Решение принятое на собрании работников. Протокол собрания трудового коллектива. Образец документа и основные нюансы оформления. Образец протокола общего собрания трудового коллектива

ПАМЯТКА ПО ОРГАНИЗАЦИИ СОБРАНИЯ РАБОТНИКОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ УНИВЕРСИТЕТА

Общие положения

Конференция работников университета проводится на основании пункта 2.2. Коллективного договора и решения Комиссии по ведению коллективных переговоров ПГНИУ (протокол №16 от 01.01.2001 г.).

Норма представительства на конференцию работников ПГНИУ устанавливается в количестве один делегат от 10 работников (с учетом совместителей). Информация о численности работников подразделений предоставляется Отделом кадров ПГНИУ. Количество делегатов от каждого из структурных подразделений, в соответствии с нормами представительства, определяется проректорами или руководителями укрупненных структурных подразделений (начальниками управлений, деканами факультетов, директорами обособленных структурных подразделений и др.).

Ответственность за организацию собраний возлагается на руководителей подразделений и председателей профсоюзных бюро.

Избрание делегатов на конференцию работников ПГНИУ осуществляется в следующем порядке:

· От работников факультетов – на собраниях работников структурных подразделений факультетов;

· От работников общеуниверситетских кафедр – на собраниях работников кафедр;

· От работников библиотеки, АУА, АХЧ, ЕНИ – на собраниях работников отделов, лабораторий (в случае малочисленности подразделений возможно проведение совместных собраний);

· От работников профилактория, Березниковского филиала ПГНИУ, Учебно-научной базы «Предуралье», Камской биостанции, Троицкого учебно-опытного лесного хозяйства – на собраниях работников подразделений.

Подготовка к собранию

1. Определяется дата и место проведения собрания.

2. Информируются сотрудники о проводимом собрании. В объявлении необходимо указать дату, время и место проведения собрания, повестку дня («Об избрании делегатов на конференцию работников университета»). Размещение информации производится на видных местах не менее чем за три рабочих дня до даты проведения собрания.

3. Формирование состава оргкомитета собрания (рекомендуется в состав оргкомитета включить руководителя подразделения либо его заместителя и председателя профбюро), кандидатур для включения в руководящие органы собрания (председателя, секретаря).

Проведение собрания

1. Представителями оргкомитета проводится регистрация присутствующих на собрании работников, определение кворума. Для регистрации используются списки работников подразделения, предоставленные Отделом кадров ПГНИУ. Собрание правомочно, если на нем присутствуют более половины работников подразделения (в случае проведения совместных собраний – свыше половины суммарного количества работников подразделений, в которых проводится совместное собрание). В случае присутствия на собрании приглашенных (не являющихся работниками данного подразделения), они также регистрируются, но при определении кворума не учитываются.

2. Представитель оргкомитета открывает собрание, сообщает о кворуме, приглашенных и ставит на голосование вопрос о начале собрания.

3. Представитель оргкомитета предлагает избрать руководящие органы собрания (председателя, секретаря). После голосования собрание ведет избранный председатель.

4. Председатель собрания предлагает утвердить голосованием повестку дня собрания («Об избрании делегатов на конференцию работников университета») и регламент работы собрания (время на выступление докладчиков, порядок проведения обсуждения вопросов).

5. Председатель собрания (докладчик) выступает по утвержденной повестке дня, сообщает о количестве делегатов, которых необходимо избрать в соответствии с утвержденной нормой представительства. При наличии других выступающих называется его фамилия, имя, отчество, должность и название структурного подразделения, в котором он работает (при проведении совместных собраний).

6. Присутствующие на собрании выдвигают кандидатуры в делегаты конференции работников ПГНИУ. Количество выдвинутых кандидатур может превышать число делегатов, которых необходимо избрать в соответствии с утвержденной нормой представительства.

7. Выдвинутые кандидаты в делегаты отвечают на вопросы присутствующих (при необходимости).

8. Председатель собрания оглашает список выдвинутых кандидатов и предлагает определить порядок голосования (тайное или открытое, индивидуально или списком). В случае, когда количество выдвинутых кандидатур превышает число делегатов, которых необходимо избрать в соответствии с утвержденной нормой представительства голосование должно проводиться индивидуально по каждой кандидатуре.

9. Производится голосование за кандидатуры делегатов в соответствии с утвержденным ранее регламентом. Кандидатура считается утвержденной в том случае, если за нее проголосовало более половины от числа присутствующих на собрании участников (исключая приглашенных). В том случае, если количество кандидатур, за которые проголосовало более половины от числа присутствующих, превышает размер установленной нормы представительства делегатов от подразделения, собрание принимает решение о дальнейших действиях (возможные варианты: повторное голосование или утверждение кандидатов, набравших наибольшее число голосов). В соответствии с избранной процедурой определяется окончательный список делегатов.

10. Председатель собрания оглашает окончательный список избранных делегатов на конференцию работников ПГНИУ, который вносится в постановление собрания.

11. Председатель собрания объявляет о закрытии собрания.

Оформление протокола и выписки из решения собрания

Оформление протокола и выписки из решения собрания производится секретарем, избранным на собрании. При оформлении указанных документов рекомендуется использовать примерные образцы (см. приложение 1 и 2 к настоящей Памятке).

Подготовка общего списка делегатов конференции работников ПГНИУ

Протокол и выписка из решения собрания подписывается председателем и секретарем собрания и передается курирующему проректору или руководителю укрупненных структурных подразделений (декану факультета, начальнику управления и др.).

Проректоры или руководители укрупненных структурных подразделений контролируют соблюдение установленных норм представительства и готовят общий список делегатов на конференцию работников ПГНИУ.

Общие списки делегатов от факультетов и иных структурных подразделений университета за подписью руководителя и председателя профбюро передаются в профсоюзный комитет работников университета.

Профсоюзный комитет работников университета готовит общий список делегатов конференции работников университета, который подписывается ректором ПГНИУ и председателем профкома работников университета.

Приложение 1

Примерный образец протокола проведения собрания (объединенного собрания)

ПРОТОКОЛ

собрания работников (

Пермского государственного национального исследовательского университета

Всего работников ____ чел.

(представитель оргкомитета ): Собрание проводится при присутствии на нем более 50% работников подразделения. На собрании кворум имеется. Предлагается открыть собрание, избрать председателя и секретаря собрания.

Председатель объявляет повестку дня.

1. Об избрании делегатов на конференцию работников ПГНИУ.

СЛУШАЛИ: (докладчика) Об избрании делегатов на конференцию работников ПГНИУ, которая проводится в соответствии с пунктом 2.2. Коллективного договора и решением Комиссии по ведению коллективных переговоров от 01.01.01 г. Конференция проводится 1 февраля 2012 г. В повестку дня внесены два вопроса: 1. Об итогах выполнения коллективного договора за 2011 г. 2. О коллективном договоре на период гг.

В соответствии с нормой представительства, утвержденной Комиссией по ведению коллективных переговоров и подписанной со стороны работодателя ректором университета, со стороны работников – и. о. председателя профсоюзной организации работников в количестве 1 делегат от 10 работников (включая совместителей) необходимо избрать ____ делегатов. Предлагается выдвигать кандидатуры.

_______________ (председатель собрания): Собранием выдвинуты следующие кандидатуры делегатов работников университета:

«За» ____ чел.

«Против»____ чел.

«Воздержались» ____ чел.

«За» ____ чел.

«Против»____ чел.

«Воздержались» ____ чел.

«За» ____ чел.

«Против»____ чел.

«Воздержались» ____ чел.

ПОСТАНОВИЛИ: Делегатами на конференцию работников Пермского государственного национального исследовательского университета 1 февраля 2012 г. избрать:

1. __________________________ (фамилия, и. о., должность)

2. __________________________ (фамилия, и. о., должность)

Приложение 2

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

из протокола собрания работников ((наименование структурного(ых) подразделения(ий))

от «____» января 2012 г.

Всего работников ____ чел.

Присутствуют на собрании работников ____ чел.

1. __________________________ (фамилия, и. о., должность)

2. __________________________ (фамилия, и. о., должность)

Председатель собрания ____________________ (Ф. И.О., подпись)

Секретарь собрания ____________________ (Ф. И.О., подпись).

Уважаемая Ольга!

Ответ на Ваш вопрос дает Трудовой Кодекс РФ. Читайте и наслаждайтесь:

Статья 9. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в договорном порядке

В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров.

Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не подлежат применению.

Статья 40. Коллективный договор

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.

При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий.

Неурегулированные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами.

Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.

Для проведения коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации работодатель наделяет необходимыми полномочиями руководителя этого подразделения или иное лицо в соответствии с частью первой статьи 33 настоящего Кодекса. При этом правом представлять интересы работников наделяется представитель работников этого подразделения, определяемый в соответствии с правилами, предусмотренными для ведения коллективных переговоров в организации в целом (части вторая - пятая статьи 37 настоящего Кодекса).

Статья 43. Действие коллективного договора

Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.

Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет.

Действие коллективного договора распространяется на всех работников организации, индивидуального предпринимателя, а действие коллективного договора, заключенного в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, - на всех работников соответствующего подразделения.

Коллективный договор сохраняет свое действие в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации.

При смене формы собственности организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение трех месяцев со дня перехода прав собственности.

При реорганизации организации в форме слияния, присоединения, разделения, выделения коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока реорганизации.

При реорганизации или смене формы собственности организации любая из сторон имеет право направить другой стороне предложения о заключении нового коллективного договора или продлении действия прежнего на срок до трех лет.

При ликвидации организации коллективный договор сохраняет свое действие в течение всего срока проведения ликвидации.

Статья 44. Изменение и дополнение коллективного договора

Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном настоящим Кодексом для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов .

Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Согласно пункту 2 Постановления Пленума ВС РФ N 2:

"учитывая, что статья 46 Конституции Российской Федерации гарантирует каждому право на судебную защиту и Кодекс не содержит положений об обязательности предварительного внесудебного порядка разрешения трудового спора комиссией по трудовым спорам, лицо, считающее, что его права нарушены, по собственному усмотрению выбирает способ разрешения индивидуального трудового спора и вправе либо первоначально обратиться в комиссию по трудовым спорам (кроме дел, которые рассматриваются непосредственно судом), а в случае несогласия с ее решением - в суд в десятидневный срок со дня вручения ему копии решения комиссии, либо сразу обратиться в суд (статья 382, часть вторая статьи 390, статья 391 ТК РФ)".

Комиссия по трудовым спорам - это специализированный орган социального партнерства по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

"Комиссия по трудовым спорам является органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров, за исключением споров, по которым настоящим Кодексом и иными федеральными законами установлен другой порядок их рассмотрения.

Индивидуальный трудовой спор рассматривается комиссией по трудовым спорам, если работник самостоятельно или с участием своего представителя не урегулировал разногласия при непосредственных переговорах с работодателем"

(статья 385 ТК РФ).

Комиссия по рассмотрению трудовых споров (КТС) - это достаточно эффективный орган по рассмотрению трудовых споров в системе специализированных в данной области юрисдикционных органов, так как КТС - это постоянно действующий или временно образуемый орган, находящийся при организации, что очень важно, ведь на практике вследствие этого сокращаются сроки рассмотрения спора, более мобильно собираются доказательства. Если одна из сторон не согласна с решением КТС или разногласие между сторонами не урегулировано, то следующим органом, в который переносится спор, становится суд.

В соответствии с новой редакцией статьи 384 ТК РФ:

"Комиссии по трудовым спорам образуются по инициативе работников (представительного органа работников) и (или) работодателя (организации, индивидуального предпринимателя) из равного числа представителей работников и работодателя. Работодатель и представительный орган работников, получившие предложение в письменной форме о создании комиссии по трудовым спорам, обязаны в десятидневный срок направить в комиссию своих представителей.

Представители работодателя в комиссию по трудовым спорам назначаются руководителем организации, работодателем - индивидуальным предпринимателем. Представители работников в комиссию по трудовым спорам избираются общим собранием (конференцией) работников или делегируются представительным органом работников с последующим утверждением на общем собрании (конференции) работников".

Обратите внимание!

Теперь установлен четкий срок: работодатель и представительный орган работников, получившие предложение в письменной форме о создании комиссии по трудовым спорам, обязаны в десятидневный срок направить в комиссию своих представителей.

Немаловажным представляется тот факт, что по решению общего собрания работников комиссии по трудовым спорам могут быть образованы и в структурных подразделениях организации. Эти комиссии образуются и действуют на тех же основаниях, что и комиссии по трудовым спорам организации. В комиссиях по трудовым спорам структурных подразделений организаций могут рассматриваться индивидуальные трудовые споры в пределах полномочий этих подразделений (статья 384 ТК РФ (Приложение N 7)). В случае если одна из сторон спора не согласна с решением КТС структурного подразделения организации, то спор переходит на рассмотрение в суд, а не в КТС организации.

"Комиссия по трудовым спорам имеет свою печать. Организационно-техническое обеспечение деятельности комиссии по трудовым спорам осуществляется работодателем.

Комиссия по трудовым спорам избирает из своего состава председателя, заместителя председателя и секретаря комиссии"

(статья 384 ТК РФ).

На практике сформировались следующие категории индивидуальных трудовых споров, рассматриваемые в комиссиях по трудовым спорам:

Споры по условиям труда;

Споры об изменении обязательных (существенных) условий трудового договора;

Споры, связанные с бригадной формой организации труда;

Споры по вопросам заработной платы;

Споры по вопросам премирования;

Споры, связанные с удержанием из заработной платы;

Споры об оплате труда в условиях, отклоненных от норм;

Споры, касающиеся гарантийных и компенсационных выплат;

Споры, касающиеся трудовой дисциплины;

Споры о снятии дисциплинарных взысканий;

Споры об отстранении от работы;

Споры о внесении записей в трудовую книжку;

Споры о выдаче трудовой книжки и оплате времени ее задержки;

Споры, касающиеся рабочего времени и времени отдыха;

Споры, касающиеся охраны жизни и здоровья работников.

Исходя из смысла статьи 391 ТК РФ (Приложение N 7), в КТС не могут быть рассмотрены следующие категории индивидуальных трудовых споров, которые рассматриваются только в суде:

О восстановлении на работе независимо от оснований прекращения трудового договора;

Об изменении даты и формулировки причины увольнения;

О переводе на другую работу;

Об оплате за время вынужденного прогула либо о выплате разницы в заработной плате за время выполнения нижеоплачиваемой работы;

О неправомерных действиях (бездействии) работодателя при обработке и защите персональных данных работника;

О возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, если иное не предусмотрено федеральными законами;

Об отказе в приеме на работу;

Лиц, работающих по трудовому договору у работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, и работников религиозных организаций;

Лиц, считающих, что они подверглись дискриминации.

Согласно статье 386 ТК РФ (Приложение N 7) работник может обратиться в комиссию по трудовым спорам в трехмесячный срок со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а в случае пропуска установленного срока комиссия по трудовым спорам может его восстановить и разрешить спор по существу, если признает причины пропуска срока уважительными. Бремя доказывания уважительности таких причин возлагается на работника. Если работник не доказал, что причины пропуска трехмесячного срока уважительны, то КТС отказывает работнику в рассмотрении спора, что не препятствует работнику обратиться в суд за защитой своего права.

О форме заявления, подаваемого на рассмотрение в КТС, в законе ничего не сказано, предполагается, что она должна быть письменной, заявление составляется в свободной форме с обязательным формулированием всех требований, предъявляемых к другой стороне. По аналогии со статьей 131 ГПК РФ (Приложение N 6) в заявлении можно указать:

Адрес, куда подается заявление;

Фамилию, имя, отчество заявителя;

Место работы с обязательным указанием структурного подразделения;

Профессия, должность заявителя;

В чем заключается нарушение права, кто, когда, при каких условиях нарушил право, лишил возможности исполнить соответствующую обязанность;

Доказательства, подтверждающие нарушение права (доказательства, которые работник просит собрать КТС);

Какое решение работник ждет от КТС.

В соответствии со статьей 387 ТК РФ (Приложение N 7) заявление работника, поступившее в комиссию по трудовым спорам, подлежит обязательной регистрации указанной комиссией. На практике поступающие в КТС заявления регистрируются в журнале учета заявлений, который содержит такие примерные графы:

Дата принятия заявления, Ф. И.О. заявителя:

Дата рассмотрения трудового спора;

Суть вынесенного решения;

Дата выдачи работнику копии решения КТС.

На практике, получив заявление, КТС собирается на предварительное заседание, на котором решаются вопросы, касающиеся правомочности состава комиссии, не пропущен ли срок обращения за разрешением спора, кого стороны спора желают пригласить в качестве свидетелей, экспертов, назначается дата рассмотрения спора.

КТС рассматривает индивидуальный трудовой спор в течение десяти календарных дней со дня подачи работником заявления. Этот срок императивный и продлению не подлежит.

Председатель комиссии объявляет, какие свидетели, эксперты явились, если они были допрошены ранее, то КТС может вызвать их повторно. Спор рассматривается в присутствии работника, подавшего заявление, или уполномоченного им представителя. В качестве представителя может выступать представитель профсоюзного органа, адвокат либо другое уполномоченное работником лицо. Допускается рассмотрение спора в отсутствие работника или его представителя, но лишь по письменному заявлению работника. В случае если отсутствует такого рода заявление и работник или его представитель на заседание КТС не явились, то рассмотрение трудового спора, соответственно, откладывается. При вторичной неявке КТС может вынести решение о снятии вопроса с рассмотрения, что не лишает работника права подать заявление о рассмотрении трудового спора повторно в пределах трехмесячного срока. КТС выслушивает заявителя, ему также могут быть заданы определенные вопросы.

"Комиссия по трудовым спорам имеет право вызывать на заседание свидетелей, приглашать специалистов. По требованию комиссии работодатель (его представители) обязан в установленный комиссией срок представлять ей необходимые документы.

Заседание комиссии по трудовым спорам считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины членов, представляющих работников, и не менее половины членов, представляющих работодателя.

На заседании комиссии по трудовым спорам ведется протокол, который подписывается председателем комиссии или его заместителем и заверяется печатью комиссии"

(статья 387 ТК РФ).

Статья 388 ТК РФ регламентирует порядок принятия решения комиссией по трудовым спорам:

"Комиссия по трудовым спорам принимает решение тайным голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии.

В решении комиссии по трудовым спорам указываются:

Наименование организации либо фамилия, имя, отчество работодателя - индивидуального предпринимателя, а в случае, когда индивидуальный трудовой спор рассматривается комиссией по трудовым спорам структурного подразделения организации, - наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество, должность, профессия или специальность обратившегося в комиссию работника;

Даты обращения в комиссию и рассмотрения спора, существо спора;

Фамилии, имена, отчества членов комиссии и других лиц, присутствовавших на заседании;

Копии решения комиссии по трудовым спорам, подписанные председателем комиссии или его заместителем и заверенные печатью комиссии, вручаются работнику и работодателю или их представителям в течение трех дней со дня принятия решения".

По результатам рассмотрения спора КТС выносит мотивированное решение, в котором либо удовлетворяет требования заявителя, либо отказывает в их удовлетворении, указываются обязательства, возлагаемые на работодателя, в случае если решение вынесено не в его пользу.

Следует добавить, что решение КТС должно содержать ссылки на юридические нормы, должно быть конкретизированным, не допускать различного толкования, реквизиты решения КТС, названные в статье 388 ТК РФ (Приложение N 7), являются обязательными, в нем указываются результаты тайного голосования, если требования работника удовлетворяются, то какие действия должен совершить работодатель.

Многие вопросы организации и деятельности КТС, вопросы, касающиеся вынесения решений, законодательно не регламентированы. В научной литературе высказываются мнения относительно принятия Трудового процессуального кодекса, но на сегодняшний день во многих этих вопросах можно ориентироваться на ГПК РФ (Приложение N 6), а именно на общий порядок рассмотрения и разрешения гражданских дел.

К протоколу заседания КТС участники могут делать свои замечания.

Решение КТС может быть обжаловано в течение десяти дней. Моментом отсчета является выдача копии решения КТС, которая выдается работнику в течение трех дней с момента рассмотрения спора.

По истечении десяти дней, предусмотренных для обжалования, работодателю дается три дня на добровольное исполнение решения КТС. Если работодатель добровольно не исполняет решение КТС, то КТС выдает работнику удостоверение, имеющее силу исполнительного листа, и тогда решение, принятое по трудовому спору, переходит в стадию исполнительного производства.

Обратите внимание!

Федеральным законом N 90-ФЗ (Приложение N 15) установлен срок действия такого исполнительного документа, как удостоверение комиссии по трудовым спорам.

"Работник может обратиться за удостоверением в течение одного месяца со дня принятия решения комиссией по трудовым спорам. В случае пропуска работником указанного срока по уважительным причинам комиссия по трудовым спорам может восстановить этот срок. Удостоверение не выдается, если работник или работодатель обратился в установленный срок с заявлением о перенесении трудового спора в суд"

(пункт 2 статьи 389 ТК РФ).

Удостоверение КТС заверяется печатью и подписывается членами комиссии и председателем. Далее удостоверение предъявляется работником в службу судебных приставов по месту нахождения организации-работодателя.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21 июля 1997 года N 119-ФЗ "Об исполнительном производстве" (далее - Закон об исполнительном производстве (Приложение N 21)) судебный пристав-исполнитель в трехдневный срок со дня поступления к нему исполнительного документа выносит постановление о возбуждении исполнительного производства, в котором устанавливает срок для добровольного исполнения содержащихся в исполнительном документе требований, который не может превышать пять дней со дня возбуждения исполнительного производства, и уведомляет должника о принудительном исполнении указанных требований по истечении установленного срока.

"На основании удостоверения, выданного комиссией по трудовым спорам и предъявленного не позднее трехмесячного срока со дня его получения, судебный пристав приводит решение комиссии по трудовым спорам в исполнение в принудительном порядке.

В случае пропуска работником установленного трехмесячного срока по уважительным причинам комиссия по трудовым спорам, выдавшая удостоверение, может восстановить этот срок"

(статья 389 ТК РФ).

Следует отметить, что удостоверение как исполнительный документ должно соответствовать обязательным требованиям, установленным в статье 8 Закона об исполнительном производстве:

"наименование суда или другого органа, выдавшего исполнительный документ;

Дело или материалы, по которым выдан исполнительный документ, и их номера;

Дата принятия судебного акта или акта другого органа, подлежащего исполнению;

Наименования взыскателя-организации и должника-организации, их адреса, фамилия, имя, отчество взыскателя-гражданина и должника-гражданина, их место жительства, дата и место рождения должника-гражданина и место его работы;

Резолютивная часть судебного акта или акта другого органа;

Дата вступления в силу судебного акта или акта другого органа;

Дата выдачи исполнительного документа и срок предъявления его к исполнению".

Нарушение требований, предъявляемых к исполнительному документу, может повлечь за собой такое неблагоприятное последствие, как возвращение исполнительного документа в трехдневный срок со дня его поступления.

"В постановлении о возвращении исполнительного документа указывается, по какому основанию возвращается исполнительный документ, и устанавливается срок для устранения допущенных нарушений.

В случае устранения допущенных нарушений в установленный срок исполнительный документ считается поступившим в день первоначального поступления судебному приставу-исполнителю.

Постановление о возвращении исполнительного документа может быть обжаловано в соответствующий суд в 10-дневный срок"

(статья 10 Закона об исполнительном производстве).

Судебный порядок рассмотрения трудовых дел.
правовое регулирование. практика. документы
А.А. Бондаренко

Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

• Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

• Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой . Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

Приобретение новой поточной линии;

Технологическая подготовка производства;

Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

Материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

• Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания . Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
• Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня . Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
• Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании , если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

Представители организаций-партнеров.

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант - это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

Бейджи

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

Ф.И.О. участников;

Их должности;

Наименование организации, которую представляет каждый участник;

Населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

Логотип организации, которую представляет участник;

Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

Перерывы

Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, - тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

Временные рамки

Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Уточните у председателя регламент каждого выступления.

Запланируйте перерывы, если это необходимо.

Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет - придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Повестка дня с временными ограничениями

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ

Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов - различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

Выделяют следующие виды протоколов:

. Краткий протокол - документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

. Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.

Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол - единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Шаг 1: готовим рабочее место

Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:

. Выберите для себя место в зале , где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).

. Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки . Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

. Запаситесь канцелярскими принадлежностями . Возьмите с собой 2-3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

. Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы : часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.

Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.

Шаг 2: фиксируем ход совещания

Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.

Как вести черновые записи?

1. Подготовьте листы для черновика протокола - их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Черновик протокола совещания. Лист № 1

Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:

Лист № 2 : «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;

Лист № 3

Лист № 4 : «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;

Лист № 5 : … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 6 : «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;

Лист № 7 : … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 8 : «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;

Лист № 9 : … (заполняется в ходе совещания).

2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом - возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:

В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ» . На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты . Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.

4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:

Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе

Если вы не знаете, как грамотно подготовить совещание, эта статья поможет разобраться в этапах его организации.

Вы узнаете:

• Почему важна правильная организация совещания.
• Какие есть виды совещаний в организации.
• Как организовать подготовку к совещанию.
• Как вести протокол совещания работников организации.
• Как выходить из сложных ситуаций, возникающих в ходе совещания.
• Какие ошибки не стоит допускать при организации и проведении совещания.
• Как повысить эффективность проведения совещаний.

Почему важна правильная организация совещания

Служебные совещания следует использовать не в качестве разовых мероприятий, а как важнейший инструмент менеджмента.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Очень часто организационные вопросы смешивают с подготовкой к совещанию. Хотя в процессе организации вопросы решаются для совокупности совещаний, на более долгосрочную перспективу, полгода, год и т. д.

Часто организационным вопросам не уделяют нужного внимания. А ведь большинство проблем и недостатков совещаний появляются из-за непроработанных моментов на раннем этапе. Все потому, что руководителем было затрачено мало времени на правильную организацию дел.

Виды совещаний в организации

Через различные виды совещаний руководитель, управляющий фирмой или отделом, видящий в таких мероприятиях средства для взаимодействия с сотрудниками компании, должен найти правильные инструменты, чтобы организовать работу оптимально. Очень важно уметь делегировать полномочия. Так начальник снимет с себя лишние вопросы и поспособствует самоорганизации коллектива. Руководитель компании должен доверять проведение заседаний своим сотрудникам.

Совещания бывают нескольких форм. Это зависит от того, какие задачи необходимо решить. Основное требование к организатору подобного мероприятия - это выбор правильной формы.

1. Доклад.

Одна из самых удобных и популярных форм информирования - доклад. Удобен для обзора по основным моментам деятельности компании, часто используется отдельными работниками на первом или финальном этапе совещания.

Докладчик может освещать различный материал:

• объяснять причины провального проекта;
• подводить итоги завершающихся мероприятий;
• рассказывать о следующем проекте;
• знакомить коллег с новыми инструментами для дальнейшей работы;
• рассказывать о проблемах, возникших в проекте.

Требования, предъявляемые к материалу:

• важно соблюдать регламент (не более семи минут);
• для большей наглядности следует применять визуальный материал (таблицы и так далее).

Доклады выступающих, которые подготовились заранее (изучили весь необходимый материал), выглядят наиболее наглядно и презентабельно. Также автор должен быть готов к обсуждению деталей, критике и дополнительным вопросам.

2. Обмен мнениями.

Более сложным видом совещания является обмен мнениями. Весь процесс базируется на поиске решений, возникающих обсуждениях и обмене информацией. Время выступления ограничено 2-3 минутами. Следует тщательно готовиться к совещанию: надо изложить не только свою позицию, но и привести веские аргументы в ее защиту. Во время мероприятия каждый из участников в порядке очередности делится своим мнением. Это позволяет рассмотреть полную картину более четко.

3. Обсуждение.

Форма совещания, которая сочетает в себе доклад и обмен мнениями, - обсуждение. В нем участвуют лишь те сотрудники, у кого возникли конкретные вопросы. В то время как обмен мнениями требует, чтобы высказывались все участники совещания. Бывают ситуации, когда при обсуждении некоторых моментов нужно провести детальный разбор вопроса, тогда возникает дискуссия.

4. Мозговой штурм.

Мозговой штурм - это еще одна совместная форма нахождения решений вопросов. Основная цель этого метода - генерирование идей, любых, даже самых невероятных. Главный признак - хаотичность при поиске ответов на вопросы. Наиболее часто применяется творческими людьми. У данного метода много нюансов, связанных с проведением, но это не мешает использовать его и на деловых совещаниях. Важно создать комфортную атмосферу в момент поиска идей для решения поставленных задач. Такая форма проведения совещаний нуждается в серьезной подготовке и правильном завершении мероприятия, чтобы весь хаос мыслей привел к продуктивному решению вопросов.

5. Планерка.

Форма совещаний, на которых основной задачей является планирование и контроль за исполнением распоряжений, - это планерка. Основная особенность - регулярное проведение, жесткие требования и постоянный отчет начальству о сделанной работе. Организатор - руководитель компании или предприятия. Еще одна близкая к планерке форма - мотивационное совещание. Его главная задача - обеспечить психологический настрой сотрудников для более продуктивной работы. В момент проведения подобных совещаний описываются вопросы и раздаются роли. Очень часто такие мероприятия опираются на нематериальную мотивацию работников.

Подготовка и организация совещания: 4 основных этапа

От качества подготовки на 90 % зависит успех проведенного заседания. Предварительная проработка вопросов поможет улучшить и структурировать любое, даже очень короткое совещание.

Для подготовки идеального мероприятия нужно:

• определиться с целью совещания;
• установить форму проведения, место и время;
• определить количество участников;
• выявить основные вопросы для обсуждения.

Можно значительно упростить задачу при подготовке совещаний с помощью регламента, в котором структурированно и четко будет отражен весь порядок проведения мероприятия.

В том случае, когда подготовкой совещания занимаются два и более человека, в компании издается приказ. В нем четко приписан план организации мероприятия и состав рабочей группы.

Подготовка совещаний состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Четко сформированная повестка дня.

После того как была определена основная цель совещания, прописывается повестка дня. Очень важно, чтобы цель имела логическую завершенность, однозначное толкование и была четко сформулирована. Для более детального обсуждения вопросов в документ следует включать только самые основные моменты, чтобы не перегружать совещание. Но данный пункт выполняют, к сожалению, очень редко. Из-за этого в повестке дня много ненужных нюансов, что мешает более досконально подходить к решению главных вопросов. Руководствуйтесь принципом - лучше меньше, да лучше. От второстепенных тем старайтесь уйти.

Чаще всего повестку дня составляют в письменном (печатном) виде. Да, можно проводить совещания и без предварительного ее оформления, но в этом случае подлежащие обсуждению моменты должны быть оговорены в устной форме и донесены до участников мероприятия. Стоит отметить, что с вопросами, подготовленными заранее, гораздо легче работать. Каждый может сосредоточиться на более важных вещах, которые нужно сделать. Повестка дня - это план проведения совещания. Мероприятия, которые проходят без него, не имеют логической структуры и часто сводятся к банальному обсуждению вопросов общего характера. У участников нет возможности сосредоточиться на главных моментах. Частое явление: один из присутствующих срочно запрашивает информацию у своих сотрудников, а остальные вынуждены ждать, теряя при этом драгоценное время. Совещания, которые проводятся без четкого плана, не приводят к решению важных вопросов и не являются эффективными. Время тратится впустую.

Как лучше следует поставить вопросы для совещаний в повестке дня? Есть два совершенно противоположных варианта.

Позиция с первой точки зрения основана на том, что лучше расставлять вопросы в порядке их сложности и важности. Основные аргументы: сотрудники более активны в начале совещаний. Они полны энергии и легко концентрируются на сложных темах. Поэтому все самое важное нужно обсуждать в первые минуты мероприятия.

Вторая точка зрения утверждает, что для решения более сложных вопросов, которые требуют детальной проработки, лучше всего использовать время во второй трети собрания. Именно в этот момент физическая и умственная активность совещающихся находится на самом высоком уровне. В конце лучше решать самые простые и легкие дела, а в первые минуты мероприятия следует уделить внимание текущим проблемам.

Рекомендуется использовать второй вариант проведения совещаний, так как, начав с легких вопросов, вы задаете ритм ведения мероприятия. Это своеобразная разминка для сотрудников. Во время обсуждения простых вопросов они не устают и настраиваются на работу над более серьезными и важными проблемами. А в конце совещания, когда ослабевает внимание аудитории и основные пункты повестки пройдены, можно переходить к простым и интересным темам, не требующим напряжения и сосредоточенности. Последнюю треть мероприятия оставьте для организационных дел: обсуждения проведения корпоративных мероприятий, различных праздников или участия в выставках.

Наш мир динамичен и изменчив. Подготавливая информацию для совещания, углубленно изучив все детали и нюансы, можно несколько раз поменять план ведения мероприятия. Вопросы, которые казались актуальными несколько минут назад, переместятся на последнюю ступень. Утвержденную повестку не стоит рассматривать как нечто постоянное и незыблемое. Лучше всего в регламенте по проведению совещаний прописать пункт о корректировке повестки дня. Так будет гораздо проще подготавливать и осуществлять мероприятие.

Руководитель организации обязательно должен утвердить составленную повестку дня. Однако очень часто на практике применяют упрощенную форму. В ней отсутствует гриф утверждения. Существуют варианты, в которых ответственный исполнитель не должен расписываться. Это самые распространенные виды повесток.

В первой форме указаны сведения об участниках, месте и дате проведения совещания, имеется гриф утверждения, и она информативнее. Рекомендуется применять ее для наиболее важных мероприятий. А при проведении рабочих и оперативных совещаний после обсуждения с председателем повестку имеет право подписать и секретарь. Все нюансы заполнения повестки дня прописываются в регламенте (если в организации такой имеется).

Этап 2. Выбор участников совещания.

Определив цели и круг обсуждаемых вопросов совещания, переходим к согласованию кандидатур участников. Приглашать на заседание следует:

• сотрудников, которые выполняют решения совещания;
• специалистов, деятельность которых обязывает ознакомиться с информацией с данного мероприятия;
• работников, которые владеют знаниями в области вопросов, вынесенных на совещание, из-за своих служебных функций;
• сотрудников, имеющих решающее мнение.

Должны присутствовать специалисты с различными точками зрения, но вместе с этим им надо быть готовым к плодотворному сотрудничеству.

Именно число участников определяет продуктивность собрания. Психологи рекомендуют на внутреннем деловом совещании проводить обсуждение важных вопросов с группами людей от шести до девяти человек. С таким количеством легче работать. Люди не сливаются в массу, имеют свое мнение, из-за этого обеспечивается высокая продуктивность при обсуждении проблем. На практике совещания могут проводиться с большим или меньшим числом сотрудников. В каждом из подобных случаев есть свои плюсы и минусы.

В том случае если на совещание приглашено много людей (сотрудники других компаний, управляющие филиалов, дочерних организаций), тогда секретарем рассылаются извещения (приглашения) на мероприятие. В состав такого документа включены:

• обращения;
• просьбы о подтверждении участия в совещании;
• предложение присоединиться к заседанию;
• повестки дня;
• сведения о времени, месте и дате проведения.

Крупными учреждениями перед совещанием по всем вопросам составляется справка. В ней указана цель и причина выбранных для обсуждения тем. К справке может прилагаться проект, направленный на решение.

Когда на совещание приглашено много людей (чаще всего это касается государственных организаций), к повестке дня прикладывают их список. В частных компаниях участников подобных мероприятий и приглашенных просто указывают в повестке дня.

Сотрудники, которые отвечают за организацию заседания, готовят и рассылают извещения (приглашения).

Тип документа, полученный участником, зависит от вида мероприятия. Это может быть:

• повестка дня в той форме, которую применяют в организации;
• оформленное на фирменном бланке предприятия извещение (приглашение) о проведении совещания.

Для того чтобы участники могли подготовиться, повестку следует отправить за некоторое время до назначенной даты (от трех до пяти дней). Важно приложить к ней все вопросы, вынесенные на обсуждение. Это информационные данные, проекты докладов, презентации и т. д. Сопроводительную документацию можно рассылать позже (за один или два дня до начала мероприятия). Нужно учитывать объем документов, подлежащих ознакомлению, и количество оставшегося времени. Важно понимать, что если человек не сможет изучить весь материал, он не будет продуктивно работать в ходе совещания.

Организаторы мероприятия должны поддерживать обратную связь, а не просто выслать повестки дня (приглашения) участникам. Нужно уточнить все нюансы: возможность присутствия, необходимость наличия технических средств и т. д.

Этап 3. Подготавливаем для совещания документы.

При подготовке пакета документов используйте размер шрифта 12 и более. Важные фрагменты стоит выделить курсивом, подчеркиванием или цветом. Не нужно применять большое количество шрифтов при формировании документа, достаточно использовать один или два стиля. Самые распространенные - Times New Roman и Arial.

Нужно правильно оформить все материалы, которые будут отправлены участникам совещания. Чтобы человек хорошо и быстро ориентировался в документе, подберите стиль написания и оформления. Важно использовать заголовки и подзаголовки, применять нумерацию и списки. Продумайте, как будут выделены таблицы, схемы и рисунки.

Очень важно, чтобы выбранный вами стиль, логика структуры и оформления документа не нарушались. Соблюдайте все правила при формировании материала в целом. Небольшие отступления допустимы, но нежелательны.

При выступлении участник может обращаться к письменному докладу. Напомним, наиболее длинный деловой документ - это доклад. И для успешной карьеры важно обладать навыками его составления. Внизу приведем некоторые полезные советы по написанию текста доклада. Основные критерии:

• краткость - важно уметь выбирать главное (когда цель и содержание позволяют);
• понятность (простые четкие формулировки);
• логичность;
• структурированность.

Доклад должен быть написан для определенной группы и содержать веские доводы, которым нельзя возразить. С помощью такого сообщения можно оказывать определенное влияние на людей, убеждать их в правильности ваших слов, менять их мнение, склонять к определенным действиям. Это и есть основные цели, преследуемые при написании доклада.

Выступающий вместе с сообщением может подготовить дополнительные материалы, которые пригодятся ему для оглашения своей точки зрения. «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать», - гласит русская пословица. Можно применять очень много наглядных средств, визуальную информацию легче усваивать. Сделайте не один большой график, а два маленьких - это гораздо удобнее. Используйте цветные иллюстрации и другие графические изображения. В современном мире это легко сделать с помощью простых программ на компьютере.

Этап 4. Подготовка помещения.

Следует заранее подготовить кабинет, где будет проводиться совещание: проветрить или включить систему кондиционирования, подготовить стулья и аккуратно их расставить, лучше принести большее количество, чем установленное число участников и приглашенных. Бывают ситуации, когда необходимо в срочном порядке дополнительно вызвать кого-нибудь из сотрудников. В этом случае у всех будут места.

• Обязательно наличие письменных принадлежностей на столах - это карандаши, ручки, удобные блокноты, листы формата А4. Неплохой вариант - использовать канцтовары с фирменным лейблом.
• Важно разместить на столах минеральную или обычную воду и стаканы. Количество должно быть больше, чем заявлено присутствующих. Стаканы на столе надо поставить на салфетки вверх дном.
• Если панируется использование маркерных досок, предусмотрите наличие нескольких разноцветных маркеров. Подготовьте заранее специальный ластик, пропитанный жидкостью для удаления надписей.
• Если будут использовать технику, установите ее заранее, ознакомьтесь с правилами эксплуатации и проверьте ее работоспособность. Обеспечьте возможность подключения ноутбука.
• Есть случаи, когда требуется необычное оборудование. При проведении дегустации на пищевых предприятиях, например. Для таких совещаний необходимо подготовить одноразовую посуду для всех участников.
• Если планируется использование слайдов, нужно заранее их принести, также разместите проекционный экран в таком месте, чтобы смотреть было удобно всем присутствующим на заседании людям.
• Есть организации, в которых запрещено проносить на мероприятия мобильные телефоны. Предусмотрите возможность хранения такой техники у секретаря.

Мнение эксперта

Слишком большое количество участников снижает эффективность совещания

Людмила Корытова ,

директор «Оптово-розничная фирма «Хозторг», г. Архангельск

Каждый месяц в обязательном порядке я провожу деловое совещание. Но при остро встающих вопросах организуются незапланированные заседания. Например, если покупатель пожаловался на плохую доставку товара: проводится совещание по теме некачественной работы отдела транспорта. Начальника этой службы я вызываю к себе, и мы решаем все вопросы напрямую.

Я не собираю совещания, где присутствуют представители всех подразделений. Если людей много, сложно услышать каждого и заседание напоминает базар. Мероприятие я назначаю на утро (до десяти часов) или на вечер, это связано с тем, что у нас оптово-розничная сеть. По вечерам у сотрудников возникает меньше вопросов к начальникам отдела. Но чаще всего я собираю совещание с руководителями отделов или магазинов.

Как вести протокол совещания работников организации

Продуктивность работы после совещания зависит от того, как принятые решения будут выполнены. Это очень важный этап! Ответственные исполнители и сроки реализации заданий должны быть письменно оформлены. Для этого составляется специальный документ - протокол. Председателем в конце совещания подводится итог. Он объявляет, кто за что отвечает и рассказывает, как решить ту или иную проблему. В протоколе документально подтверждаются договоренности и формируется направление, в котором следует двигаться для достижения целей.

При завершении совещания протокол - это обязательный элемент. Именно в нем записаны все решения и ход оговоренных вопросов. Протокол - это документ, отражающий деятельность по совместному принятию решений группой работников или коллегиальным органом.

От того, как проводилось совещание, что за проблемы оговаривались, и прочих моментов зависит форма протокола. Существует два вида:

1. полный протокол, содержащий все записи выступлений на мероприятии (фиксируются все вопросы, принятые решения, замечания, выступления участников и так далее);
2. краткий протокол, в него заносятся тезисные записи по теме совещания и выступлений участников, фамилии, принятые решения (мелкие детали не указываются).

Какую форму протокола вести на мероприятии, выбирает руководитель компании.

Протокол - своеобразный конспект совещания. Сотрудники, не принимавшие в нем участие, могут узнать все подробности из этого документа. Протокол - это некая основа, которая пригодится для обсуждения других насущных вопросов, подлежащих решению при следующей встрече. При составлении документа очень важно включить в него такие факты:

• список участников;
• сроки решения вопросов;
• план намеченных действий;
• исполнители, которые отвечают за решение вопросов;
• повестка дня и ее выполнение;
• дату и время проведенного рабочего совещания;
• принятые решения.

Все выступления участников совещания записывает на диктофон или конспектирует (стенографирует) секретарь совещания. Вносит эти данные в протокол тоже он. Самое главное профессиональное качество секретаря - умение слушать. В современном мире это недооцененная черта. Очень часто во время дискуссий несколько людей начинают говорить в одно время. В диалогах используется большое количество слов, но лишь малая часть из них несет действительно важную информацию, которую необходимо зафиксировать в протоколе совещания. Многие люди во время разговоров используют крылатые выражения или фразеологические обороты. Для того чтобы законспектировать важные моменты совещаний, нужно уметь концентрироваться, разбираться в бизнес-терминах и понимать суть внутренних процессов предприятия. Ниже приведен список рекомендаций для правильного ведения протокола совещаний:

• улавливайте не только слова, но и идеи, и факты;
• вслушивайтесь в высказывания о действиях: одобренных, выполненных и предполагаемых;
• отмечайте слова, которые говорили бы о вероятных переменах;
• если что-то не уловили или не поняли в ходе дискуссии о решении или предстоящем действии - не стесняйтесь уточнить у коллег;
• подводите итоги перед тем, как перейти к следующему обсуждаемому пункту. В этом случае очень часто председатель просит озвучить проект решения и, если необходимо, делает поправки и корректировки (отметим, что если для организации совещания создавалась рабочая группа, то она должна готовить проект решения). Секретарь же только фиксирует принятые решения в проекте протокола.

Существуют определенные особенности при оформлении протокола. Когда совещание длится несколько дней, то числа указываются через тире (дата начала - дата завершения). Номер протокола - это порядковый номер заседания. Отсчет ведется с начала года.

Секретарь и председатель подписывают протокол. При необходимости нужно визировать документ. Проставляются визы на уровне записи выступления на левом поле.

Доклады, проекты, справки оформляются как приложения и подшиваются к документу. Весь представленный материал хранится вместе с протоколом.

Время, затраченное на подготовку протокола, зависит от вида совещания. Оно фиксируется в локальных нормативных актах организации. Оптимальное время для оформления протокола - несколько часов после заседания или на следующий день. В этот момент воспоминания о ходе совещания еще свежи в памяти у секретаря и председателя, и документ заполняется правильно, без неточностей.

Все участники мероприятия должны получить копию протокола. А для ответственных исполнителей, которые не присутствовали на совещании по конкретным вопросам, необходимо сделать выписку, включающую в себя точную информацию, требующуюся для выполнения поручений.

Локально нормативными актами организации определяются сроки рассылок копий документов участникам заседания и ответственным исполнителям, отсутствующим на мероприятии.

Мнение эксперта

Договоренности, достигнутые во время совещания, обязательно нужно фиксировать

Александр Шувалов ,

генеральный директор компании «Туле-центр», г. Москва

Бывают случаи, когда правильно организованное совещание с повесткой, конструктивными обсуждениями и следованием регламенту не приносит нужного результата. И получается, что организация не приходит к решению проблем, а остается на том же уровне, как и до проведения мероприятия. И причина вовсе не в безответственности или лени сотрудников. Все просто: дело в том, что договоренности, достигнутые во время совещания, не были зафиксированы.

Все решения и поручения, к которым пришли сотрудники во время мероприятия, просто повисли в воздухе. Да, найдутся читатели, которые нам возразят и расскажут, что они всю информацию записывают в ежедневники. Но знаете, уж очень много проблем возникает из-за того, что участник совещания не законспектировал нужную информацию. Очень часто после заседания сотрудники просто забывают многие из тех вопросов, что обсуждались на мероприятии.

Обязательным правилом проводимых совещаний для меня стало стенографирование. Секретарь компании прошел специальные курсы. И сегодня в нашем архиве находятся все стенограммы по проведенным совещаниям. Если в вашей организации нет секретаря, вы можете поручить протоколирование заседаний другому сотруднику. Или можете сами заполнять документ совещаний. С таким подходом все сотрудники будут информированы о сроках для решения вопросов и порученных им заданиях.

После завершения совещания обязательно следует в письменной форме напомнить про поручение работникам. Также можно применять электронные письма, записи в CRM-системе либо других программах, которые используются для планирования деятельности компании.

Организация проведения совещаний: 5 правил

Правило 1. Управляющий компанией должен выслушать точки зрения всех выступающих, проанализировать их и сформулировать свое решение по обсуждаемому вопросу.

Главная цель дискуссии - найти правильное решение. Поэтому руководителю, у которого уже есть устойчивое мнение по вопросу, вынесенному на обсуждение, не стоит его оглашать в самом начале мероприятия. Важно выслушать альтернативные варианты, чтобы прийти к консенсусу.

Если в начале совещания руководитель высказал свою точку зрения, сотрудники могут отреагировать по-разному. Некоторые, сориентировавшись в считанные секунды, согласятся с озвученным решением, применив другие слова. В данной ситуации задействованы тонкие психологические аспекты, которые достигают цели. Часть сотрудников посчитает своим долгом возразить, даже если разделяет точку зрения руководителя. А некоторые и вовсе никак не отреагируют, не найдя в себе сил и мужества для оглашения собственного мнения.

Опрометчиво озвучив свои соображения в начале совещания, руководитель окажется в сложной ситуации. Сам того не осознавая, он будет защищать свои взгляды. Так как не все начальники могут признавать, что заблуждались в своих суждениях, весь ход дальнейшего совещания может потерять смысл.

Правило 2. Умение слушать коллег - важная функция ведущего совещание.

Когда сотрудник излагает свою точку зрения, нужно удержаться от контраргументов. Так руководитель дает понять, что мнение работников имеет важное значение для вопросов, обсуждаемых на совещании.

Грубой ошибкой, допущенной во время дискуссии, является остановка или одергивание сотрудника, который, по мнению руководителя, излагает неверную мысль. Ошибочна и публичная похвала работника. Так возникает обстановка разногласий в коллективе. Через определенное время сотрудники во всем будут соглашаться с начальником.

Очень важно, чтобы руководитель поощрял самостоятельное мышление работников организации, даже когда их мнения не совпадают. В том случае, если он подвергает сомнению позицию участника совещания, правильным будет вынести ее на открытое обсуждение.

Когда руководитель замечает, что сотрудник, исходя из принципиальных соображений, не может отделить частное от общего, он предлагает ему тет-а-тет обсудить второстепенные моменты после проведения совещания. В более спокойной обстановке можно указать на ошибочное изложение вопроса, уход от основных тем в пользу второстепенных проблем. Ни в коем случае нельзя прибегать к оскорблениям, высказанным в адрес сотрудника.

Правило 3. Больше аргументированных высказываний - обширнее поле для поиска правильного решения.

Конечно, руководитель, который проводит совещание, имеет право отклонять те или иные аргументы сотрудников после того, как тщательно их проанализирует.

Не всегда во время совещания все приглашенные принимают участие в обсуждении. Руководитель не должен требовать от них предложений по тому или иному вопросу или порицать.

Причина такого отношения кроется в организации совещания и ходе обсуждения тем. Бывает, что руководитель неправильно поставил вопрос или плохо продумал речь, тем самым включил пассивное поведение у участников заседания.

Правило 4. Важно, чтобы руководитель прислушивался к мнению сотрудников , умел упорядочить аргументы, поддерживал интересные предложения и предлагал вернуться к их детальному обсуждению в будущем.

На все вопросы, которые возникают в ходе ведения совещания, участники должны получит ответ - это важный момент. Могут возникнуть непредвиденные ситуации, и ведущий должен быть к этому готов. Нельзя допускать нарушения плана мероприятия из-за неожиданной реакции сотрудников. Подведение совещания к успешному завершению - вот основная задача руководителя.

Правило 5. Когда все вопросы, вынесенные на совещание, обсуждены, руководитель должен успешно его закончить.

Исходя из собственного мнения, выводы по итогам совещания делает начальник. Нельзя формулировать заключения коллективно, прибегнув к помощи голосования.

Никакой роли не играет, сколько участников совещания одобрили какой-либо из аргументов. Есть вероятность, что предложение, высказанное только одним или несколькими работниками, и является для руководителя наиболее важным. Опираясь на это, он принимает итоговое решение.

Мнение эксперта

3 полезных правила проведения совещания

Александр Рагиня ,

исполнительный директор компании «КСК групп», г. Москва

Перед тем как приступить к проведению совещания, оглашаю основные цели и свои главные требования к каждому участнику. Опираюсь на три основных правила:

1. Пока сотрудник говорит, не высказывайте свою точку зрения. Главная ошибка - поддержка того или другого участника совещания. Важно, чтобы руководитель выслушал все мнения. При этом не нужно принимать ничью сторону. В случае критики от сотрудников во время выступления коллеги предлагаю озвучить их альтернативное мнение.
2. Применяйте информацию о психотипах людей. Во время совещания все участники играют определенные роли: вдохновитель, скептик, администратор, создатель. Определите психотип каждого участника совещания. Применяйте эти знания, чтобы распределить очередность выступления. Вдохновитель должен выступать в начале совещания. После него - создатель. Он внесет креативные предложения. Следом - администратор. Его рациональное мышление незаменимо. Последнее слово предоставьте скептику. Он проанализирует риски предложенных решений.
3. После оглашения решения дайте возможность участникам его обсудить. После того как все сотрудники поделятся идеями, расскажите, как на ваш взгляд следует решать проблему. Пусть участники еще десять минут подумают, выскажут замечания и обсудят способы действия, предложенные вами. После того как все мнения будут оглашены, принимайте решение.

Как выходить из сложных ситуаций во время совещания

Неприятности случаются даже на самых продуманных совещаниях. Конфликты и тупики во время обсуждений - явление нередкое. Но все неприятности можно уладить, не нужно выходить из себя и терять голову. Внимательно следите за ходом дискуссии, тогда причину будет легче найти.

Когда оратор выступает, старайтесь обращать внимание не только на то, что он говорит. Следите за жестами, мимикой и тем, как участник расставляет акценты в своих мыслях. Зафиксировав все нюансы во время выступления, вы легко сможете уладить любой конфликт.

Когда обсуждение зашло в тупик, напомните сотрудникам о предмете дискуссии и целях совещания. Бывают случаи, когда подчиненные не поняли задачу обсуждения или вами была предоставлена неточная информация. Эту проблему следует исправить. Если некоторые аспекты себя исчерпают, уточните у участников, нужно ли продолжать обсуждение темы. Возможно, настал черед следующих вопросов, стоящих на повестке совещания. Перерыв - это одно из главных требований при проведении заседания. А вопросы, которые не были рассмотрены, можно обсудить позже или вынести на следующее совещание.

Не нужно заполнять возникшую паузу, если участники замолчали. Надо понять ее причину. Часто подобные ситуации являются следствием поведения руководителя или недостатка информации. Уточните у собравшихся сотрудников, нужны ли им пояснения. Современный метод, который часто используют в подобных ситуациях, - сторителлинг.

Иногда бывает, что группа не может сосредоточиться на определенном вопросе и уходит к другой теме. Вы должны показать, что настроены на общение и участникам можно озвучивать противоположные точки зрения. Дайте понять, что любое мнение играет важную роль. Похвалите участника, который выступит первым. Но, чтобы не потерять доверие коллектива, старайтесь следовать всем правилам.

Случается такое, что обсуждение стопорится на одной или двух темах. Задайте вопрос группе: есть ли другие мнения по этим вопросам. Уточните у сотрудников, понятна ли им цель совещания.

Если возник конфликт, доступно объясните, что не следует переносить эмоции в зал заседания. Еще раз огласите правила поведения во время совещаний. Все высказывания участников должны иметь отношение к поставленным вопросам, а не к отдельным сотрудникам. Сконцентрируйте внимание на важных моментах. Постарайтесь вернуть совещанию положительный тон. Дайте понять сотрудникам, что они не обсуждают предложения участников, а выдвигают новые идеи. Так можно уйти от нежелательной критики и реакции на нее. Пробные вопросы тоже помогут прекратить конфликт.

Ошибки, которые часто допускаются во время организации деловых совещаний

Когда формируется повестка дня, часто возникают ошибки. Основные из них:

• отсутствует главная тема совещания (нет четких границ и соответствующего аналитического обеспечения);
• суть обсуждаемой проблемы не разъясняется участникам;
• в повестку дня включены вопросы, которые различаются по содержанию и объему, из-за чего мероприятие сводится к пререканиям и ругани между отдельными сотрудниками;
• увеличивается число пассивных слушателей, неверно выбраны участники;
• нет четкой структуры, участники отвлекаются на злободневные предметы, побочные темы, вопросы, которые возникают стихийно (не проработан план).

Определение продолжительности совещания. Основные ошибки:

• не указано точное время продолжительности мероприятия;
• совещание длится больше запланированного времени;
• слишком длинное совещание;
• нет перерывов;
• нет ограничения для выступлений и докладов;
• мысли изложены неясно, длинными формулировками.

Определение места проведения совещания. Основные ошибки:

• плохо освещенное помещение, некомфортное и т. д.;
• во время совещания приходят посетители, ведутся телефонные переговоры;
• в кабинете начальника проводится слишком много совещаний.

Как повысить эффективность проведения совещаний

1. Используйте современные средства оповещения (почтовая рассылка, различные мессенджеры и т. д.). Это позволит уменьшить время, затраченное на организацию мероприятия. Применение готовых рассылок значительно оптимизирует временные затраты. От плановых совещаний можно отказаться.
2. Выберите правильных участников совещания. Откажитесь от принципа: «Пригласим всех заинтересованных». В большинстве случаев эффективнее провести личный разговор. Исходите из принципа - кто наиболее важен для решения поставленных вопросов.
3. Примите решение о необходимости в совещаниях. К плановым заседаниям готовятся по привычке - это расслабляет. Сотрудники более сосредоточенны, если их в любую секунду могут позвать на совещание.
4. Подготавливайтесь к заседанию. Не сообщайте о поставленных вопросах на самом совещании. Для более эффективного информирования воспользуйтесь электронной рассылкой материалов. Сотрудники самостоятельно подготовятся к мероприятию. Важно, чтобы все участники были осведомлены обо всех нюансах поставленных вопросов.
5. Примите решение о форме проведения совещания. Применяйте современные средства связи. Много времени иногда тратится просто на приглашение участников. В некоторых случаях стоит организовать телефонные конференции или использовать интернет - это может быть значительно эффективнее. Задайте себе вопрос: «Обязательно ли собирать участников вживую?».

Что нужно для оптимизации процесса совещания:

1. Пунктуальность - это должно быть первым требованием руководителя. Вводите штрафы и наказания за опоздания. Первым делом за задержку руководителей! «Рыба начинает гнить с головы!». Если один участник опоздал, он потратил драгоценное время остальных сотрудников, присутствующих на совещании.
2. Для правильного ведения протокола мероприятия введите должность «корпоративный секретарь» или «секретарь-референт» (допускается совместительство). Если возможности нанять отдельного сотрудника нет, то назначьте ответственного за протокол совещания. Все участники должны получить итоговый документ после завершения заседания.
3. Исключайте из участия в совещании сотрудников, которые не ознакомились с вопросами, вынесенными на повестку дня. Много времени займет объяснение всего материала нерадивому работнику - это нецелесообразно. Все принятые решение следует донести до исключенного участника персонально.
4. При проведении аудио или видеоконференции нужно следить за вниманием сотрудников. Персонально задавайте вопросы каждому участнику.
5. Применяйте методику поддержания на мероприятии рабочей остановки и психологической активизации участников.

Информация об экспертах

Людмила Корытова , директор ЗАО «Оптово-розничная фирма «Хозторг», г. Архангельск. ЗАО «Оптово-розничная фирма «Хозторг» имеет 45-летний стаж работы на рынке товаров хозяйственного назначения. Обладает материально-технической базой (складскими помещениями и магазинами). Ассортимент товаров — около 20 тыс. наименований. Торговая сеть «Хозторг» включает 26 магазинов, 19 из которых расположены в Архангельске, остальные — в Архангельской области. Выручка за 2006 год — 300 млн руб. В компании работают 230 человек.

Александр Шувалов , генеральный директор компании «Туле-центр», г. Москва. Александр Шувалов в 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го - глава группы компаний Anhel GmbH. С 2008-го - руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009-2010 годах - исполнительный директор инвестиционного фонда Lloyds Banking Group (Лондон). «Туле-центр». Сфера деятельности: официальный дистрибьютор компании Thule в России. Форма организации: ООО. Месторасположение: Москва. Численность персонала: 100. Стаж генерального директора в должности: с 2010 года. Участие генерального директора в бизнесе: наемный менеджер.

Александр Рагиня , исполнительный директор компании «КСК групп», г. Москва. ООО «КСК групп». Сфера деятельности: комплексный консалтинг (юридический, налоговый и кадровый, привлечение финансирования, автоматизация бизнес-процессов, маркетинг). Численность персонала: 500. Позиция в рейтинге аудиторско-консалтинговых фирм России: 14-е место (в 2014 году; рейтинг компании «Эксперт РА»).