По документообороту встречают. Документооборот — отдельный фрагмент общей картины Составление, согласование, оформление документов

28.07.2019

Изучаем основы построения оптимальной системы документооборота, приводим примеры и пошаговый алгоритм построения графика оборота документов.

Из статьи вы узнаете:

Схема документооборота на предприятии

Централизованная

Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций (единоначалия). Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией.

Децентрализованная

Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности.

Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

Смешанная

При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы.

Пример схемы документооборота

Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры.

В данной схеме указываются:

исполнители (т.е. подразделения, принимающие участие в обработке данного потока);
маршрут (т.е. порядок следования исполнителей);
наличие реверсивных движений (попадает ли документ несколько раз к одному исполнителю);
характер операций, осуществляемых каждым конкретным исполнителем).

Пример схемы документооборота организации представлен на Рис. 1:

Рисунок 1. Схема документооборота предприятия

Читайте также:

Виды документных потоков

Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком. Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же.

Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.

Первая классификация

горизонтальные потоки (возникают между отделам одного уровня);
вертикальные потоки (возникают межу отделам разных уровней);
восходящие (бумаги от подчиненных структур движутся к руководящим);
нисходящие (документы от руководящих структур движутся к подчиненным).

Вторая классификация

входящий поток образуют бумаги, поступающие из внешних источников;
исходящий поток образуют документы, отправляемые из организации;
внутренний поток образуют бумаги циркулирующие внутри организации.

Этапы документооборота в организации

Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:

Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.

Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д.

Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.

Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.

Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.

Как составить схему документооборота

Оптимальным вариантом графического отображения всех этапов прохождения документов является схема. Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, визуализирующей весь процесс.

Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление.

Унифицированной схемы графика не существует. Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.

Этап второй.

Назначаем ответственных за оформление бумаг

С первичной документацией это сделать достаточно просто – тот кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить. Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.

Этап третий.

Устанавливаем сроки.

Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ, - самая важная часть всего графика. Срок может быть установлен в месяцах или днях, прошедших со дня исполнения бумаги.

Этап четвертый.

Выбираем оформление

Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика – блок-схема. Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется таблица. Главный принцип – вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.

В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством - канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в ТРТУ, происходит регистрация.

Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача документов в различные подразделения университета.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и внутренние документы. В табл. 3.3.1. указано какие стадии проходят все эти документы

При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.

Таблица 3.3.1 Входящие, внутренние и исходящие документы

Входящие

прием и первичная обработка (канцелярия)

предварительное рассмотрение (канцелярия)

регистрация (канцелярия)

рассмотрение документов руководителем (ректор университета, проректора)

доставка документов исполнителям (декану или зам.декана)

контроль исполнения

подшив исполненного документа в дело (канцелярия)

Исходящие

составление проекта документа (факультет)

изготовление документа (деканат, кафедры факультета)

визирование проекта документа, его согласование

подписание документа (подразделения университета)

регистрация (деканат или канцелярия)

отправка документа адресату (канцелярия)

Внутренние

составление проекта документа и его согласование (факультет, подразделения университета)

изготовление документа (деканат или кафедры)

визирование проекта документа (факультет, подразделения университета)

подписание (факультет, подразделения университета)

регистрация (канцелярия)

размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия)

контроль исполнения

подшивка исполненного документа в дело (канцелярия)

Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии университета (см.рис. 3.3.1)

Рис. 3.3.1

Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии, идет строгая отчетность.

Деканат издает и получает приказы, которые делятся на приказы по личному составу, приказы по студентам, общие приказы.

Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.

Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на свет в подразделения ТРТУ. Эти документы подписываются руководителями (заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана на рис. 3.3.2.

Рис. 3.3.2

В таблице 3.3.2 показано, в виде организационной диаграммы, как происходит изготовление документа.

Таблица 3.3.2 Оргдиаграмма изготовления документа

Руководитель	Зам. руководителя	Секретарь	Рук-во ТРТУ	Секретарь канцелярии	Секретарь машбюро
Указание о написании док-та
Написание проекта
Набор документа
Проверка документа
Согласование документа
Подписание документа
Регистрация документа
Набор документа
Сверка документа
Размножение документа
Заверение копий документа
Расписывание в тетради
Подшивка оригинала в архив
Распределение по подразделениям

Если документ просто проходит от подразделения к подразделению, то после подписания (6, табл. 3.3.2.) идет передача его в нужное подразделение.

Более развернутая схема создания и движения документа (приказа) показана на рис. 3.3.3

Если документ оформляется на фирменном бланке (бланк берется в канцелярии под отчет), то в книге регистрации проставляется куда, по какому вопросу направляется письмо, а также делается его ксерокопия.

Рис. 3.3.3

В течение учебного года ежемесячно собирается Совет факультета на котором решаются и обсуждаются различные вопросы в результате появляются протоколы, решения и т.д. Все эти документы хранятся в специально предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит протоколы. При необходимости использования информации, о принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили).

Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.

Огромное количество различных служебных документов возникающих в процессе деятельности факультета требует правильного распределения. Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения, существует классификатор, которым является номенклатура дел. В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26 наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения - 472 и номера дела, например 472/1 - Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие. Пример номенклатуры дел деканата показан в приложении №4.

На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным номером. Номер присваивается канцелярией через приказ.

Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающееся кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.

Документ утратил силу

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА УЧЕБНЫМИ ЦЕНТРАМИ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИМИ ПОДГОТОВКУ СПЕЦИАЛИСТОВ ДЛЯ РАБОТЫ НА РЫНКЕ ЦЕННЫХ БУМАГ

Настоящая инструкция разработана в соответствии с Законом Республики Казахстан "О рынке ценных бумаг" от 5 марта 1997 года и "Положением о порядке выдачи Разрешения учебным центрам на обучение специалистов для работы на рынке ценных бумаг", утвержденным постановлением Национальной комиссии Республики Казахстан по ценным бумагам от 13 декабря 1996 года N 151. Инструкция регламентирует порядок ведения документооборота учебных центров, осуществляющих подготовку специалистов для работы на рынке ценных бумаг.

1. Учебные центры должны иметь следующие документы, необходимые для их функционирования:

a) свидетельство о государственной регистрации, учредительные документы (устав, учредительный договор, а в случае, если учебный центр образован без статуса юридического лица в составе другого юридического лица - Положение об учебном центре с выпиской из устава, в которой оговорено, что юридическое лицо, в составе которого образован учебный центр, имеет право заниматься данным видом деятельности);

б) оригинал разрешения Национальной комиссии Республики Казахстан по ценным бумагам (далее НКЦБ) на право организации и проведения обучения специалистов для работы на рынке ценных бумаг по каждой категории специализации обучения, а также решения НКЦБ о продлении срока действия Разрешения;

в) нормативные акты Республики Казахстан и НКЦБ, регулирующие деятельность учебных центров;

г) сведения о штатных сотрудниках учебного центра с указанием года рождения, образования, ученой степени, стажа работы, а также должностные инструкции сотрудников, содержащие конкретные функции, их права и обязанности, утвержденные руководителем учебного центра;

д) список профессорско - преподавательского состава, утвержденный в НКЦБ и привлекаемый для проведения занятий со слушателями, в том числе на контрактной основе, с указанием основного места работы, должности, стажа преподавательской работы, ученой степени (если имеется). При возникновении изменений или дополнений к списку они должны быть согласованы с НКЦБ;

е) оригиналы учебно - методических планов занятий по подготовке специалистов для профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг по каждой категории обучения, разработанные и утвержденные НКЦБ, с учетом всех вносимых в них изменений и дополнений, согласованных с НКЦБ;

ж) раздаточный материал, включающий в себя учебно - методическую литературу и нормативно - правовые акты, выдаваемые слушателям по соответствующему курсу обучения, необходимый минимум которого установлен Аттестационной комиссией, а также примеры таблиц и других наглядных пособий, используемых в процессе обучения;

З) копии квалификационных аттестатов, выданных НКЦБ;

(исключен 20.04.99)

и) договоры, контракты или трудовые соглашения с преподавателями, привлекаемыми для проведения занятий со слушателями;

к) оригинал договора аренды или документа, подтверждающего право собственности на помещение, в котором проводятся занятия;

л) в отдельной папке: расписания курсов подготовки специалистов для работы на рынке ценных бумаг с указанием имен преподавателей, а также мест и времени проведения данных курсов, подписанные первым руководителем учебного центра (руководителем коллегиального исполнительного органа учебного центра или лицом, единолично осуществляющим функции исполнительного органа учебного центра) или лицом, его замещающим, и заверенные оттиском печати учебного центра.

(ред. от 20.04.99)

2. Учебные центры обязаны вести следующие журналы:

а) журнал учета слушателей с указанием следующих данных:

3- фамилия, имя, отчество (полностью);

Дата подачи заявления;

Адресные данные;

Паспортные данные;

Данные об образовании: высшее (средне - специальное), специальность по диплому;

Стаж работы: общий, по специальности (юридической/экономической), непосредственно связанной с функционированием рынка ценных бумаг (с указанием места работы и должности);

Последнее место работы и должность;

Результат аттестации в НКЦБ.

б) журнал выдачи методического материала и квалификационных свидетельств.

В журнале отражается следующая информация:

Фамилия, имя, отчество слушателя;

Дата выдачи раздаточного материала;

Дата внесения платы за проведение аттестации;

Дата и номер протокола заседания Аттестационной комиссии;

Дата выдачи квалификационного свидетельства;

Номер квалификационного свидетельства;

Подпись слушателя за получение методического материала и квалификационного свидетельства.

В случае выдачи квалификационного свидетельства по доверенности в последней графе расписывается в получении доверенное лицо аттестованного, с указанием фамилии, инициалов, а также номера и даты выдачи доверенности. Все доверенности подшиваются в отдельную папку в хронологическом порядке.

По документообороту встречают

Правила передвижения документов устанавливаются соответственно принятым в каждой компании бизнес-процессами. Немаловажную роль при этом будут играть и масштаб организации, и разделение функций среди структурных подразделений и сотрудников, и принятый порядок распределения обязанностей и делегирования полномочий. В итоге картина того, каким образом организована система электронного документооборота в организации позволяет сделать вывод об эффективности системы управления в целом.

Ясно, что наиболее удобный способ ведения документооборота даже при его незначительном объёме – это с автоматизированными основными процессами.

Основные типовые бизнес-процессы и их реализация в 1С:Документооборот

Приём и первичная обработка входящих документов	В «1С:Документооборот» для каждого документа создается учетно-регистрационная карточка. Карточку можно гибко настраивать по необходимости: менять состав и расположение стандартных реквизитов, добавлять новые реквизиты.
Регистрация документов	В «1С:Документооборот» есть возможность регистрации всех видов входящих документов с присоединением скана или фото документа. Удобно при необходимости найти документ и понять, кому из сотрудников был впоследствии передан на обработку.
Контроль исполнения	В «1С:Документооборот» предусмотрен учет этапов обработки документов. Удобно при отслеживании этапов обработки. При этом можно учитывать сроки этапов и выводить документы с просроченными этапами в отчёты. После каждой выполненной задачи автору задачи приходит оповещение об исполнении.
Составление, согласование, оформление документов	«1С:Документооборот» позволяет создавать библиотеки документов. Это могут быть как шаблоны документов, так и сканы/фото документации. Например, договоров с контрагентами, отправленными им КП на этапе продаж. В 1С:Документооборот есть возможность настроить определенные маршруты согласования с указанием сроков исполнения. Таким образом, исключается возможность «забыть» кого-либо из согласующих лиц, ускоряется процесс согласования. После запуска процесса все задачи исполнителям поступают автоматически, автору документа остается лишь ознакомиться с результатами, или вернуть документ на доработку, в случае необходимости.
Отправка адресату или направление в архив	В «1С:Документооборот» исходящий документ может создаваться как сам по себе, так в ответ на входящий документ, образуя своеобразные цепочки документации. Это позволяет создавать и отслеживать, например, историю взаимодействия с контрагентом. Предусмотрено списание документов в дело в соответствии с заведенной номенклатурой дел на предприятии, уничтожение дел.

Почему правильно построить документооборот - это важно?

Документооборот предполагает целесообразное движение документов и скорость этого движения. Кроме того, ведение документооборота подразумевает получение актуальных данных о деятельности компании, позволяет проанализировать результаты работы и заниматься планированием.

Если неточно составить путь движения документа от и до, и тем самым нарушить скорость работы (читаем – сорвать сроки отправки, согласования, получения), то может пошатнуться вся система управления в организации.

Простое описание схемы движения документопотока с целью анализа текущего состояния документооборота и выявления проблем можно осуществить с помощью графической «карты» в виде блок-схемы, где поэтапно будут изображены операции с документами, исполнители, порядок выполнения операций.

Дмитрий Пинаев

Генеральный директор ГК «Современные технологии управления»

Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Это обусловлено тем, что документы является самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае прохождением и хранением документов занимаются специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (1С, Галактика), работа с конструкторско-технологической документацией — в PLM-системе (Лоцман:PLM, T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow).

Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов ГК «Современные технологии управления» (biztech.ru) (г. Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (upscalesoft.ru), осуществляющих разработку и внередние системы «OPTiMA-WorkFlow» ( optima-workflow .ru), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье.

Формализация документооборота — способ повысить эффективность внедрения СЭД

Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) уже давно держится на высоком уровне, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно. Среди возможных причин неудачи можно выделить: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта внедрения со стороны сотрудников организации, но, пожалуй, самой главной причиной остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.

Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин так комментирует сложившуюся на ситуацию: «Внедряя OPTiMA-WorkFlow в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели бизнес-процессов, созданные на базе систем бизнес- моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота…»

Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:

Неправильному выбору СЭД, т. к. могут быть неучтены особенности движения документов;
К срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать неправильно выполненное описание документооборота уже в момент внедрения системы;
К провалу проекта из-за не использования сотрудниками неправильно настроенной системы.

К сожалению, важный этап по формализации документооборота является самым «нелюбимым» у ИТ-специалистов, что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков — специалистов по этому виду деятельности.

Подходы к формализации документооборота

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: «от документов» и «от процессов».

Описание документооборота «от документов» исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: Разработка проекта документа — Согласование документа — Доработка документа -Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства — все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Рис. 1). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное — чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.

Плюсами такого подхода является минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа. Но, если компания планирует внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии Workflow, то необходимо использование уже более мощных средств описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций».

Минусом применения этой нотации является то, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию по обработке документа. Чтобы выйти из этой ситуации, можно название должностей сотрудников указывать непосредственно в названии функции (Рис 2). Также, к сожалению, практика показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, является слишком сложной для сотрудников предприятия. Это может привести к формальному утверждению технического задания на внедрение СЭД, но в последствии — к корректировке маршрутов движения документов уже на этапе внедрения системы.

Применение технологий бизнес-моделирования

Описанный подход позволяет внедрить СЭД и минимизировать затраты и риски проекта, проектная документация ИТ-службы при этом пополняется еще одним документом, содержащим еще один срез описания деятельности компании. Главным недостатком такого подхода при его несомненной простоте является отсутствие информации о самом бизнес-процессе, который призван поддержать рассматриваемый документ. Поэтому полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда возникают задачи изменить содержание документа, оптимизировать маршрут прохождения документа или вообще отказаться от его использования. Это невозможно сделать без анализа дополнительной информации, для этого необходимо знать:

Какие еще документы используются в бизнес-процессе;
Какие функции, помимо функций обработки документа, входят в бизнес-процесс;
Какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций бизнес-процесса.

Поэтому трата времени на описание только документооборота не совсем приемлема для организаций, находящихся на зрелом уровне развития, когда рассматриваются и решаются не отдельные задачи по автоматизации, а повышается эффективность деятельности компании в целом. Выходом является создание полноценной модели бизнес-процессов, содержащей описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становится возможным анализ и работа не только со следствием — документооборотом, но и с причиной, которая его вызывает, т. е. с бизнес-процессами. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед ИТ-службой:

Анализ и принятие взвешенного решения о способе автоматизации бизнес-процессов компании. Возможными способами могут стать, как уже говорилось выше: автоматизация с помощью управленческой информационной системы, внедрение PLM-системы, системы документооборота или workflow или вообще отказ от автоматизации, если решить задачу можно за счет простого изменения бизнес-процесса;
Формирование маршрутов документооборота, на основе содержащейся в модели информации;
Разработка технических заданий на внедрение информационных систем с использованием диаграмм бизнес-процессов;
Формирование инструкций пользователя по работе с информационной системой путем дополнения бизнес-процессов функциями по работе в ИС (занесение данных в систему, получение отчета, и т. п.). В результате становится возможным получение реестра функций ИС и включение регламента работы с ИС непосредственно в должностные инструкции исполнителей.

Система бизнес-моделирования Business Studio

На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio () описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Рис. 3).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы (и соответственно всех исполнителей) может использоваться следующий отчет.

Процесс	Ответственный	Требования к срокам	Поступления		Передача
Процесс	Ответственный	Требования к срокам	Процесс	Ответственный	Процесс	Ответственный
	Поставщик	Согласно условиям договора				Менеджер по инструменту
A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям	Менеджер по инструменту	Согласно условиям договора	A2.1.1.8 Поставка инструмента	Поставщик		Кладовщик
A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент	Кладовщик	В течение 20 мин.	A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям	Менеджер по инструменту		Бухгалтер
A2.1.2.3 Регистрация приходного ордера	Бухгалтер	В течение одного часа.	A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент	Кладовщик
A2.1.2.4 Прием инструмента на склад. Отметка о приеме в журнале учета движения инструмента	Кладовщик	Не более 20 мин.	A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент	Кладовщик

Таблица 1. Регламент прохождения документа «Гарантийный талон», сформированный в системе Business Studio

Ценность такого интегрального подхода состоит в том, что при изменении бизнес-процессов компании пропадает необходимость вносить изменения в два разных места — в модель бизнес-процессов и в описание документооборота так как вся необходимая информация хранится одной модели. Когда меняются бизнес-процессы, возможны следующие виды изменений, отражающихся на документообороте.

Таблица 2. Изменения в бизнес-процессах и их отражение в документообороте

Все произошедшие изменения необходимо отразить в регламентных документах компании и провести настройку СЭД. Компаниям, которые изначально пошли по пути создания модели бизнес-процессов, отреагировать на такие изменения значительно проще — достаточно актуализировать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В случае же, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, необходимо спроектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.

Недостатками этого подхода являются более высокая трудоемкость описания, так как требуется описать все функции бизнес-процесса, а не только функции, связанные с обработкой документа, и возможность применения в условиях достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся бизнес-процессы. Преимуществом же является получение одной связанной модели системы управления компанией, включающей бизнес-процессы, организационную структуру, документы и используемые информационные системы. Такая модель, разработанная в Business Studio, позволит более эффективно осуществить выбор и настройку СЭД, а на этапе внедрения автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в информационной системе. Также полученная модель поможет ИТ-службе хорошо изучить работу своей компании, а значит и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке.

Компаниям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, можно порекомендовать изначально ставить задачу более широко — полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффекта от такого подхода будет значительно больше: ИТ-специалисты получат описание документооборота компании для настройки СЭД, топ-менеджеры — формализованную систему управления, а сотрудники компании — актуальные регламентные документы.