Как надо подтверждать командировочные расходы в 2017 году? Изменения, свежие новости только в нашей статье. А также другие нюансы по командировкам.

С 2016 года изменился порядок составления документов при оформлении командировки на сотрудника. Постановление от 29.12.14 № 1595 сделало необязательным заполнение командировочного удостоверения и служебного задания. Теперь можно издать только приказ по предприятию (образец ниже). И, конечно, оставили авансовый отчет, который предоставляет вернувшийся работник, но обо всем по порядку.

Что такое командировка и командировочные расходы в 2017 году

Командировка возможна только в рамках трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ). Это позволяет работнику возместить командировочные расходы в 2017 году, изменения свежие новости по которым мы рассматриваем в этой статье. А работодатель может учесть их при расчете налога на прибыль.

Направление в командировку связано с необходимостью выполнения какой-либо работы в интересах компании вне постоянного места работы сотрудника. Напоминаем, что постоянным местом является расположение компании (или обособленного подразделения), прописанное в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Не следует путать командировку и направление в поездку работников, разъездной характер работы которых предполагает выполнение своей функции в пути, например водителей при междугородних поездках. Для таких работников это «обычная» работа, не требующая специальной компенсации дорожных затрат.

Какие бывают расходы в поездках

Законодательство относит к командировочным расходам следующие затраты (ст. 168 ТК РФ):

• суточные (выплачиваются за каждый командировочный день, а размер определяется коллективным договором или другим внутренним актом);
• расходы на проезд до места командировки (компенсируется проезд на такси, служебном или личном автомобиле);
• расходы на проживание (проживание в гостинице, аренда квартиры).

Также подлежат возмещению и другие затраты, которые понес работник по распоряжению работодателя (личное страхование, например), главное, чтобы их можно было подтвердить документами (письмо Минфина от 10.09.15 № 03-03-06/2/52238).

Нормы, сверх которых расходы на командировку не возмещаются

Право устанавливать нормы для компенсации командировочных расходов в 2017 году, изменения, свежие новости рассмотрены выше, предоставлено компании. Она это делает с помощью локальных нормативных актов (п. 11 Положения о командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Но есть исключение – это размер суточных, они не облагаются НДФЛ в сумме до 700 руб. за день при поездке по РФ, и до 2500 руб. за день при поездках заграницей (п. 3 ст. 217 НК РФ). Остальные расходы можно учитывать в том размере, какой прописан во внутреннем акте компании.

Принимаем командировочные расходы в налоговом учете

Для того чтобы учесть командировочные расходы в 2017 году (изменения свежие новости) , нужно, чтобы была в наличии счет-фактура, а оплату расходов произвели компания или сам работник (п. 7 ст. 171 НК РФ).

В правилах заполнения авансовых отчетов 2017 есть два важных изменения. Одно касается выдачи сотрудникам денежных средств под отчет - теперь это можно делать без заявления от работника. Второе связано с порядком перечисления денег при отсутствии отчета за предыдущий аванс - раньше выдавать средства при незакрытом прошлом авансе было нельзя, как теперь обстоят дела? Эти и другие вопросы рассмотрим подробнее в сегодняшней статье.

Центробанк вносит поправки

Центробанк РФ внес поправки в действующее законодательство, касающееся выдачи денежных средств под отчет. Процедуру было решено упростить. Соответствующий проект изменений, вносимых в Указание от 11.03.14 № 3210-У, был размещен на сайте regulation.gov.ru (отследить можно по номеру проекта поправок 64590). Изменения должны вступить в силу в третьем квартале 2017 года после принятия новых законодательных положений.

Заявление не нужно

На текущий момент для выдачи денежных средств из кассы обязательно написание сотрудником соответствующего заявления.

После принятия поправок для выдачи денег под отчет достаточно будет приказа или иного распорядительного документа руководителя компании.

Таким образом, приказ заменит обязательность заявления от сотрудника. В документе за подписью руководителя нужно будет обозначить, на какие нужды выдаются подотчетные деньги из кассы, что будет являться подтверждением служебной необходимости данного действия. Также в документе следует прописать срок, на который выдаются денежные средства. После его окончания, если сотрудник не отчитался по полученному им авансу, правомерным станет удержание бухгалтером в течение одного месяца из заработной платы суммы, которую не вернул подотчетник.

Долг - не проблема

В обсуждаемом проекте поправок есть еще одно послабление, которое чиновники желают добавить в порядок ведения авансовых отчетов 2017. Выдавать следующий аванс работнику хотят разрешить, даже если у него еще имеется задолженность по прошлому полученному авансу. Конечно, компания останется обязанной отслеживать все задолженности своих сотрудников, поскольку при невозврате полученных сумм и отсутствии отчетов по ним, налоговики вправе произвести доначисление НДФЛ.

Программа первичной бухгалтерии от Бухсофт позволяет вести четкий и грамотный учет расходов в 2017 году!

Электронная подпись для кассовых документов

Центробанк в новых поправках уточнил и порядок работы с кассовыми документами. Теперь правомерным будет визирование приходных и расходных ордеров электронной подписью. По просьбе подотчетника квитанцию электронного приходного документа можно будет направлять ему на электронную почту. Аналогичный порядок уже действует в отношении кассовых чеков онлайн-касс (Федеральный закон от 22.05.03 №54-ФЗ в последней редакции).

Кроме того, любому работнику с правом подписи разрешат заполнять кассовую книгу. На текущий момент заполнение кассовой книги - обязанность кассира.

После вступления в силу поправок, делать это сможет, например, сам руководитель компании или бухгалтер.

Стоит отметить, что новыми поправками Центробанк решил более точно описать обязанности кассира по ведению кассовой документации. В частности, перед подтверждением новой записи в кассовой книге, кассир будет обязан сверять остаток средств по документам с фактической суммой наличных средств в кассе.

Подтвердить расходы только чеком онлайн-кассы недостаточно

Еще один интересный вопрос о ведении онлайн-касс - возможно ли подтверждение передачи денежных средств поставщику только чеком онлайн-кассы без первичного документа (товарной накладной).

Передачу денежных средств из своей кассы поставщику нужно грамотно оформить, ведь не исключена вероятность, что по каким-либо причинам он не довезет полученные деньги до своей кассы. Поставка будет признана неоплаченной, а значит, поставщик потребует доплатить неустойку.

Каждый кассовый документ имеет обязательные реквизиты. Так, товарная накладная подписывается передающей и принимающей сторонами, собственноручными подписями уполномоченных лиц.

Чек онлайн-кассы лишен данного реквизита, поэтому для подтверждения факта понесенных расходов только одного чека недостаточно.

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Авансовые отчеты в 2017 году: изменения

Каждое предприятие при ведении хозяйственной деятельности осуществляет операции с подотчетными лицами, по итогам которых составляется авансовый отчет об израсходованных суммах. Правильное составление авансового отчета является залогом безошибочного ведения бухгалтерского учета и документации. Составляя авансовые отчеты в 2017 году, изменения в требованиях к его составлению необходимо учитывать.

Локальные нормативные акты, регулирующие выдачу средств под отчет

Для осуществления выдачи денежных сумм сотрудникам под отчет на различные цели хозяйствующий субъект должен:

• разработать и утвердить положение, регулирующее расчеты хозяйствующего субъекта с подотчетными лицами;
• подготовить и утвердить от имени руководителя хозяйствующего субъекта список сотрудников, которые имеют право на получение подотчетных сумм;
• оформлять приказы о направлении сотрудников в служебные командировки;
• обеспечить оформление работниками предприятия для получения подотчетных сумм соответствующих заявлений.

Выдача сумм сотрудникам предприятия под отчет осуществляется на основании изданного приказа руководителя хозяйствующего субъекта и (или) личного заявления сотрудника.

Структура отчета

Авансовый отчет по своей структуре состоит из трех частей:

• первая часть заполняется сотрудниками бухгалтерской службы;
• вторая часть является отрывной частью, которую отдают подотчетному лицу для подтверждения принятия к проверке документа, и заполняется сотрудниками бухгалтерской службы хозяйствующего субъекта;
• заполнение третьей части производится подотчетным лицом совместно с сотрудниками бухгалтерской службы хозяйствующего субъекта.

Расходы на суточные в отчете

В расходы, указываемые в авансовом отчете, входят суточные работника хозяйствующего субъекта при направлении его в служебную командировку.

Выплаты в виде суточных сотрудникам с 01.01.2017 освобождены от начисления на них страховых взносов, если их размер не превышает (п. 2 ст. 422 НК РФ):

• при нахождении в командировке на территории нашей страны за каждый день - 700 руб.;
• при нахождении в командировке за пределами нашей страны за каждый день - 2500 руб.

Сумма расходов на выплаты суточных своим сотрудникам хозяйствующим субъектам необходимо отразить в приказе или специальном положении (о командировочных расходах). Размер выплаты в виде суточных при командировках сотрудников законодательно не ограничен.

Расходы на авиабилет, приобретенный в электронной форме

С развитием информационных технологий сотрудники хозяйствующего субъекта при направлении их в командировку все чаще покупают авиабилеты электронно с помощью интернет-сервисов авиакомпаний. В данном случае возникают особенности отражения подтверждающих документов в авансовом отчете. В целях налогообложения прибыли при приобретении авиабилета электронно подтверждающими документами являются:

• квитанция электронного билета;
• посадочный талон.

В посадочном талоне проставляется штамп о досмотре, который является реквизитом, подтверждающим факт оказания услуги перевозки воздушным транспортом именно подотчетному лицу.

Разъяснения по специфике отражения расходов на авиабилеты, приобретенные в электронном виде, которые необходимо учитывать при заполнении авансового отчета, отражены в Письме Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214 .

По итогам описанного выше можно сделать вывод, что форма отчета не изменилась, как и основные правила его заполнения. Изменения коснулись порядка отражения некоторых расходов.