Пример служебного задания на командировку. Служебное задание на командировку

18.04.2019

Служебное задание на командировку – специализированный документ, который оформляется по установленной форме № Т-10а и должен использоваться всеми работниками, направленными в служебную поездку, без исключения. О том, как правильно заполнить служебное задание, какую информацию оно должно содержать и где взять форму установленного образца – читайте в сегодняшней статье.

Обязательно выдается служебное задание.

Командировка – это не только поездка по рабочим вопросам, но еще и метод решения некоторых задач, которые руководство ставит перед командируемым сотрудником.

Для того чтобы работник точно понимал, какой работы от него ожидают и что он должен делать в командировке, принято составлять служебное задание на командировку.

Документ этот очень важный, в некоторых ситуациях без него могут сотрудника и вовсе не допустить к командируемому объекту. Выдается задание совместно с командировочным удостоверением и прочими документами, которые могут понадобиться в поездке.

Служебное задание включает в себя достаточно много сведений, одного только взгляда достаточно на документ, чтобы определить, что это за сотрудник, откуда он приехал и для чего.

Какие сведения включаются в служебное задание?

Как уже говорилось выше, служебное задание включает в себя достаточно много сведений. Рассмотрим их полный перечень более подробно:

Данные работника – ФИО, наименование компании, должность;
Дату прибытия и убытия;
Поставленные задачи;
Графу отчетности о выполнении работы;
Реквизиты компании визитера и многое другое.

Таким образом, можно сделать вывод – командировочное задание это самый главный документ в командировке. Соответственно он всегда должен быть с сотрудником во время командировки.

Также особое внимание следует обратить на правильность его заполнения – ошибки, помарки и неточности недопустимы.

Особенности оформления

Нельзя допускать ошибки в заполнении.

Оформляется командировочное задание по установленной форме № Т-10а, которая была утверждена еще в 2004 году постановлением Госдумы. Но наряду с данной формой работодатель может утвердить и форму организации, если требуется внесение каких-либо других сведений и так далее.

Заполняется служебное задание руководителем организации. Кроме того, им же и утверждается. Синяя печать организации и подпись начальника в документе обязательна – без них он не действителен.

Поочередно заполняется каждая графа документа – точно и аккуратно. Если в документе допущены помарки, следует взять новый бланк и заполнить его. Не допускается внесение исправлений и помарок в документ.

Заполнять документ можно как на компьютере, так и вручную. При последнем способе, следует использовать только два вида чернил – черные, либо синие.

К тому же, лучше всего заполнять документ обычной шариковой ручкой, гелиевые требуют к себе особой осторожности при использовании.

Многие работники задаются вопросом – а обязательно ли составление служебного задания, например, при поездке в небольшую командировку? Ведь сотрудник и так знает, зачем едет. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

Обязательно ли командировочное задание?

Оформлять задание не обязательно.

На вопрос о том, обязательно ли составление служебного задания, можно ответить сразу и однозначно:

В соответствии с ПП №749 служебное задание не обязательно в командировке любого типа.

Но вместе с тем, оформление этого документа может решить сразу несколько проблем и предупредить недопонимания между работником и работодателем. Правильно и точно составленное задание позволяет:

четко понимать задачи командировки;
последовательно и поэтапно выполнять все запланированное, без риска упустить что-то из вида;
дает возможность уже в командировке начать заполнять отчет о выполненных работах;
гарантирует работодателю выполнение всех поставленных задач;
позволяет не искать дополнительных документов и разрешений для подтверждения командировки принимающей стороне и так далее.

Таким образом, можно сделать вывод: командировочное задание всегда составляется на усмотрение работодателя и работника.

Но вместе с тем, если есть выбор оформлять служебное задание на командировку или нет, всегда стоит сказать да.

Таким способом можно уберечь и компанию и сотрудника от многих проблем. К тому же, заполнение бланка и его утверждение не займет много времени.

Из этого видео вы узнаете о документальном оформлении служебной командировки.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Время от времени компания может направлять своих сотрудников в служебные поездки для выполнения определенных заданий. Основной для этой поездки служит приказ на командировку, который устанавливает направление поездки, ее период и другие показатели. Задачи в приказе обычно не указываются, либо даются сжато, потому можно также отдельно создавать служебное задание на командировку в 2018 году, образец которого можно скачать ниже.

Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2019 году

С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.

Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.

Теперь в обязательном порядке администрация должна составить . Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать , либо иной внутренний локальный акт.

При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.

Внимание! Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в , в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.

Кто составляет служебное задание

Служебное задание на командировку должно составляться тогда, когда руководитель принял решение, что сотруднику фирмы необходимо отправиться в служебную поездку. В связи с этим, главные задачи и цели на командировку должен устанавливать именно он.

Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.

Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.

В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.

В связи с тем, что бланк служебного задания теперь не является обязательным к применению, необходимые цели могут включаться в приказ на командировку, либо оформляться отдельной служебной запиской. Лица, занимающие руководящие должности, могут не составлять задание сами для себя.

Внимание! Если в положении о командировках содержит указание на то, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нем, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.

На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?

С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.

Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки - какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.

Условия следующие:

Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. – обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения - к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.

Внимание! В результате, с внесением изменений в законодательство, главное место теперь занимает приказ на командировку. Компания может продолжить заполнять как , так и задание, однако это необходимо прямо указать в положении по командировкам.

Служебное задание на командировку в 2019 году образец

Как составить служебное задание на командировку?

Заполнение начинается с записи в верхней части бланка полного или же короткого названия фирмы. После этого в поле справа указывается ее цифровой .

Ниже после названия бланка нужно проставить его номер в порядке заполнения, и дату, когда он был составлен.

Затем в отдельной графе нужно записать полные Ф.И.О. работника, который едет в поездку. В таблице справа также предусмотрено место для записи табельного номера.

Сам документ выглядит как большая таблица, в которую заносятся необходимые данные.

В таблице пронумерованы столбцы:

№1 - записывается название подразделения, в котором сотрудник работает;
№2 - Должность, как указана в штатном расписании;
№3 - страна и город, в которые он направляется в поездку;
№4 - фирма, которая выступает принимающей стороной. При поездке с целью поиска партнеров - в графе можно поставить прочерк.
№5 и №6 - дни, в которые будет начинаться и заканчиваться поездка;
№7 - общая сумма дней, которые работник будет находиться в командировке;
№8 - число дней, которые работник будет выполнять обязанности в принимающей организации (т. е. дни без учета дороги);
№9 - компания, которая производит покрытие расходов по командировке;
№10 - что служит основанием для поездки работника в командировку.

После этого на бланке располагается еще одна таблица из двух столбцов:

№11 - Подробно указывается цель, которую сотрудник должен достичь отправляясь в поездку. Здесь также можно указывать несколько строк с разными заданиями, либо задания для разных городов и организаций и т. д.
№12 - после того, как задание выполнение, работник в этой графе делает отчет о его выполнении.

Оформленное служебное задание на командировку подписывает руководитель подразделения. После этого свою подпись на документе должен оставить и человек, уезжающий в поездку.

Полностью заполненный документ передается руководителю, который утверждает его путем проставления подписи, должности и личных данных.

Служебное задание на командировку в 2017-2018 годах составлять уже не обязательно, но многие предприятия оценили его удобство и продолжают работать с этим документом. О том, как и с какой целью сейчас применяется служебное задание на командировку, читайте в нашей статье.

Как оформить служебное задание по командировке и отчет о его выполнении в 2017-2018 годах?

С 08.01.2015 обязательное оформление на предприятиях и у ИП таких документов, как удостоверение командированного или его служебное задание, отменено. Это произошло в результате вступления в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, которым внесены существенные поправки в другое правительственное постановление — «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Указанные изменения были внесены в целях совершенствования налогового администрирования в рамках исполнения одноименного распоряжения Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р.

Что изменилось при оформлении командировок?

Теперь при направлении сотрудника в командировку достаточно оформить письменное решение руководителя компании. С этой целью издается соответствующий приказ либо распоряжение.

Для определения фактически проведенных в командировке дней командированный обязан представить проездные документы либо заполненную служебную записку, если он перемещался на собственном или служебном автомобиле (п. 7 постановления № 749).

Можно ли использовать отмененные бланки?

Запрета на использование устаревших форм отчетных документов, в частности служебного задания на командировку, нет ни в постановлении № 749, ни в каких-либо других нормативных источниках.

Таким образом, работодатели, еще в прежние времена оценившие удобство необязательных теперь форм документов, могут и дальше продолжать ими пользоваться. Для легализации такого решения необходимо предусмотреть соответствующий пункт в локальном положении о командировках и общей учетной политике компании.

Использование служебного задания удобно тем, что позволяет отследить, достигнута ли цель командировки и в полном ли объеме. То есть заполнение этого документа помогает систематизировать все сведения об определенной командировке, начиная с детализации самого задания для командированного и завершая отчетом о его выполнении.

Какая форма служебного задания на командировку используется в 2017-2018 годах?

Работодатель, решивший не отказываться от оформления служебных заданий, может разработать свой бланк документа или использовать форму Т-10а, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

ВАЖНО! Поскольку со дня начала действия закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ стало необязательным применение унифицированных форм, утвержденные постановлением Госкомстата бланки могут использоваться в качестве шаблона для разработки собственного документа.

В связи с этим применение формы Т-10а хотя и необязательно, но для многих предприятий предпочтительно в связи с тем, что в бланке документа есть все реквизиты, которые позволят систематизировать необходимую информацию о каждой командировке.

При разработке собственного бланка документа необходимо обеспечить наличие в нем всех обязательных сведений, список которых перечислен в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Разработанный шаблон можно утвердить в качестве приложения к действующему на предприятии положению о командировках.

Можно ли где-то скачать бланк служебного задания на командировку или нужно разрабатывать свой?

Многие онлайн-сервисы предлагают скачать уже готовый бланк любого документа, в т. ч. служебного задания. Но перед использованием шаблона рекомендуется проверить, все ли обязательные реквизиты в нем есть, что занимает достаточно много времени. И поэтому большинство предприятий и ИП с наемными сотрудниками предпочитают разрабатывать собственные, адаптированные под свои уникальные условия бланки.

Если же нет ни времени, ни желания работать над созданием собственного бланка документа, проще скачать унифицированную форму Т-10а и внести в нее постоянные реквизиты своей компании, логотип и пр.

Как заполнить служебное задание на командировку?

Бланк документа по форме Т-10а интуитивно понятен. В нем следует указать:

информацию и должность командированного;
структурное подразделение, в котором он работает;
пункт назначения;
сроки командировки.

Оформленный документ подписывается начальником структурного подразделения и выдается командированному перед его отправлением в поездку. Графу с кратким отчетом командированный заполняет самостоятельно по возвращении. Полностью заполненное задание сотрудника, сданное в бухгалтерию вместе с подтверждающими командировочные расходы документами, утверждается директором компании.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Для большей наглядности приведем пример заполнения служебного задания на командировку.

Для оформления служебного задания чаще всего используется бланк по форме Т-10а. Поскольку с 2013 года унифицированные бланки документов не являются обязательными, каждое предприятие может составлять собственные. Взяв за основу форму Т-10а, можно обеспечить детальную систематизацию всей важной информации как о задании и его выполнении, так и о сроках поездки.

В служебном задании указывается вся основная информация о сроках командировки, полученном (и впоследствии выполненном) задании, месте назначения и основании для поездки командированным лицом в интересах компании.

Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.

Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.

С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Документы, составляемые при направлении в командировку

С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:

письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9 , утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;

авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной форме № 0504505 , утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, а во внебюджетных организациях — по форме № АО-1 , утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Рабочее время сотрудника, который был в служебной командировке, отражается работодателем в табеле учета рабочего времени. Унифицированная форма данного табеля (форма N Т-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

С применением аналогичных документов производится и оформление заграничных командировок.

Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 Трудового кодекса РФ . Законодательство определяет, что это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отправка работника в командировку дело не такое простое, как может показаться на первый взгляд. Это только кажется, что в коммерческой организации директор одним своим словом может отправить любого сотрудника хоть на Колыму, если вдруг ему покажется, что там можно заключить выгодный контракт. На самом деле необходимо все оформить документально, иначе получится не служебная поездка, а отпуск за счет средств компании, причем из прибыли. Ведь ФНС не позволит отнести на расходы затраты по неправильно оформленной командировке. Именно поэтому к оформлению всех документов необходимо подойти максимально ответственно и лучше оформить какие-либо "лишние" бумаги, чем не оформить нужные. Но, обо всем по порядку.

Типы командировок и виды документов для их оформления

Хотя на первый взгляд все поездки по работе одинаковы, их все равно можно разделить на два типа:

внеплановые;
запланированные.

Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2019 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.

Такой документальный минимализм не очень удобен, поэтому большинство работодателей предпочитают все же оформлять документы, особенно, если поездка запланирована и никакой спешки в ее подготовке нет. В этом случае непосредственный руководитель будущего командированного работника должен составить для него задание или написать служебную записку, на основании которых и будет издан приказ о командировке. Существуют унифицированные бланки этих документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 , поэтому вполне можно использовать их или разработать свои бланки, с учетом индивидуальных особенностей организации.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:

Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил. Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:

Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере "к" означает документацию по командировкам.
Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командруемого сотрудника, а во втором - его должность.
Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на которм сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.

На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.