Красивый фирменный бланк. Изготовление фирменного бланка ип
В этой статье будут описаны принципы создания фирменного бланка при помощи текстового процессора Office Word. Для начала, давайте рассмотрим определим значение определения фирменный бланк.
Фирменным бланком называют специальный лист бумаги, обычно формата А4. Если это фирменный бланк компании, или же фирмы, предприятия, то на фирменном бланке обычно указывают реквизиты этой компании. К примеру на фирменном бланке может быть указана такая информация как: логотип, наименование, контактная информация и банковские реквизиты (выборочно).
Вот примеры нескольких фирменных бланков:
На мой взгляд, второй фирменный бланк слишком бросается в глаза, и будет отвлекать человека, который будет ознакамливаться с информацией документа.
Давайте приступим к созданию своего фирменного бланка. Возьмем за образец первый бланк примера. Использовать будем Office Word. Для начала откройте его и создайте новый документ:
Для создания бланка и размещения реквизитов будем использовать поля колонтитулов. Давайте откроем верхний колонтитул, для редактирования. Для этого дважды щелкните вверху листа в указанной области:
После открытия верхнего колонтитула для удобного редактирования и размещения данных добавьте в него таблицу, состоящую из одного рядка и 2 колонок. Сделать это можно при помощи меню "Вставка" → "Таблица" из раздела "Таблицы":
Далее разместим логотип компании в левой ячейке, а информацию о компании в правой и придадим реквизитам выравнивание по левому краю. Для вставки изображения используем инструмент "Вставка" → "Рисунок" из раздела "Иллюстрации":
После чего, отформатируйте реквизиты на свой вкус и уберите отображение границ у таблицы. Для этого выделите всю таблицу целиком, нажав на иконку "Стрелок":
Теперь приступайте к заполнению нижней части фирменного бланка. Если вы не закрывали редактирование колонтитулов, то начинайте заполнять нижний колонтитул. Если вы закрыли редактирование колонтитулов, то просто щелкните дважды на в нижней части страницы в выделенной области:
В нижнем колонтитуле, отобразим реквизиты компании. Добавим номер телефона, сайт и адрес электронной почты:
Теперь можно добавить некое графическое оформление для нашего бланка. Давайте снова перейдем в верхний колонтитул. Во вкладке вставка, выберите "Фигуры" → "Прямоугольник". И разместите в верхнем колонтитуле прямоугольник. Кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите "На задний план" → "Поместить за текстом":
Растяните его по всей области колонтитула, а затем перейдите к его форматированию. Поставьте "Контур фигуры" в значение "Нет контура". Перейдите в "Заливка фигуры" → "Градиентная" и выберите настройки приблизительно как в примере:
Получился вот какой вот фирменный бланк:
В примере я разделил окно, что бы показать и верхнюю и нижнюю часть сразу. Также не стоит обращать внимание на тусклость красок и текста в колонтитулах, это происходит при переходе в режим редактирования документов. При печати все будет хорошо видно.
Теперь вы научились создавать свой фирменный бланк. Пробуйте и экспериментируйте с другими значениями фигурами и формами, ведь фирменный бланк - это как лицо компании.
Фирменный бланк ИП является таким же атрибутом его официального статуса, как, например, печать или визитка. И точно так же закон не требует от ИП обязательного использования фирменного бланка. Однако практика показывает, что лучше его всё-таки иметь. Если ИП решает обзавестись фирменным бланком, для него не будет лишним представление о том, какую информацию он должен содержать и какими способами можно его изготовить.
Зачем ИП нужен фирменный бланк
Позиция действующего законодательства РФ по вопросу фирменного бланка более чем либеральна: ИП не обязан его использовать, но может это делать, если сам захочет.
В то же время этот имиджевый атрибут лучше иметь и использовать для солидности: в глазах партнёров и потенциальных клиентов обладатель даже самого скромного варианта бланка, изготовленного своими силами, выглядит более представительно. Оригинальное оформление запоминается и выделяет предпринимателя среди прочих.
Этим определяется и сфера применения бланка в случае ИП. Целесообразно использовать его:
- в переписке с контрагентами и государственными структурами;
- при изготовлении и рассылке рекламных материалов и коммерческих предложений;
- для деловых, благодарственных и поздравительных писем.
В крупных компаниях нередко принято использовать фирменные бланки и во внутренней переписке. Нужно ли это предпринимателю, особенно если работников у него немного (когда их нет совсем, вести внутреннюю переписку по умолчанию не с кем), решать только ему самому.
Наличие фирменного бланка говорит о солидности и благонадёжности
Требования к содержанию и оформлению бланка
В целом фирменный бланк ИП в части и содержания, и оформления не должен выбиваться из общепринятых деловых стандартов. В противном случае он будет производить эффект обратный желаемому: вместо того чтобы располагать к ИП, будет вызывать отторжение и даже раздражение.
Требования к содержанию фирменных бланков ИП и организаций отражены в ГОСТ Р 6.30–2003 . Они формулируются как наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать владельца.
Туманное требование законодательства позволяет трактовать его довольно широко, и в интерпретации некоторых источников оно подаётся как обязанность ИП указывать на бланке свои паспортные данные. Однако практика показывает, что раскрывать персональную информацию во всей полноте необязательно. Санкций за это не предусмотрено.
На бланке достаточно ограничиться минимальными реквизитами и указать:
- наименование ИП;
- адрес;
- ОГРНИП;
- номер свидетельства о регистрации и дату его выдачи.
ИП может использовать на бланке только минимум информации
Если фактический адрес ИП не совпадает с местом его регистрации, на бланке имеет смысл указать оба адреса или только фактический, но с соответствующей оговоркой. Например, «фактический адрес», «адрес для корреспонденции» и т. п.
Для приёма входящих писем ИП может использовать и абонентский ящик. В этом случае имеет смысл указать и адрес регистрации ИП, и адрес для писем.
Необязательно, но желательно включить в бланк:
- городской и мобильный телефоны;
- адрес электронной почты;
- другие способы связи, например, через мессенджеры, если ИП их активно использует, и свои идентификаторы в них;
- адрес сайта или группы в социальных сетях;
- банковские реквизиты.
Нередко используются два варианта фирменного бланка ИП - с минимальным набором реквизитов и с полным, включая банковские. В таком случае бланк с банковскими реквизитами есть смысл использовать для документов финансового характера, например, счетов на оплату поставленных контрагенту товаров или услуг.
Пример документа на фирменном бланке ИП с банковскими реквизитами
Оформление фирменного бланка ИП
Законодательных требований к оформлению фирменного бланка ещё меньше, чем к его содержанию. В ГОСТе, правда, оговорено, что он должен быть изготовлен на белой или светлой бумаге формата А4 или А5 типографским способом. Но на способ печати никто не обращает внимания, так что к бланку, распечатанному на принтере, отношение вполне лояльное.
Что касается остальных составляющих оформления, то основное требование - соответствие деловому стилю. Оптимален сдержанный дизайн, недопустимо использование различных готических и экзотических шрифтов, виньеток и прочих излишеств, злоупотребление игрой с размерами букв и цветовой гаммой.
В плане цветов предпочтительны строгие, контрастные тона. Оптимальным можно назвать сочетание трёх цветов:
- белый фон;
- чёрный основной текст;
- цветная «шапка» бланка, содержащая наименование ИП.
Допускается выделение цветом фамилии ИП или, скажем, используемого им бренда, а прочих реквизитов - тем же цветом, что и основной текст, то есть чёрным.
Цветовое решение визиток можно использовать и для фирменного бланка, но в более сдежанном варианте
Ни к чему при разработке фирменного бланка злоупотреблять и размерами шрифтов. Вполне достаточным, как и с цветом, представляется использование не более трёх вариантов:
- стандартный шрифт для основного текста (как правило, 12–14 кегль);
- более крупный для наименования ИП (если оно содержится в логотипе, этого графического изображения достаточно);
- несколько более мелкий для реквизитов.
Не стоит злоупотреблять слишком крупными или мелкими шрифтами. Документ должен быть удобным для восприятия, а не вынуждать контрагента, зрение которого может оказаться и не очень хорошим, ломать глаза.
Нет каких-либо особых требований и в части расположения реквизитов. Они могут находиться как по центру страницы, так и в углу. Допускается и вариант, когда основные реквизиты, такие, как адрес и другая контактная информация, ОГРН и ИНН, располагаются в верхней части страницы, а банковские - в нижней, отделённые от основного текста горизонтальной чертой и набранные немного более мелким шрифтом.
Обязателен ли в фирменном бланке ИП логотип
С логотипом дело обстоит так же, как и с фирменным бланком в целом. Использовать его ИП не обязан, но если хочет - почему бы нет?
Если ИП имеет известный, раскрученный бренд, например, является владельцем сети магазинов, химчисток, мастерских по ремонту обуви и т. п., имеющих своё название, есть смысл использовать его в фирменном бланке как основной элемент, а наименование ИП дать в общем перечне иных реквизитов.
Если ИП использует в своей работе логотип, он уместен и на бланке
Другой вопрос, насколько это целесообразно. Одно дело, когда сам ИП обладает дизайнерскими навыками и в состоянии разработать и логотип, и вообще фирменный стиль целиком самостоятельно. И совсем иное, если таких способностей у него нет. А ведь изготовление логотипа силами стороннего специалиста стоит денег.
Все знают операторов мобильной связи «Билайн» и «Мегафон». А вот названия «ВымпелКом» и «Соник Дуо» менее известны, хотя именно им принадлежат бренды. Такие же ситуации бывают и с ИП. Клиент или партнёр скорее запомнит фирменное название, чем фамилию предпринимателя.
Во главу угла имеет смысл ставить практические и финансовые соображения. Если ИП имеет известный бренд или планирует сделать его таким в перспективе, использовать его на фирменном бланке обязательно. Если о бренде речи не идёт, но логотип уже есть, смысл использовать его в качестве элемента дизайна также есть. А вот заказывать разработку логотипа только ради фирменного бланка однозначно не стоит.
Главным плюсом изготовленного в типографии бланка будет то, что от распечатанного на принтере он легко отличим невооружённым глазом и выглядит более солидно. Минусом - затраты на его изготовление. Аналогично обстоит дело и с привлечением дизайнера: руку профессионала видно сразу, а его продукт выглядит солиднее, но и стоит дороже. Соответственно, бланк, изготовленный своими силами и распечатанный на принтере, выглядит наименее солидно, но и дешевле всего обходится.
Потратиться на услуги дизайна и полиграфии однозначно имеет смысл, когда вы уже крепко стоите на ногах и бизнес приносит достаточно денег, чтобы эти расходы не пробивали ощутимую брешь в бюджете. Тем же, кто делает только первые шаги, есть смысл на этом этапе на имидже слегка сэкономить. Новичка распознать легко, а чрезмерные затраты на имиджевые атрибуты чреваты скорее негативным впечатлением о вас: раз нерационально распоряжаетесь деньгами, значит, велика вероятность, что в бизнесе долго не протянете.
Самостоятельно изготовить самый простой бланк без графических элементов вы можете, ограничившись набором инструментов текстового редактора Word. Но можно воспользоваться и специализированными графическими программами, например, Paint или Corel Draw.
Видео об изготовлении фирменного бланка и визитки в программе Corel Draw
Как видите, ИП вполне может обойтись без фирменного бланка. Но если вы придерживаетесь мнения, что лучше, когда он есть, изготовить его не составит труда, в том числе и «малой кровью».
Как правило, фирменный бланк ИП — это лист бумаги формата 210×297 мм (А4). Он предназначен для указания на нем реквизитов индивидуального предпринимателя.
В нашей сегодняшней публикации мы рассмотрим вопросы, связанные с печатью фирменного бланка для ИП. В том числе, выясним, какая информация должна содержаться в этом бланке, где и как производятся фирменные бланки, узнаем, можно ли изготовить бланк самостоятельно.
Реквизиты ИП на фирменном бланке следующие:
- название ИП;
- логотип (если есть);
- контакты ИП: адрес, телефон и e-mail (по желанию — сайт);
- банковские реквизиты (по необходимости).
В связи с этим, для ИП очень важно иметь свой собственный фирменный бланк.
Нужно отметить, что наличие фирменного бланка говорит, прежде всего, о серьезности письма. Грамотно и качественно изготовленный фирменный бланк индивидуального предпринимателя прибавляет «плюсов» ИП.
Сфера использования фирменных бланков
Фирменный бланк можно использовать для оформления целого ряда документов. Руководитель организации или ИП вправе самостоятельно определить сферу применения этого бланка:
- внутренние бумаги, например, приказ о приеме на работу директора;
- деловые письма для переписки с контрагентами и контролирующими структурами;
- благодарственные письма;
- оформление деловых или рекламных предложений.
Изготовление и стоимость фирменного бланка ИП в типографии
При нынешних технических возможностях изготовление фирменного бланка ИП не является проблемой. Существует большое количество типографий, предоставляющих данную услугу. Специалисты из типографии способны помочь подобрать наиболее оптимальный вариант фирменного бланка для вашего бизнеса. Они помогут выбрать дизайн фирменного бланка индивидуального предпринимателя, предложив на выбор образцы фирменных бланков ИП.
Обычно фирменные бланки ИП печатаются на двух видах бумаги:
- на обычной офсетной;
- на дизайнерской (цветной, с водяными знаками, фактурным теснением и прочее).
Цена на услуги изготовления фирменного бланка ИП зависит от способа и объема печати (количества копий). Стоимость разработки дизайна фирменного бланка будет составлять приблизительно 1 000 — 2 500 рублей. При желании тут же можно заказать макет и готовую печатную продукцию.
Говоря об офсетном способе печати фирменного бланка ИП, нужно отметить, что он больше подходит для больших тиражей. В среднем срок изготовления бланков офсетным способом составляет от 6-10 дней.
Дизайнерская или цифровая печать фирменного бланка ИП выгодна в ситуации, когда требуется изготовить их в небольшом количестве.
Цифровой способ печати предполагает более высокую стоимость (в расчете на 1 копию). Срок изготовления составляет меньший срок, чем в случае с офсетной печатью — от 1 часа до 1 дня (в зависимости от объема заказа).
Самостоятельное изготовление фирменного бланка ИП
Когда нет возможности воспользоваться услугами типографии для изготовления фирменного бланка ИП, не стоит расстраиваться. В этом случае можно воспользоваться готовыми образцами, которые есть в интернет.
Из преимуществ самостоятельного изготовления фирменного бланка ИП, можно выделить:
- экономию времени (найдя понравившийся образец его можно подкорректировать и распечатать довольно быстро);
- экономию средств (не нужно платить за разработку дизайна и изготовление фирменного бланка ИП).
Воспользовавшись готовыми шаблонами, вы можете распечатать нужное количество копий на своем принтере, потратив при этом не более 20 минут личного времени.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
08 - наименование организации
09 - справочные данные об организации
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа
12 - регистрационный номер документа
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат
18 - заголовок к тексту
19 - отметка о контроле
20 - текст документа
Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.
Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция"
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Примеры оформления бланка письма:
Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.
Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.
Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.
Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).
На фирменном бланке печатаются практически все документы компаний, и это придает им уникальный фирменный стиль.
В верхней части листа, выше первой строки, находится отдельная область - верхний колонтитул. На фирменном бланке здесь обычно размещают логотип компании или ее название. В нижнем колонтитуле, который находится после нижней строки текста, чаще всего указывают контактную информацию - телефон, адрес и веб-сайт компании. Иногда при создании фирменных бланков также используются подложки - фоновые изображения.
Для создания фирменного бланка в программе Microsoft Office Word 2007 необходимо выполнить следующие действия.
1. Перейдите на вкладку «Вставка», в группу «Колонтитулы», и нажмите кнопку «Верхний колонтитул». На экране появятся готовые варианты дизайна колонтитулов. Вы можете подобрать колонтитул под стиль титульной страницы - в Microsoft Office 2007 все дизайны пересекаются между собой. Щелкните на любом дизайне, и вы увидите, как основной текст вашего документа станет светлым, а выше первой строки появится область, в которую нужно что-то ввести.
2. После того как вы выберете дизайн, на ленте появится новая вкладка - «Конструктор». С помощью инструментов этой вкладки настройте колонтитулы. Например, в группе «Положение» можно задать расстояние от полей до колонтитулов.
3. Чтобы вставить в колонтитул логотип, нажмите в группе «Вставить» кнопку «Рисунок» . На экране появится диалоговое окно открытия файлов. Укажите, где на компьютере хранится изображение логотипа, и нажмите кнопку «Вставить». Логотип вставится в колонтитул.
4. Кроме логотипа, в верхний колонтитул можно вставить дату и время создания документа. Для этого в группе «Вставить» нажмите соответствующую кнопку, например «Дата и время» . На экране появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать формат даты.
Обычно дату вставляют в договоры, чтобы она автоматически менялась.
5. Отредактировав верхний колонтитул, нажмите кнопку «Перейти к нижнему колонтитулу» . Вы автоматически перейдете в нижнюю часть страницы, чтобы оформить нижний колонтитул. Здесь введите контактные данные компании: телефон, веб-сайт, адрес электронной почты.
6. После того как вы введете в колонтитулы нужную информацию, щелкните на кнопке «Закрыть окно колонтитулов» на дополнительной вкладке «Конструктор», и весь текст снова станет доступным для редактирования. Колонтитулы появятся на каждой странице документа в виде автоматически встроенных блоков. Фирменный бланк готов!
Кроме колонтитулов, для создания фирменных бланков часто используются подложки- это рисунки, которые вставляются в документ в качестве фона страниц. Возможно, это будет логотип (конечно, если вы вставили логотип в верхний колонтитул, нет необходимости дублировать это изображение, устанавливая его в качестве фона). Чтобы задать подложку, перейдите на вкладку «Разметка страницы» и щелкните на кнопке «Подложка» в группе «Фон страницы». Выберите в меню пункт «Настраиваемая подложка». В появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение «Рисунок». После этого нажмите кнопку «Выбрать», в открывшемся окне укажите место хранения нужного рисунка на компьютере» и нажмите кнопку «Вставить».
