Информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов. Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере - Информационно-справочная работа по документам Табель форм применяемых документов
6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах
учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт (в маленькой
фирме) на основе этого банка данных обязаны в несколько минут ответить
на вопросы двух типов:
- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов -
главнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения
именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о
документах.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может
вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в
автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки
нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в
отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных
подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении.
Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту
корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.).
Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления,
жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на
законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая
строится по тематическому принципу.
В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две
карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в
справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может
поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро навести
справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3
минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно,
пока документ в работе, на него имеется две карточки - в сроковой и
справочной картотеках.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более
полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе,
переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из
справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется для
создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по
другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена
по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут
располагаться по алфавиту корреспондентов).
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год.
Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке
законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят
до замены документов новыми.
Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания
с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки
по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку
документа.
"Справка может выдаваться:
- По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат
исполнения; место хранения.
- По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
- По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора;
все документы автора по определённому вопросу; все документы автора за
указанный период.
- По региону: стране; области; городу. Для поиска документа или группы
документов могут задаваться следующие реквизиты:
- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как
отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или
для внутренних - подписания документа, от и до);
- регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- организация (корреспондент/адресат);
- содержание (тема).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно
задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам,
исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в
дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего
делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной
базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при
необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы
документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в
табличной форме.
В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является
информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент.
Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком
деле находится данный документ".*
____________________________________________________
* Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие
успешной работы офиса. - «Секретарское дело», 1997, № 1, с. 80. Более
подробно см. книгу: Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. -
М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997.
6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ
Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка
входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции
(экспедитором).
Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его
оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте,
так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в
полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые
в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются,
маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются
заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому
оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых
правил.
Однако, в последние годы с развитием передачи документов по телефонным
каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции,
пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно
уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно
сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной
почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации
документа), то есть применения специальной программы "электронной
подписи" и заключения специального соглашения об авторизации с каждым
корреспондентом.
Практическое занятие № 5
Вопросы для рассмотрения:
Вопрос № 1
Вопрос № 2
Что представляет собой информационная поисковая система?
Информационно-поисковая система – это прикладная компьютерная среда для обработки, хранения, сортировки, фильтрации и поиска больших массивов структурированной информации.
Каждая ИПС предназначена для решения определенного класса задач, для которых характерен свой набор объектов и их признаков. ИПС бывают двух типов:
1. Документографические. В документографических ИПС все хранимые документы индексируются специальным образом, т. е. каждому документу присваивается индивидуальный код, составляющий поисковый образ. Поиск идет не по самим документам, а по их поисковым образам. Именно так ищут книги в больших библиотеках. Сначала отыскивают карточку в каталоге, а затем по номеру, указанному на ней, отыскивается и сама книга.
2. Фактографические. В фактографичеких ИПС хранятся не документы, а факты, относящиеся к какой-либо предметной области. Поиск осуществляется по образцу факта.
Каждая ИПС состоит из двух частей: базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).
База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.
Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.
На настоящий момент существует множество различных СУБД. Наиболее широкую известность получили такие как Dbase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.
Вопрос № 3
Вопрос № 6
Вопрос № 7
Вопрос № 8
Какие данные должна содержать регистрационно-контрольная карта?
Практическое занятие № 5
«Организация информационно-справочной работы»
Вопросы для рассмотрения:
1. Что представляет собой информационно-справочная работа по документам?
2. Что представляет собой информационная поисковая система?
3. Что такое «карточки регистрации документов» и в чём заключается особенность работы с ними?
4. Что представляет собой справочная картотека?
5. Какие принципы ведения картотеки существуют?
6. Что включает в себя контроль исполнения документа после нанесения на него резолюции?
7. В чём заключаются особенности технологии работы с обращениями граждан?
8. Какие данные должна содержать регистрационно-контрольная карта?
Вопрос № 1
Что представляет собой информационно-справочная работа по документам?
Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба делопроизводства (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. 1
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационно-учетные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме. 2
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.
Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый - в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй - в каком документе (в каких документах) находится информация по нужному вопросу. Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода. Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. Карточки группируют в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью. Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую - на исполненные. По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы. Использование цветных индикаторов позволяет проводить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска. Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами. Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ и в какое дело данный документ подшит. В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа - искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям. Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организацией в целом.
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
У кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы.
Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.
Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:
По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.
По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
По региону: стране; области; городу;
Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:
Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);
Регион, по которому ведется поиск (страна, область);
Организация (корреспондент/адресат);
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).
Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по словам «бумага» и «Восход».
Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.
Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.
Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой информационно-справочной системы является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:
- · по корреспондентскому - рубриками являются названия постоянных корреспондентов;
- · по географическому - рубриками являются названия области, города, месторождения и др.;
- · по предметно-вопросному (тематическому, производственно-отраслевому) - рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;
- · по структурному - рубриками служат названия структурных подразделений организации;
- · по номинальному - рубриками являются наименования видов документов;
- · по алфавитному - рубриками являются буквы русского алфавита.
Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов.
Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт составлено несколько тематических карточек. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.
Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.
Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.
Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).
Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть - РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.
Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и структурных подразделениях зависят от применяемой в организации системы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме стандартна.
После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:
- 1 и 2-й экземпляры РКК вместе с документом отправляются исполнителю, затем 1-й экземпляр с подписью исполнителя о получении возвращается в подразделение по учету и регистрации службы ДОУ и устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам поступления и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хронологической, является основной (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экземпляр РКК.
- 2-й экземпляр РКК остается в структурном подразделении и устанавливается в картотеку структурного подразделения организации.
- 3-й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если документ подлежит контролю исполнения) и устанавливается в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения.
- 4 и 5-й экземпляры РКК устанавливаются в справочных картотеках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации, которые построены по выбранным признакам.
Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1-2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, - 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распорядительные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.
Если регистрация в организации осуществляется в автоматизированном режиме, то возможности информационно-справочной работы значительно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав показателей, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.
Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сформированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.
Контрольные вопросы
- 1. С какой целью создается в организации информационно-справочная система?
- 2. Как строится ИПС, если регистрация документ мощью РКК?
- 3. Какие признаки могут быть использованы для картотек?
- 4. Что представляют собой рубрики справочных картотек?
- 5. Какова технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме?
- 6. Как организуется справочная работа в автоматизированном режиме с использованием ПК?
