В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются , имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Срок хранения документов может быть:

• временным (до 10 лет);
• временным (свыше 10 лет);
• постоянным.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы : бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить , отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документов — это еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

• при составлении ;
• при ;
• при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Типовые перечни документов по срокам хранения

Как уже говорилось, первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

Определение срока хранения документов

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение , а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при , и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает эксперт- ио-проверочная комиссия архивного учреждения.

Итак, в процессе экспертизы производится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Рис. 6.1. Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней (подробнее об описях дел см. раздел 6.2).

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2005 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2009 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2009 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации. Пример акта приведен на рис. 6.1.

В БашГУ в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива БашГУ. По этим описям документы сдаются в архив БашГУ.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел БашГУ, которую готовит архив БашГУ и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГКУ РБ ЦИА РБ.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 25) и представляются в архив БашГУ при передаче дел.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником общего отдела БашГУ и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении БашГУ экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив БашГУ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

Описи дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно - справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1999 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2003 года).

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

Оформление дел

Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);

нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

1. Для хранения документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое или историческое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение предприятие образует архив. Архив предприятия функционирует на правах структурного подразделения и находится в оперативном подчинении заместителя руководителя ПО уп; равлению.
2. Документы предприятия, представляющие особую практическую или историческую ценность, после проведения экспертизы в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат передаче на хранение в региональный (ведомственный) архив.
3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив предполагает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление архивных дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих практической или исторической ценности.

1. Экспертиза ценности документов

1. Экспертиза ценности документов - это процедура отбора документов на архивное хранение.
2. Экспертиза ценности документов предприятия проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив предприятия и региональный (ведомственный) архив.
3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Органи
   зация работы ЭК осуществляется в соответствии с положением, утвержденным руководителем предприятия.
4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется на предприятии ежегодно с 5 по 20 декабря.
5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, а также отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению. Одновременно выделяются к уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли.
6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел предприятия путем полистного просмотра дел.
7. В делах постоянного хранения подлежат изъятию вторые и последующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по персоналу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией и включает следующие графы:

1. порядковый номер дела (тома, части) по описи;
2. индекс дела (тома, части);
3. заголовок дела (тома, части);
4. дата дела (тома, части);
5. количество листов в деле (томе, части);
6. срок хранения дела.

1. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1. каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
2. в описи соблюдается сквозной порядок нумерации дел;
3. графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
4. при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;
5. графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

Ю.2.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

1. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем предприятия и председателем ЭК.
2. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй хранится в качестве контрольного экземпляра в службе ДОУ предприятия.
3. Отбор документов за соответствующий пе

риод к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. После этого предприятие имеет право уничтожить дела и документы, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. .

1. Подготовка и передача документов в архив

1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по персоналу.
2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их. хранения.
3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в службе ДОУ предприятия и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
4. Передача дел в архив осуществляется ежегодно в течение января по заранее утвержденному начальником службы ДОУ и заведующим архивом графику.
5. В период подготовки дел к передаче в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению до момента передачи дел в архив.
6. Прием каждого дела фиксируется отметкой в описи. По окончании процедуры в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема- передачи дел. После этого описи заверяются подписями заведующего архивом и руководителя службы ДОУ предприятия.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на передаваемые документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись после дел, передаваемых на хранение.

УТВЕРЖДЕНА приказом Минфина России от 31.12.92 № 81
Инструкция о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Министерстве финансов Российской Федерации
/. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной Комитетом по делам архивов при Правительстве РФ 06.07.92, и определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по письмам, предложениям, заявлениям и жалобам граждан в центральном аппарате Министерства финансов РФ.
2. Делопроизводство по письмам ведется отдельно от общего делопроизводства, в Административно- контрольном управлении - Сектором писем граждан, в структурных подразделениях министерства - работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
3. Персональную ответственность за состояние работы по рассмотрению писем граждан и ведение делопроизводства по письмам несут руководители управлений (отделов). Административно-контрольное управление осуществляет контроль за своевременностью рассмотрения писем и ведением делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата, разрабатывает совместно с управлениями (отделами) министерства необходимые предложения по дальнейшему совершенствованию этой работы.
4. Заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в министерство, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.

1. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в срок до 15 дней со дня их поступления.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководством министерства, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

1. Жалобы на неправильные действия или распоряжения финансовых органов рассматриваются не позднее 5 дней со дня поступления в министерство.
2. Анонимные обращения граждан рассмотрению не подлежат и направляются в управления (отделы) для сведения.

Анонимными считаются письменные обращения граждан без указания фамилии, имени, отчества, заявителя и не содержащие данных о месте жительства, работы или учебы (выписка из Указа Президиума Верховного Совета СССР от 02.02.88 № 8422-XI).

1. Письма граждан Министерство финансов РФ рассматривает в соответствии с законодательством РФ в пределах своей компетенции. Ответы на письма граждан, направляемые в Верховный Совет РФ, Администрацию Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, подписываются руководством министерства.
2. Письма граждан, не относящиеся к компетенции министерства, пересылаются Административно-контрольным управлением или управлениями (отделами)
   безотлагательно, не позднее 15 дней в соответствующие органы для решения поставленных вопросов, о чем сообщается заявителю.
3. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.
4. Руководители управлений (отделов) , а в необходимых случаях - руководство министерства, сообщают гражданам и соответствующим органам о решениях, принятых по письмам граждан, а п случае отрицательного ответа указывают мотивы и по просьбам граждан разъясняется порядок обжалования. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. Решение о письменной или устной форме ответа принимает руководитель управления или его заместители по докладу исполнителя. В случае устного ответа делается соответствующая запись на письме и в регистрационно-контрольной карточке.
5. Руководители управлений (отделов) организуют при необходимости проверки отдельных жалоб с выездом на места, обобщение и анализ писем граждан (отдельно - коллективных и повторных), принимают меры к устранению причин, порождающих жалобы.

По результатам работы за квартал подготавливают аналитические справки о ходе рассмотрения обращений граждан, представляемые к 15 числу месяца, следующего за окончанием квартала, в Административно-контрольное управление для подготовки доклада руководству министерства по прилагаемой схеме (Приложение 2).

1. Для приема граждан в министерстве организована приемная, порядок работы которой установлен положением, утвержденным руководством Министерства финансов РФ.

Подскажите, когда и как нужно оформлять документы в архив (входящие и исходящие письма, приказы, протоколы) или, если их не требуется отправлять в архив, то как их оформлять в этом случае? В шкафу лежат документы еще с 2003 года!

Ответ

Информация о правилах работы с документами (в т. ч. составе документов, образующихся в деятельности организации, сроках их хранения, правилах передачи на архивное хранение и на уничтожение, правилах ведения архивной работы и т.п.) должна быть закреплена во внутренних документах организации (например, в номенклатуре дел, инструкции по делопроизводству, документах, регламентирующих деятельность архива). Поэтому для начала рекомендуем узнать о наличии в организации этих документов и внимательно их изучить.

Об исходящих документах читайте подробнее по ссылке.

В том случае, если нормативных документов нет или их недостаточно, придется провести работу с документами самостоятельно, используя:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 (далее - Перечень).
• Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила работы архивов).
• ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (далее - ГОСТ 17914-72).

Исходя из сути вопроса и учитывая, что указан видовой состав документов, а также если взять за условие, что документы находятся в хорошем состоянии, правильно оформлены, сформированы в дела, оформление документов в архив будет состоять из следующих этапов.

Интересная информация о оформлении дел размещена здесь.

1. Определение сроков хранения документов.

Чтобы убедиться в правильности формирования дел и определить дальнейший порядок работы с документами, в т. ч. возможность передачи в архив, требуется определить сроки их хранения. Для этого обратимся к следующим статьям Перечня:

№ статьи	Вид документа	Срок хранения	Примечание
	Приказы, распоряжения; документы (…) к ним: а) по основной (профильной) деятельности; б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все иды отпусков работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда); в) по административно-хозяйственной деятельности	Пост. ** (1) 75 л. (2) ЭПК	(2) о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 лет
	Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (…) к ним: б) коллегиальных, совещательных, исполнительных органов организации (организаций) (коллегии, совета, дирекции, правления и др.); в) контрольных (ревизионных) органов организации (организаций) (советов, комиссий и др.); г) по координации определенных видов деятельности; д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (организаций) (комитетов, комиссий, советов и др.); е) совещаний у руководителя организации (2); ж) собраний трудовых коллективов организации; з) собраний структурных подразделений организации; и) общих собраний акционеров, пайщиков		(1) присланные для сведения - до минования надобности; (2) Оперативных совещаний - 5 лет, ЭПК; (3) При сложной структуре организации (структура в структуре) - 5 лет;

Вы узнаете больше о основных видах документов организации , если перейдете в материал.

Отдельно следует остановиться на переписке (входящие и исходящие письма). Согласно Перечню, срок хранения переписки, как правило, составляет 5 лет (этот срок и будем рассматривать далее как основной), но, в зависимости от вопроса, который в ней затронут, может составлять от 1 года (например, ст. 779 - документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт) до постоянного срока хранения (например, ст. 118 - переписка о государственной регистрации права на недвижимое имущество и сделок с ним). Поэтому следует внимательно ознакомиться как с Перечнем, так и с документами, входящими в дела с перепиской.

В том случае, если в результате ознакомления выяснилось, что в дело подшиты, кроме документов со сроком хранения 5 лет, документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, дело должно быть либо переформировано, либо подлежать хранению в течение максимального срока, предусмотренного для входящих в него документов (что нерационально с точки зрения экономии места для хранения). А вот если в дело с перепиской, имеющей срок хранения 5 лет, попали документы с меньшими сроками хранения (1 год, 3 года) - переформировывать его не стоит, т.к. это требует больших трудозатрат, несопоставимых с ценностью данных документов. В дальнейшем, формируя дела, следует обращать пристальное внимание на сроки хранения документов, составляющих дела с перепиской.

Все о уничтожении документов вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Таким образом, анализируя полученную информацию, документы можно разделить на две группы:

• имеющие постоянный и длительный (свыше 10 лет) срок хранения: приказы по основной (профильной) деятельности и личному составу (кроме указанных в примеч. 2 ст. 19 Перечня о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках); практически все виды протоколов (кроме собраний структурных подразделений организации) и др.

Именно эти документы подлежат передаче на архивное хранение. Как правило, такая передача производится после окончания срока их хранения в месте формирования (подразделении). Этот срок в среднем составляет 1-2 года, пока с документами ведется информационно-справочная работа;

• имеющие временный срок хранения (до 10 лет): переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам; протоколы структурных подразделений организации; приказы по личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня.

Подробнее о ведении архива

Такие дела обычно не подлежат передаче на архивное хранение (хранятся в местах формирования (подразделениях) до истечения срока хранения и передачи на уничтожение). Однако следует уточнить, что организация вправе устанавливать для этих документов иные правила хранения. Например, в настоящее время во многих организациях хранение все возрастающего количества документов временных сроков хранения в местах формирования (подразделениях) не представляется возможным. Поэтому, в соответствии с установленными внутренними правилами организации, они также передаются на хранение либо в архив, либо, как вариант, в службу ДОУ. Как правило, такая передача также производится после окончания срока их хранения в месте формирования (подразделении), который составляет 1-2 года, пока с документами ведется информационно-справочная работа.

У вас не останется вопросов о входящих документах после прочтения статьи по ссылке.

Теперь, используя полученную информацию, попробуем разобраться с документами с учетом года их формирования. Допустим, что дела с документами временного срока хранения (до 10 лет) также передаются на хранение в архив, а срок хранения дел в месте формирования (подразделении) до передачи на архивное хранение составляет 2 года:

Год формирования	Дела с документами постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения (приказы по основной (профильной) деятельности и личному составу (кроме указанных в примеч.2 ст. 19 Перечня); протоколы (кроме собраний структурных подразделений организации)	Дела с документами временного срока хранения (до 10 лет) (переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам и личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня; протоколы структурных подразделений организации)
		Срок хранения истек
	Подлежит передаче на хранение в архив	Срок хранения истек
	Подлежит передаче на хранение в архив	Подлежит передаче на хранение в архив
	Подлежит передаче на хранение в архив	Подлежит передаче на хранение в архив
	Подлежит передаче на хранение в архив	Подлежит передаче на хранение в архив
	Хранение в подразделении	Хранение в подразделении
	Хранение в подразделении	Хранение в подразделении
	Формирование дела	Формирование дела

Таким образом, исключив еще формирующиеся и находящиеся на хранении в подразделении дела, мы получили состав документов в разрезе лет и видов, подлежащих передаче на хранение и на уничтожение в связи с истечением срока хранения.

2. Оформление дел.

Для выполнения этой работы следует ознакомиться с основными нормативными документами, устанавливающими требования в данной области - Основными правилами работы архивов и ГОСТ 17914-72.

Подробнее о архивном делопроизводстве мы написали в материале по ссылке.

В соответствии с Основными правилами работы архивов дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному, а дела временного хранения (до 10 лет включительно) - частичному оформлению (см. п. 3.6.3). Дела, которые предполагается передать на уничтожение, с целью экономии трудозатрат оформлять не рекомендуется.

Даже учитывая отсутствие опыта, оформление дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения может быть выполнено самостоятельно. А вот оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу требует соблюдения определенных и достаточно жестких правил, поэтому по данному вопросу лучше обратиться за консультацией или подтверждением правильности проведенной работы к работникам архива или к экспертной комиссии.

Читайте о оформлении документов , чтобы не совершать ошибок.

В настоящее время, учитывая сложившуюся в организациях практику снижения трудозатрат подразделений на непрофильную деятельность, оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу часто производится архивным подразделением (например, уже после передачи дел на хранение в архив) либо вообще передается на выполнение аутсорсинговой компании - решение по этому вопросу принимается руководством организации. В том случае, если работу по оформлению дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения придется проделать своими силами, можно рекомендовать разделить ее на этапы, выполнение каждого из которых должно быть в обязательном порядке проконтролировано работниками архива (экспертной комиссией). Например:

1. Систематизация документов.

2. Нумерация листов.

3. Составление листа-заверителя.

4. Составление внутренней описи.

5. Оформление обложки.

6. Подшивка или переплет дела.

Порядок выполнения пунктов плана и их количество может изменяться в зависимости от необходимости тех или иных работ (например, если документы в деле уже систематизированы, выполнение этого пункта не понадобится; при отсутствии особо ценных документов - не требуется оформлять бланк внутренней описи документов дела и т.п.).

3. Экспертиза ценности.

Экспертиза ценности проводится постоянно действующей экспертной комиссией, созданной в организации. В данном случае экспертная комиссия должна провести оценку имеющихся документов, убедиться в правильности формирования дел, отобрать дела, подлежащие передаче в архив на хранение, и дела, подлежащие передаче на уничтожение (или принять решение о продолжении их хранения) в связи с истечением срока хранения.

Подробнее о передаче документов в архив мы писали здесь.

В нашем случае по результатам проведения экспертизы ценности могут быть оформлены следующие документы:

• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (переписка; приказы по административно-хозяйственным вопросам; приказы по личному составу, указанные в примеч. 2 ст. 19 Перечня; протоколы структурных подразделений организации), если будет принято решение о передаче их на уничтожение;
• опись дел постоянного хранения (приказы по основной (профильной) деятельности, протоколы (кроме собраний структурных подразделений организации));
• опись дел по личному составу (приказы по личному составу).

Формы указанного акта и описи, правила их оформления установлены Основными правилами работы архивов организаций. Следует отметить, что данные документы могут быть оформлены только в случае, если у экспертной комиссии не будет претензий к правильности формирования и оформления дел. В том случае, если при проведении экспертизы будут обнаружены грубые ошибки, после их исправления может потребоваться проведение повторной экспертизы.

Важную информацию о архивном деле в 2017 году вы найдете в материале здесь.

Теперь рассмотрим оформление передачи на хранение дел, имеющих временный срок хранения (до 10 лет). Как уже указывалось выше, решение о передаче таких дел на хранение в архив (службу ДОУ, иное подразделение) должно быть закреплено во внутренних документах организации. Дела, имеющие временный срок хранения (до 10 лет), могут передаваться на хранение по номенклатуре дел (при ее наличии), либо в организации может быть разработана внутренняя упрощенная форма описи, аналогичная описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Оформление таких описей может производиться одновременно с описями дел постоянного хранения, по личному составу и актами о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подробнее о архивном деле мы писали здесь.

Таким образом, в результате проведения указанной выше работы, передачи дел на хранение и уничтожение, в подразделении должны остаться:

• дела 2011 г. (формируемые);
• дела 2009-2010-х гг. формирования (находящиеся на хранении в подразделении, пока с ними ведется информационно-справочная работа);
• экземпляры:

Акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

Описи дел постоянного хранения;

Описи дел по личному составу;

Описи дел временного (до 10 лет) срока хранения.

Образец описи дел временного (до 10 лет) срока хранения

структурного подразделения организации

Наименование организации

____________________________________________________________________

Наименование структурного подразделения

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного подразделения организации

________ ______________________

Подпись Расшифровка подписи

ОПИСЬ № _______

	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
Название раздела

В данную опись внесено ______________________ ед. хр. с № _________ Цифрами и прописью

по № __________________

Наименование должности

составителя описи __________________ ________________________________

Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

Подпись Расшифровка

Подробнее о архивном хранении мы написали в материале по ссылке.