Торговая документация. Документооборот в торговле Формы торг где и какие используются

29.06.2019

Для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой (или без доставки) по указанному адресу на конкретные дату и время применяется бланк заказа (ф. N ТОРГ-26). Он составляется в двух экземплярах: один остается в организации для исполнения заказа, другой с отметкой об оплате передается покупателю. В то же время при оплате товаров покупателем в безналичной форме или продаже товаров в кредит (за исключением оплаты с использованием банковских платежных карт) продавец обязан подтвердить передачу товара путем составления накладной или акта сдачи-приемки товара. Мы рассмотрели, конечно же, не все формы по учету торговых операций - на практике их больше.

Документооборот в торговле

Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары Накладная на внутреннее перемещение применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя подразделений и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.
Бланк формы ТОРГ-13. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-15. Акт о порче, бое, ломе, товарно-материальных ценностей Акт применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию.

Первичные документы по учету торговых операций

Внимание

Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе Журнал применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации.

Важно

Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день. Бланк формы ТОРГ-18. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-29.

Товарный отчет Товарный отчет применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации.

Общие формы первичных учетных документов по учету торговых операций

Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон «О бухучете») должны оформляться первичными учетными документами. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Документальное оформление поступления, хранения и реализации товаров осуществляется в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Роскомторга от 10.07.96 г. № 1-794/32-5. Основанием для отражения операций в торговле являются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г.
№ 132.

Учет торговых операций: первичные документы в торговле

Составляется в трех экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у материально ответственного лица. Бланк формы ТОРГ-15. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-16.
Акт о списании товара Акт применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации.
Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно — материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у материально ответственного лица. Бланк формы ТОРГ-16.

Первичные документы по учету товаров

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей Акты по форме № ТОРГ-2 применяются для оформления приемки товарно — материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Бланк формы ТОРГ-2. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-10. Спецификация Спецификация по форме № ТОРГ-10 применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п тару.

Инфо

Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю товара, второй — передается в бухгалтерию организации.

Бланк формы ТОРГ-10. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-13.

В зависимости от характера операции, технологии обработки учетной информации и прочих причин в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Также допускается изменение внешнего вида формы (расширение и сужение строк, граф, включение дополнительных строк, вкладных листов и т.п.).

Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации. При этом не следует забывать, что удаление отдельных реквизитов и показателей из унифицированных форм не допускается. Перечень общих унифицированных форм для учета торговых операций представлен (здесь). Каждая организация должна определить круг лиц, которые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документальное оформление операций в торговле

Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Бланк формы ТОРГ-29. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-30.

Отчет по таре Отчет по таре применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными товарными документами, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Бланк формы ТОРГ-30. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов Сопроводительный реестр применяется для регистрации приходных и расходных документов.

2.3.3. первичные документы по учету товаров

Уничтожить документы по истечении установленных сроков можно только при условии, что за указанный период проведена инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя. Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 904). Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет.

Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним - 10 лет. Также 10 лет должны храниться коллективные договоры.

Бланки форм документов по учету товаров

Накладная выписывается в двух экземплярах: первый остается в организации, продающей товары, второй передается покупателю и служит основанием для оприходования товаров. Если организация выступает в роли продавца, реализацию товара подтверждает ее собственная накладная, если в роли покупателя - накладная продавца.

Таким образом, накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Она содержит все данные, позволяющие идентифицировать товар для целей бухгалтерского и налогового учета. Логичен вопрос: когда нужен акт о приемке (ф. N ТОРГ-1) Без него не обойтись в случае неотфактурованных поставок, когда товары приходится принимать без сопровождающей «первички» поставщика. Другая ситуация, когда документов поставщика будет недостаточно и организации может понадобиться акт о приемке (ф.

Первичные документы в торговле

N ТОРГ-1), - приемка товара, имеющего отклонения по количеству, качеству и массе, заявленных в документах поставщика. В акте о приемке указываются в соответствии с документами поставщика фактическое наличие товара и его количество, а также отклонения по количеству, массе и стоимости.

Отразив в этом акте все сведения о выявленных недостатках, покупатель может документально обосновать свои претензии поставщику. ф. N ТОРГ-1 на практике не так широко применяется. Но исключать этот акт из документооборота торговой организации все же не стоит - данная форма универсальна и может использоваться для приемки товаров как в штатных, так и во внештатных ситуациях. Продажа товара. Для оформления этой операции чаще всего используется товарная накладная (ф. N ТОРГ-12).

Торговая регистрация в зарубежных странах

Во всех странах действует порядок государственной регистрации коммерсантов , называемыйторговой регистрацией .

Регистрация обязательна не для всех коммерсантов. Во всех странах она обязательна для уставных торговых товариществ, т.е. акционерных обществ и обществ с ограниченной ответ-ственностью – в континентальной системе права, для компаний – в Англии и для корпораций в США. Полные и коммандитные товарищества во Франции и Германии должны регистрироваться, а регистрация партнѐршипа (партнѐр-ство, товарищество) по англо-американскому праву факультативна.

Цели торговой регистрации:

1) осуществление государственного контроля за ведением торговых про-мыслов и борьбы с тайным предпринимательством;

2) получение государством сведений статистического учѐта для регулиро-вания экономики страны;

3) проведение налогового обложения;

4) предоставление всем участникам хозяйственного оборота данных о ком-мерсантах.

Для регистрации предоставляются предусмотренные законом документы: договор или устав, учредительный акт (меморандум) и иногда ещѐ внутренний регламент.

Регистрация физических и юридических лиц производится раздельно, в различных торговых реестрах.

Значение торговой регистрации может быть конститутивным и декларативным.

Конститутивное значение имеет место, когда только с момента регистрации признаѐтся правовое положение коммерсанта.

Декларативное значение торговая регистрация имеет в случае, если лица признаются коммерсантами независимо от регистрации в силу совершения торговых сделок в виде промысла. Как правило, это касается индивидуальных коммерсантов.

Коммерсант, не зарегистрированный в реестре, не вправе ссылаться на свой статус коммерсанта для получения преимуществ, но не может освободиться от обязательств, взятых в качестве коммерсанта.

Основные принципы торговой регистрации

Основные принципы торговой регистрации:1) публичность; 2) общеизвестность; и 3) достоверность.

Публичность проявляется в том, что реестр доступен каждому желающему, имеющему право требовать выдачи копий и сведений, занесѐнных в реестр.

Общеизвестность означает, что любое лицо считается осведомлѐнным о внесении коммерсанта в реестр, т.е. нельзя ссылаться на незнание содержащихся в реестре сведений.

Достоверность предполагает правильность содержащихся в реестре сведений, которая может быть опровергнута лишь в судебном порядке.

Торговая документация

В соответствии с законодательством коммерсанты обязаны вести торговые книги и иную торговую документацию, а именно:

1) журнальная книга, содержащая сведения обо всех хозяйственных операциях в ходе ведения промысла, требования к третьим лицам и о долгах;

2) инвентарная книга, содержащая опись имущества, баланс, включающий анализ актива и пассива, счета прибылей и убытков и т.п.;

3) деловая документация (счета, коммерческая корреспонденция и т.п.). Торговая документация недоступна для третьих лиц согласно принципу гарантирования со стороны государства коммерческой тайны предпринимателей;

4) для устáвных товариществ обязательна публичная отчѐтность – обязательная ежегодная публикация основных данных о результатах хозяйственной деятельности.

Документооборот - важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете .

Организация документооборота

Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.

Организация документооборота - задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Вместе с ней руководитель утверждает:

формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;
формы документов внутренней отчетности;
периодичность формирования отчетов;
технологию обработки данных учета.

При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности. В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Организация документооборота предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа. С этой целью руководством определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности.

Каждый документ в организации должен пройти следующий путь:

создание,
передача документа в бухгалтерию,
проверка и обработка документа,
архивирование.

Основные документы, используемые в торговле

Каждая операция должна быть подтверждена соответствующим документом. Обычно в качестве первичных используют унифицированные формы документов. Если на предприятии по указанию руководства применяются неунифицированные формы первичных документов, они в любом случае должны быть оформлены с соблюдением действующих правил и, как минимум, должны иметь номер и дату составления, информацию об организации в виде ее реквизитов, содержание хозяйственной операции и подпись ответственных лиц с расшифровкой. На СБУ возлагается ответственность за проверку правильности составления первичных документов. Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету.

Поступление товара

В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;
счет-фактуру от поставщика;
акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;
ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей

При продаже и перемещении товара оформляются:

накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты,
накладные на возврат товара,
накладные на перемещение товара,
счета-фактуры,
кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции,
акты на списание товара.

Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:

товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;
кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.

Данные кассового и товарного отчетов об операциях за день должны обязательно сходиться. В зависимости от специфики деятельности торгового предприятия товарный отчет может быть подтвержден первичными документами (накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара).

К товарному отчету прилагается:

реестр действующих цен, актуальных на данную дату (прайс-лист);
ведомость продаж;
ведомость наценок, если они формируются непосредственно в торговой точке и отчет составляется с учетом;
ведомость переоценок в течение дня.

Кассовый отчет также в зависимости от специфики деятельности торговой точки может помимо кассовой ленты и отчета ККМ на начало и конец дня содержать приходные и расходные кассовые ордера, ведомость изъятия денежных средств инкассацией.

Ревизии

В любой торговой организации согласно графику, утвержденному руководством, периодически должны проводиться ревизии. При проведении ревизий составляются акты на списание недостач и оприходование излишков товара, которые должны быть подписаны ревизорами и материально-ответственными лицами в месте, где проводится проверка. Данные ревизии также предаются в СБУ для коррекции товарных остатков и начисления заработной платы материально-ответственным лицам.

Отчеты

Для составления финансовой отчетности компании и управленческого учета по распоряжению руководства помимо ежедневного товарного и кассового отчетов могут составляться:

отчет по формированию наценки;
отчеты по расчетам с поставщиками и покупателями;
отчеты по реализации, в том числе и по отдельным товарным группам.

Периодичность составления таких отчетов не регламентируется законодательством и остается на усмотрение руководства.

Третья группа документов - коммерческие документы - это документы, которые дают стоимостную, количественную и качественную характеристики товара. Эти документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.

Стоимостная характеристика товара подается в счете и в проформе "счета.

Коммерческий счет является основным расчетным документом. Он содержит требование к покупателю об уплате указанной в нем суммы платежа за поставленный товар.

В счете указываются: цена за единицу товара и общая сумма счета или платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета, название банка, где должен быть осуществлен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании (кем оплачивается) и размер страховой премии (при поставках на условиях "СИФ").

Счета конечно выписываются в большом количестве экземпляров (до 25), что связано с выполнением счетами различных функций. Счет необходимый для подачи таким учреждениям:

Банка для получения с покуп эта платежа;

Страховому обществу - для расчета страховой премии при страховании груза;

Валютным органам стран импортера при наличии валютных ограничений - для получения импортером иностранной валюты;

Таможенным органам - для расчета пошлин;

Торговой палате или другой организации - для выдачи сертификата о происхождении товара;

Правительственным органам - для получения экспортно-импортных лицензий;

Транспортно-экспедиторской фирме, принимающей груз к перевозке, или железной дороги - для оформления железнодорожной накладной (поскольку железная дорога отвечает за сохранность грузов);

Статистическим органам - для ведения внешне шньоторговои статистики. Счета можно подразделить в зависимости от выполняемых ими функций на следующие виды:

Счет-фактура;

Счет-спецификация;

Предварительный счет;

Проформа-счет.

Счет-фактура выписывается, как правило, после окончательной приемки товара покупателем. Кроме своего основного назначения как документа, указывающего сумму платежа за товар, счет-фактура может быть использован как накладная, направляется вместе с товаром. По требованию таможенных органов во многих странах счет-фактура выписывается на установленных бланках, и такие счета одновременно является сертификатами о прохождении товара или сочетаются с ним.

Счет-спецификация - объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем, как правило, отмечается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда называется специфицирован счет.

Предыдущий счет выписывается в тех случаях, когда приемка товара происходит в стране или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товара и подлежит оплате. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому осуществляется окончательный расчет.

Проформа-счет - это документ, который, как и счет, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требования об оплате указанной в нем суммы. Не выполняя главной функции счета как платежного документа, проформа-счет вместе с тем выполняет остальные функции счета. Если проформа-счет содержит указания о цене каждого вида или сорта товара, его называют специфицированных проформой -счета. Проформа-счет может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Чаще всего проформа-счет выписывается при поставках товаров на консигнацию, выставки, ярмарки и аукционы. В проформе-счета, который направляется консигнатору, могут быть указаны сумма, которую владелец товара (консигнант) намерен получить, и расходы, которые он имел при отправке товара. Проформа-счет может быть также сметой, с помощью которого импортер может ознакомиться с основными данными о товаре, который он желает купить, и с порядком расчетов, а также определить размер расходов.

Количественная характеристика товара подается в спецификации, технической документации, упаковочном листе.

Спецификация содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места, количества и рода товара. Спецификация конечно дополняет счет на товары разных сортов и названий.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования для обеспечения их своевременного налаживания и правильной эксплуатации. К технической документации относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, сведения запасных частей, инструмента, приспособлений и т. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, которые являются неотъемлемой частью договора. Техническая документация готовится на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства техническая документация должна изготавливаться обязательно типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере), и необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист размещается в упаковке так, чтобы покупатель смог его легко найти, или кладется в специальный карман с внешней стороны упаковки. Упаковочный лист содержит следующие данные: количество каждого сорта (количество штук в упаковке), номер упаковки (места). Упаковочный лист используется как дополнение к рахуйку-фактуры, когда направляется значительное количество названий товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист следует отличать от контейнерного грузового сертификата, который используется для других целей. Упаковочный лист тарахунок-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит лишь в том, что в упаковочном листе не указаны цены. Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной ведомости. Комплектовочная ведомость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Комплектовочная ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается порядковый номер, а в знаменателе -количество мест в данной партии. Создается комплектовочная ведомость п идприемства-производителем к отгрузке всей партии товара.

Качественная характеристика товара дается в сертификате о качестве, гарантийном обязательстве, протоколе испытаний, разрешении на отгрузку.

Сертификат о качестве - свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Сертификат о качестве выдается соответствующими компетентными организациями, государственными органами, торговыми палатами, специальными лабораториями как в стране экспортера, так и в страны импортера. Иногда стороны договариваются о предоставлении сертификатов различных контрольных и проверочных учреждений, институтов, палат мер и весов, других организаций. Сертификат о качестве может выдавать (в соответствии с условиями контракта) и фирма-производитель.

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо - документ, подтверждающий соответствие поставленного товара (чаще всего оборудования) с условиями контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведения продавцом вместе с представителем покупателя (инспектором или приемщиком) полных испытаний в заранее установленный день и час на предприятии продавца. Протокол испытаний, который иногда называют сертификатом, содержит подробное изложение результатов испытаний с указанием соответствия товара условиям заказа. Протокол испытаний высылается заказчику немедленно после их проведения. Обычно на основании протокола испытаний стороны подписывают сдаточных-приемный акт.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содержит: сведения о дате поставки по контракту, дату готовности, информацию о проведении испытания и указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

При размещении на хранение и отпуск продукции на складах используются нормативные документы , регламентирующие порядок приемки, а именно:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно- технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

3. Товарная книга.

4. Заказ-заявка.

5. Договор поставки.

6. Журнал регистрации заказов покупателей.

7. Карточка неудовлетворенного спроса.

8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.

9. Счет-фактура.

10. Упаковочный ярлык.

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.

13. Товарно-транспортная накладная.

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.

15. Заявка на автотранспортные перевозки.

16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.

17. Карточка учета инвентарной тары.

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.

19. Карточка учета исполнения договоров поставки.

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Содержат номенклатуру продукции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.

Для учета фактического наличия продукции на складе в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись применяетсяинвентаризационный ярлык (форма № инв.-2)

В случае, еслипри инвентаризации были выявлены отклонения от учетных данныхпо видам продукциисоставляютсясличительные ведомости . В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).

Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т. е. основой для создания приходных накладных.

Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.

В случае получения продукции ненадлежащего качества изготовителю направляется уведомление о вызове . В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправителю), указывается:

· наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

· основные недостатки, обнаруженные в продукции;

· время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);

· количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

Унифицированные формы первичной документации по учету продукциивключают:

Доверенность (формы № М-1 и № М-2а):

· применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой поставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);

· служит основанием для получения продукции на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэропорту и подтверждает право данного лица на получение продукции.

Реквизиты доверенности:

· номер и дата выдачи;

· срок действия (определяется возможностями получения и вывоза продукции);

· наименования и адреса плательщика и получателя (получателя доверенности);

· банковские реквизиты плательщика;

· наименование поставщика;

· должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте лица, на имя которого выдается доверенность;

· номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска продукции.

Причины, по которым доверенность считается недействительной:

· доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения

· или с незаполненными реквизитами;

· доверенность имеет поправки и помарки;

· не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверенности;

· окончился срок действия доверенности;

· поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.

Приходный ордер (форма № М-4) - документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками склада, выписывается на основании расчетных и других сопроводительных товарно-транспортных документов поставщиков.

Акт о приемке материалов (форма № М-7) - применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Лимитно-заборная карта (форма № М-8) - документ, на основании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска продукции:

· для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции;

· для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения продукции внутри организации между материально ответственными лицами различных структурных подразделений.

Комплектовочные ведомости выписываются на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу, применяются для контроля над отпуском этих изделий на тех предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции. Комплектовочная ведомость содержит перечень мест с указанием их количества.

Ведомости (карты) использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется для учета отпуска продукции:

· структурным подразделениям своей, организации, расположенным за пределами ее территории. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение продукции, заполненной в установленном порядке;

· сторонним организациям. Накладная оформляется отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя предприятия иди лиц, им на то уполномоченных.

Карточка учета материалов (форма № М-17):

· применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;

· заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;

· ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) применяется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве других работ.

Акт о весе тары составляется не позднее 10 дней после освобождения тары, а о весе тары из-под влажной продукции - немедленно по освобождении тары из-под продукции. В данном акте указывается также вес нетто продукции, полученный путем вычитания из веса брутто веса тары.

Реквизиты Акта о недостаче продукции :

а) наименование получателя, составившего акт, и его адрес;

б) дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока, - причины несвоевременной приемки, время их возникновения и устранения;

в) фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;

г) наименования и адреса отправителя (изготовителя) и поставщика;

д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);

е) дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной" (коносамента);

ж) дата отправки продукции со станции (пристани, порта) отправления или со склада отправителя;

з) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытиятранспортного средства (вагона, контейнера, автомобильного фургона) и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;

и) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного перевозчиком), если такой акт был составлен при получении продукции от перевозчика;

к) условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими измерительными приборами, поверенными в установленном порядке;

л) состояние тары и упаковки на момент осмотра продукции; содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция - отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;

м) при выборочной проверке продукции - порядок отбора продукции для проверки с указанием основании выборочной проверки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор);

н) реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транспорте правилами; общий вес продукции - фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, фактический и по трафарету на таре (упаковке);

о) транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;

п) способ определения количества недостающей продукции (взвешивание, счет мест, обмер);

р) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недостачи;

с) точное количество и стоимость недостающей продукции.;

т) заключение о причинах и месте образования недостачи.

Реквизиты акта о ненадлежащем качестве продукции :

· условия хранения на складе получателя;

· состояние упаковки в момент осмотра;

· наличие упаковочных листов и пломб;

· количество и полное наименование продукции;

· подробное описание обнаруженных недостатков и их характеристика;

· перечисление оснований, по которым продукция забракована или переведена на более низкий сорт;

· заключение о характере выявленных недостатков, причине их возникновения и утраты качества продукции.

Товарный отчет составляется на основе первичных приходных и расходных документов.

Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку - директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику.

Упаковочный (инвентарный) лист составляется после окончания упаковки. В лист вписываются данные по каждому отдельно упакованному предмету или коробке. В упаковочном листе указываются:

· порядковый номер коробки согласно данным, содержащимся в маркировке;

· содержимое коробки;

· место и дата производства упаковки;

· указания по следованию продукции (груза);

· контактный телефон получателя;

· адрес и данные физического (юридического) лица, являющегося получателем продукции (груза).

Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:

· заборный лист;

· расходная накладная и др.

Потребителю могут быть предоставлены следующие отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе:

· ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции;

· отчет по срокам годности продукции;

· ежедневный отчет о приеме продукции на склад;

· ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада;

· особые отчеты (о недостачах, повреждениях продукции при ее приеме на склад), сопровождаемые фотографиями;

· отчет о заблокированной продукции (заблокирована в соответствии с указанием клиента, например, по причине истекшего срока годности);

· отчет о переупакованной бракованной продукции;

· отчет об уничтожении бракованной продукции;

· отчет по бракованной продукции (при получении продукции на склад, уничтожении, переупаковке);

· отчет по наличию пустых поддонов.

Рассмотрим некоторые из них.

Ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции

· баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня;

· все поступления продукции на склад за рабочий день;

· все отгрузки продукции за рабочий день;

· новый баланс остатка продукции, включающий в себя продукцию с различным статусом (например, продукция, подлежащая отгрузке, но еще не отгруженная);

· остаток продукции, имеющейся в наличии на складе.

Отчет по срокам годности продукции включает в себя следующую информацию:

· предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции;

· сроки годности по каждому наименованию продукции;

· список продукции по типу срока годности (с истекшим сроком годности, за 7 дней до окончания срока годности, за 14 дней).

Ежедневный отчет о приеме продукции на склад содержит следующую информацию:

· все поступления продукции за день;

· сведения и документы по поступлению транспортных средств (информационный лист, акт о приемке продукции на склад, подписанный представителем склада и водителем);

· сведения и копии документов, сопровождающих продукцию.

Ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада включает в себя следующую информацию:

· все отгрузки продукции, осуществленные за рабочий день;

· все заказы, находящиеся в процессе комплектации;

· сведения об отгруженной продукции с указанием данных об автомобильных транспортных средствах;

· копии счетов с пометкой менеджера склада об отгрузке.

Тара и упаковка

Все техническое разнообразие складов во многом определяется используемой грузоединицей и той тарой или упаковкой, в которой она складируется.

От этого зависят определение способа складирования, выбор необходимого оборудования, подъемно-транспортных механизмов и расчет их параметров, определение необходимых площадей, типа помещения, организации процесса разгрузки/выгрузки, размещения, хранения, поиска и др.

В настоящее время особенно популярной стала унифицированная тара . Применение ее сокращает трудоемкость погрузочно-разгрузочных работ, повышает качество хранения и эффективность поиска и, что главное, позволяет достичь высокого уровня механизации и автоматизации.

Унифицированная тара в зависимости от ее предназначения может быть разнообразной.

Современные системы складирования во все более широких масштабах ориентируются также и на применение контейнеров.

По определению, данному международной организацией по стандартизации (ISO), контейнер - это элемент транспортного оборудования, многократно используемый на одном или нескольких видах транспорта, предназначенный для перевозки и временного хранения грузов, оборудованный приспособлениями для механизированной установки и снятия его с транспортных средств, имеющий постоянную техническую характеристику и вместимость не менее 1 м 3 .

Контейнеры, пригодные для затаривания продукции различного типа, называются универсальными, а предназначенные для одного типа или одного наименования продукции - специальными .

Главное в контейнере, независимо от его конструкции, материала и назначения, - это унификация габаритов , позволяющая стандартизировать их перевозку и складирование.

Уже упомянутая организация ISO выпустила рекомендации по унификации размеров контейнеров . Так, для крупнотоннажных контейнеров является обязательным, чтобы их ширина и высота были одинаковыми и равнялись 2438 мм. Длина наибольшего контейнера должна составлять 12192 мм, а для меньших контейнеров предусмотрена кратность, равная 0,75, 0,5 и 0,25 длины этого наибольшего контейнера.

В зависимости от характера грузов в различных складах применяются различные устройства для хранения единиц грузов.

Устройства для хранения единиц грузов вместе с оборудованием для механизации и автоматизации различных складских операций размещаются на соответствующим образом определенных складских площадях . Определению в таком случае подлежат:

· полезная площадь склада , т. е. площадь, непосредственно занятая хранимым товаром; она обычно определяется на основе действующих норм допустимой нагрузки на единицу площади пола либо на основе норм на степень заполнения объема склада хранимым материалом;

· площадь, необходимая для выполнения приемочных и отпускных операций (размеры приемочной и отпускной площадок);

· служебная площадь (площадь офиса для размещения управленческого персонала);

· вспомогательная площадь , включая определение размеров проходов и проездов в зависимости от типоразмеров хранимых материалов, вида и конструкции применяемых средств механизации и интенсивности грузооборота. Сюда же можно отнести и определение в соответствии с действующими нормами высоты складских помещений до уровня ферм или стропил.

Определив суммарную общую площадь склада, нужно удостовериться, находится ли полезная площадь склада в пределах той доли общей площади, которая допустима для данного вида склада. Эта доля обычно составляет для складов:

· изделий внешних продуцентов 0,35-0,4;

· металлопроката 0,25-0,5;

· литья, поковок и штамповок 0,4-0,6;

· готовых изделий 0,35-0,6.

Для осуществления логистического управления состоит вопрос в определении типов применяемых подъемно-транспортных устройств и в вычислении их требуемого числа.

Классифицировать типы подобных устройств для штучных грузоединиц можно следующим образом:

1. Оборудование периодического действия : краны, погрузчики, манипуляторы.

2. Оборудование непрерывного действия : подвесные контейнеры, напольные транспортеры, элеваторы, приводные рольганги.

Описанное складское оборудование и выполняемые с его помощью операции обеспечивают техническое, технологическое и организационное взаимодействие склада с другими участниками производственно-сбытовой деятельности.

Упаковка существенным образом влияет на уровень издержек и производительность логистической системы.

Элементы таких издержек - расходы на приобретение упаковочных материалов, налаживание ручных или автоматизированных операций по упаковке, последующая утилизация упаковочных материалов.

Контроль за состоянием запасов во многом определяется точностью идентификации грузов, а идентификационную маркировку несет в себе упаковка. Скорость, точность и эффективность подсборки заказов тоже зависит от надежности идентификации упаковок, их формы и габаритов, а также от пригодности их к грузопереработке. Расходы на транспортировку и хранение прямо зависят от качества упаковки. Упаковка должна быть прочной, удобной, информационно насыщенной и соответствовать экологическим стандартам. Наличие всех этих свойств повышает потребительские качества продуктов и соответственно уровень логистического сервиса.

Различают два типа упаковок: потребительскую , обращенную к конечному потребителю товаров и, следовательно, выполняющую маркетинговые функции, и промышленную , обеспечивающую удобство логистических операций.

Потребительская упаковка разрабатывается из соображений удобства для потребителя, привлекательности для покупателей, эффективного использования торговых площадей и защиты товаров от повреждений.

Если упаковка привлекает внимание потребителя своей необычной формой и габаритами , она по тем же причинам неприемлема для логистики, так как продуманная конструкция упаковки обязательно должна учитывать требования всех компонентов логистической системы .

Для повышения эффективности грузопереработки готовые продукты (или отдельные их компоненты) обычно группируют в более крупные единицы, укладывая в коробки, мешки, ящики или бочки. Все эти емкости, служащие для первичного объединения отдельных продуктов, называют промышленной упаковкой .

Иногда для удобства грузопереработки промышленные упаковки сводят в более крупные грузовые отправки. Этот процесс называется контейнеризацией, или созданием укрупненных грузовых единиц .