Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документа. Большая энциклопедия нефти и газа
Акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции. 3.
Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора. 4.
Ответ на предложение о заключении договора: в 10-дневный срок после получения предложения. 5.
Жалоба на неправильные действия или распоряжения фин- органов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления. 6.
Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения. 7.
Заявка покупателя: не позднее 3 дней после ее получения. 8.
Заявления и жалобы граждан: в срок до 1 месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки: безотлагательно, не позднее 15 дней. 9.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах РФ и субъектов Федерации - в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления. 10.
Консультация письменная по вопросам использования машин: не позднее чем через 10 дней по получении запроса. 11.
Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов. 12. Опросный лист на продукцию: представление в 20-дневный срок с момента получения наряда. 13.
Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через 1 месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин - в 10-дневный срок. 14.
Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения. 15.
Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций: к указанному в них сроку или в течение 10 дней. 16.
Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней. 17.
Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров. 18.
Предложение об уточнении ассортимента: не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора: не позднее 10 дней после получения предложения. 19.
Предложения граждан: в срок до 1 месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения. 20.
Предложения и заявления депутатов Государственной думы: в срок до 1 месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки: безотлагательно. 21.
Предложения и замечания депутатов на сессии в городе: рассмотрение в 10-дневный срок. 22.
Предложения депутатов в Думе субъекта Федерации, сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок; в городе: не позднее чем в 10-дневный срок. 23.
Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ: согласно указанному сроку. 24.
Протокол разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок; рассмотрение - в 20-дневный срок. 25.
Решения депутатов субъекта Федерации: доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок; в городе - не позднее чем в 7-дневный срок. 27.
Соглашение дополнительное: подписание не позднее 3 дней с момента получения. 28.
Спецификация на товары годовая: согласование - не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала; рассмотрение и подписание - не позднее 10 дней после получения. 29.
Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15
дней со дня поступления. 30.
Телеграммы: требующие срочного решения - до 2 дней; остальные - в течение 10 дней.
Еще по теме ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 1.:
- Приложение 1 Приложение 10 к ГСДОУ Перечень типовых сроков исполнения документов
- 7.4. Особенности исполнения исполнительных документов о взыскании штрафа, назначенного за преступление, исполнение документа о конфискации имущества
- Вопрос 1. Особенности исполнения исполнительных документов по спорам, вытекающим из жилищных правоотношений Исполнение исполнительного документа о выселении должника
Cтраница 1
Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителями учреждения и структурных подразделений или указываются в самом документе. При определении продолжительности срока исполнения учитывается содержание документа и практические возможности учреждения. Индивидуальные сроки фиксируются в резолюции руководителя.
Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.
Индивидуальные сроки исполнения фиксируются в резолюции руководителя.
Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Индивидуальные сроки определяются руководителями учреждений или указываются в самом документе. Остальные документы контролируются по типовым срокам, устанавливаемым для определенных видов и категорий документов. Эти сроки разрабатываются в каждом учреждении и закрепляются в инструкции по делопроизводству. Типовые сроки, как правило, должны быть ориентированы на 10 дней. Более длительные сроки устанавливаются для сложных категорий документов. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в учреждение.
Индивидуальные сроки исполнения указываются в документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителя учреждения. Индивидуальный срок исполнения, как правило, не превышает 10 дней.
Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителем и обязательно указываются или в резолюции, или в самом документе. Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, установленного для данной группы документов, то временем исполнения считается индивидуальный срок.
Для каких документов устанавливаются сроки исполнения. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов.
Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - это срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.
В чем заключаются общие правила регистрации документов. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов. Как осуществляется индексация документов. Какие недостатки характерны для журнальной формы регистрации документов. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы. Как строится картотека на исполненные документы. Что является разделами и рубриками этой части картотеки. В чем заключаются задачи и правила контроля исполнения служебных документов. Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении. Для каких документов устанавливаются типовые сроки исполнения. На основании чего устанавливают эти сроки. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов. В каких реквизитах документа может быть указан срок исполнения. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа.
Страницы: 1
Боитесь, что не сможете правильно определить срок исполнения того или иного документа? Тогда этот материал для вас.
Из статьи вы узнаете:
Вся документация, подлежащая исполнению сотрудниками, имеет сроки, в течение которых данное поручение должно быть выполнено. При этом наличие определенных временных рамок позволяет не только осуществлять контроль исполнения документов, но и определять личную эффективность работников.
Что подразумевает срок исполнения документа
Сроки исполнения документов существуют в каждой организации и отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге должно быть исполнено. При этом существует два вида: они могут быть как типовыми, так и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452. Ознакомиться с данным документом более подробно вы можете по этой ссылке .
Из названий становится понятно, что типовые сроки исполнения документов устанавливаются определенными нормативными актами и законами. Данная категория имеет определенные временные рамки, в течение которых должны быть приняты определенные меры в отношении данной деловой бумаги.
К примеру, ярким представителем типовых сроков являются письменные обращения граждан в государственные сроки. По законодательству на их рассмотрение выделяется 30 дней. Более подробно о рассмотрении обращений граждан вы можете узнать .
Название индивидуальных сроков говорит само за себя. В данном случае время, отведенное на выполнение деловой бумаги, устанавливается непосредственно в рамках одной компании. Как правило данная категория закрепляется изданием соответствующего документа. В этом случае порядок и время рассмотрения определенных категорий деловых бумаг может быть закреплен в инструкции по делопроизводству. При этом установленный период выполнения документа может быть изменен только внесением соответствующего изменения в саму инструкцию.
Важно понимать, что сроки исполнения документов устанавливаются для того, чтобы унифицировать всю работу с документами в организации. Именно их наличие позволяет качественно и своевременно осуществлять работу в отношении входящей документации, выполнять поручения и приказы руководителя и т.д. Таким образом, наличие временных рамок помогает существенно регламентировать работу в отношении определенных категорий деловых бумаг.
Индивидуальные сроки исполнения
Как уже было сказано выше, индивидуальный период предъявления документа к выполнению могут устанавливаться руководителем компании или автором документа. Во втором случае изменять временные рамки также может лишь сам автор деловой бумаги.
Не стоит забывать и о том, что типовые сроки также могут быть пересмотрены в рамках одной организации. Для этого требуется принятие соответствующего акта. Более подробно о процедуре вы можете узнать .
Таким образом, то же предложение о сотрудничестве, полученное от другой компании, может получить временной период на выполнение после просмотра руководителем. В данном случае он может быть установлен в виде резолюции на документе и иметь подробную информацию о дальнейших действиях.
Приказы
Не стоит забывать и о том, что все приказы требуют выполнения в определенное время. При этом текст приказа всегда содержит дату, с которой вступают в силу определенные изменения. В большинстве своем формат даты, в котором указывается исполнительный период, отображается последним днем исполнения. К примеру, "… по 20.09.2017…", "… до 20.09.2017…" и так далее. В таком случае может быть и указано время, к которому поручение должно быть исполнено. К примеру, речь может идти о необходимости подготовить определенную документацию к 10 часам утра последнего дня, указанного в периоде исполнения.
Следует отметить и тот факт, что ряд приказов может содержать информацию о введении каких-либо изменений в деятельность организации. В таком случае период исполнения с которого изменения вступают в силу указывается в виде "… с 15.09.2017" и т.д.
Определение срока исполнения
Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.
В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.
Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник.
Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок. Более подробно об использовании резолюции со сроком исполнения вы можете узнать .
При этом началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.
Изменение и нарушение сроков исполнения
В том случае, если исполнитель не успевает выполнить определенные указания по работе с документацией в строго установленное время, он должен составить служебную записку. Содержанием данной деловой бумаги должна стать просьба о переносе/продлении временного периода и указание причины, по которой это необходимо. Служебная записка должна быть составлена на имя того человека, который устанавливал временной период требований.
При просрочке секретарь должен потребовать наличие объяснительной записки, в которой бы указывалась причина, по которой определенные требования не были исполнены вовремя. При этом объяснительная записка должна быть написана в том структурном подразделении, в задачи которого входило исполнение деловой бумаги и требований, изложенных к ней.
Отметим, что переносить сроки исполнения документа можно только в том случае, если речь идет о индивидуальных сроках. При этом одобрение на продление или перенос временного периода вам может дать только автор самого документа или резолюции. Получить более подробную информацию о переносе сроков вы можете .
Информационно-справочная система, созданная при регистрации документов, позволяет находить зарегистрированные документы по любому показателю. Так как в регистрационную форму вносится срок, к кᴏᴛᴏᴩому документ должен быть исполнен, можно подобрать документы и по ϶ᴛᴏму показателю, т.е. сроку исполнения. Именно на ϶ᴛᴏм показателе регистрационной формы строится контроль за сроками исполнения документов.
Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих ϲʙᴏевременное исполнение документов.
Контроль можно разделить на два вида:
- контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
- контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.
Ответственность за правильное и ϲʙᴏевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, кᴏᴛᴏᴩым поручено исполнение документа.
Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:
- фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
- проверка доведения документа до исполнителя в срок;
- напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
- внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
- информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
- внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
- составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.
На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля будут содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.
Сроки исполнения документов
Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Сроки исполнения документов могут быть:
- типовые;
- индивидуальные.
Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.
Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. К примеру, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Исполнение документов, с длительным сроком исполнения
Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.
В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Отметим, что текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения кᴏᴛᴏᴩых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
Отметим, что текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.)
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения кᴏᴛᴏᴩых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
В случае если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.
Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.
Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в кᴏᴛᴏᴩое подшит исполненный документ.
В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально) Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.
Отчет по контролю исполнения документов
По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. К примеру, форма отчета по контролю:
Именно такая таблица будет основой для итогового контроля.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Стоит сказать, для ее ведения могут быть использованы регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — ϶ᴛᴏ числа месяца (31 день) За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения кᴏᴛᴏᴩых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) данные карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченнымсроком исполнения. Стоит заметить, что они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число» на кᴏᴛᴏᴩое документ должен быть исполнен. Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.
Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. В случае если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все ϶ᴛᴏ также фиксируется на оборотной стороне карточки.
Но наиболее рациональным будет сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов , кᴏᴛᴏᴩый ведется на персональном компьютере.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения кᴏᴛᴏᴩых истекает сегодня. При ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.
Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении)
Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.
К примеру, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:
Или справку о документах за исполнителями, как общую:
так и по конкретному исполнителю.
Нужно помнить, такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и могут быть использованы при составлении должностных инструкций.
Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) будут важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и могут быть использованы при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию» контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.
Четко налаженный контроль исполнения будет средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.
Срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.
Так, в Типовом Регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, предусмотрены следующие сроки исполнения документов:
1. Поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.
2. Указания Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный сро к исполнения поручения.
3. Если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания.
4. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение тридцати дней.
5. Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на тридцать дней , с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении № 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например :
а) письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - срок их рассмотрения и исполнения - десять дней ;
б) протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение - в двадцатидневный срок и т.д.
Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения документа, который установлен отдельным организационно-распоря-дительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с момента (даты) их поступления.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о контроле) - это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы «К» или слова «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта; индивидуальные - руководителями, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, фиксируются в регистрационно-контрольных карточках. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Факт исполнения документа и снятия его с контроля подтверждает отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) - это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором был исполнен документ.
Снять документы с контроля может только лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
