РЕКВИЗИТ 01 – ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". 1

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: 6

• федеральных конституционных законов и федеральных законов;
• указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
• постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
• решений Конституционного Суда Российской Федерации;
• решений Верховного Суда Российской Федерации;
• решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
• Президента Российской Федерации;
• Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• Правительства Российской Федерации;
• Конституционного Суда Российской Федерации;
• Верховного Суда Российской Федерации;
• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: 7

• Администрации Президента Российской Федерации;
• полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
• федеральных органов исполнительной власти;
• Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
• Следственного комитета Российской Федерации;
• Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
• Счетной палаты Российской Федерации;
• Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках: 8

• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
• органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
• органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
• федеральных судов;
• органов прокуратуры Российской Федерации;
• следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации;
• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

РЕКВИЗИТ 02 – ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 1

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Например:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

в многоцветном варианте:

• законов города Москвы;
• постановлений Московской городской Думы;
• указов и распоряжений Мэра Москвы;
• постановлений и распоряжений Правительства Москвы;
• решений Уставного суда города Москвы;
• Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы.

в одноцветном варианте:

• правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц;
• Московской городской избирательной комиссии;
• Контрольно-счетной палаты Москвы;
• Уполномоченного по правам человека в городе Москве;
• мировых судей города Москвы;
• иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

Что содержит в себе реквизит 16

Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. 1

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. 2

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. 3

Например:

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. 7

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
• инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;
• номенклатура дел организации;
• нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);
• отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);
• перечни (должностей, предприятий, документов и др.);
• планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);
• положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);
• программы (проведения работ, командировок и т.д.);
• расценки на производство работ;
• регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);
• структура и штатная численность;
• тарифные ставки;
• формы унифицированных документов;
• штатное расписание. 8

Что содержит в себе реквизит 17

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. 1

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. 2

Например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009 Личная подпись Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. 3

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. 4

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 5 Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Что содержит в себе отметка о поступлении в организацию, какой реквизит?

РЕКВИЗИТ 29 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). 1

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 2

Распорядительные документы

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. 1 Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. 2

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. 3

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. 4

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. 5

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий. 6

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации. 7

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. 1

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 2

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляютсятелеграммы, телефонограммы и др. 3

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. 4

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 6

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. 7

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. 8

В письмах используют следующие формы изложения текста:

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). 9

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 10

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

• письмо оформляется на должностном бланке;
• письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 11

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый". 12

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. 13

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 14

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. 15

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательнымиреквизитамиписьма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

Напишите автобиографию

Автобиография - это повествование в свободной форме, где учился, где работал и т.д. Автобиография нужна при трудоустройстве, поступлении ну учёбу, службу, а также в других отраслях, для информировании организации, учреждения, или фирмы о человеке, его жизни в определённый период времени. В основном в автобиографии описывается весь период жизни человека, но в виде исключений бывает автобиография за несколько лет. Например время службы в вооруженных силах, или проживание в другой стране.

Начинается автобиография из того, что Вы представляетесь, пишете Вашу фамилию имя и отчество, указываете год рождения, в каком месте были зарегистрированы. Выглядит это всё примерно так: "Я - Иванов Иван Иванович, 1981 года рождения, проживающий по адресу: г. Иваново, ул. Строителей, 14."

Ваше образование. После того как Вы представились, желательно сразу указать информацию о своем образовании в порядке его получения, так как в начале жизни каждого человека идёт всегда образование, а уж после работа. В зависимости от того с какой целью пишется автобиография, в ней может указываться общее школьное образование. Но, зачастую, описание начинают всё же со специального образования, при этом указывают года учебы, как называлось учебное заведение, какую специальность Вы там получили.

Далее указывают получение первичной специализации, курсы повышения квалификации, курсы усовершенствования, тренинги, семинары. В автобиографии обязательно нужно указать в каком году было получено дополнительное образование, или тему семинаров, курсов, тренингов

Опыт работы Вторичным информационным блоком автобиографии, должна быть информация о Вашем опыте работы. Нужно начать с самого первого места работы (название учреждения, организации, фирмы и т.д.) и постепенно перечислить все последующие места. Также необходимо указать год приема, на какой должности работали, какие обязанности выполняли.

Затем в автобиографии нужно дать информацию о повышениях по службе, поощрениях, наградах, изменении специальности или должностных обязанностей. Если Вам кроме основных обязанностей на период отпуска, или болезни своего непосредственного руководителя приходилось исполнять его обязанности, то обязательно укажите и это.

Если у Вас помимо основной работы есть другие обязанности, например: ведёте преподавательскую деятельность, или читаете лекции, укажите и эту информацию в вашей автобиографии.

В автобиографии, кроме учёбы и работы можно указать свой состав семьи. В конце автобиографии также нужно указать общий стаж вашей работы.

Составьте резюме

Что такое документ

Документ (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. Д. могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и др. По содержанию Д. делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Д. могут быть первичными и вторичными (реферат, аннотация, обзор и т.д.). Виды обработки Д. делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, размножение, микрофильмирование). В информатике разрабатываются способы автоматизации обработки Д., использующие хранение Д. в памяти ЭВМ (см. также Запись и воспроизведение информации).

Виды доверенностей

Круг предоставляемых полномочий может быть как широким, так и весьма ограниченным. В зависимости от этого доверенности подразделяются на три категории:

1. генеральная (общая), предоставляющая право осуществлять любые законные действия от имени юридического лица, выдавшего доверенность, или распоряжаться всем имуществом физического лица – доверителя;

2. специальная - дающая полномочия на совершение от имени доверителя в течение определенного времени ряда однородных действий (например, доверенность на судебное и арбитражное представительство, обычно выдаваемая юрисконсульту предприятия, или экспедитору - на получение грузов, поступающих в адрес организации);

3. разовая, дающая право на совершение от имени доверителя одного конкретного юридического действия, например, на заключение с третьим лицом договора купли-продажи квартиры.

Так как выдача доверенности является сделкой, к лицу, ее совершающему, предъявляются все требования, существующие в законодательстве в отношении лиц, участвующих в сделках вообще. Так, лицо, выдающее доверенность (т.е. совершающее сделку), должно быть субъектом гражданского права, т.е. физическим или юридическим лицом, обладающим гражданской право- и дееспособностью.

Что такое дубликат

Дубликат (лат. duplicatus - «удвоенный») - копия, второй или следующий экземпляр документа, предмета.

Цель изготовления - замена подлинника. При определённых условиях иногда требуется не один, а несколько идентичных экземпляров вещи (ключи, копии накладных).

Иногда используется в криминальных целяx - для незаконного получения права доступа к чему-либо (квартиры, банковскому счёту и так далее).

Как правило не изготовляются серийно, так как требует ручной доводки.

Обратите внимание

Резолюцию выносит руководитель, но и секретарю необходимо знать некоторые особенности принятия решений, которые находят свое выражение в резолюции. Их можно сформулировать следующим образом:

Способ выполнения поручения, данного в резолюции, можно не указывать, если исполнителю доверяют самостоятельный выбор способа выполнения задания;

Если выбор способа исполнения поручения исполнителю доверять нельзя или это не желательно по каким-либо причинам, в резолюции следует конкретизировать, что и как должен делать исполнитель;

Следует стремиться к тому, чтобы у задания, данного в резолюции, был только один исполнитель, соисполнители нужны только в тех случаях, когда поручения затрагивают интересы разных подразделений;

Резолюция должна быть понятна исполнителю, она должна исключать возможность разночтений и быть исчерпывающей, чтобы исключить возможность обращения к руководителю за разъяснениями.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. 1

Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: "В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…". 2

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения. 3

Сопроводительное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательнымиреквизитамисопроводительного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

ПРОТОКОЛ

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. 1

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). 2

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). 3

Протоколы составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. 4

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание. 5

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 6

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. 7

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. 8

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается). 9

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. 10

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. 11

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:...
ВЫСТУПИЛИ:...
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):... 12

В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". 13

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. 14

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. 15 Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. 16

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. 17

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал. 19

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. 20

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. 21

Примеры оформления полного и краткого протокола приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. 22

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. 23 Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 24

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства. 25

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства. 26

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. 27

Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. 28

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ", на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа) или на стандартном листе бумаги формата А4.

Обязательнымиреквизитамипротокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.

Например, при составлении протоколов заседаний совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества должны учитываться требования, установленные следующими нормативными правовыми актами:

• Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах";
• Кодекс корпоративного поведения, одобренный на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол № 49), рекомендованный к применению распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 31 мая 2002 г. № 17/пс.

Какие реквизиты относятся к 01 и 02 и на каких документах они размещаются.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты– обязательный элемент оформления официального документа.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу 6.30-2003.

Всего реквизитов 30.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации; Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

02 — герб субъекта Российской Федерации; Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04 — код организации; Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 — код формы документа; Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 — наименование организации; Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09 — справочные данные об организации; Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 — наименование вида документа; Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11 — дата документа; Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 — регистрационный номер документа; Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

14 — место составления или издания документа; Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 — адресат; В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

16 — гриф утверждения документа; Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

17 — резолюция; Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18 — заголовок к тексту; Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 — отметка о контроле; Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 — текст документа; Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

21 — отметка о наличии приложения; Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

22 — подпись; В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23 — гриф согласования документа; Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования,

24 — визы согласования документа; Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

25 — оттиск печати; Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26 — отметка о заверении копии; При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,

27 — отметка об исполнителе; Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

29 — отметка о поступлении документа в организацию; Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 — идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обязательность документирования операций установлена законодательной нормой, согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Учетный документ
представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, служит средством ее осуществления и основанием для ее учетной регистрации.

По своему назначению учетные документы подразделяются на распорядительные и оправдательные документы.

Распорядительными являются документы, оформляющие распоряжение, приказ о выполнении операции (например, приказ руководителя о выдаче аванса работнику, распоряжение руководителя отдела снабжения об отпуске материалов со склада в производство, доверенность на получение товара и др.).

Хозяйственная операция совершается лишь после получения соответствующего распоряжения или разрешения от уполномоченных на то должностных лиц организации.

Совершенная хозяйственная операция должна быть подтверждена оправдательными документами.

Оправдательными
являются документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции.

К оправдательным документам можно отнести приходные кассовые ордера, накладные, расчетные документы и др.

Распорядительный и оправдательный документы могут быть объединены в. одном комбинированном учетном документе (например, расходный кассовый ордер, в котором содержится как распоряжение о выдаче определенной суммы денег конкретному лицу, гак и расписка данного лица в их получении из кассы организации).

Оправдательный документ, являющийся первым письменным свидетельством о совершении хозяйственной операции, называется первичным учетным документом.

Первичный учетный документ по совершенной хозяйственной операции может быть принят к бухгалтерскому учету при соблюдении ряда нормативно установленных требований:

1. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты;

наименование документа (формы) и код формы;


дату составления;


измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные);


личные подписи этих лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов
: применением средств вычислительной техники).


Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нем сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции.


Отсутствие в первичном учетном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов считается нарушением правил ведения бухгалтерского учета, влекущим в некоторых случаях применение к организации финансовых санкций.


Первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.


Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации разрабатываются и утверждаются Государственным комитетом РФ по статистике (далее — Госкомстат РФ), содержат непосредственно сами формы и указания по их заполнению.


В настоящее время большинство организаций обязаны применять следующие основные унифицированные формы первичной учетной документации:


по учету кассовых операций;


по учету материалов;


По учету торговых операций;


по учету основных средств;


по учету нематериальных активов;


по учету труда и его оплаты;


авансовый отчет;


по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;


по учету результатов инвентаризации.


Отдельные организации (в зависимости от специфики своей деятельности), кроме указанных выше форм, обязаны применять некоторые из перечисленных ниже унифицированных форм первичной учетной документации:


по учету работ в капитальном строительстве;


по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;


по учету работы строительных механизмов и машин;


по учету работ в автомобильном транспорте.


Типовые формы расчетных документов по банковским операциям утверждены Положением Центрального банка РФ (далее — ЦБ РФ) о безналичных расчетах и являются обязательными для применения всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.


Для документально/о оформления банковских операций, совершаемых путем безналичных расчетов, Положением ЦБ РФ о безналичных расчетах предусмотрено использование следующих расчетных документов:


— платежные поручения;


Аккредитивы;


Чеки;


платежные требования;


инкассовые поручения.


В зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы (кроме форм по учету кассовых операций и расчетных документов) допускается включение дополнительных реквизитов.


Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом организации. При включении дополнительных реквизитов не допускается удаление отдельных постоянных реквизитов из унифицированных форм.


При использовании различных бухгалтерских программ, основанных на использовании средств вычислительной техники, допускается также самостоятельный выбор того или иного формата форм, изменение размеров граф или строк унифицированных форм первичной учетной документации.


В расчетных документах изменение размеров полей и граф расчетных документов, установленных Положением ЦБ РФ о безналичных расчетах, не допускается.


Организации могут самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.


Первичные учетные документы, формы которых не предусмотрены в альбомах и утверждаются непосредственно организацией, должны содержать нормативно установленные обязательные реквизиты.


Разработанные организацией формы первичных учетных документов с краткими указаниями по их заполнению подлежат утверждению руководителем организации и должны прилагаться к приказу об учетной политике организации.


Унифицированные формы первичных учетных и расчетных документов, наиболее часто применяемые в учетном процессе, будут представлены с примерами по их заполнению по мере рассмотрения соответствующих тем.


Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности должно осуществляться на русском языке.


Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.


Руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Данный перечень целесообразно разработать применительно к должностям лиц, а не к их фамилиям.


Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.


Без подписи главного бухгалтера организации или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.


Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.


Некоторые первичные документы помимо подписей должны заверяться печатью организации (например, квитанция к приходному кассовому ордеру, платежные поручения и др.).


Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции,


При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день (по окончании дня) на основании кассовых чеков.


В первичных учетных документах должны быть заполнены все строки. Если какие-либо строки не заполняются и остаются свободными, то в них обязательно ставятся прочерки.


Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При заполнении документов на бумажных носителях записи в них делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущей машинке. Использование простых карандашей для записей запрещается. При использовании машинных носителей организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных
носителях для других участников хозяйственных операций. Копии таких документов также должны представляться по требованию суда, прокуратуры и органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.


Внесение исправлений в первичные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера) и первичные банковские документы (денежные чеки, платежные поручения) не допускается.


Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются и составляются новые документы.


Если допущена ошибка при составлении денежного чека, то чек перечеркивается и на нем делается надпись «Аннулирован». Аннулированный чек должен остаться в чековой книжке. Затем заполняется новый (следующий по номеру) чек.


В остальные первичные учетные документы вносить исправления разрешается, однако эти исправления должны быть обязательно оговорены.


Внесение исправлений в первичные учетные документы осуществляется в следующем порядке:


неправильно написанный текст или неправильно указанная сумма должна быть аккуратно зачеркнута одной тонкой чертой таким образом, чтобы можно было бы прочесть зачеркнутый текст (сумму);


правильный текст или сумму следует написать сверху зачеркнутого текста (суммы);


исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено» и согласовано
с лицами, ранее составившими и подписавшими эти документы;


указанное согласование должно быть подтверждено подписями тех же лиц;


в исправленном документе должна быть указана дата внесения в него исправления.


Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.


Поступающие в бухгалтерию первичные учетные документы подлежат обязательной проверке. ,


Проверка осуществляется:


по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, полнота заполнения реквизитов, наличие необходимых подписей и, при необходимости, печати);


арифметически (проверяется правильность сумм и подсчетов в документе);


• по содержанию (проверяется законность отраженных в документах операций, соблюдение логической увязки отдельных показателей).
  

  Первичные учетные документы, прошедшие проверку и обработку, должны иметь какую-либо отметку (дата записи в учетный регистр, подпись или оттиск штампа проверяющего или ответственного за обработку документов), исключающую возможность их повторного использования.
  

  Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.
  

  В соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. В таких случаях главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
  

  В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.
  

  3. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНО ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА «О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ»
  

  Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29. 07. 1998 г. № 34н).
  В п. 1 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» и в п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. В последнем случае согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
  

  Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.
  

  Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ «красное сторно»).
  Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования.
  

  Допустимость того или иного сокращения зависит от конкретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. Прибегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.
  

  Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 15) предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.
  

  Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.
  

  В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
  

  наименование документа (формы);
  

  код формы;
  

  дату составления;
  

  измерители хозяйственной операции (в натуральном
  и денежном выражении);
  

  наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  

  личные подписи указанных выше должностных лиц.
  

  В п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:
  

  наименование организации, от имени которой составлен документ;
  

  расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.
  

  Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета является подзаконным нормативным актом и не может устанавливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а документ, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть признан недействительным. Тем не менее, указывать расшифровки подписей целесообразно, поскольку впоследствии при необходимости это позволит легко установить, кто подписал данный документ и отвечает за правильность и обоснованность совершения зафиксированной документом хозяйственной операции. Также желательно и указание наименования организации, от имени которой составлен документ.
  

  Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Таким образом, например, в случае отсутствия документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства, при документальной проверке работники налоговых органов могут признать неправомерным списание расходов на себестоимость.
  

  Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям предоставлено право помимо указанных выше обязательных реквизитов включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.
  

  Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты:
  

  номер документа;
  

  адрес предприятия;
  

  основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
  

  другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
  ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА. СИСТЕМЫ ОПТИЧЕСКОГО РАСПОЗНАВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ Понятие и виды реорганизации юридического лица. Учет операций, связанных с реорганизацией в форме разделения юридического лица ПОНЯТИЕ, ВИДЫ, ФОРМЫ И МЕТОДЫ ПРОВЕДЕНИЯ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ Понятие представительства, его значение, виды и субъекты

  2013-12-19

Общий реквизит в 1С 8.3 — это объект метаданных платформы, позволяющий использовать один реквизит для многих объектов конфигурации (справочников, документов, планов счетов и т.д). Объект создан в основном для облегчения труда разработчика и разделения данных.

Общие реквизиты были первоначально реализованы в версии 1С 7.7, но сразу в платформу 8 версии разработчики его не включили. Механизм общих реквизитов был введен разработчиками 1С только в релизе 8.2.14.

Общие реквизиты очень удобно добавлять, чтобы не изменять стандартные объекты в конфигурации, я часто их использую наряду с .

После добавления общего реквизита его можно использовать и в запросах и выводить на форму объектов — внешне он ничем не отличается от обычного реквизита.

Единственное ограничение общих реквизитов — невозможность использования их в .

Рассмотрим основные настройки и свойства общих реквизитов, отличные от других объектов конфигурации:

Состав — список объектов, к которым будет использован общий реквизит, настройка напоминает настройку плана обмена.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Автоиспользование — настройка определяет, будет ли использоваться общий реквизит для тех объектов, у которых в составе указан режим использования «Автоматический».

Разделение данных — эту настройку рассмотрим отдельно.

Разделение данных в 1С с помощью общего реквизита

Разделение данных — механизм, аналогичный механизму . Однако производительность данного механизма более эффективна, и он настраивается проще.

Механизм позволяет настроить отображение только элементов, которые может видеть пользователь. К примеру, можно разграничить все объекты (документы, справочники и т.д.), где установлена определенная организация.

Настройка разделения данных с помощью общих реквизитов 1С

Для настройки в общем реквизите необходимо указать разделение данных — Разделять . Сразу после нажатия система предложит создать параметры учета по умолчанию:

При этом необходимо будет при старте системы указать параметры сеанса, как это сделать, с примером было описано в статье .

На этом настройка окончена — пользователю будет доступна только та информация, которая указана в выбранных параметрах сеанса.

Пример использования общего реквизита

Разберем настройку общего реквизита в 1С 8.3 на примере каркасной конфигурации и реквизита Организация:

В системе имеется 3 документа, где необходимо указание реквизита Организация: это Приходная Накладная, Расходная Накладная, Начисление Зарплаты.

Настройка проста:

1. Создаем новый Общий реквизит, указываем тип — СправочникСсылка.Организация.
2. В составе расставляем для наших документов — Использовать .

Все, настройка окончена!

Смотрим результат:

Система отображает общий реквизит «как свой»: и в запросах, и в реквизитах формы, и в других местах. Вот такое волшебство! 🙂

Не добавляется общий реквизит 1С 8.3

Российские компании, госучреждения, предприниматели и иные субъекты правоотношений в процессе коммуникации между собой регулярно используют официальные документы. Важнейший аспект корректного взаимодействия организаций и физлиц - использование реквизитов. Их перечень определяется российским законодательством. Реквизиты документов - это важнейший атрибут официальных источников, издаваемых предприятиями, органами власти или же составляемых физлицами при обращении в какие-либо структуры. Каковы особенности работы с ними?

Определение

Реквизиты документов - это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде.

Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.

Рассмотрим важнейшие реквизиты документов, определяемые указанным государственным стандартом.

Основные реквизиты по ГОСТ: герб РФ

Многие официальные документы должны включать герб России. Данный государственный символ может быть представлен в трех разновидностях: как многоцветный на геральдическом щите, как одноцветный - с аналогичным элементом или без него. Многоцветный герб РФ должен размещаться на документах, содержащих положения федеральных конституционных законов и ФЗ, нормативных актов, издаваемых Президентом, Правительством, Федеральным Собранием.

Одноцветный герб РФ без геральдического щита должен размещаться на документах, которые издаются:

• Межведомственной комиссией по государственной тайне;
• федеральными судами;
• прокуратурой;
• Следственным комитетом и иными органами аналогичного профиля.

Герб РФ используется в качестве элемента в письмах и иных документах.

Герб субъекта РФ и муниципальных образований

В состав реквизитов документов, принимаемых в субъектах РФ, включается собственный герб региона. Правила его размещения регламентируются нормативными актами, принимаемыми в конкретном субъекте. Также на уровне региона могут утверждаться правила размещения герба РФ на тех или иных бумагах. Реквизиты документов, издаваемых на уровне муниципальных территорий, в свою очередь, могут содержать герб города и иного населенного пункта или муниципального образования. Правила размещения данного реквизита устанавливаются нормативными актами, принимаемыми органами местной власти.

Товарный знак

Оформление реквизитов документов в организациях может предполагать использование эмблемы или товарного знака. Размещаются такие элементы в соответствии с положениями устава компаний. При этом эмблема не размещается на документах одновременно с гербом РФ, субъекта РФ или муниципального образования. В качестве товарных знаков могут выступать слова и изображения. Цвет соответствующего реквизита может быть любым.

Код организации

В соответствии с Общероссийским классификатором предприятий реквизитом документа также может быть код организации. Данная информация обычно выполняет справочную функцию. Основной документ, в структуре которого присутствует код организации, - письмо.

ОГРН

В большинстве случаев реквизиты первичных документов организации требуют включения в свою структуру ОГРН. В письмах данный элемент указывается как часть справочных сведений об организации. Также ОГРН используется при выпуске фирменных бланков компании. Для предпринимателей существует похожий реквизит - ОГРН ИП. Он используется в основном в тех же целях, что и соответствующий элемент в документообороте с участием юридических лиц.

ИНН и КПП

Данные реквизиты, наряду с ОГРН, чаще всего используются в первичной документации, а также в бланках писем, составляемых сотрудниками организации. КПП - элемент, свойственный для юридических лиц. Индивидуальные предприниматели подобный реквизит не используют.

Код формы документа

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в структуре реквизитов различных источников должен присутствовать код формы. Данный элемент главным образом задействуется для оптимизации темпов передачи файлов по электронным каналам.

Название фирмы

Обязательные реквизиты документа включают такой элемент, как название организации. Важно, чтобы оно соответствовало тому, что указано в учредительных документах фирмы. На бланках обязательно указывать полное наименование компании. Сокращенное можно располагать рядом (под ним или за ним).

Справочные сведения

Следующий элемент реквизитов документов - справочные данные о фирме. Их структура предполагает включение почтового адреса, телефонов и иных сведений, которые компания посчитает нужным разместить. Также, как правило, проставляются код организации, ОГРН, ИНН и КПП.

Название вида документа

Документ должен быть корректным образом классифицирован по виду. Соответствующее наименование вида фиксируется в уставе фирмы. Также оно должно соответствовать критериям, включенным в ОКУД. Обычно рассматриваемый элемент фиксируется в бланках. Для писем данный реквизит (наименование документа) не характерен. Пишется прописными буквами.

Дата документа

Следующий важный реквизит - дата документа. Он должен отражать время создания соответствующего источника или же, например, подписания его. Дата проставляется человеком, который имеет полномочия, связанные с подписанием документа, или же внутренней службой организации, ответственной за обмен соответствующими источниками. В некоторых случаях дату может проставлять составитель документа.

Регистрационный номер

Регистрационный номер (индекс) - реквизит, который фиксируется для облегчения классификации источника во внутренних реестрах и архивах организации, а также как идентификатор в процессе документооборота с другими фирмами. Правила проставления соответствующего реквизита отражаются в распорядительных источниках, утверждаемых компанией.

Также в ряде случаев рассматриваемый элемент может быть дополнен ссылкой, которая включает в себя, собственно, регистрационный номер, а также дату документа, требующего ответа. То есть данный реквизит часто используется в письмах, которые составляются в ответ на обращения в фирму.

Место составления

В ряде случаев может указываться место составления того или иного документа. Например, если определить его на основе других реквизитов сложно. Но если место составления уже указано в других элементах документа, то соответствующий реквизит включать в структуру источника не обязательно.

Адресат

Следующий значимый реквизит - адресат. Он указывается, если есть необходимость направить документ в конкретное структурное подразделение фирмы, с которой ведется переписка. Также адресатом может быть должностное лицо или гражданин в статусе физлица.

Гриф утверждения

Может потребоваться использование грифа утверждения источника. Данный реквизит может придавать документу нормативный характер. Например, директор компании может использовать гриф типа «утверждаю», после чего положения в источнике приобретут характер обязательных для исполнения сотрудниками компании.

Резолюция

Другой интересный реквизит - резолюция. Он задействуется, если должностное лицо, например директор компании, желает озвучить решение, принятое по существу информации в документе. Данный реквизит содержит также Ф.И.О, содержание распоряжения, срок, к которому оно должно быть выполнено, подпись, дату. Могут указываться исполнители поручения.

Заголовок

В некоторых документах используется заголовок. Его предназначение - изложение краткой сути сведений, присутствующих в источнике. По смыслу он должен коррелировать с наименованием документа. Пример заголовка: «Приказ о формировании аттестационной комиссии».

Отметка о контроле

В ряде случаев документ требует такого реквизита, как отметка о контроле. Данный элемент свидетельствует о том, что источник принят компетентной структурой в фирме и по нему ведется работа. Обычно данный реквизит выглядит в виде штампа со словом «контроль».

Текст документа

Вероятно, ключевой реквизит документа. Он отражает суть информации, передаваемой посредством бумажного носителя. В общем случае он составляется на русском языке или том, который имеет статус официального в субъекте РФ. Текст может включать таблицы, различные элементы форматирования.

Структура текста обычно представлена в виде двух частей: в первой отражаются причины и цели отправки документа, во второй - основная идея обращения, просьба, рекомендация и т. д. В некоторых случаях допустимо использовать только вторую часть структуры соответствующего реквизита.

Отметка о приложении

Бывает так, что в тексте документа проблематично отобразить все необходимые данные. В этом случае источник может быть дополнен приложениями. Этот факт должен отображаться на документе посредством соответствующего реквизита. Каким образом отметка, о которой идет речь, может быть включена в структуру источника? Как правило, пишут: «Приложение на таком-то количестве листов в таком-то объеме экземпляров». В некоторых случаях может возникнуть необходимость в указании наименования документа, содержащего приложение.

Подпись

Важнейшие виды реквизитов документов включают такой элемент, как подпись. Ее ставит должностное лицо, фиксируя тем самым достоверность информации, содержащейся в источнике. И это не просто автограф - подпись как самостоятельный реквизит должна содержать название должности человека, который подписывает документ, а также расшифровку.

Гриф согласования

Требования к реквизитам документов, устанавливаемые в некоторых организациях, предполагают наличие грифа согласования. Он используется в тех случаях, когда нужно зафиксировать тот факт, что информация в источнике одобрена компетентным лицом или структурой в фирме.

Гриф должен включать слово «согласовано», а также сведения о должности лица, которое одобряет соответствующую информацию, его подпись и расшифровку. Ключевой признак грифа согласования - использование при документообороте с участием нескольких организаций.

Виза согласования

Достаточно близким к грифу элементом можно назвать визу согласования. Ее ключевой признак - используется только внутри организации. При этом виза может быть проставлена несколько раз по мере последовательной проверки документа теми или иными отделами.

Печать

Практически всегда реквизиты платежных документов, а также иных видов первичных источников требуют от организаций проставления печати. В РФ она, как правило, чернильная. В структуре печати обычно содержится информация о фирме - название, ОГРН, ИНН и иные реквизиты.

Оформление документов: нюансы

Мы определили, что реквизиты документов - это важнейший критерий организации корректных процедур взаимодействия фирмы с партнерами, государственными органами, а также осуществления внутрикорпоративных коммуникаций. Какие можно отметить нюансы, характерные для практического осуществления документооборота в российских фирмах?

Можно отметить, что проставление всех предусмотренных ГОСТом реквизитов - редкое явление. Каждый документ требует использования соответствующего набора элементов. Например, что касается официальных писем, то в них чаще всего используются такие реквизиты, как герб РФ, субъекта федерации, города или же эмблема фирмы, код предприятия, ОГРН, ИНН, КПП, а также название организации.

Наименование вида документа на письмах обычно не ставится. В то время как, например, такие виды источников, как приказ, акт, докладная записка или решение, должны содержать в своей структуре соответствующий элемент. В письмах необходимо указывать полное наименование компании, в которую отправляется документ, а если есть предусмотренное официальными источниками сокращенное название, его также следует указывать (писать в скобках после полного наименования).

Есть несколько корректных методов сокращения названий организаций: по первым буквам (то есть получается аббревиатура наподобие НИИ), по начальным слогам (например, может получиться "Уралмаш") или же иным способом, утвержденным в официальных документах фирмы-адресата.

Другие важные реквизиты документов - это почтовый адрес, а также номера телефонов, факсов. Также в официальных письмах обычно указываются банковские реквизиты организации. Другой важнейший элемент соответствующего документа - дата, которая отражает момент его подписания. Затем официальная бумага подписывается, на ней ставится печать компании.

К общим реквизитам относятся все сведения о предприятии, по которым его деловые партнеры, а также любые другие юридические и физические лица могут идентифицировать его. К таким реквизитам относятся полное и сокращенное фирменное наименование, организационно-правовая форма, и, если есть, наименование вышестоящей организации.

Все банковские реквизиты имеют свою расшифровку, и каждая цифра в них имеет свое значение. Эту расшифровку можно узнать по специальным справочникам.

В общие сведения о предприятии включаются и сведения о государственной регистрации, подтверждающие легитимность данной компании. К этой группе сведений можно отнести дату государственной регистрации, номер свидетельства о государственной регистрации юридического лица, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и, при необходимости наименование того органа, где эта регистрация была осуществлена. Этим органом является территориальное подразделение государственной налоговой инспекции, где данное предприятие поставлено на учет.

Такой реквизит, как код ОГРН также должен указываться во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

И, конечно, еще одним важным реквизитом является юридический и фактический адрес предприятия, а также его контактные телефоны, адрес электронной почты и адрес сайта в интернете, если он имеется, должность, фамилия и инициалы руководителя.

Банковские реквизиты предприятия

В понятие «реквизиты предприятия» входят и реквизиты банковского счета, который должен быть открыт у любого юридического лица для осуществления безналичных финансовых операций, а также для зачисления и списания наличных денежных средств. В перечень банковских реквизитов, кроме наименования предприятия, входят:
- двадцатизначный номер расчетного счета;
- наименование банка с указанием его местоположения;
- БИК банка – уникальный девятизначный идентификационный код банка, который присваивается ему Центробанком;
- корреспондентский двадцатизначный счет – специальный счет, также присваиваемый Центральным банком.

Реквизиты предприятия указываются на его фирменном бланке и частично – на печати.

К банковским реквизитам относятся также идентификационный номер налогоплательщика – ИНН и коды КПП и ОКПО. КПП – девятизначный код постановки на учет, по коду ОКПО определяется вид деятельности, осуществляемый этой компанией.

На протяжении своей жизни мы очень часто оформляем различные документы. И сразу встает вопрос: «Как их правильно оформить?»

Это мы делаем когда:

• покупаем или продаем ;


• едем заграницу с детьми;


• оформляем ;


• поступаем ;


• решаем вопросы в суде;


• поступаем учиться;


• женимся, выходим замуж и т.д.

Кстати, показателем уровня нашей культуры является то, как мы оформляем свои документы, в каком состоянии находятся их оригиналы. Все перечисленные выше действия подразумевают сбор определенного пакета документов. В этот пакет в обязательном порядке во всех случаях входят следующие документы:

• паспорт;


• идентификационный код;


• свидетельство о рождении;


• право собственности на квартиру;


• медицинские справки;


• заявление;


• аттестаты;


• автобиография.

Прежде чем формировать пакет документов и приступать к сбору , необходимо уточнить в учреждениях, что именно нужно.

Собранные документы, чаще всего это различные справки, выданные разными учреждениями (больница, школа, загс, нотариус) на готовых бланках. А вот заявление вам придется самостоятельно.

Если заявление оформляется вручную, желательно написать его на стандартной бумаге А4 формата. Справа в углу написать адресат, к кому направлено ваше обращение и ваши данные:

• фамилия, имя, отчество;


• адрес;


• телефон.

Если пишите биографию, начинайте со своего имени, фамилии, отчества и описывайте самые значительные события своей жизни:

• год, число, месяц и место рождения;


• годы учебы в школе;


• дальнейшее обучение после школы;


• стаж работы;


• награды (если таковые имеются);


• семья, дети;


• общественная работа.

На компьютере документы набираются и распечатываются тоже на бумаге формата А4. Желательно использовать шрифт Times New Roman, размер шрифта– 12-14 пунктов, полуторный межстрочный интервал. Чтобы текст красиво смотрелся, лучше разместить его по всей ширине листа, установить «красную строку» в 1 см. Слева отступить 2,5 см, чтобы документ можно было подшить.

Если правильно и с творчеством подойти к оформлению документов, это не будет утомлять и раздражать. На общение с чиновниками можно вполне позитивно настроиться и получить от этого удовольствие.

Видео по теме

Раздел для адресов и реквизитов сторон - обязательная составная часть каждого договора, дополнительного соглашения и любого другого документа, регламентирующего деловые взаимоотношения контрагентов. Необходимо включать их также в выставляемые счета. От правильности заполнения реквизитов зависят взаиморасчеты сторон: из-за хотя бы одной неправильной буквы или цифры платеж просто не пройдет.

Вам понадобится

• - бумага;
• - компьютер;
• - доступ в интернет;
• - учредительные и банковские документы.

Инструкция

Начните заполнение раздела для адресов и реквизитов с наименования фирмы (или предпринимателя) или персональных данных физического лица. Название фирмы оптимально использовать полное и в скобках указывать сокращенное. Физическому лицу следует указать фамилию, имя и отчество.

Укажите после названия фирмы ее юридический адрес с индексом. Оговорка, что адрес является юридическим, необходима и при размещении фирмы по нему же. При наличии фактического адреса тот указывается ниже с соответствующей оговоркой. Физические лица сначала указывают паспортные данные: номер, серию, кем и когда выдан. Затем - адрес регистрации по месту жительству с индексом. При проживании по другому адресу тот указывается с пометкой, что это адрес фактического проживания.

Впишите ОГРН юридического лица или ИП. Он содержится в свидетельстве о государственной регистрации. Затем ИНН, который можно увидеть в свидетельстве о его присвоении. Физические лица указывают ИНН и номер свидетельство государственного пенсионного страхования.

Перечислите банковские реквизиты для перевода денег. Это номер расчетного счета, наименование банка, его адрес, ИНН, БИК и номер корреспондентского счета. Самый надежный источник реквизитов - сайт вашего банка, где для них предусмотрен специальный раздел. Во избежание ошибок лучше всего копировать всю необходимую информацию оттуда и вставить в электронную версию договора. Расчетный счет также лучше скопировать из интернет-банкинга или Банк-клиента. Это позволит свести на нет вероятность ошибок и избавит от проблем и получателя денег, и бухгалтерию плательщика.

Источники:

• как оформлять документы реквизиты

Юридические лица – предприятия, организации, разного рода учреждения и банки в ходе осуществления своей деятельности находятся в постоянном общении друг с другом. Деловое общение осуществляется посредством самых разных документов: писем, запросов, требований, платежных поручений и пр. Юридическую состоятельность таких документов подтверждают их реквизиты.

Какие бывают реквизиты

Реквизит – от латинского requisitum - «необходимое», это набор установленных стандартами для данного вида документов сведений и данных, без указания которых данный вид документов не будет иметь юридической силы и не может считаться основанием для совершения операций и сделок. Иными словами, как бы официально ни назывался документ, если он не имеет обязательных реквизитов, его можно считать просто бумажкой, на которую никто не обязан реагировать. Поэтому реквизиты в обязательном порядке указываются на любом документе.

Некоторые реквизиты указываются только на документах одного вида, а некоторые являются обязательными для любого делового документа. К последним относятся: название организации, дата составления документа и его наименование. В названии организации необходимо указывать его краткое и полное наименование в соответствии с учредительными документами, организационно-правовую форму. Дата составления документа указывается как в цифровой, так и в словесно-цифровой форме. Наименование документа указывается во всех случаях, исключение составляет только деловое письмо.

Кроме обязательных, используются бухгалтерские, банковские специальные реквизиты, установленные для какого-то одного вида документов. На документах бухгалтерского учета указываются: наименование и адрес предприятия; его банковские реквизиты; указание сторон сделки-участников хозяйственной операции; ее наименование, содержание и основание; стоимость сделки в денежном или натуральном выражении.

К банковским относится: номер расчетного счета предприятия; наименование банка, в котором оно обслуживается, и его адрес; код банка – БИК и его корреспондентский счет. В банковских реквизитах также должен быть указан ИНН предприятия и банка, коды КПП и ОКПО.

Размещение реквизитов в документе

Для каждого реквизита в разных видах документов предусмотрено свое поле для размещения. Состав реквизитов и требования к их оформлению в каждом случае устанавливаются стандартами. Реквизиты, состоящие и нескольких строчек, печатаются с одним межстрочным интервалом. Между собой реквизиты отделяют двумя-тремя межстрочными интервалами.

Это же относится и к бланкам документов, для которых предусматриваются и специальные требования к их изготовлению, учету и хранению, особенно к тем, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации, а также гербы субъектов РФ. Это мера необходима, поскольку указанные на бланках реквизиты делают их документом, имеющим юридическую силу, чем могут воспользоваться мошенники.