к «схемам» договоров и сделок;

● материалы проведенных тендеров / конкурсов;

● выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий , рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

● оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и

● проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;

● после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации . Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента - личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

● сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);

● информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота - за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);

● анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

И учились оформлять эти реквизиты. Чтобы закончить тему, разберем сегодня лист согласования документа. Его оформление допускает ГОСТ Р 6.30-2003. Подчеркнем сразу: каждая компания сама разрабатывает свой лист согласования по той простой причине, что штатная структура и состав согласующих лиц у всех разный. Образец листа согласования показать можно, что и сделано в этой статье. Сделать же универсальный, подходящий для всех и при этом качественный и облегчающий работу исполнителя – вряд ли.

Общая информация о листе согласования

Пункт 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003 говорит о том, что «возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования». А если возможно, то давайте разберем, что такое лист согласования и внимательно рассмотрим его заполненный образец.

Лист согласования является неотъемлемой частью того документа, к которому относится и храниться должен а) вместе с ним, б) в течение того же срока. Если один из экземпляров документа выходит из организации (например, если это договор), то копия листа согласования контрагенту не отправляется, ему будет достаточно подписи генерального директора.

ЛС всегда бумажный! На нем должны быть проставлены собственноручные подписи согласующих лиц. Электронные листы согласования тоже бывают, но они уже содержат визы согласования, проведенного в электронном виде. Если в компании не практикуется, то лист согласования распечатывается на бумаге и прикладывается к бумажному же проекту документа.

Составляем лист согласования

Лист согласования представляет собой обычную таблицу:

Из наименования граф вполне понятно, что в них содержится, останавливаться на этом не будем. Единственный вопрос, который может возникнуть: нужно ли вообще писать здесь вариант «не согласовано», если рано или поздно исполнитель устранит все ошибки и проект документа получит свое «добро»? По моему мнению, оставить нужно. Вот для чего: бывает так, что согласующее лицо принципиально против того, чтобы этот проект был подписан директором и превратился в полноценный документ. Поэтому он будет писать «н/с» всегда. Независимо от того, подпишет ли генеральный документ или нет, позиция СЛ будет задокументирована на листе согласования.

Таблица на листе согласования предваряется общей информацией о согласуемом проекте: что это за документ, какой отдел отвечает за него, кто является куратором и т.п. В результате «шапка» листа согласования выглядит так, как в примерах ниже.

Вносим согласующих лиц

Если вы хотите сделать универсальный лист согласования для своей компании, то в таблице нужно перечислить всех согласующих лиц, какие только есть. Причем начать с тех, кто смотрит абсолютно все проекты документов. Это могут быть:

• руководитель структурного подразделения – его виза вообще является «выпускающей» проект на согласование в другие отделы;
• начальник юридического отдела – он проводит правовую экспертизу всех документов;
• финансовый директор – согласует экономическую часть;
• главный бухгалтер – смотрит все проекты, где участвуют платежи;
• начальник отдела делопроизводства (или секретарь) – следит за тем, чтобы все реквизиты документа были оформлены правильно

Затем причисляются те должностные лица, кто согласует только некоторые проекты документов – те, что входят в зону их компетенции.

Такой лист согласования выглядит следующим образом:

Рисуя таблицу, нужно оставлять каждому согласующему лицу побольше места для возможных замечаний.

Как работать с листом согласования?

Готовый лист согласования должен быть доступен всем работникам организации в локальной сети. Подготовив свой проект, исполнитель (куратор) распечатывает лист, заполняет «шапку» и отмечает СЛ, визы которых должен получить. После этого с проектом документа и с листом согласования обходит всех по очереди. Первым должен быть его непосредственный начальник.

Посмотрим на заполненный лист согласования:

Регистрировать ли листы согласования?

Я считаю, что листы согласования в собственной регистрации не нуждаются. Это – часть согласуемого документа прямо с момента распечатывания листа. Когда документ будет подписан и зарегистрирован, на ЛС будут проставлены регистрационные данные этого документа:

Вопросы — в комментарии.