Эцп и электронное согласование проектов документов с использованием сэд. Согласование договоров в электронном виде

Электронное согласование документов: первые шаги вместе с Lotsia PDM PLUS

Павел Сухов
Начальник отдела PDM-систем, ОАО «Машиностроительный завод «ЗиО-Подольск»

Задача электронного согласования технической документации актуальна для многих машиностроительных предприятий, в том числе и для ОАО «ЗиО-Подольск». Наиболее желанный объект электронного согласования — конструкторская документация (КД). Она же является и наиболее сложным объектом.

Электронное согласование КД связано с целым рядом организационно-технических проблем и ограничений. Чтобы минимизировать риски внедрения, было решено руководствоваться принципом трех «п»: последовательность, поэтапность, постепенность. Посредством ряда шагов, каждый из которых вносит минимальные изменения в существующие бизнес-процессы, мы стремимся к достижению «идеального» результата.

Первая вставшая перед нами задача — это создание программных средств, которые можно легко адаптировать для различных сценариев электронного согласования и тем самым обеспечить наши три «п». В основе PDM-системы, используемой на нашем предприятии, лежит продукт компании «Лоция Софт» Lotsia PDM PLUS, который можно настроить под свои нужды и «вдоль», и «поперек», и «по диагонали», поэтому мы озадачились разработкой по-настоящему универсального инструмента. В нашей работе мы попытались учесть максимум характеристик, влияющих на сценарий электронного согласования документов.

Комплектность документации

Одиночный документ. Наиболее простой для согласования вариант. Никаких дополнительных требований не предъявляет.

Комплект документов. Документы комплекта связаны между собой, поэтому нельзя рассматривать комплект просто как набор одиночных документов. В связи с этим обязательным является наличие интерфейса, облегчающего работу с большим количеством связанных документов (рис. 1).

Представление согласуемых документов

Исходный файл. Файл в формате системы, в которой он был разработан (CAD, CAM, CAE, офисные пакеты и пр.). Если есть потребность в сквозном проектировании, без исходных файлов не обойтись.

Вторичное представление. Исходный файл, преобразованный в формат: рисунка, PDF, XPS и пр. Вторичное представление удобно использовать для нужд бумажного документооборота.

Для себя мы сочли оптимальным вторичное представление в формате PDF — тут и полноценное аннотирование, и большое количество программных библиотек для «самодеятельного творчества», и простое преобразование из формата исходных файлов (конверторы, PDF-принтеры и т.п.)

Исходный файл плюс Вторичное представление. Одновременное согласование CAD-файла для сквозного проектирования и вторичного представления для бумажного документооборота.

Этот вариант наиболее сложен (требуется контроль аутентичности исходных файлов и вторичных представлений), но и наиболее функционален. Чтобы не ограничивать себя в дальнейшем, мы пошли именно по этому пути.

Виды подписи электронных документов

Усиленная электронная подпись (ЭЦП). Этот вид подписи формируется в результате криптографической обработки документа и обеспечивает контроль внесения изменений в файл после его подписи. Усиленная подпись имеет механизмы определения лица, подписавшего документ. Такая подпись обязательна для электронных документов, передаваемых между различными организациями.

Усиленная подпись поддерживается базовой лицензией Lotsia PDM, но требует определенных затрат на библиотеки ЭЦП и персональные средства идентификации. Очевидно, что «идеальный» сценарий электронного согласования не может обойтись без такого вида подписи.

Простая электронная подпись. Формируется при помощи паролей и кодов. Подлинность подписи может быть проверена только в рамках информационной системы, в которой документ был согласован. Это естественным образом ограничивает область применения электронного документа. Однако для документов, имеющих хождение только внутри предприятия, такая подпись очень удобна.

На наш взгляд, простая электронная подпись — это оптимальный вариант для «стартового» сценария электронного согласования. В нашем случае подпись создается вводом пароля пользователя в Lotsia PDM (рис. 2).

Электронная «мокрая» подпись. Выполняется с помощью специализированных графических планшетов. Является аналогом «мокрой» подписи на бумаге и применима в основном для вторичных представлений документов.

Достаточно сложный и затратный, но весьма привлекательный вариант, позволяющий полностью отказаться от подписи бумажных экземпляров. На ближайшее время это для нас основной объект для более пристального изучения.

Удостоверяющий лист. «Мокрая» подпись (в том числе электронная) ставится на отдельном документе, где перечислены реквизиты одного или нескольких электронных документов. Удостоверяющий лист отлично сочетается с любым видом электронной подписи. В качестве удостоверяющего листа можно рассматривать бумажные экземпляры документов, подписываемые после завершения электронного согласования. Как правило, удостоверяющий лист должен содержать все, без исключения, «мокрые» подписи. Однако наиболее продуктивным считается подход, когда набор «мокрых» подписей максимально ограничен (в идеале — одной подписью).

Способы аннотирования документов

Аннотирование исходного файла. Среда аннотирования должна поддерживать все типы согласуемых файлов. При работе с Lotsia PDM можно использовать интегрированный с ней пакет Oracle AutoVue, поддерживающий большинство CAD-систем и офисных программ.

Безусловно, это наиболее технологичный подход, основным недостатком которого является высокая стоимость.

Аннотирование вторичного представления. Используется программа для просмотра с функцией аннотирования. Например, для PDF-файлов можно использовать бесплатный Adobe Reader XI.

Этот способ подкупает своей дешевизной и простотой реализации, поэтому мы начали именно с него.

Подпись измененных документов

Измененный документ полностью подписывается заново. Это самый правильный вариант (и единственно возможный при использовании усиленной электронной подписи), но и наиболее затратный. Однако в ряде случаев он явно неоправдан, например при исправлении простой грамматической ошибки.

Измененный документ подписывается только лицом, проводящим изменение. Это попытка применить к электронным документам правила внесения изменений в бумажные документы. Можно использовать только для простой электронной подписи и удостоверяющих листов.

Маршрутизация согласуемых документов

Набор специализированных маршрутов. Для каждого вида документа настраивается свой жесткий маршрут согласования, что делает работу пользователя максимально простой.

Недостатком такого подхода является трудоемкость разработки и оперативного изменения различных маршрутов. Учитывая ограниченность ресурсов, от такого подхода было решено отказаться.

Универсальная маршрутизация. Состоит из блоков, с помощью которых можно маршрутизировать различные виды документов. С одной стороны, это несколько усложняет работу пользователя, но, с другой стороны, позволяет разрешать практически любые нештатные ситуации, возникающие при согласовании.

Именно этот подход был и применен нами (рис. 3).

Пользователь работает с набором элементарных вариантов маршрутизации (рис. 4).

Комбинируя перечисленные нами характеристики, можно получить большое количество сценариев электронного согласования. Некоторые из них уже успешно внедрены на нашем предприятии:

Мы не старались идти широким фронтом — электронное согласование каждого вида документов внедрялось отдельно. Самое первое внедрение оказалось и самым сложным (в первую очередь организационно). В дальнейшем мы преимущественно сталкивались лишь с незначительными техническими проблемами. Если самое первое внедрение электронного согласования было инициировано ИТ-службой и потребовало привлечения довольно серьезного административного ресурса, то последующие шаги мы делали уже по просьбам (как правило, весьма настойчивым) наших пользователей.

Основной вывод из нашего опыта таков: само по себе электронное согласование — достаточно простая и эффективная вещь, которая перестает быть простой и эффективной при необходимости отразить результаты согласования на бумаге. Каждая дополнительная «мокрая» подпись на бумажном экземпляре (удостоверяющем листе) существенно повышает трудоемкость согласования. Если количество подписей на бумаге велико, единственным преимуществом электронного согласования может оказаться только прозрачность и управляемость процесса.

Несмотря на все наши успехи, внедренные нами сценарии пока еще недостаточны для нашей главной цели — электронного согласования конструкторской документации. Безусловно, сбор полного комплекта «мокрых» подписей на бумаге после завершения электронного согласования не представляет каких-либо технических сложностей. Но, как уже упоминалось, эффективность процесса оказывается достаточно низкой. Поэтому нас не оставляет надежда реализовать полностью электронное согласование, которое позволит полноценно использовать как электронные, так и бумажные экземпляры документов. Сможем ли мы добиться этой цели? Сможем ли мы эффективно объединить электронный и бумажный документ в единое целое? Время покажет… 

Электронное согласование договоров в системе документооборота

Электронное согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций (СЭД). Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования и снизить затраты на печать и бумагу.

Процедура согласования договора является одним из этапов комплексного

Согласование договоров через Интернет. Удалённое согласование договоров

Система ESCOM.BPM позволяет всем участникам процесса работать в режиме on-line с договором, просматривать карточку, формировать замечания, вносить отметки о согласовании договора и свои комментарии к договору, создавать связанные документы, формировать поручения по исполнению договора, заявки на оплату и многое другое. Это обеспечивается работой системы ESCOM.BPM через Интернет. Все сотрудники, находящиеся удалённо, могут подключиться к серверу системы документооборота под своей учётной записью и выполнять электронное согласование договора через Интернет.

Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы, например, за счёт использования технологий .

Основные возможности решения "ЭЛЕКТРОННОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ"

Наше решение для автоматизации процесса согласования договоров очень мощное и много функциональное. Мы постоянно работаем над его развитием. Ниже перечислены следующие основные возможности процесса:

  • Согласование договора в режиме on-line локальными и удалёнными пользователями
  • Формирование произвольных графических схем согласования (параллельное, последовательное или смешанное согласование)
  • Возможность добавления в схему согласования договора дополнительных лиц. Замена согласующего лица.
  • Формирование индивидуальных поручений согласующим лицам (текст, срок, напоминание)
  • Уведомления всем участникам процесса с дублированием на e-mail (опционально)
  • Возможность настройки итоговых действий согласующих (Согласовано, Отклонено, Согласовано с замечаниями)
  • Контроль срока согласования договора. Возможность автоматического согласования если согласование просрочено (опция)
  • Напоминания о сроке согласования согласующим лицам
  • Формирование версий согласуемого договора
  • Ввод и учёт статусов замечаний. Контроль устранения замечания
  • Контроль возврата договора, отправленного на согласование (подписание) контрагенту (даты, виды доставки, квитанция, статус)
  • Автоматическое формирование статуса договора (не согласовывался, согласован, отклонён, проводится согласование)
  • Возврат не согласованного договора инициатору для устранения замечаний и отправки на повторное согласование. Учёт количества циклов (итераций) согласования
  • Возможность отправки договора на повторное согласование только тем согласующим, которые не согласовали договор (опция)
  • Возможность ручного или автоматического (опция) прерывания процесса согласования
  • Динамическое разграничение прав доступа участников процесса согласования договора
  • Формирование листа согласования и листа замечаний к согласованному договору
  • Автоматическое ведение журнала истории согласования
  • Динамический журнал договоров "У меня на согласовании", в котором отображаются все документы, поступившие сотруднику на согласование, но ещё им не согласованные
  • Динамический журнал договоров "На согласовании", в котором отображаются договоры находящиеся на согласовании
  • Возможность поиска договора по признаку "Договор, который я ранее согласовывал". Отбираются карточки договоров, в которых указанный сотрудник был участником процесса согласования
  • Возможность внесения не только замечаний (которые требуют устранения), но и комментариев
  • Хранение скана подписанной с обеих сторон итоговой версии согласованного договора
  • Учёт мест хранения оригинала подписанного договора

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

В виду специфики согласования договоров к автоматизированной системе документооборота предъявляются особые требования. ESCOM.BPM позволяет проводить согласование различных видов договоров. Для этого в системе предусмотрены отдельные карточки и отдельные журналы. Так же в СЭД предусмотрена возможность согласования рамочных договоров.

Для каждого вида согласуемого договора в ESCOM.BPM имеется специальный шаблон, определяющий состав участников согласования и последовательность их участия в согласовании. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.

Для автоматизированного контроля в карточке процесса указывается срок согласования.

Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.

Система согласования договоров ESCOM.BPM автоматически рассылает уведомления участникам текущего этапа согласования, а так же информирует их об оставшемся сроке. Кроме этого каждому согласующему лицу назначается персональное поручение по согласованию договора. В поручении указан срок согласования и если согласующий не выполнит согласование к указанному сроку, то его поручение будет помечено, как просроченное. О приближении срока согласования согласующего система уведомляет с помощью специального напоминания, в котором отображается, сколько времени у него осталось.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица, например, юристы, могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого договора. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки договора. Выполнить согласование договора в СЭД за отсутствующего сотрудника может его заместитель. Так же в системе согласования договоров предусмотрена возможность замены согласующего на сотрудника из числа его подчинённых.

ОЦИФРОВКА ДОГОВОРОВ

Для этого Вам необходимо поместить в корзину одну серверную лицензию и нужное количество клиентских лицензий. Вы так же можете прислать нам письмо на [email protected] с указанием стоящих перед Вами задач автоматизации и нужного Вам числа одновременных подключений к СЭД и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.

Согласование договоров является одной из наиболее востребованных функций системы электронного документооборота. Применение данной функции позволяет значительно сократить сроки согласования договоров и снизить затраты на печать и бумагу. Особенно заметно сокращение сроков согласования договоров и издержек в организациях с территориально распределённой структурой. Но и в небольших организациях внедрение электронного согласования договоров позволяет эффективнее использовать внутренние ресурсы.

Согласование договоров в электронном виде имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать при принятии решения о внедрении системы электронного согласования договоров.

Согласование договоров делится на согласование исходящих и согласование входящих договоров. Исходящие договора, это, как правило, доходные договора, которые готовятся в организации. Входящие договора, это, как правило, расходные договора, которые поступают в организацию в бумажном или электронном виде. В системе электронного документооборота необходимо отдельно регистрировать и согласовывать входящие и исходящие договора. Для этого необходимо завести отдельные карточки и отдельные журналы договоров.

При необходимости выполнить согласование договора, поступившего в бумажном виде, возникает необходимость ввода отсканированного образа договора в систему электронного документооборота. При больших объёмах бумажных документов необходимо использовать потоковое сканирование, что требует наличия специального оборудования в местах первичной регистрации документов. Использование специального оборудования необходимо для быстрой оцифровки договоров и ввода их в систему. Если мест ввода договоров в организации много, то обеспечение их оборудованием может стать серьёзным препятствием на внедрении системы электронного согласования. Поэтому необходимо проанализировать и оптимизировать потоки документов. Это даст возможность организовать центры по регистрации и оцифровке договоров и других документов, что снизит затраты на внедрение системы электронного согласования.

Хранение больших объёмов оцифрованных договоров накладывает дополнительные требования на серверное и сетевое оборудование. Необходимо предусмотреть возможность масштабирования, например, увеличения дисковой памяти в RAID массивах, а так же продумать процедуру архивирования и восстановления.

Передача больших объёмов информации требует обеспечения высокой скорости передачи данных по сети между клиентскими машинами и сервером. Иначе пользователям работать с медленной системой будет неудобно, и внедрение электронного согласования документов может потерпеть неудачу.

Одним из важнейших аспектов успешного внедрения системы электронного согласования договоров является обучение пользователей, которые будут участвовать в этом процессе. Без качественной подготовки пользователей эффект от внедрения электронного согласования договоров будет сведён к минимуму, и даже может быть отрицательным. Неумение работать с электронными документами и привычка работать с бумажными может привести к тому, что на местах договора будут распечатываться, исправления делаться на бумаге, а к работе в системе электронного согласования будут привлекаться дополнительные ресурсы, для переноса замечаний из бумажных договоров в электронные. Такое положение дел ни только не сократит время и затраты, но и ухудшит ситуацию за счёт дополнительной нагрузки на сотрудников.

В виду специфики электронного согласования договоров к автоматизированной системе электронного документооборота предъявляются особые требования. Необходимо чтобы система электронного документооборота позволяла использовать для каждого вида согласуемого договора специальный шаблон, определяющий состав участников согласования, последовательность их участия в согласовании и сроки проведения согласования. Использование шаблонов позволяет сократить время на подготовку к электронному согласованию.

Удобной возможностью является графическое отображение модели согласования и возможности её настройки с помощью «мыши». В зависимости от настроек прав доступа в ходе согласования в модель согласования можно вносить изменения. Наличие визуальной модели согласования позволяет наглядно отобразить, кто и в какой последовательности выполняет согласование.

Система электронного согласования договоров должна уведомлять участников текущего этапа согласования о назначении им заданий по согласованию договора и информировать об оставшемся сроке.

Для ускорения процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица могли вносить замечания непосредственно в текст согласуемого документа. Если по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечания должны вноситься в специальный раздел карточки согласуемого договора. Выполнить согласование договора за отсутствующего сотрудника может его заместитель.

Для сокращения сроков согласования система электронного согласования договоров должна обладать принципиальной возможностью выполнять параллельное согласование договора в разных службах. Например, согласование договоров на подключение к электрическим сетям может выполняться одновременно в четырёх службах (юридической, технической, финансовой, эксплуатационной). Согласование договора в каждой из служб может выполняться по собственной схеме. В ходе каждого согласования могут уточняться те или иные параметры договора, создаваться новые версии. В каждой службе может выполняться повторное согласование независимо от состояния согласования в других службах. После успешного завершения согласования должен создаваться итоговый пакет документов, который будет передан на подпись.

При согласовании договоров много времени уходит на сбор, анализ и устранение замечаний, а так же на согласование условий с контрагентом. Ускорение данного процесса можно достичь за счёт автоматического сравнения и слияния версий договоров на этапе устранения замечаний. Система электронного согласования договоров должна не только обеспечивать возможность автоматического объединения версий согласуемых договоров с возможностью принятия или отклонения тех или иных замечаний, но и обеспечивать возможность отката к одной из предыдущих версий.

Немаловажным значением для ускорения электронного согласования договоров является возможность предоставления согласующему лицу возможности проанализировать устранение его замечаний при повторном согласовании. Для этого система электронного документооборота при выполнении повторного согласования должна направлять согласующему лицу текущую версию договора и предыдущие версии с замечаниями данного согласующего лица.

Электронное согласование договоров не возможно без полноценной системы контроля. Внедрение электронного согласования должно максимально поддерживаться средствами контроля системы электронного документооборота. В случае просроченности задания по согласованию договора система должна уведомлять согласующего и контролёра процесса. Кроме автоматических уведомлений согласующим лицам, индикации статусов и сроков согласования по каждому согласующему система документооборота должна обеспечивать учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.

Использование электронно-цифровой подписи при согласовании договоров позволяет исключить необходимость подписания итогового бумажного договора всеми участниками согласования. Применение электронно-цифровой подписи позволяет гарантировать неизменность документа с момента его подписания и однозначно идентифицировать автора подписи.

Система электронного документооборота должна блокировать возможность изменения согласованного договора на всех следующих этапах работы с документом.

Система электронного документооборота полностью соответствует вышеперечисленным требованиям и обеспечивает весь необходимый набор функций для выполнения электронного согласования договоров.

"Хочешь жить в согласии - соглашайся! "
Правило Рейберна

Электронное согласование документов в ESCOM.BPM

Одной из наиболее важных и востребованных функций является проведение согласования документов в электронном виде. Комплексное решение на

Базе платформы ESCOM.BPM содержит готовые решения для автоматизации таких документов, как Договор, ДС, Приказ, Протокол, Письмо, Заявление, Счёт. Для каждого из перечисленных документов в программе имеются специальные, настраиваемые процессы. Программа так же обеспечивает возможность проведения электронного согласования документов произвольных типов .

Выгоды от внедрения электронного согласования документов

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования.

Внедрение программы электронного согласования документов позволяет:

  • сократить сроки согласования
  • снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов
  • облегчить работу с версиями документов
  • обеспечить прозрачность процедуры согласования

Преимущества электронного согласования в системе ESCOM.BPM

Система ESCOM.BPM содержит большое количество преимуществ для электронного согласования документов:
  • Визуальная редактируемая схема согласования. Настройка схемы с помощью "мыши"
  • Возможность загрузки схемы согласования из шаблона и сохранения схемы в шаблон
  • Возможность запрета на изменение схемы согласования
  • Автоматическое управление статусами документа
  • Автоматические уведомления и напоминания
  • Автоматический контроль сроков согласования
  • Автоматическая маршрутизация (переход на следующий этап, возврат инициатору в случае отклонения и т.д.)
  • Возможность формирования версий согласуемого документа с выделением правок
  • Возможность внесения замечаний в таблицу замечаний с последующей распечаткой в виде отчёта
  • Учёт статусов замечаний - какие замечания сняты, а какие нет
  • Автоматическое формирование листа согласования с возможностью его вывода на печать. При печати лист согласования так же содержит перечень не снятых замечаний.
  • Автоматическое формирование журнала "Документы на согласовании"
Этот список можно продолжить...

Процесс электронного согласования - как это работает

Система документооборота ESCOM.BPM ESCOM.BPM содержит специальный процесс для проведения электронного согласования документа.

Процесс согласования включает всё необходимое для выполнения электронного согласования документов:

В системе документооборота ESCOM.BPM создана возможность одновременного запуска нескольких процессов согласования одного документа, каждый из которых может выполняться по индивидуальной схеме.

Это позволяет значительно сократить сроки согласования, направляя документ (например, договор) на согласование одновременно в разные службы.

Модель электронного согласования документа - последовательная или параллельная?

В программе предусмотрена возможность проведения электронного согласования в несколько этапов. В каждом из этапов возможно параллельное согласование документа несколькими сотрудниками.

Гибкость формирования модели согласования предоставляет возможность организации индивидуального хода процедуры согласования для каждого из документов.

Статусы согласуемого документа

Если документ не согласовывался ранее, то в его карточке будет отображаться статус "Согласование не проводилось"
. Когда документ отправляется на согласование, то статус автоматически меняется на "Проводится согласование".

После того, как все согласующие первого этапа согласования внесли в документ свои отметки, документ автоматически переходит на второй этап согласования, и согласующие второго этапа приступают к согласованию.

Если в ходе электронного согласования возникли замечания, то документу присваивается статус "Не согласован" и документ отправляется инициатору процесса согласования для корректировки. О возникших замечаниях система уведомляет Инициатора с помощью сообщения. Инициатор вносит правки в документ, формирует новую версию, отмечает, что провёл работу над замечаниями. После внесения необходимых корректировок документ отправляется на повторное согласование.

Если в ходе согласования возникли неразрешимые разногласия, то документ отправляется в согласительную комиссию.

После завершения последнего этапа согласования документу присваивается статус «Документ согласован», а сам процесс перемещается по маршруту на следующий этап, определённый в схеме процесса.

Как купить решение "Электронное согласование документов"

Решение доступно в редакциях "Стандартная-ДЕЛО", "Стандартная-ПРОФ", "Большой бизнес" и "Корпоративная". Для того чтобы купить данное решение Вам нужно прислать нам письмо на с указанием стоящих перед Вами задач по автоматизации или позвонить по телефону 8-495-255-00-99.

Вы так же можете самостоятельно выписать счёт на оплату, сделав заказ в Для покупки нужно положить в корзину и необходимое число

Модуль «Электронное согласование документов» предназначен для автоматизации согласования любых типов документов.
Основной целью разработки модуля «Электронное согласование документов» было сокращение сроков согласования, особенно если составители документов, запускающие документ на согласование, согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах.
Использование модуля «Электронное согласование документов» позволяет:
сократить сроки согласования (менее 1 часа);
обеспечить прозрачность и контролируемость процесса согласования документов;
снизить затраты на печать и копирование документов;
минимизировать риски потери документов;
оптимизировать рабочее время персонала предприятия (необходимый документ можно согласовать, не выходя за пределы своего кабинета);
согласовывать документы в электронном виде в холдинговой структуре.
Основными задачами, решаемыми в модуле «Электронное согласование документов» являются:
электронное согласование любых типов документов (договоры, приложения к договору, информационные карты и т.д.) в единой системе;
настройка шаблонов листов согласования;
возможность привлечения к согласованию дополнительных согласующих лиц;
формирование листа согласования документа и вывод его на печать по утвержденной форме Заказчика;
настройка системы замещения согласующих лиц;
уведомление согласующих лиц о необходимости согласования документа, о согласовании привлеченного им к согласованию лица и т.д.
уведомление ответственных за документ о завершении согласования документа, о поступлении новых замечаний по документу, о длительном несогласовании документа и т.д.
ведение истории согласования каждой версии документа;
ведение замечаний при согласовании документа;
разграничение прав доступа по типам документов;
анализ процесса согласования, выявление «тонких» мест.
Формирование документа. Формирование электронной карточки документа осуществляется непосредственно в модулях корпоративной информационной системы. Заполняются обязательные реквизиты документа.
Например, договор создается в модуле «Договоры» со статусом «Проект», статус «Исполняемый» указывается только после электронного согласования документа.
Формирование версии документа для согласования. К электронной карточке документа создается электронная версия документа для согласования. В электронной версии документа указывается осмысленное описание версии, прикрепляются сканы оригиналов или проекты документов, сопутствующие документы, отправляемые на согласование.
Прикрепление документов осуществляется при помощи функции добавления файлов или при помощи функции сканирования документов.
Настройка листа согласования осуществляется привлечением согласующих лиц к согласованию из справочника пользователей системы или выбором предварительно настроенного шаблона листа согласования документа. Применение шаблонов листов согласования значительно сокращает время на подготовку согласования.
Настройка шаблонов листов согласования документа может осуществляться сотрудниками отдельных служб. Например, настройку шаблонов листов согласования договоров осуществляют сотрудники правового управления в соответствии с Положением о порядке заключения и согласования договоров.
Допустимы следующие маршруты согласования документов:
Последовательный – согласование документа осуществляется согласующими лицами друг за другом в порядке их следования в листе согласования;
Параллельный – согласование документа осуществляется согласующими лицами одновременно.
Листы согласования документов хранятся в системе в течение всего срока существования документа. В любой момент можно посмотреть историю согласования документа.
Отправка документа на согласование осуществляется с момента согласования документа Ответственным за документ.
После отправки версии документа на согласование снятие версии документа с согласования невозможно до момента создания новой версии документа для согласования.
После отправки документа на согласование запускается рассылка уведомлений согласующим лицам и их заместителям о необходимости согласовать документ.
Рассылка уведомлений осуществляется с учетом маршрутов согласования в листе согласования документа службой рассылки уведомлений.
Согласование документа. При поступлении уведомления о необходимости согласования документа на адрес электронной почты согласующее лицо из текста уведомления по активной ссылке переходит к согласованию документа в корпоративную информационную систему в модуль «Электронное согласование» к согласуемому документу.
Далее согласующее лицо переходит к согласуемой версии документа. Согласующее лицо видит замечания и версии документа, созданные другими участниками процесса. При отсутствии замечаний согласующее лицо согласовывает документ. При необходимости согласующее лицо привлекает к согласованию дополнительных согласующих лиц. После согласования привлеченного к согласованию на адрес электронной почты согласующего лица приходит уведомление о согласовании привлеченного к согласованию лица.
При согласовании документа согласующим лицом рассчитываются плановые сроки согласования документа для остальных согласующих лиц с учетом маршрутов согласования.
В случае отсутствия согласующего лица (отпуск, командировка и т.д.) согласование документа может осуществить его заместитель, настроенный в системе замещения.
Формирование замечаний. При наличии замечаний к согласуемой версии документа согласующее лицо указывает замечания и сохраняет документ. При поступлении новых замечаний на адрес электронной почты ответственного по документу отправляется уведомление о новых замечаниях. После устранения замечаний по документу формируется новая версия согласования документа.
Согласующее лицо в любой момент может посмотреть замечания других согласующих лиц, что существенно повышает качество электронного согласования.
Завершение процесса согласования документа. При согласовании версии документа всеми согласующими лицами согласование документа завершается, редактирование согласованной версии документа невозможно. Ответственному по документу на адрес электронной почты отправляется уведомление о согласовании документа. При получении уведомления о согласовании документа ответственный по документу переходит к согласуемому документу, печатает лист согласования на обратной стороне согласуемого документа. На данном этапе согласование документа завершается.
Анализ процесса согласования осуществляется на основании данных о согласовании документов. Электронное согласование документов невозможно без полноценной системы контроля и учета фактических показателей. Система обеспечивает учёт фактических сроков согласования. Это позволит сравнить плановые и фактические показатели, выявить «узкие» места и предложить оптимальные схемы электронного согласования.
Данный модуль разрабатывался в рамках заказной разработки для одного из крупнейших Заказчиков.
Основные преимущества данной разработки:
Возможность решения уникальных задач электронного документооборота, связанных с особенностью бизнес-процессов компании (без последующих доработок имеющихся систем);
Отсутствие потребности в подгонке собственных бизнес-процессов под функционал существующих систем;
Простота внедрения заказной системы в территориально распределённых филиалах (минимизация трудозатрат штатных специалистов компании);
Отсутствие необходимости в интеграции с другими системами (документы и их электронное согласование находятся в едином информационном пространстве);
Отсутствие рисков, возникающих при интеграции систем;
Работа в едином пространстве между филиалами и дочерними обществами;
Возможность последующих доработок системы с минимальными затратами.



Похожие статьи