СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре .

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

для обоснованного распределения доку­ментов, правильного формирования и учета дел, обеспечения поиска документов по их виду и содержанию, определению сроков их хранения.

Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковых систем.

Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

Разработка номенклатуры дел структурного подразделения является начальным этапом создания номенклатуры дел предприятия.

Ответственность за своевременную и качественную разработку номенклатуры дел несет руководитель структурного подразделения .

Оформление номенклатуры дел возлагается на секретаря подразделения . К разработке номенклатуры дел привлекаются руководителя структурных звеньев подразделения, специалисты, хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках.

Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания, количества документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, а также его взаимосвязей. В этих целях надлежит использовать положение о подразделении, штатное расписание, планы и отчеты о работе, номенклатуры дел и описи дел за прошлые годы, перечень постоянных корреспондентов, классификаторы, справочные картотеки.

Разработка номенклатуры дел предприятия

Номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ на основе обработанных и отредактированных номенклатур дел структурных под­разделений.

Составление номенклатуры дел предприятия на предстоящий календарный год осуществляется в последнем квартале предшествующего года.

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанно сроков хранения.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст(содержательная часть), подпись, гриф согласования.

Номенклатура дел кадровой службы является выпиской из номенклатуры дел предприятия, подписывается руководителем этой службы и не содержит грифа утверждения

В течение года в номенклатуру дел предприятия вносятся сведения о заведении новых дел и др . По окончании года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме, установленной архивными органами. Итоговая запись номенклатуры дел предприятия составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Утвержденная номенклатура дел предприятия может вводиться в память ЭВМ и храниться на машинных носителях.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать :

· индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

· порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел . Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Первым разделом номенклатуры является "секретариат " ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "I".

Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов но­менклатуры могут быть использованы направления деятельности пред­приятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора;

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с при­своением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих вдело.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную доку­ментацию.

Затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать , что:

· заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

· заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

· заголовки типа “Переписка по кадрам”, “Разные документы”, “Справочные материалы” и т.п. не допускаются.

· Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

· название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

· название предприятия или его структурного подразделения;

· адресат или корреспондент документа;

· название территории (местности), с которой связано содержа­ние документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово “Копии” - в конце заголовка. Например: “Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1996 год. Копии”.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе . Например: “Протоколы заседания аттестационной комиссии предприятия за 1998 год”.

В заголовках дел, содержащих переписку , указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: “Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров”.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами , они не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например : “Переписка с высшими учебными заведениями о приглашении на работу выпускников”.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию , указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.

Например : “Годовой план повышения квалификации специалистов фирмы на 2000 год”.

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы , указывается вид документа и автор, например: “Приказы директора предприятия по личному составу за 2000 год”.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу , не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например : “Документы о проведении аттестации сотрудников фирмы (списки сотрудников графики, справки)”.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года , являются “пе­реходящими” и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же ин­дексом.

Оформление дел

Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года. Оно выполняется сотрудниками, осуществлявшими формирование дел.

Оформление дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения включает нумерацию листов, составление заверительной надписи и в необходимых случаях внутренней описи, подшивку или переплет дел, внесение уточнений в реквизиты обложки по завершении формирования дела.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформле­нию: допускается листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи не составлять, документы хранить в скоросшивателях.

Листы в делах нумеруются арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа.

Каждый том (часть) дела имеет самостоятельную нумерацию.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Лист заверительной надписи нумерации не подлежит.

Иллюстративные документы, фотографии и другие специфические докумен­ты нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Внутреннюю опись рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание, а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных и арбитражных дел, дел на авторские свидетельства и патентные изобретения, с грифом ограничения доступа и т. п.) (приложение 9).

Заверительная надпись (лист-заверитель) помещается в конце дела. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно, через знак "+", количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее отражаются все особенности и исправления в нумерации, оговаривается физическое состояние дела (при необходимости), ставится подпись секретаря, оформляющего дело, и дата (приложение 10).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

В журналах (книгах) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе бумаги формата карточки.

Описание обложки дела осуществляется по установленной форме.

Наименования предприятия и структурного подразделения указываются на обложке полностью . Официально принятые сокращения наименования указываются в скобках после полного наименования. При изменении наименования предприятия (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки.

Номер дела, заголовок, срок хранения переносятся на обложку из номен­клатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т. п.).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок и заголовок тома (части). В конце заголовков дел, содержащих копии документов, проставляется слово "Копии".

Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержа­щих планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.

Если в дело включены документы , дата которых не совпадает с датой дела (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за _______ годы".

Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования.

Количество листов на обложке проставляется на основании заверительной надписи. После составления описей на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию с архивом предприятия, номера описи и фонда.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет ) хранения подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документов).

При наличии в деле отдельных особо ценных документов , а также невостребованных личных документов (дипломов, трудовых книжек и т. п.) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело.

Оформление обложки скоросшивателя:

Хранить 5 лет ЭК.

Оформление дел в папках -файлах имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный "карман" на корешке обложки. Такие "карманы" могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

Сроки хранения документов

Специалистами установлен срок использования докумен­тов в делопроизводстве - 3 года (Ряд предприятий сократили срок до 2 лет и 1 года).

После истечения срока решает­ся дальнейшая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек . Примерный состав ЭК : зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению докумен­тов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятий, с указанием сроков хранения". - М., 1989 г. (Перечень). Этот Перечень используется для определения сроков хранения документов государственных и коммерческих предприятий и организаций.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организа­ции, предприятия разделены в нем на 2 группы.

К первой отнесены организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления, крупные предприятия типа "ЗИЛ" и т. п.), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Перечень , к сожалению, не включает всех видов документов, возникших в последнее время.

Поэтому, кроме Перечня, могут быть использованы отраслевые перечни (образования, здравоохранения, банковского дела и т. п.), которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли.

Для не государственных организаций возможно использование справочного пособия "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов." - М.: ВНИИДАД, 1996 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены переч­нями , ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: б мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л.Срок хранения "ДМН " (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы . День и месяц составления документа значения не имеют.

Так, например , переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1998 г.

К документам долговременного хранения , передаваемым в архив, от­носятся прежде всего документы по личному составу предприятия, ус­тав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т. п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию , даже если срок их хранения истек.

Переписка предприятия хранится, как правило, 3 года или 5 лет и на архивное хранение не передается, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, лич­ные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зар­плате) вычисляются по формуле 75 л. - "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

Экспертиза ценности проводится в структурных подразделениях - при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя предприятия создается экспертная комиссия (ЭК) из числа наиболее квалифицированных работников. Председателем ЭК, как правило, назначается заместитель руководителя предприятия.

Документирование деятельности ЭК и ведение дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии. ЭК проводит свои заседания не реже двух раз в год.

При проведении экспертизы ценности документов используются типовой (отраслевой) перечень документов с указанием сроков их хранения и номенклатура дел предприятия.

В структурных подразделениях экспертиза ценности документов проводится ежегодно секретарями с привлечением соответствующих специалистов. При этом осуществляется :

¨ отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив предприятия;

¨ отбор документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения;

¨ изъятие из дел постоянного хранения документов временного хранения, не относящихся к конкретному делу, дублетных экземпляров, черновиков, неоформленных копий документов.

ПОДПИСЬ

На подпись руководителю представляются документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями, вместе с приложениями и необходимыми материалами. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.

В состав подписи входят наименования должности лица, подписывающего документ (сокращенное, если документ оформлен на бланке; полное, если не на бланке), личная подпись, расшифровка подписи, например :

Генеральный директор объединения Подпись К. Л. Быстров

Генеральный директор подпись К. П. Быстров

научно-производственного

объединения "Импульс"

При необходимости указания ученого звания лица, подписывающего документ, звание указывают после наименования должности.

Несколькими подписями оформляют документы , за содержание которых несут ответственностью два и более должностных лица (протоколы, финансовая документация, характеристики и др.)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Начальник планового отдела Начальник отдела комплектации

подпись Л. Н. Кроль подпись М. В. Сажин

При подписании документа несколькими лицами разного должностного уровня их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот­ветствующей занимаемым должностям:

Коммерческий директор завода подпись Л. О. Сухов

Главный бухгалтер подпись Ю. П. Ерюхина

В документе, подготовленном комиссией , при подписании указывают не должности, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Если руководитель, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует , то документ подписывает лицо, официально исполняющее его обязанности, или заместитель руководителя. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия. Исправления вносятся машинописным способом. Ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности не разрешается .

Документы подписываются руководителями в соответствии с их компетенцией:

¨ направляемые в министерство и другие вышестоящие организации - руководителем предприятия или его заместителями по поручению руководителя;

¨ направляемые в сторонние организации (предприятия) и гражданам от имени предприятия - руководителем предприятия или его заместителями;

¨ направляемые подведомственным структурным единицам - руководителем предприятия, его заместителями, руководителями структурных подразделений в пределах предоставленных им прав.

ДАТА

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата его утверждения.

Даты подписания , принятия, согласования, утверждения документа, про­ставления резолюции, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Составные части даты указывают арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Словесно-цифровой способ оформления даты допускается применять в текстах документов, содержащих сведения финансового характера.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Согласование проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, правильности оформления, соответствия действующему законодательству и правовым актам. Необходимость согласования документов предусматривается распорядительными и нормативными актами, табелем унифицированных форм документов, инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Согласование может проводиться как внутри предприятия, с подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его, с организациями и предприятиями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования.

Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего, например:

Подпись Н. Б. Лугин 12.03.95.

Начальник отдела сбыта подпись Н. Б. Лугин 12.03.95.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся на пред­приятии , ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний визируются на первом экземпляре на оборот­ной стороне последнего листа документа.

Отказ от визирования не допускается . Замечания и дополнения к проекту документа, если они имеются, следует излагать на отдельном листе, о чем при визировании, ниже визы, делается отметка: "Замечания прилагаются".

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименова­ние организации или предприятия), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор малого предприятия "Комета" подпись И. Л. Демичев 12.01.95.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом или посредст­вом письма, то гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета директоров фирмы "Прибой" 25.02.95. № б

СОГЛАСОВАНО Письмо Центра "Олимпия"

25.02.95. №462/24-21

Грифы согласования располагают ниже реквизита "подпись " на лицевой стороне документа или на отдельном листе согласования.

Лист согласования оформляется в случаях , когда содержание документа затрагивает интересы нескольких предприятий (организаций), о чем делается отметка на месте грифа согласования: "Лист согласования прилагается. Подпись. Дата."

УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Утверждение - особый способ введения документа в действие после его подписания и согласования.

Документы утверждаются руководителями вышестоящих и межведомственных органов, предприятий, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждению как правило подлежат :

¨ акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприя­тий, учреждений, организаций и т. д.);

¨ договоры (о производстве работ, материально-техническом обеспечении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудни­честве, материальной ответственности и т. д.);

¨ задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капи­тальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ и т. д.);

¨ заявки на изобретения, оборудование;

¨ инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.);

¨ нормативы (численности работников, расхода сырья, материалов, электроэнергии и т. д.);

¨ отчеты (о производственной деятельности, научно-исследовательских работах, командировках и т. д.);

¨ перечни (работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы и т. д.);

¨ планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; кооперированных поставок продукции, распределения продукции по установленной номенклатуре и т. д.);

¨ положения (о структурном подразделении, о премировании и т. д.);

¨ программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.);

¨ расценки на проведение работ;

¨ сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, сооруже­ний, помещений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение новых изделий; на капитальное строительство и т. д.);

¨ стандарты (отраслевые);

¨ структура и штатная численность;

¨ тарифные ставки;

¨ уставы государственных предприятий (объединений), обществ, коопера­тивов и т. д.;

¨ формы унифицированных документов;

¨ штатные расписания и изменения к ним.

Уточненный перечень документов, подлежащих утверждению , должен разрабатываться службой ДОУ совместно с юридической службой и включаться в инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения.

Утверждают документ одним из двух способов , каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу:

¨ утверждение руководителем;

¨ утверждение распорядительным документом.

Утверждение распорядительным документом осуществляется в тех случа­ях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего доку­мент, личной подписи, ее расшифровки, даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор концерна "Марс"

подпись А. М. Лесков - 21.03.95.

Документ может быть утвержден несколькими руководителями (совместные документы предприятий, организаций). В этом случае грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия распорядительного документа в именительном падеже, его номера и даты, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора комбината "Эталон"

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа.

РЕЗОЛЮЦИЯ

Руководитель должен, как правило, рассматривать документы в день их поступления. Результат рассмотрения оформляется резолюцией - письменным указанием руководителя по исполнению документа.

В большинстве случаев документ содержит не более одной резолюции . Последующие резолюции необходимы, если детализируется порядок исполнения документа или уточняется исполнитель.

Резолюция включает следующие элементы :

¨ указание на исполнителя (исполнителей),

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Исполнителями в резолюции устанавливаются должностные лица, непос­редственно подчиненные руководителю.

При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель указывается первым. Число исполнителей должно быть максимально ограничено.

Алимпиевой Н. А.

Проведите сбор необходимой информации к 15.04.95.

Емельянов 06.04.95.

Порохову М. Б.

Рассмотреть и доложить 10.04.95.

Бобровенко 07.03.95.

Денисову Л. С.

Сообщите заказчику об изменении цен. На мой взгляд, отдел сбыта не поставил завод в известность о корректировке прейскуранта. Срок исполнения - 23.04.95. Либерт 21.04.95.

Указание может быть дополнено словом "прошу ",

например :

Маркову В. В.

Прошу обеспечить выполнение заказа не позднее указанного в письме срока Серов 10.04.95.

Резолюции типа "К исполнению", "Для руководства и исполнения" и т. п. недопустимы , так как не могут контролироваться.

Не следует включать в резолюцию промежуточные задания типа: "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне", "Решите, как условились", так как они не содержат новой информации и применение их нецелесообразно.

Допускается размещение объемной резолюции или нескольких резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, кроме полей.

Оформление резолюции на прикрепленных к документам листках недо­пустимо , так как листок может быть потерян.

ПРОСТАВЛЕНИЕ ПЕЧАТИ

На документах, удостоверяющих права должностных лиц , фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется печатью предприятия.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавш

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами :

• Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
• Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
• Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы – справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье .

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

• Простота поиска.
• Индексация хранящихся документов.
• Установленный срок хранения материалов.
• Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
• Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
• Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
• Составление актов на их уничтожение.

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов :

1. Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
2. Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
3. Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Номенклатуры дел отделов

Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются . Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

Бухгалтерия

В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая . В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

Юридический

В перечень включены все юридические документы , связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет . При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

Отдел кадров

В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации :

1. Составленные кадровиком.
2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

• Должностные инструкции.
• Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
• Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
• Распоряжения, приказы по персоналу.
• (трудовые), включая соглашения к ним.
• Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
• Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, отпусков и прочее.
• Объяснительные, и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
• Справки, служебная переписка.
• Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
• Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Однако существуют общие правила , которые нужно соблюдать:

Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет . Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура , то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

• Устав организации.
• Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
• Номенклатура дел подразделений.
• Штатное расписание.
• Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
• Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела , документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют . Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений – 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

• Номер (индекс) дела.
• Наименование его.
• Количество папок (единиц хранения) в деле.
• Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок составления и утверждения

Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой .

После этого, создается сводная номенклатура . Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом .

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

Введение

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. В этом случае разрабатывается номенклатура дел предприятия.

Данный реферат на тему «Номенклатура дел предприятия. Порядок формирования и оформление дел» выполнен с целью изучения классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве, и приобретения навыков составления и оформления номенклатуры дел.

Понятие номенклатура дел

Одним из узловых вопросов организации работы с документами в кадровой службе и в организации в целом является разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел (лат. потепсlaturа -- перечень, роспись имён)- это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке (форма номенклатуры дел приведена в Приложении 1).

Основные функции номенклатуры

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна выполнять следующие основные функции:

Охватывать все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности организации;

Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

Конкретно и четко формулировать заголовки дела, которые полностью отражают состав и содержание документов в нем и исключают возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

Систематизировать дела внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Основные типы номенклатуры

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

- Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

- Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Сроки составления номенклатуры и основания для ее составления

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения (службу документационного обеспечения управления - ДОУ): управление делами, канцелярию, общий или административно-хозяйственный отдел и т.д. при участии архива организации. В небольших организациях, не имеющих отдельной службы ДОУ, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на лицо, ответственное за архив (как правило, на секретаря). В составлении номенклатуры дел организации принимают участие представители всех структурных подразделений, в том числе и работник отдела кадров.

Номенклатура дел должна быть составлена структурными подразделениями (в том числе кадровой службой) заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом (при необходимости) и утвердить у руководителя учреждения. Следует учитывать, что несвоевременно составленная номенклатура в новом году приводит к нарушению существующих требований. В результате таких нарушений документы нового года неправомерно подшиваются в дела прошлого года. Такие дела приходится расформировывать, что требует больших непроизводительных затрат времени.

Во вновь созданном учреждении номенклатура составляется в любое время года, а затем к началу каждого делопроизводственного года. Точно так же при реорганизации учреждения (если функции его значительно изменились, а номенклатура не отражает настоящего состояния дел) номенклатура должна быть составлена в любое время года.

Номенклатура дел организации разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы, а также вышестоящего органа. К ним относятся: законы Республики Беларусь, государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел и др. Среди конкретных нормативных правовых и методических документов, которыми необходимо руководствоваться при составлении номенклатуры дел, следует назвать два основных:

Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5);

Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13).

Для составления номенклатуры дел используются уставы или положения об организации и ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников учреждения, штатные расписания, отчеты и другая документация, схема классификации служебных документов, ведомственный и/или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел организации за предыдущие годы, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Принципы построения номенклатуры

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу.

При структурном принципе названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров и др.). Этот принцип наиболее удобен при составлении номенклатуры дел. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:

1. Канцелярия

2. Планово-экономический отдел

3. Договорно-правовой отдел

4. Управление бухгалтерского учета и финансов

5. Отдел кадров

6. Производственно-технический отдел

7. Архитектурно-строительный отдел

8. Отдел генплана и теплоэнергетических технологий

9. Электротехнический отдел

10. Отдел смет

Структурно-функциональный принцип используется в том случае, когда не для всех функций, выполняемых в данной организации, созданы самостоятельные структурные подразделения. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:

1. Руководство

2. Планирование

4. Бухгалтерия

5. Отдел кадров

6. Профсоюзный комитет

В учреждениях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных, возможно построение номенклатуры дел также по функциональному принципу. Ниже приведен пример схемы номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу:

1. Руководство

2. Планирование

3. Организация производственной деятельности

4. Финансирование

5. Учет и отчетность

В данном случае в организации нет самостоятельного отдела кадров и его функции возложены на одного или нескольких работников организации. Поэтому названием раздела номенклатуры дел является название выполняемой функции («Кадры»).

Требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре и систематизации заголовков дел в номенклатуре

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовки составляются из следующих элементов:

Указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);

Название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);

Обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);

Указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);

Период (даты), к которому относятся документы дела;

Указание копийности (наличия копий документов) дела.

В заголовках конкретных дел будут содержаться разные элементы. Все зависит от того, какие документы объединены в деле. Но во всех заголовках в качестве обязательного минимального набора элементов будут следующие:

Название вида дела или вида документа;

Указание на наличие копий, например, «Приказы вышестоящей организации. Копии». (Указание на подлинность документов дела в заголовок не включают).

Степень дальнейшей конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае, чтобы обеспечивать наибольшее удобство работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации. Поэтому в заголовках не должны употребляться формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Они не дают возможности определить, какие виды документов и по каким вопросам включены в данное дело.

Понятие «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу.

Образование индекса дела в номенклатуре

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. номенклатура дело документ делопроизводство

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

Использование перечня документов с указанием сроков хранения в делопроизводстве

В настоящее время основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к уничтожению является «Типовой перечень». Его полное название - «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения»

Перечень содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при документировании управленческой, научно-технической и производственной деятельности, в большинстве организаций.

Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

При определении сроков хранения документов и дел целесообразно использовать типовой и ведомственный (при его наличии) перечни. При этом за основу в каждом конкретном случае принимают один из перечней (как правило, ведомственный).

На первом листе номенклатуры к наименованию графы 4 дают ссылку 1 на полное название и исходные данные перечней, используемых в номенклатуре. Напротив дел, статьи к которым используют выборочно, в графе 4, рядом с номером статьи по перечню, проставляют условное обозначение перечня, статьи которого используют выборочно.

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

У некоторых документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки. Здесь может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело подвергнется экспертизе ценности, по результатам которой лишь некоторые документы, возможно, будут храниться постоянно.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Требования при формировании дел

1) В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

2) Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

3) Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.

4) Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.

5) Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.

6) Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том.

7) Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.

Список использованных источников

1. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М., 2010.

2. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: учеб.-практич. руководство / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. Мн., 2005.

3. Интернет ресурс http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk0701.htm

Основы документооборота в организации: составляем номенклатуру дел и формируем документы в дела (Данченко С.П.)

Дата размещения статьи: 20.11.2015

Несмотря на бурное развитие электронного документооборота еще очень много документов представляется в бумажном виде. Бухгалтеры и кадровики, как никто, знают цену каждому документу. И для них вопросы организации делопроизводства особенно важны. Одним из существенных вопросов организации документооборота является вопрос хранения документов.

О том, как сформировать дела, сколько их надо хранить, как составить номенклатуру дел, читайте в предложенном материале.

Понятие номенклатуры дел

Номенклатура дел является документом организации, представляющим собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и представляет собой таблицу, в которой указываются индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения и номер статьи в соответствии с перечнем.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Правила составления номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например - канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Далее в рамках предусмотренных делений номенклатуры дел указываются конкретные дела, сформированные в организации. Их наименование должно соответствовать наименованиям, предусмотренным Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень N 558), или Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 (далее - Перечень N 1182).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02 - 03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02 - 03, 03 - 03, 04 - 03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и при этом соответствовать наименованиям, предусмотренным Перечнем N 558 или Перечнем N 1182.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания совета директоров".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению архива и организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Пример составления номенклатуры дел.

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

N _______ Наименование должности

Руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

На ___________ год подписи

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по Перечню	Примечание
Отдел кадров
	Положение об отделе кадров. Копия		3 года ПЗН, п. "б" ст. 56	Оригинал в деле 05-01-03
	Должностные инструкции сотрудников. Копии		3 года ПЗН, п. "б" ст. 77	Оригинал в деле 05-01-04
	Приказы директора общества с ограниченной ответственностью "Эдельвейс" по личному составу (о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении, изменении фамилии, поощрении, оплате труда, премировании, различных выплатах, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы)		75 лет (2) ЭПК, п. "б" ст. 19
	Приказы директора общества с ограниченной ответственностью "Эдельвейс" по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дисциплинарных взысканиях, дежурствах, командировках и прочие)		5 лет (2) ЭПК, п. "б" ст. 19	(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 лет

Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи

Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив)

Порядок утверждения номенклатуры дел

Что касается порядка утверждения номенклатуры дел, то предусмотрены следующие особенности. Номенклатура дел организации (сводная) составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила работы архивов), на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (Приложение 8 к Основным правилам работы архивов), согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений. Составляет номенклатуру дел подразделение или лицо, на которое возложены обязанности по документационному обеспечению. Таким образом, номенклатура дел организации подписывается руководителем службы документационного обеспечения или лицом, ответственным за документационное обеспечение, визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, и после согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Порядок формирования дел в организации

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. То есть документы, по которым необходимые действия совершены, помещаются в подходящую папку (архивный короб или другую подходящую папку), на которую наклеиваются титульный лист с указанием индекса и заголовка дела, подразделения, которым сформировано дело, даты начала и окончания формирования дела и подходящий по размеру листок на боковую сторону папки, на котором указываются индекс и заголовок дела.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

Группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (приема на работу, увольнения и перемещения, командировок и т.д.), группировать в отдельные дела;

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Сроки хранения документов и дел в организации

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также следующими документами:

Перечнем N 558;

Перечнем N 1182;

Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР 15.08.1988.

Для акционерных обществ сроки хранения документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Например, для бухгалтерской (финансовой) отчетности (бухгалтерских балансов, отчетов о прибылях и убытках, отчетов о целевом использовании средств, приложений к ним и др.) установлены следующие сроки хранения:

Сводной годовой (консолидированной) - постоянно;

Годовой - постоянно;

Квартальной - пять лет, при отсутствии годовой - постоянно;

Месячной - один год, при отсутствии годовой, квартальной - постоянно;

Правил внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации - в течение одного года после замены новыми;

Документов (информаций, справок, сводок, сведений, отчетов) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом - постоянно.

Целесообразно документы по одной статье утвержденного перечня с разными сроками хранения объединять в разные дела.

Документы в деле должны иметь одинаковый срок хранения, который определяется согласно указанным выше документам.

Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

Подшивку или переплет дела;

Нумерацию листов дела;

Составление листа-заверителя;

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки по установленной форме (Приложение 9 к Основным правилам работы архивов организаций), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. При этом запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых обусловлен спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам работы архивов организаций), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам работы архивов), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется подразделением или лицом, ответственным за документационное обеспечение в организации, визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, и согласовывается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, после чего утверждается руководителем на очередной календарный год.

В соответствии с номенклатурой дел формируются дела в организации. Сроки хранения дел и документов в них определяются правовыми актами и утвержденными в соответствии с ними перечнями. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу подлежат передаче в архив организации, в связи с чем к их оформлению предъявляются дополнительные требования.

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации.

Этот документ является основным учетным документом для составления описей дел постоянного и временного хранения (п.3.4.3 "Основных Правил работы архивов организаций").

Документ может составлятьсяв отношении целой организации (сводная) или только в отношении структурного подразделения.

Правила заполнения граф таблицы в номенклатуре дел структурного подразделения

Образец номенклатуры дел структурного подразделения содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

В первой графе проставляются индексы;

Во второй графе включаются заголовки дел (томов, частей), которые точно отображают основное содержание документов;

В третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

С этим шаблоном часто используют: