В перечень обязательных кадровых документов организации входит. Какие кадровые документы должны быть на предприятии. Последствия несоблюдения правил кадрового документооборота

У нас в организации нет отдела кадров, обязанности по ведению кадрового учета исполняет главный бухгалтер.Есть ли перечень обязательных документов, которые должны быть у ООО по ведению карового учета.Как проверить все ли требования законодательства по ведению кадрового учета мы выполняем.

Ответ

Ответ на вопрос:

Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Учет в филиалах

Вопрос из практики: Как организовать кадровый документооборот в организации с обособленными подразделениями

Ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Этот вопрос находится в компетенции руководителя организации и должен решаться на локальном уровне.

Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.

Форма 1. Централизованное делопроизводство. В этом случае вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре - кадровой службе головной организации.

Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

Форма 3. «Смешанное» делопроизводство. Такая форма предполагает как централизованное оформление кадровых документов в части кадровых процедур, например оформление приема на работу, прекращения трудового договора, так и децентрализованное, например наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел. Деление обычно происходит по различным кадровым функциям - часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение.

Преимущества и недостатки централизованной и децентрализованной форм ведения кадрового документооборота представлены в .

Выбор той или иной формы зависит от удаленности подразделений от головной организации, состава и количества сотрудников в подразделениях, сложности производственного процесса на местах, возможности налаживания оперативной доставки документов и т. п.

Виды кадровых документов

Какие виды кадровых документов существуют

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

  • (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать .

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

О том, какие кадровые документы нужно оформить работодателю в обязательном или рекомендательном порядке, см. в рубрике Документы по кадрам.

Вопрос из практики: Какой термин необходимо использовать в кадровых документах: «работник» или «сотрудник»

Для удобства понимания в обиходе: в разговорах, статьях, консультациях и т. п. - использовать слово «сотрудник» по отношению к лицу, которое работает по трудовому договору, корректно. Однако при составлении кадровых и иных официальных документов, которые касаются трудовых отношений, рекомендуют применять все же термин «работник». Объясняется это тем, что именно это понятие фигурирует в Трудовом кодексе РФ, а значит, с юридической точки зрения данный термин будет грамотно использовать и в документах ().

Исключение составляют правовые отношения, связанные с государственной службой, где в ведомственных нормативных документах, которые регулируют служебный порядок, прямо используют определение «сотрудник», а не «работник». Например, сотрудники полиции в . В этом случае и в кадровых документах будет корректнее использовать именно «сотрудник».

В заключение стоит отметить, что использование в кадровых документах термина «сотрудник» вместо «работник» или наоборот не влечет для работодателя каких-либо негативных последствий. На этом основании нельзя работодателя привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства, а документы признать недействительными.

Организационные документы

Какие кадровые документы относятся к организационным

К организационным документам, в частности, относятся:

  • положения и инструкции ( , );
  • правила ().

Распорядительные документы

Какие кадровые документы относятся к распорядительным

К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров ( , ).

Подготовка документов

Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в ГСДОУ, утвержденной .

Вопрос из практики: Какие обязательные реквизиты должны содержать кадровые документы

Реквизиты документа - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций и быть пригодным для учета труда сотрудников и его оплаты.

Вместе с тем, для ряда документов недостаточно обязательных реквизитов. В этом случае организации следует использовать также , такие как гриф утверждения, регистрационный номер и т. п. Подробнее см. в .

Вопрос из практики: Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов. Например, личные карточки, приказы о предоставлении отпуска и т. д.

Остальные формы кадровых документов учреждение вправе разработать самостоятельно, в частности личную карточку, приказ о предоставлении отпуска и т. д. При этом такие формы должны содержать реквизиты, предусмотренные статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Применение самостоятельно разработанных форм закрепите в учетной политике.

Вопрос из практики: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие - к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в перечня, утвержденного .

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в перечня, утвержденного .

Вопрос из практики: Как визировать кадровые документы

Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.

Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Порядок проставления визы на документах прописан в , утвержденном .

При наличии замечаний к документу их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа, например в договорах, протоколах. Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном .

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.

В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как «Виза», однако в соответствии с в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа.

Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в .

На практике документы, как правило, визируют следующие должностные лица:

  • руководитель подразделения, подготовившего документ;
  • исполнитель, подготовивший документ;
  • руководители заинтересованных подразделений;
  • руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
  • заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
  • руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
  • руководитель юридической службы или юрист.

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Руководитель своим приказом в произвольной форме назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных документов.

Вопрос из практики: Нужно ли с нового календарного года начинать нумерацию кадровых документов заново

Действующее законодательство не содержит положений, обязывающих работодателя начинать нумерацию кадровых документов заново с нового календарного года. В связи с чем организация вправе продолжать нумеровать кадровые документы в сквозном порядке, не начиная нумерацию заново в каждом календарном году.

Вместе с тем, нумерация кадровых документов в пределах года позволяет систематизировать кадровый документооборот в организации, упрощает обмен информацией между структурными подразделениями, в частности между кадровой службой и бухгалтерией, способствует скорейшему поиску необходимой информации. В этой связи на практике широкое распространение получил подход: с наступлением нового календарного года начинать нумерацию кадровых документов заново, с добавлением по мере необходимости года в качестве дополнительного индекса, например, № 1К/2013.

Таким образом, вопрос о ежегодном обнулении нумерации кадровых документов каждый работодатель решает самостоятельно и закрепляет в своих локальных документах, например, Положении о документообороте.

Вопрос из практики: Нужно ли дату издания и номер приказа о приеме (переводе, увольнении и т. д.) писать от руки или можно заполнить в электронном виде

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

По общему правилу вписывать дату приказа и его номер нужно уже после регистрации приказа в журнале, например в , и т. п. ( ГСДОУ, утвержденной ). При этом допускается применение как оттисков печати (штампов) с датами и номерами, так и внесение даты и номера от руки, поскольку действующее законодательство четко порядок подобных записей не устанавливает и не ограничивает.

В то же время законодательство не содержит обязанности вести журналы регистрации приказов. А современные системы электронного оборота документации с подготовкой ее к печати на бумажном носителе позволяют присваивать документу номер и дату уже в процессе его подготовки с обеспечением хронологии и последовательности нумерации. В связи с чем указанные реквизиты можно заполнить в электронном виде в процессе подготовки документа, и это не будет являться нарушением.

Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, какого порядка документирования придерживаться, и , например, в Положении о кадровом делопроизводстве.

Информационно-справочные документы

Какие кадровые документы относятся к информационно-справочным

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок - входящая информационно-справочная документация:

  • указания вышестоящих организаций;
  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
  • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
  • заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй - исходящая информационно-справочная документация:

  • ответы на входящие запросы;
  • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий - внутренняя информационно-справочная документация:

  • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
  • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Вопрос из практики: Как вести алфавитную книгу учета кадров

Законодательством не предусмотрено обязательное ведение алфавитной книги учета кадров.

Вместе с тем, для удобства поиска обобщенной информации о сотрудниках возможно использовать такую книгу. Алфавитную книгу учета кадров (личного состава) составляют в . Ее можно вести как по организации в целом, если штат небольшой, так и по структурным подразделениям или по категориям персонала. Как и все учетные книги, алфавитную книгу пронумеруйте, прошнуруйте и скрепите печатью. Рядом поставьте подпись и дату заверения.

Алфавитные книги учета кадров в настоящее время используют в образовательных учреждениях, в судопроизводстве.

Работодателям с большим числом сотрудников рекомендуем вести алфавитные карточки, объединенные в единую картотеку, что также значительно облегчает поисковую работу. В отличие от алфавитной книги картотека алфавитных карточек ведется на всех сотрудников организации без деления по структурным подразделениям или категориям персонала, а карточки раскладываются в ней в алфавитном порядке.

Учет информационно-справочных документов

Как организовать учет кадровых информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета и корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;
  • сортировка;
  • рассмотрение руководством;
  • направление исполнителям.

Обработка входящих документов

Как обрабатывать входящие информационно-справочные документы, поступающие в кадровую службу

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки, если это почтовое отправление. Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрывают и сразу передают адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Вопрос из практики: Нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами

Конверты сохранять и подшивать в дело вместе с письмами не нужно за исключением случаев, когда:

  • на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя;
  • необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа;
  • на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер;
  • полученная корреспонденция требует доплаты.

Обработка исходящих документов

Как обрабатывать исходящие информационно-справочные документы кадровой службы

При поступлении запросов в кадровую службу, например для документального подтверждения информации о сотруднике, работа над ними строится по следующей схеме:

  • исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
  • проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;
  • исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
  • заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
  • ответ передается для отправки.

Такая же схема, исключая первую процедуру, действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

  • проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
  • проверить наличие необходимого числа копий;
  • уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в ГСДОУ, утвержденной .

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах
Проверяющие из ГИТ уже работают по новому регламенту. Узнайте в журнале «Кадровое дело», что за права появились у работодателей и кадровиков с 22 октября и за какие ошибки наказать вас больше не смогут.


  • В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.

  • Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».

  • В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.

  • Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.
    •

    Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

    Трудовой кодекс дополнен новой , устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2017 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот!!!

    Перечень обязательных кадровых документов организации

    Документ Закон Срок хранения Примечание
    1. Положение о защите персональных данных п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ Отражает порядок получения, обработки и хранения персональных данных сотрудника.
    2. Коллективный договор ч.2 ст.190 ТК РФ Все время существования компании Регламентирует порядок приема, увольнения, сроки выплат заработной платы, режим работы и т.д.
    3. Правило трудового распорядка ч.4 ст.189 ТК РФ Все время существования компании Оформляется как приложение к коллективному договору, либо при его отсутствии, как самостоятельный документ.
    4. Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) ст.21 ТК РФ Все время существования компании При наличии сложных систем оплаты труда и премирования (повременная, почасовая, сдельная).
    5. Положение об аттестации работников ст.81 ТК РФ Все время существования компании В случае проведения аттестации
    6. Протокол заседания аттестационной комиссии 15 лет Оформляется аттестационной комиссией
    7. Положение о системе обучения ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ Все время существования компании В случае проведения обучения с целью обоснования экономической необходимости расходов.
    8. Книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ним) Постановление Минтруда России №69 от 10.10.03 г. Регистрируется факт получения и выдачи трудовой книжки.
    9. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (вкладышей) Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.03 г. 50 лет (в случае ликвидации компании передается в Госархив) Регистрируется факт выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей.
    10. Приказы по основной деятельности Все время существования компании
    11. Журнал регистрации входящих /исходящих документов Все время существования компании Регистрируется вся документация, поступающая в кадровую службу
    12. Журнал регистрации командировочных удостоверений 5 лет Регистрируются командировочные удостоверения
    13. Книги учета приказов перечень Росархива от 06.10.2000 г. Время хранения приказа Отдельно ведется книги по учету приказов о приеме на работу, об увольнении, внутреннем перемещении и т.д.
    14. Должностные инструкции Формируются по решению работодателя. Помогают избежать конфликтов с сотрудниками.
    15. Штатное расписание (ф.Т-3) ст.57 ТК РФ 5 лет При каждом изменении формируется новое штатное расписание.
    16. График отпусков ст.123 ТК РФ 1 год Составляется в конце каждого года, утверждается руководителем компании не позднее 2-х недель до конца года.
    17. Трудовой договор ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ 75 лет Заключается индивидуально с каждым работником на основании заявления о приеме на работу.
    18. Приказ о приеме на работу ст.68 ТК РФ 75 лет Издается на основании заявления сотрудника о приеме на работу и трудового договора. Подписывается с сотрудником в течении 3-х дней со дня выхода на работу.
    19. Трудовая книжка ст.66 ТК РФ 50 лет Оформляется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, при увольнении выдается на рука.
    20. Личная карточка работника (ф.Т-2) Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 75 лет Оформляется на каждого сотрудника, содержит данные о трудовой деятельности
    21. Анкета сотрудника 75 лет Данные сотрудника. Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников.
    22. Личное дело 75 лет Хранится в специально оборудованном помещении. Назначается ответственный за ведение.
    23. Приказ о переводе на другую работу ст.72.1. ТК РФ 75 лет Правило перевода на другую работу закрепляется в Правиле трудового распорядка.
    24. Приказ об увольнении ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ 75 лет При увольнении по собственному желанию на основании заявления сотрудника.При увольнении сотрудника за нарушении трудовой дисциплины
    25. Приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г. 5 лет Оформляются по распоряжению руководителя
    26. Табель учета рабочего времени ч.3 ст.91 ТК РФ 75 лет Учитывается фактически отработанное время
    27. Договор о материальной ответственности 5 лет Заключается с материально ответственным лицом
    28. График сменности 5 лет В случае работы по сменам.
    29. Список работников, работающих на вредном производстве 75 лет. Если есть вредное производство (для начисления льготной пенсии)
    30. Список работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет Для начисления льготной пенсии
    31 Инструкция по технике безопасности ст.212, 225 ТК РФ Постоянно

    Сразу оговоримся, что в статье мы приводим лишь примерный перечень внутрикорпоративных документов. Примерный не потому что нам ленно составить полный, а потому что во первых конкретный перечень документов зависит от типа организации – коммерческая или некоммерческая, организационно-правовой формы, штата и прочих факторов, а во вторых – требования законодательства насчет наличия внутрифирменных документов постоянно «совершенствуется», и та бумага, которая сегодня не требуется, завтра может стать «основополагающей». Конечно, по мере сил мы будет изменять и дополнять список, ноьвсе таки имейте ввиду вышесказанное.
    Впрочем, кому нужен конкретный перечень именно для своей организации, то наши составят для вашей организации требуемый комплект документов.

    Внутренние документы организации перечень:

    Внутрикорпоративные документы:

    • Решения (протоколы) о утверждении внутренних документов;
    • Решение (протокол о назначении единоличного органа управления (директора, президента, главы, председателя и проч.).

    Здесь мы не указали протоколы (решения) нужные при создании и регистрации организации, потому как предполагается что они уже есть, коли организация работает.
    Опционально можно еще предусмотреть положение о порядке созыва высшего органа управления (собрания учредителей, акционеров, членов, пайщиков и т.д. с соответствующими протоколами об их утверждении.
    Положение о направлении информации, тоже утвержденное высшим органом управления

    Бухгалтерские внутренние документы:

    Положение об учетной политике (сей документ как правило разрабатывают сами бухгалтера, сообразуясь с дальнейшей работой вверенной компании);

    Опционально может быть еще положение о распределении прибыли, дивидентов, формировании фондов – резервного, капитального и прочих.

    Перечень внутренних трудовых (кадровых) документов*:

    • Штатное расписание (можно взять типовую форму Т3);
    • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК);
    • Положение об оплате труда (гл. 21 ТК РФ);
    • Перечень нормативных актов по труду (ст. 212 ТК РФ);
    • Комплект правовых актов по труду в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК);
    • Трудовые договора (ст. 57 ТК РФ), включая трудовой договор с директором (примечание: раньше если учредитель ООО и директор совпадали в одном лице, то трудовой договор не требовали, поскольку нельзя самому с собой подписать договор, о том кстати было немало разъяснений и Минтруда, и Минфина, однако сейчас государственная бюрократическая мысль движется по тому пути, что все таки когда учредитель и директор совпадают, то договор все равно должен быть);
    • Перечень профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
    • Перечень инструкций по охране труда (постановление 1/29);
    • Документы, подтверждающие страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 212 ТК РФ);

    Программы (ст. 225 ТК):

    • программа вводного инструктажа;
    • программа первичного инструктажа на рабочем месте

    Инструкции:

    • должностные инструкции на директора и сотрудников (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
    • инструкция по охране труда;
    • инструкция по пожарной безопасности;

    Журналы:

    • журнал регистрации вводного инструктажа (ст. 225 ТК);
    • журнал регистрации инструктажа на рабочем месте (225 ТК);
    • журнал учета несчастных случаев на производстве (ст. ст. ст.228 – 231 ТК РФ);
    • журнал учета инструкций по охране труда для работников постановление 1/29 от 13 01 2003);
    • журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников (постановление 1/29 от 13 01 2003);

    Книги (постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»):

    • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

    Локальные приказы и постановления учредителей по труду и охране труда:

    • приказ о разработке (утверждении) перечня профессий и видов работ, для которых должны быть разработаны инструкции по охране труда;*
    • приказ о назначении ответственного за инструктаж по охране труда и ведение журналов инструктажей* (* можно объединить);
    • приказ об утверждении ежегодного графика отпусков;
    • приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек;
    • решение (протокол) об утверждении программы вводного инструктажа;**
    • решение об утверждении программы первичного инструктажа на рабочем месте;**
    • решение об утверждении инструкций по охране труда для сотрудников** (** можно объединить)

    Опционально (эти внутренние документы организации могут быть, а могут и не быть в зависимости от конкретной специфики и(или) желания, но все равно мы посчитали нужным дополнить ими свой перечень):

    • Журнал проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей опционально (п.8 ст 16 ФЗ 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Приказ Министерства экономического развития РФ от 30 апреля 2009 г. N 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
    • Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
    • Инструкция по работе на ПК (если работа на ПК занимает более 50% рабочего времени);
    • Программа обучения по охране труда (опционально при создании комиссии по обучению по ОТ);
    • Приказ о создании комиссии по проверке знаний по охране труда;
    • Инструкция обучения по охране труда;
    • Протоколы проверки знаний по охране труда;
    • Журнал проверки знаний по охране труда.

    Как видите ничего такого экстраординарного. При должной усидчивости и минимальных навыках работы на ПК вы вполне можете составить требуемый перечень внутренних документов своей организации.

    Также для большинства организаций (за исключением тех, чья хозяйственная деятельность осуществляется в офисах) необходимо разработать программу производственного контроля (ст. 32 Федерального закона № 52-ФЗ от 30 марта 1999 г. «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» и Санитарные правила «Организация и проведение производственного контроля за соблюдением санитарных правил и выполнением санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий. СП 1.1.1058-01», утвержденные Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 10 июля 2001 г.

    * Впрочем, в соответствии со статьей 309.2 Трудового кодекса организации, подпадающие под категорию микропредприятий могут использовать типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем – субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, утвержденную Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 года. Критерии отнесения к микропредприятиям установлены статьей 4 Федерального закона № 209 – ФЗ от 24 июля 2007 г. «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и принятым в соответствии с этим законом Постановлением Правительства РФ № 265 от 14 апреля 2016 года «О предельных значениях дохода, полученного от осуществления предпринимательской деятельности, для каждой категории субъектов малого и среднего предпринимательства»

    В случае использования микропредприятием типового трудового договора такие внутренние документы организации как правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и ряд прочих локальных трудовых (кадровых) документов, входящих в обязательный перечень, могут не составляться.

    Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2019 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.

    Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2019 году

    В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

    Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

    • правила трудового распорядка внутри компании;
    • документы о защите персональных данных;
    • штатное расписание компании;
    • трудовые договоры с каждым штатным работником;
    • должностные инструкции на каждую позицию;
    • трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
    • положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
    • табель учёта рабочего времени и выходных дней;
    • графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
    • приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
    • приказы по основной деятельности предприятия;
    • личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
    • договоры о материальной ответственности штатного работника;
    • книга учёта проверок контролирующих ведомство;
    • протоколы заседаний;
    • книги инструктажа техбезопасности;
    • журнал прохождения обязательных медосмотров;
    • книга актов о несчастных случаях.

    Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

    В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

    Список обязательных кадровых бумаг на микропредприятиях

    Список обязательных документов микропредприятия уменьшен на несколько пунктов в отичиче от крупной корпорации

    Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

    • графики рабочих смен специалистов;
    • положение об оплате труда и премировании работников;
    • нормы внутреннего трудового распорядка;
    • прочие локальные документы, регулирующие трудовые отношения.

    Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

    Нюансы хранения бумаг

    Помимо важной документации, которую необходимо иметь, у работодателя есть обязанность хранить материалы надлежащим образом

    Кадровое делопроизводство предполагает особые условия хранения всех документальных сведений. Кадровый отдел, а при его отсутствии в компании - сам руководитель несут полную ответственность за сохранность всех обязательных бумаг. У того или иного документа может быть разная степень значимости, определяющая конкретный срок его хранения на предприятии.

    Так, некоторые образцы могут храниться по 12 месяцев (например, правила трудового распорядка), в то время как другие бумаги (к примеру, трудовые договоры) не подлежат уничтожению в течение 75 лет.

    Юридическим лицам рекомендовано создать специально оборудованный архив документов в помещениях с допустимым температурным режимом. Ввиду отсутствия возможностей для его организации, документы могут быть переданы в государственный архив.

    Чем грозит несоблюдение правил ведения кадрового документооборота

    Игнорирование требований ТК РФ в отношении правил кадрового документооборота чревато для юридических лиц применением административных санкций. Отсутствие документов из обязательного списка бумаг, которые должен оформить работодатель, влечёт за собой угрозу наложения финансовых штрафов.

    Так, согласно Статье 5.27 КоАП РФ, юридическое лицо будет вынуждено заплатить штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей за выявленное нарушение в оформлении документа, либо же его отсутствие. Если прецедент будет зафиксирован повторно, штраф существенно увеличится, и его диапазон будет составлять от 50 до 70 тыс. рублей.

    Нормативные положения декларируют конкретный список бумаг, которые должны быть в организации исходя из её статуса и формы собственности. Ответственность за сохранность кадровой документации лежит на уполномоченных инспекторах организации, либо же - на самом руководителе ввиду отсутствия в компании отдела кадров. Несоблюдение требований кадрового документооборота сопряжено с угрозой санкционных мер в отношении такой организации.

    Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:

    • трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале ;
    • трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье ;
    • медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, и , вы узнаете, пройдя по ссылкам;.
    • документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям . Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести ;
    • по форме Т-1;
    • личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье .

    Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с и своевременно провести для него !

    Документы в процессе трудовой деятельности

    В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:

    • приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в ;
    • дополнительное соглашение. Например, при или .

    Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи . Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить .

    Документы при увольнении

    Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:

    • заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе). , читайте в нашем тексте;
    • соглашение об увольнении. Предлагаем вам ознакомиться с , а также расторжения контракта;
    • приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Узнать о правилах заполнения вы сможете из материала .

    Локальные акты

    Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:

    • штатное расписание (форма Т-3). Подробнее — в статье « ;
    • , на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.

    Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.

    Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, .

    Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации

    Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

    Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

    • дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ , максимальная мера по которой — увольнение;
    • в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

    Кроме того:

    • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300-500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
    • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000-3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

    В соответствии с УК РФ:

    • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
    • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.


    Похожие статьи