Сколько должны храниться накладные на товар. Сроки хранения отдельных документов. Отсутствие документов в результате пожара, затопления, хищения

29.06.2020

Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока. Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями. Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.

При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена. Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения. Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.

Срок хранения счетов-фактур

Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года. Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях – для исчисления налога и подготовки отчетности. Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:

Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;
Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.

Для покупателя, получающего с/ф, действуют такие сроки:

Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф внесен в книгу продаж, а восстановление налога, принятого к вычету по авансу, показано в декларации;
Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по нему показан в декларации.

Если покупатель налог по перечисленной предоплате не направлял к вычету, то авансовый с/ф можно не хранить.

Срок хранения товарных накладных

Данные документы, как правило, составляются с использованием типового бланка ТОРГ-12. Читайте также статью: → “ ». Накладная является документальным обоснованием для списания реализуемых ценностей продавцом и принятия их к учету покупателем. То есть документ является первичным бухгалтерским.

Вместе с тем, он выполняет и налоговую функцию – НДС по приобретенным ТМЦ можно возместить только после принятия ценностей к учету, а подтверждением совершения данного действия выступает товарная накладная. Поэтому в целях налогового учета ТН нужно хранить минимум 4 г., то есть столько же, сколько и сами счета-фактуры. В целях бухучета период хранения составляет 5 лет.

Так как один и тот же документ для различных нужд имеет различные временные периоды хранения, то выбирается больший из них. Товарные накладные должны сохраняться на протяжении 5 лет, срок отсчитывается после завершения того года, в котором ТН применялась для формирования отчетности.

Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях

Если право на вычет использовано позже

Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.

Например, если компания получила товары во IIкв. 2016г., а НДС по ним приняла к вычету во IIкв. 2017г., то начало срока хранения с/ф и накладных в налоговых целях сдвигается на один год.

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной

Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.

Если по накладной материалы получены, но не оплачены

В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.

Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг.

Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.

Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур

В III кв. 2016г. фирма получила от продавца товарную накладную и счет-фактуру. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. На основании с/ф добавленный налог по этим ценностям в этом же квартале направлен к вычету, а сам с/ф внесен с помощью регистрационной записи в книгу покупок.

Реализация поступивших в IIIкв. ценностей произведена в следующем IVкв., их стоимость в IVкв. включена в состав налоговых расходов.

Документ	Период хранения	Число, с которого период исчисляется	Последний день периода хранения
Счет-фактура		01.10.2016	30.09.2020
Товарная накладная, при использовании в качестве документа-основания для приема ценностей к учету и подтверждения присутствия права на вычет налога	4г. с момента завершения квартала, в котором налог принят к вычету	01.10.2016	30.09.2020
Товарная накладная, при использовании в качестве документа-основания для подтверждения величины стоимости ценностей для включения в налоговые расходы	4г. с момента завершения года, в котором данная стоимость включена в расходы налогового характера	01.01.2017	31.12.2020
Товарная накладная, используемая в качестве первичного документа для бухгалтерских целей	5л. с момента завершения года, в котором полученные ценности поставлены на приход	01.01.2017	31.12.2021

Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021.

Срок хранения актов выполненных работ

Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд. В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы.

Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет. Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.

Срок хранения книг покупок и продаж

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам.

Порядок хранения документов на предприятии

Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983. Прежде всего, место для хранения должно отвечать определенным требованиям:

Быть недоступным для широкого круга лиц;
Иметь подходящие параметры по состоянию окружающего воздуха;
Обладать высокой степенью безопасности, пожарозащищенности.

Помещение для хранения должны быть специально подготовленным. Идеальным вариантом будет несгораемый металлический сейф или шкаф, закрывающийся на надежный замок.

Обязательно назначается ответственное лицо, на которого возлагаются обязанности по обеспечению сохранности и безопасности вверенной архивной документации на протяжении всего периода хранения. По истечении установленных сроков документы могут быть уничтожены.

При этом собирается комиссия по оценке документации на предмет истечение периодов их хранения. Бумаги, подлежащие уничтожению, передаются по передаточному акту в специализированную компанию, занимающуюся переработкой данного сырья. Уничтожение документов с истекшим периодом хранения подлежит обязательному документированию.

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

. В документе указываются сведения о продавце и покупателе .

Сколько экземпляров надо оформить? Товарную накладную обязательно нужно выписать в двух экземплярах:

один экземпляр должен остаться у предприятия, поставляющего груз, так как это первичный бухгалтерский документ для списания товара;
второй должен быть у организации, покупающей продукцию, и является правом на использование товарно-материальных ценностей.

На бумажном варианте проставляется 5 подписей :

три со стороны поставщика;
одна со стороны получателя;
ещё одна ставится ответственным за груз, в строке «Груз получил грузополучатель».

Узнать о том, как правильно заполнить товарную накладную, а также изучить бланк и образец формы ТОРГ-12 можно в .

Требования к электронному варианту

Формирование электронного варианта аналогично бумажному , разница только в том, что электронная ТН создаётся в одном экземпляре. Он состоит из двух файлов: первый файл составляется продавцом, второй – на стороне покупателя, при пересылке документа.

Для подписания электронного варианта используется электронная подпись. На накладной должно быть всего две подписи – по одно с каждой стороны.

Таким образом, бумажный вариант ТН не требует электронной подписи, он может быть составлен и передан без использования компьютера и интернета.

Электронный вариант ТН может составляться в тех случаях, если обе стороны имеют доступ к интернету, и у всех есть электронная подпись.

Общие правила

О том, зачем нужна товарная накладная, может ли она заменить собой товарный чек, читайте , а из вы узнаете о том, в чем состоит разница между счетом-фактурой и товарной накладной, а также о нюансах использования того и другого документа.

Кто должен оформить?

Данный документ оформляется грузоотправителем. Как принимать товар? Товар получает сотрудник организации-покупателя . Он должен поставить печать и подпись в ТН, либо предоставить доверенность и поставить подпись (о том, кто должен подписывать графы «груз принял», «груз получил» и другие, читайте ).

Но прежде чем ставить свою подпись, сотрудник должен произвести проверку товарно-материальных ценностей на соответствие данным, которые указаны в накладной, а также характеристиками количества и качества.

Если при приёмке обнаружилось, что характеристики товара не соответствуют данным документа, то в первую очередь это фиксируется документально – составляется акт. После того, как составлен акт, оформляется претензия и отправляется поставщику вместе с экземпляром акта.

Эта процедура должна быть выполнена в установленный договором срок (если срок не установлен, то просто как можно быстрее).

Покупатель в претензии может заявить, что:

отказывается от продукции и требует возврата денег (если была произведена оплата);
требует передать недостающий товар (при недостаче);
согласен на меньшее количество продукции и требует возврата части денежных средств, если была произведена оплата.

Учёт

Правил учёта данного документа не установлено законодательством, поэтому организация имеет право утверждать правила транспортировки и хранения накладных самостоятельно.

В большинстве случаев на складе формируют товарный отчёт, который представляет собой документ, на основании которого в отчёте отражены данные реализации объектов, их себестоимости.

К отчёту прикладывают накладные . Они складываются в хронологическом порядке. При учёте объектов ведутся записи в журнале или компьютерной базе данных, отражающие изменение состояния продукции, которые учитываются. Эти записи называются проводками.

Проводки на приём товара :

Дт 41 Кт 60 – поступление продукции.
Дт 19 Кт 60 – отражение входящего НДС.
Дт 68-НДС Кт 19 – НДС принят к зачислению.
Дт 44-ТЗР Кт 60 – стоимость услуг сторонних компаний.
Дт 60 Кт 51 – перечисление предоплаты.
Дт 41 Кт 42- отражение величины торговой наценки.
Дт 15 Кт 60 – отражение себестоимости материалов по факту.

Проводки на отгрузку товара :

В случае, если оплата производится позже.
- Дт 90.02 Кт 43, 41 – отгрузка готовых поставляемых объектов.
- Дт 62.01 Кт 90.01 – отражение выручки с НДС.
- Дт 90.03 Кт 68.2 – объём НДС.
- Дт 51 Кт 62.01 – отражение погашения долга за отгрузку.
В случае, если произведена предоплата
- Дт 51 Кт 62.02 – зачисление предоплаты.
- Дт 76.АВ Кт 68.02 – начисление НДС.
- Дт 90.2 Кт 43,41 – отгрузка продукции.
- Дт 62.01 Кт 90.1 – выручка с НДС.
- Дт 62.02 Кт 62.01 – зачисление аванса в счёт отгрузки.
- Дт 68.02 Кт 76.АВ – засчитывается сумма НДС с предоплаты, которая проведена ранее.

Проводки на реализацию продукции (оптовой) :

Дт 51 Кт 62.02 – зачисление оплаты.
Дт 76.АВ Кт 68.02 – оформление счёта-фактуры на аванс.
Дт 62.01 Кт 90.01.1 – учёт выручки от продажи продукции.
Дт 90.03 Кт 68.02 – начисление НДС.
Дт 90.02.1 Кт 41.01 – списание проданных единиц.
Дт 62.02 Кт 62.01 – зачисление аванса.
Дт 68.02 Кт 76.АВ – вычет авансового НДС.

Проводки на поставку продукции :

Дт 90.2 Кт 41 – отражение выбытия товаров.
Дт 62.01 Кт 90.1 – отражение выручки на продажную стоимость объектов с НДС.
Дт 90.3 Кт 68.2 – отражение суммы НДС.

О важных правилах заполнения ТОРГ-12 с и без НДС, читайте , а из вы узнаете о том, как правильно оформить товарную накладную для ИП.

Что делать, если покупатель не возвращает подписанную ТН?

После того, как на документе проставлены печать и подписи, покупатель должен вернуть ТН поставщику. Делается это для того, чтобы зафиксировать получение товара заказчиком.

В случае, если покупатель не вернул накладную, поставщик, имеет полное право через суд требовать оформления акта приёмки продукции от получателя.

Для этого необходимо грамотно подойти к доказательствам факта вручения товара покупателю. Лучше привлечь юриста для подачи иска о возврате в суд . Чтобы самостоятельно составить иск, нужно придерживаться правил, которые установлены законодательством.

Исковое заявление подаётся исключительно в виде письменного документа. В иске должно быть указано:

Название суда, куда подаётся заявление.
Полное официальное наименование истца.
Полное официальное наименование ответчика.
В чём заключаются нарушения прав. Требования истца.
Цена иска.
Обстоятельства, на основании которых предъявляются исковые требования.
Доказательства.
Документы, приложенные к заявлению.
Дата, когда составлен документ.

Срок хранения в организации

Так как ТН является первичным бухгалтерским документом, то хранить её нужно 5 лет после отчётного года. Соответственно данный документ необходимо хранить в безопасных условиях , где он будет защищён от изменений:

доступ должен быть разрешён только для определённого круга лиц;
должны быть созданы надлежащие параметры состояния окружающей среды и обеспечены условия пожарозащищённости.

Такие требования предъявляются Федеральным законом.

Такой документ, как товарная накладная, используется для удостоверения факта перехода той или иной продукции в собственность от продавца к покупателю. В соответствии с важностью данного документа, к нему предъявляются требования по строгому соблюдению структуры при оформлении и надлежащему хранению после совершения сделки.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Форма товарно-транспортной накладной

Согласно п. 1.2. Постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 автотранспортные организации при перевозке грузов должны оформлять товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т.

Форма товарно-транспортной накладной состоит из двух разделов:

1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Оформление товарно-транспортной накладной

Составление товарно-транспортной накладной

Грузоотправитель обязан составлять товарно-транспортные накладные на каждый рейс автомобиля. При этом неважно, является ли автотранспортное средство собственностью грузоотправителя или он воспользовался услугами третьего лица для оказания автотранспортных услуг.

В заполнении товарно-транспортной накладной участвуют грузоотправитель-продавец, грузополучатель-покупатель и перевозчик.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) выписывается в четырех экземплярах:

первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Заполнение товарно-транспортной накладной

При отгрузке товара продавец-грузоотправитель составляет товарно-транспортную накладную по форме N 1-Т в четырех экземплярах.

В таблице товарного раздела отражаются данные о товаре и его стоимости (за единицу и всего), единица измерения, количество мест, вид упаковки и т.д.

При этом:

Столбец 2 «Номер прейскуранта и дополнения к нему», столбец 3 «Артикул или номер по прейскуранту» заполняется, если организация-продавец утверждает цены на товары в специальном прейскуранте и присваивает товарам определенный артикул. Однако заполнение этих граф не является обязательным.

В столбце 5 «Цена, руб. коп.» указывается цена товара с учетом акциза, НДС (если товары этими налогами облагаются).

В Столбце 10 "Масса, т" указывается брутто масса груза в тоннах (всех товаров в сумме в данной строке).

Столбец 11 "Сумма, руб. коп." считается как умножение столбца 4 на столбец 5.

В строке «Наценка, % » указывается процент торговой надбавки, установленной организацией-продавцом. Эту графу заполняют только торговые организации.

Со стороны грузоотправителя документ подписывают лица, ответственные за отпуск товара, и , ставится печать.

К документу, как правило, прикладываются также счет-фактура и по форме N ТОРГ-12.

В таблице "Погрузо-разгрузочные операции" транспортного раздела грузоотправитель вносит данные о способе погрузки (ручной) и времени прибытия под погрузку и убытия автомобиля.

Время прибытия определяется по времени предъявления водителем-экспедитором на контрольно-пропускном пункте путевого листа.

Время убытия проставляют в момент подписания накладной и передачи ее экспедитору.

При приеме товара к доставке водитель-экспедитор проставляет в первых трех экземплярах накладной свои данные под таблицей транспортного раздела. Первый экземпляр транспортной накладной остается у поставщика. Он служит основанием для списания товара. Остальные экземпляры передаются водителю.

Если при доставке груза грузополучателю никаких расхождений или отклонений по количеству и качеству товара, указанным в документах не было обнаружено, то в соответствующих полях накладной проставлены прочерки.

Далее, грузополучатель ставит подпись и печать в товарном разделе накладной, а также заполняет свою часть таблицы "Погрузо-разгрузочные операции" транспортного раздела: способ разгрузки, время прибытия автомобиля на разгрузку и его убытия со склада грузополучателя после разгрузки.

Второй экземпляр товарно-транспортной накладной (и прилагаемые документы) остается у покупателя и служит основанием для оприходования товара.

Третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной водитель доставляет в свою автотранспортную компанию.

При этом столбцы 20-44 заполняют водитель и бухгалтер транспортной организации. Здесь указывается километраж пробега автомобиля, время простоя, расценки на транспортные услуги и т. д.

Исходя из данных, указанных в этих столбцах, рассчитывается стоимость транспортных услуг и водителя.

В Столбце 26 «За транспортные услуги с клиента» указывается общая стоимость транспортных услуг.

В Столбце 27 «За транспортные услуги причитается водителю» указывается сумма заработной платы, начисленной водителю за перевозку груза.

Автотранспортная компания после указания в ТТН данных, необходимых для расчетов за транспортные услуги (расстояние перевозки, стоимость услуг, время простоя под погрузкой и разгрузкой и т.д.), направляет заказчику транспортных услуг один (третий) экземпляр ТТН и счет на оплату услуг перевозки.

На основании оставшегося (четвертого) экземпляра ТТН и путевого листа автотранспортная компания начисляет заработную плату водителю.

ТТН при транзитной поставке

Транзитная торговля представляет собой две независимые друг от друга сделки: торговая компания заключает договор купли-продажи товара с поставщиком, на основании которого обязуется оплатить приобретенный товар, а поставщик - отгрузить товар на тот склад, который укажет торговая организация, и отдельный договор с покупателем товара, в рамках которого обязуется поставить за плату товар.

При этом торговая компания в первом договоре будет выступать покупателем товара, а во втором - его продавцом.

В этом случае строки товарно-транспортной заполняются следующим образом.

В строке «Плательщик» указывается торговая компания.

Кого поставить в строку «Грузоотправитель», зависит от момента перехода права собственности.

Если в момент отправки товара его собственником стала торговая компания, то она и будет указана в данной строке. Если после отправки владельцем остался поставщик, то в строке «Грузоотправитель» будет значиться поставщик.

Заполнение строки «Грузополучатель» зависит от того, кто фактически принимает товар на складе конечного покупателя.

Если этим занимается сам покупатель, то указать нужно именно его.

Если же разгрузку производит представитель торговой компании, то в качестве грузополучателя следует указать название, адрес и телефон торговой компании.

В любом случае в поле «Пункт погрузки» должен стоять адрес поставщика, а в поле «Пункт разгрузки» – адрес конечного покупателя.

Сроки хранения товарно-транспортных накладных

Срок хранения первичной учетной документации составляет не менее пяти лет.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Товарно-транспортная накладная (ТТН, форма 1-Т): подробности для бухгалтера

Договор транспортной экспедиции при перевозке по России: оформление документов и учет
... " в товарно-транспортной накладной в товарном разделе? Каков порядок составления товарно-транспортной накладной при транзитной...
Когда могут отказать в вычете НДС при отсутствии ТТН?
В каких случаях нужна товарно-транспортная накладная (далее по тексту – ТТН)? По... бюджета? В каких случаях нужна товарно-транспортная накладная (далее по тексту – ТТН)? По... заказчиком перевозки, отсутствие у него товарно-транспортной накладной по форме №1-Т не...
Можно ли применять электронную цифровую подпись и факсимильную подпись при оформлении бухгалтерских документов?
Подписи при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) при соблюдении определённых условий (рассмотрено... нашему мнению, в товарных накладных (товарно-транспортных накладных) также может быть использовано факсимиле... факсимиле при оформлении товарных накладных (товарно-транспортных накладных) целесообразно установить в локальном акте...
Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?
И правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной). Оприходование поступивших товаров... частности, движение товаров может оформляться товарно-транспортной накладной (ТТН) (форма N 1-Т...

Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.

Хранение счетов-фактур: основы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Счета-фактуры, в т.ч. электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Изменения с 1 октября 2017 года

Этот документ вводит в действие:

форму счета-фактуры;
форму книги продаж;
форму книги покупок;
форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.

Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.

Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке

Сроки хранения счетов-фактур

Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:

комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник. Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала);
заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора);
заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.

Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).

Уточнения сроков коснулись не только счетов-фактур

Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.

Операция	Что хранить
Импорт из стран ЕАЭС	Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС.
Импорт из других стран	Таможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне.
Командировочные расходы на аренду жилья и проезд	бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС.
по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик	Документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий.
по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ	бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ.
– по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств	бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ).

Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.