Журнал регистрации соглашений к трудовым договорам бланк. Журнал регистрации трудовых договоров. Оформление бумажного варианта журнала

29.06.2020

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

дату и номер заключенного трудового договора;
фамилия, имя и отчество работника;
структурное подразделение;
занимаемую должность;
вид и характер работы;
срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду , что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например.

Для качественного и правильного ведения делопроизводства необходимо своевременно регистрировать всю имеющуюся в наличии, а также входящую и исходящую документацию.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

Это касается и кадровой работы.

На предприятиях как государственной, так и частной собственности часто встречается текучесть кадров или временное трудоустройство лиц на период выполнения временных трудовых функций.

Чтобы упорядочить внутреннюю структуру кадровой работы, связанную с приемом и увольнением сотрудников предлагается вести записи в журнале регистрации трудовых договоров.

В этом документе и будут отражены даты начала и окончания трудовой деятельности, которые могут быть востребованы, например, после утраты трудовой книжки и в иных, требующих подтверждения случаях.

Строка, заполненная в журнале регистрации трудовых договоров, является учетной записью. В этом же документе, ведущимся отделом кадров ведутся и записи дополнительных соглашений к трудовым договорам, содержащих уточнения, изменения или дополнения к документу, устанавливающему условия работы.

Предлагаемая форма журнала и ее заполнение

Форма журнала, регламентирующая регистрацию трудовых договоров, несложная и как грамотно ее заполнить может разобраться любой, даже не имеющий опыта кадровый работник.

Согласно единых государственных нормативов и требований, изложенных в ГОСТе Р 51141-98, и данный документ состоит из следующих граф:

первая графа — указание номеров, идущих по порядку;
вторая графа - дата, которая указывает когда был заключен договор;
третья графа - номер, который зафиксирован непосредственно на бланке трудового договора;
четвертая графа - номер, указанный на бланке трудового соглашения;
пятая и шестая графа указывают на номер и дату к договору (например, даты изменений условий труда или увольнение);
седьмая графа — ФИО сотрудника (фамилия - прописывается полностью, а инициалы сокращенно);
восьмая графа - это примечание, в котором отражаются некоторые важные нюансы, связанные с особенностями договора между работодателем и работником, например, деятельность по совместительству, прекращение действия трудового договора и иные важные моменты.

В качестве образца заполнения журнала регистрации трудовых договоров, можно привести следующее:

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть прошит синтетической нитью и пронумерована его каждая страница. Для этого используется контрольная пломба, представляющая собой устройство согласно которого не сложно распознать было ли проникновение посторонних лиц к документации.

Перед регистрацией документации необходимо заполнить титульный лист кадрового документа:

полное название предприятия (государственной или частной формы собственности, это не имеет значения);
наименование документа, сроки начала и окончания заполнения.

Далее необходимо на всех имеющихся страницах, даже незаполненных, надо проставить порядковые номера, но исключение будет только для первой страницы, так как на ней и предложена форма заполнения журнала. На второй странице указывается информация о работнике, выполняющем функцию кадровика, ведущего журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Рекомендуется эти данные расположить в табличном варианте, так как работники могут и меняться. Срок хранения этого документа должен быть не менее 75 лет, так как на продолжении всей жизни работника могут потребоваться какие — либо уточнения, касающееся его деятельности на предприятии.

Форма и ведение журнала дополнительных соглашений к трудовым договорам

Кадровое делопроизводство по регистрации дополнительных соглашений может вестись и в отдельном журнале. Предлагаемая форма этого документа следующая:

первая графа - номер, отражающий порядок перечисления документов;
вторая - указывается дата заключения соглашения;
третья - указывается порядковый номер соглашения;
четвертая - фамилия (полностью), инициалы сокращенно;
пятая - указывается должность работника и вид работ;
шестая - подразделение, в котором работник числится;
седьмая - указывается число и номер трудового договора;
восьмая - указывается дата начала действия соглашения и период его действия;
девятая - краткое содержание соглашения;
десятая - примечание.

Эти графы располагаются на двух развернутых страницах.

Титульная страница заполняется лицом, ведущим кадровое делопроизводство. На ней указывается наименование организации и дата начала и окончания ведения журнала. В качестве образца заполнения журнала трудовых соглашений к трудовым договорам можно использовать вышеуказанный вариант, но при этом учитывать, что отсутствующие графы можно вписывать информацию произвольно.

Необходимость ведения журналов

С целью создания удобства и минимума бумажных документов в архиве хранятся журналы регистрации соглашений и трудовых договоров.

Если требуется выписать справку о прежнем месте работы или решения какого-либо другого важного вопроса, связанного с оформлением документации по устройству на работу, то журнал регистрации будет уместен. Также записи, выполненные в журналах, свидетельствуют о том, что работник определенное время трудился именно на этом предприятии.

В случае совершении ошибки кадровиков при заполнении журнала, например, вместо порядкового номера выполнена запись с номером непосредственного договора, документ можно отменить распорядительным документом по предприятию и завести новый. Это не будет являться большой ошибкой.

Если Вам необходима квалифицированная консультация применительно к Вашей ситуации — позвоните по телефону, указанному в верху страницы, либо отправьте вопрос через форму справа внизу экрана. Наш профильный юрист оперативно ответит и решит Вашу проблему!

Статьи по теме

Журнал регистрации трудовых договоров: применение, правила ведения, рекомендации

Востребованность журнала трудовых договоров
Нумерация записей
Ведение учёта
Ошибки при ведении журнала

Хотя журнал регистрации трудовых договоров и не является обязательным, его использование достаточно удобно и полезно. Росархив в своём постановлении от 6 сентября 2000 года перечислил, какие документы на предприятии обязательно нужно учитывать.

Востребованность журнала трудовых договоров

Упомянутое постановление не уточняет, в какой форме организации обязаны вести учёт трудовых контрактов и соглашений к ним, так что предприятие вправе само выбрать эту форму. Если использовать книгу, то её не надо будет прошивать и пломбировать до сдачи в архив, зато хранить нужно будет 75 лет. Журнал же позволит при любой спорной ситуации быстро получить доступ к нужным данным.

Если какой-либо уволенный работник обратится в суд и через него затребует информацию о трудовом договоре, то важно сделать это без промедления — в противном случае суд будет заведомо настроен против организации. Кроме того, журнал позволяет оптимизировать документооборот и без проволочек решать внутренние организационные вопросы.

Чтобы не тратить время на покупку или самостоятельную разлиновку страниц для ведения журнала, воспользуйтесь ссылкой: скачать образец журнала регистрации трудовых договоров. Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Как видите, страницы уже подготовлены для ведения полноценного учёта. В примечаниях к каждой записи можно указывать дополнительную информацию о том, какую работу выполнял нанятый сотрудник и каков был результат.

Нумерация записей

Довольно часто, ведя журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, люди сталкиваются с трудностями при нумерации. Чтобы регистрировать и нумеровать документы правильно, следует помнить несколько ключевых моментов:

В первой графе «Пункт по порядку» пишется номер документа по порядку в журнале и указывается дата регистрации. Сам номер документа писать здесь не надо — для этого есть отдельная графа.
В третьей графе «Номер договора» столбец только один, однако если регистрируется дополнительное соглашение, то его номер обычно указывается в отдельной графе под номером 10.

Впрочем, чтобы было удобнее находить документы, в том числе и дополнительные соглашения, обычно структура журнала немного видоизменяется, тем более что строгая отчётность ему не обязательна. Графу «Номер договора» можно разбить на две подграфы, чтобы указывать отдельно номер документа и номер дополнительного соглашения.

Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений

Это позволит кадровику при работе журналом свести воедино информацию о каждом документе, какое бы количество дополнительных соглашений к нему ни добавлялось.

Ведение учёта

Бланк журнала становится основой для ведения документа. Сам же журнал оформляется по общим правилам российского делопроизводства — никаких особых трудностей это не вызовет. Учитывайте лишь несколько основных нюансов:

Обложка должна быть долговечной, жёсткой или полужёсткой.
Бумагу нужно использовать проклеенную офисную, плотность не меньше 60 граммов на квадратный метр.
На титульном листе указывается наименование работодателя, а также пишется название документа и указываются даты его начала и окончания.
Заранее нумеруются все страницы.
Первую страницу оставляют пустой или используют его под образец заполнения.
На второй странице указываются сведения о сотрудниках, ответственных за ведение журнала. Здесь указываются порядковый номер, период, личные данные, должность сотрудника, основание назначения (приказ или распоряжение); ставится подпись ответственного лица.
Далее каждый разворот журнала используется для заполняемых данных. Указываются, помимо номера по порядку, даты и номера самого трудового договора и дополнительного соглашения, также личные данные, должность и профессия сотрудника, его структурное подразделение, даты заключения и расторжения соглашения, характеристики проделанной работы.
На последней странице указывается, когда журнал был закрыт, прошит, опечатан и сдан в архив. Дата указывается прописью, указываются также номера контрактов и дополнительных соглашений, которые были внесены в журнал, число заполненных страниц, должность и личные данные сотрудника.

Ошибки при ведении журнала

Если при ведении журнала были допущены ошибки, то нужно будет досрочно его закрывать и начинать новый. Самая распространённая ошибка — это внесение в первую графу номеров самих документов вместо номеров по порядку их следования в журнале. Как правило, это создаёт проблему при внесении первого дополнительного соглашения, в связи с чем кадровик и обнаруживает недочёт.

На последней странице досрочно закрываемого журнала следует в таком случае сделать запись о том, что закрыт он был именно в связи с ошибочным ведением. После этого заводится новый журнал. Информация при необходимости может быть переписана уже без ошибок. Никаких взысканий и штрафов за подобные ошибки законодательством не предусмотрено.

Комментарии

Образец реестр трудовых договоров

Для регистрации трудового договора работодатель физическое лицо представляет в муниципалитет. Реестр трудовых договоров. Образец трудового договора с работником смотрите в статье образец трудового договора. Поставьте свою оценку этому образцу Трудовой договор со специалистом, ПРОГОЛОСУЙТЕ за документ это анонимно и всем видно. Бланк документа можно скачать тут. Образец трудового договора с генеральным директором без подробного описания должностных обязанностей. Примеры окон просмотра реестра договоров и окна заполнения карточки договора. Налоговая учетная политика 22
. На нашем сайте вы можете скачать образец трудового договора с вредными условиями, где нужно указать предоставляем пример. Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке. Источник Универсальный справочник кадровика, Налоговый вестник. Образец Книга регистрации трудовых договоров скачать документ бесплатно. Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа Реестр договоров и. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению. Образец трудового договора с продавцом. Образец журнала регистрации трудовых договоров
. Реестр трудовых договоров, заключенных с работником рекомендуемый образец заполнения. Чтобы подготовить образец типового трудового договора, в качестве работника мы принимаем. Образец журнала регистрации трудовых договоров Вы. Cкачать образец документа Реестр трудовых договоров, заключенных с работниками. Журнал для регистрации трудовых договоров правила и образец заполнения.Это относится и к бумажной, и к электронной версии книги учета трудовых договоров, образец заполнения вновь. На задней внутренней обложке журнала регистрации трудовых договоров есть памятка по его заполнению и образец заполнения. Реестр трудовых договоров, заключенных с работниками
.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Трудовой договор 2016 Образец. Реестр договоров, является неотъемлемой частью документооборота любой организации. РЕЕСТР ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ, ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ РАБОТОДАТЕЛЯМИ ФИЗИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ, НЕ ЯВЛЯЮЩИМИСЯ ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ. Вы найдете на нашем сайте договоры дарения, банковские договоры, гражданскоправовые договоры, образцы бухгалтерской документации. Реестр является своеобразной формой учета и систематизации какихлибо сведений относительно конкретных. Удобный и понятный интерфейс позволяет без особых трудностей создать реестр всех трудовых договоров. Выдача средств под отчет осуществляется на основании образца реестра трудовых договоров управляющего о направлении сотрудника в командировку, что. Образец трудового договора с водителем 2016 год скачать

Реестр трудовых договоров формируется используя данные и дата договора, ФИО, должность, срок договора, основание карточек сотрудников, заключивших. Этот показатель на 20, 8 больше, чем в 2016 году. Реестр трудовых договоров, зарегистрированных работодателями. Журнал регистрации трудовых договоров образец егоможет понадобиться для упорядочения ведения документации в области кадрового дела.

Теги: трудовых, реестр, образец, договоров

Акт списания строительных образец материаловОбразец удостоверение журналиста

Комментарии ()

Нет комментариев. Ваш будет первым!

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров

На предприятии или в учреждении заводят специальный журнал, чтобы вести реестр трудовых договоров. Эта форма документоведения удобна для юридического подтверждения не только заключенных между работодателем и исполнителем договоров (контрактов), а еще и для иных дополнительных соглашений.

В журнале отражается короткая информация о документе - наименование, когда создан, отправлен или получен.

Законодательство о журнале регистрации трудовых договоров

Законодательно не установлен порядок обязательного ведения названного журнала. Существует требование только о таком учете (регистрации в книге) трудовых книжек. Дополнительные соглашения фиксируют в произвольной форме. Перед тем как отправить книгу регистрации в архив, ее прошивают и ставят печать. ФАС регламентирует срок сохранности данного реестра - 75 лет.

Тем не менее, согласно действующим требованиям делопроизводства, все документы, поступающие на предприятие и предполагающие получение ответа или же содержащие справочную информацию, необходимо регистрировать. Также есть еще Перечень типовых документов (управленческих), которые издаются в процессе деятельности предприятия или учреждения и имеют лимитированный термин хранения. В этом Перечне упоминается и книга реестра трудовых договоров. Представители ГИТ, контролирующие всех работодателей, обязательно просматривают этот документ учета.

А как на практике?

Сами кадровики отзываются о журнале регистрации как об удобной форме систематизации документов предприятия. Он позволяет быстро отыскать нужный договор, соглашение или узнать место его нахождения. Например, при обращении с жалобой работника в суд может потребоваться выписка из книги регистрации предприятия. Если же она отсутствует, это может в какой-то мере сыграть не в пользу работодателя в процессе принятии судебного решения.

Данный журнал потребуется еще и для подготовки справок для подачи на следующее место занятости о роде занятий на предыдущем. В разделе «Примечание» оставляют пометки о специфике выполняемых работ (обязанностей) нанятыми сотрудниками. На практике кадровики заводят журнал регистрации в соответствии с определенными рекомендациями - с обязательной подписью первого лица, а также печатью предприятия. Это указывается на первой странице, проставляется дата начала ведения. Книгу обязательно прошивают.

Названный порядок учета дает возможность менеджеру персонала, инспектору или начальнику ОК при разного рода проверках (в том числе финансовых) дать законно подтвержденный ответ относительно договоров или дополнительных соглашений (их наличия/отсутствия).

Перегруженность отделов кадров (даже на небольших предприятиях) массой документов общеизвестна. Их сотрудники нередко ведут сразу до десятка различных журналов. Тем не менее, трудовые договора как основополагающий документ взаимоотношений нанимателя и работников, имеет смысл регистрировать, чтобы иметь упорядоченную нумерацию внутренних правоустанавливающих актов.

Заполнение журнала регистрации: каковы правила?

Трудовой кодекс устанавливает нормы, права, а также обязанности работодателя по отношению к наемным работникам. На его базе, учитывая специфику предприятия, составляется договор (трудовой) нанимателя и каждого сотрудника.

Такой договор издается в двух экземплярах: на каждом должна быть печать учреждения, руководитель ставит личную подпись, указываются данные работника (согласно паспорта). Один экземпляр заносится в личное дело работника, второй - выдается ему на руки под подпись. Такой порядок действует для всех видов работы: не только основной, но и по совместительству. При наличии в данной организации (на предприятии) книги регистрации договоров, работник расписывается в определенной графе.

При современной распространенности электронного документоведения и отчетности возникает вопрос о том, нужны ли бумажные аналоги, а именно, книги регистрации. Эти книги могут оформляться в электронном виде или/и бумажном. Когда в записях наблюдаются разногласия, предпочтение остается за бумажным вариантом.

Оформление бумажного варианта журнала

Есть минимальный набор требований к оформлению журнала регистрации. Он должен быть аккуратно прошит, заверен подписью работодателя и печатью, страницы пронумерованы. Строгих указаний относительно формы не существует, но выработан перечень предпочтительных граф, чтобы вносить новые данные и скорее находить требующиеся документы.

Учитывая специфику предприятия, количество работников, фиксируют некоторые дополнительные данные. Например, название структурного подразделения, занимаемой должности. Выделяют колонку для реестра сотрудников, с которыми заключен не трудовой договор, а контракт. Или вносят эту информацию в «Примечания».

Для ведения данного журнала назначается ответственный. Его ФИО с указанием должности, а также приказа (номер и дата) указываются на определенной странице. На последней — ставят число и год окончания книги, опять же называют изданный приказ и дату передачи в архив.

При выявлении ошибки в ведении или других неточностей ответственный за журнал указывает на это. Такое упущение оформляется определенной записью в журнале. Руководитель издает приказ о его досрочном закрытии, и кадровики передают этот реестр в архив.

Электронный вариант журнала

Электронная форма ведения позволяет быстро отыскать нужную информацию и ввести новую. Принято вести журнал регистрации в форме таблиц в программе MS Excel.

Преимущества документоведения в электронном виде:

систематизация кадровой работы;
быстрый поиск затребованного документа;
снижение трудоемкости процесса внесения данных;
контроль учета документов и их оформления;
издание при необходимости копий документов (приказов, выписок);
хранение в электронном формате документов, поданных во время поступления на работу (заявления о приеме, автобиографии, анкеты и прочее).

Предусмотрен электронный формат и личной карточки работника (Т-2). В этом виде в документ просто и быстро вносить изменения и дополнения. Если некоторые данные требуют личной подписи, карточка ведется в привычном бумажном виде.

Еще одно требование к используемой программе - защита от изменения номеров. Учитывая то, что происходит увольнение работников, наниматель может прибегнуть к изменениям в документоведении в своих целях. Поэтому по истечении года журнал регистрации с нумерацией распечатывают, прошивают и направляют на хранение.

Правила ведения журнала

Шаблон оформления журнала может корректироваться, исходя из его информационного наполнения. Форму (с несколькими обязательными колонками) имеет право устанавливать ответственный за ведение. Когда такой сотрудник увольняется, назначают другого. Производится запись об этом в книге регистрации. Обязательным на соответствующих страницах является название учреждения, начало и окончание ведения данного документа.

Книга регистрации дает представление о количестве работников - по зарегистрированным в ней трудовым договорам, позволяет осуществлять контроль каждого. Такая информация делает проще подготовку статотчетности юридического лица.

Если договор меняется

Необходимость внести в договор изменения преимущественно вызывают следующие причины:

перевод сотрудника на иную должность;
изменение вида деятельности или условий ее осуществления;
новый наниматель (руководитель);
отстранение от должности (работы).

Когда изменения не ограничиваются одним-двумя пунктами, а носят более существенный характер, готовят дополнительное соглашение. Информация о его издании поступает в книгу регистрации (имеется соответствующая графа). Такому соглашению устанавливают номер. Он включает имеющийся № договора / номер нового соглашения.

Если договора и соглашения заносятся в один журнал, дополнительные соглашения нумеруют с 1-го номера договора каждого работающего. Для наглядности информация о каждом сотруднике заносится на «свою» страницу, на которой регистрируют договор и допсоглашения по возрастающей (от №1 и далее).

Во время изменения условий работы, которые вызывают у работника несогласие, наниматель предлагает (в письменном сообщении) другую работу, соответствующую квалификации сотрудника. Если такой возможности нет, предлагается иное - с более низкой ставкой. Как вариант — должность рангом ниже. Сотрудник должен дать письменное согласие, после чего готовят допсоглашение к уже имеющемуся трудовому договору. В изданном новом документе оговариваются изменения условий трудовой деятельности, должности. Дополнительные соглашения подлежат реестру и оформляются аналогично порядку, установленному для фиксирования трудовых договоров.

На предприятиях с солидным штатом кадровики практикуют ведение собственно регистрации дополнительных соглашений - так более удобно для нахождения нужного документа.

Как заполняется журнал допсоглашений?

Аналогично книге реестра договоров. В выделенные графы заносятся: номер по порядку соглашения, дата внесения записи, ФИО сотрудника, назначенная должность (вид выполняемых работ), период действия и вид изменений (например, назначение нового оклада).

Обязательного требования для ведения отдельного журнала реестра допсоглашений нет. Такую информацию фиксируют в основном журнале, в выделенной колонке. Когда договор претерпевает неоднократные изменения, то их фиксировать становится не совсем удобно. В этом случае электронный формат - лучший вариант.

Как регистрируются контракты?

На многих предприятиях действует еще и контрактная форма оформления отношений. В этом случае регистрируют эти документы так же, как и трудовые договора. Будут ли договора и контракты фиксироваться в одной книге или разных - выбор за администрацией предприятия. Можно открыть две книги со своей нумерацией по каждому виду документа.

Для удобства кадровики используют нумерацию не сквозную, а с указанием даты и порядкового номера. Например, 10/02-3 - ясно, что контракт зарегистрирован 10.02. Такой подход особенно приемлем для крупных предприятий. У кадровика может вызывать затруднение оформления ранее составленного контракта. В этом случае ему присваивается номер по дате заключения.

Где продаются книги, в которых регистрируют договора?

Такие книги без труда приобретают сейчас через Интернет, а также в торговых точках, реализующих бланковую продукцию. Руководитель (сотрудник) отдела кадров может заказать книгу по выбранной, приемлемой для учреждения, форме.

Нужно ли вести данный вид журнала у себя на предприятии - выбор за вами. На практике книга регистрации - скорее помощник в работе, чем обуза. Ее ведение не отнимает много времени, но значительно облегчает и упорядочивает работу кадровиков с документами.

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации - необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

судебное разбирательство при увольнении работника;
составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
при поиске документов для внутреннего пользования.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Кто и как заполняет журнал учёта

Ведение регистрационного журнала - обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа - наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

Образец заполнения в печатном виде

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

наименование организации;
дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

регистрационный номер;
дата заключения договора;
номер договора;
срок действия договора;
ФИО работника;
должность;
характер выполняемой работы;
комментарии и примечания;
подпись сотрудника;
подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы - контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Электронная версия

Разрешается применять электронную версию журнала регистрации трудовых договоров. Загрузите шаблон, заполните титульный лист и при необходимости отредактируйте графы.

Неудобство электронной версии в том, что сотрудник не может своевременно оставить свою подпись, получая копию договора или справку. При судебных разбирательствах журнал на бумажном носителе рассматривается в первую очередь.

Срок хранения

Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов.

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет . Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным .

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, . То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу . Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала . Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

номер по порядку;
период времени;
ФИО ответственного;
должность лица;
основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
Второй – дата заключения договора.
Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
Фамилия и инициалы работника.
Пятый столбик – его профессия или должность.
Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
Одиннадцатый столбец – это примечания.

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп. соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый. Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет . Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

более быстрый поиск в документе;
оптимизация работы;
соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
конфиденциальность журнала;
меньше времени уходит на его ведение;
упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал . В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для и для .

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

порядковый номер;
должность ответственного лица;
причину, по которой лицо ведет журнал;
его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

1 графа – номер регистрации трудового договора;
2 графа – дата заключения соглашения;
3 графа – номер самого трудового договора;
4 графа – ФИО сотрудника;
5 графа – должность или специальность;
6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
7 графа – срок действия трудового соглашения;
8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
9 графа – дополнительные соглашения;
10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

конфиденциальность;
контроль хранения документов;
быстрое формирование копий справок и приказов;
быстрый поиск необходимых документов.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
книга регистрации должна храниться 75 лет;
когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
лицо, несущее ответственность за его ведение;
форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).