Журнал движения трудовых книжек образец. Пример заполнения книги учет трудовых книжек. Правила отражения сведений

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов - в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф:

  • в первую графу записывается регистрационный номер документа;
  • во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее;
  • в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены;
  • в 6 графе указывается название, номер и дата документа - основания получения / выдачи бланков;
  • в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах - сумма покупки / продажи.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

В соответствии с нормами трудового законодательства, все сведения о назначении на работу, увольнении с нее, поощрениях за достижения заносятся в трудовую книжку.

На каждом предприятии ведется строгий учет трудовых книжек сотрудников. Ответственный работник или кадровая служба заполняют их и хранят в отдельном помещении.

Кроме того, после поступления они регистрируются в журнале учета.

Прошитая и пронумерованная тетрадь, скрепленная в соответствии с установленными правилами печатью и подписью руководителя, называется журналом учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

На ее страницах напечатаны утвержденные бланки, представляющие собой таблицу из 13-ти пунктов.

Каждый пункт заполняется ответственным работником в строго определенном порядке, разборчиво и аккуратно. Книгу ведут не один год, а продолжают регистрацию в течение нескольких лет, пока не будут заполнены все страницы. Только после этого ее заканчивают и передают в архив на длительное хранение.

На основании каких нормативных документов действует?

Правила ведения, оформления, заполнения и хранения документа регулируются следующими нормами:

  1. Постановлением «О трудовых книжках» РФ № 225 от 16.04.2003;
  2. Постановлением министерства труда и социального развития «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» № 69 от 10.10.2003.

В третьем приложении постановления №69 дана форма журнала. Выглядит она следующим образом.

Ответственность за ведение

Вносить записи может только назначенный руководителем предприятия сотрудник. Он должен быть усидчивым, внимательным, обладать понятным разборчивым почерком. Кроме того, он должен внимательно ознакомиться с инструкциями заполнения журнала. В учреждении с небольшим штатом работников такая обязанность может вменяться бухгалтеру или секретарю приказом по учреждению. Вести кадровую документацию может и сам руководитель. В крупных предприятиях ведением занимается кадровик или кадровая служба.

Если работник, отвечающий за ведение кадровой документации:

  • увольняется,
  • уходит на длительный ,
  • собирается в ,
  • находится в длительном отсутствии на рабочем месте по другой уважительной причине,

то возникает необходимость произвести передачу всех дел другому работнику и зафиксировать передачу в акте.

В нем указывают количество переданных бланков работающих сотрудников предприятия, уволившихся и не забравших документы, а также чистые бланки. После проведения передачи, издается приказ о назначении нового ответственного лица.

Требования к оформлению и процесс опломбирования

Книгу установленного образца можно приобрести в готовом виде или изготовить в типографии на заказ. Если книга распечатывается на принтере организации, то ей необходимо заказать твердый переплет. Мягкая обложка не рекомендуется, ведь журнал может вестись не один год. Кроме того, после окончания, следует длительный срок хранения, во время которого бумага может обветшать.
Также документ должен отвечать таким требованиям.

Видеообзор требований и полезных советов к оформлению данного журнала приведен ниже:

Порядок заполнения

В журнале регистрируются все сотрудников организации:

  • тех, кого приняли с уже имеющимся документом;
  • тех, кто пришел на первое место работы и получил новую трудовую;
  • тех, кому выдали вкладыш к трудовой.

Если работник подает с трудовой вкладыш, который регистрировали в другом учреждении, то в журнал не вносятся данные о нем. Регистрируют только книжку.

Данные вносятся гелевой или шариковой ручкой синего, черного или фиолетового цвета последовательно с первой по тринадцатую графу.

1. Регистрационный номер , нарастающий из года в год.

2 – 4. Дата о приеме , о внесении записи в трудовую или во вкладыш. Идет речь о нескольких датах, которые могут не совпадать. Поэтому в целях целесообразности рекомендуют ставить дату поступления на работу.

Образец заполнения журнала учета трудовых книжек

5. В 5 графе записывают имя, отчество и фамилию работника полностью.

6. Серия и номер. При заполнении этой графы стоит учитывать особенности бланков разных лет. Если книжка старого образца не имеет номера, нужно поставить прочерк.

7. Должность. Ее указывают в соответствии со штатным расписанием. Если невозможно указать специальность или должность, пишут направление работы или обозначенные в трудовом договоре функции сотрудника.

8. Подразделение, отдел или сектор учреждения. Для крупных организаций удобно указывать не только мелкую часть подразделения, но и название структуры полностью.

9. Реквизиты документа о принятии на работу. При этом, название, номер и дату, а также тип документа указывают без сокращений.

10. Подпись. Проставляется личная подпись работника, принявшего трудовую и отдавшего ее.

11. Стоимость. Графа заполняется, если книжка заводится впервые и покупается предприятием.

12 -13. Дата и подпись. Графа заполняется при получении документа после работника.

Уволенный сотрудник обязан забрать свою книжку. Если он не делает этого сразу, то ответственное лицо обязано сообщить в письменном виде о необходимости явится. Работодатель может по согласию работника отослать документ по почте.

Последовательность и образец заполнения журнала учета трудовых книжек можно посмотреть на следующем видео:

Можно ли исправлять ошибки?

Допускать исправления или ошибки в регистрационных журналах нельзя. Но делая скидку на то, что вся информация вносится от руки и возможность заведения нового журнала после каждой ошибки исключена, неправильную информацию исправляют определенным образом.

Что надо делать?

  1. Строку с неверной записью аккуратно перечеркивают. Рядом пишут так: «Исправленному верить». Ставится подпись лица, сделавшего исправление и дата.
  2. Ниже пишется правильная информация.

Исправление ошибок указанным образом проводится в соответствии с общепринятыми нормами заполнения журналов.

Сколько хранится журнал?

Срок хранения составляет 75 лет после передачи в архив.

Этот вид документации является одним из основных и отражает информацию о передвижении трудовых книжек рабочих. Другое наименование данного документа – журнал движения трудовых книжек. В самом конце статьи имеется ссылка на скачивание примера учетной книги трудовых книжек.

Книга учета трудовых книжек. Особенности

Многие служащие в кадровой сфере порой многого не понимают. Особенно те, кто только пришел на работу, и не знает всей специфики. С чем могут возникнуть трудности?

Однако, есть и другие сферы, которые вызывают много вопросов у рабочих в этой сфере. Некоторые не понимают о том, обязательно ли создавать на производстве учетный журнал трудовых книжек и как это делать.

На что стоит обратить внимание при заполнении?

  • Многие ведущие специалисты думают о том, что могут «прожить» без различных журналов и других учетных документаций. Это не верно, ведь учетная книга движения трудовых книжек в обязательном порядке должна быть, как у юр. лиц, так и у ИП.
  • В случае отсутствия данного документа могут наложить штрафные санкции.

Ведение учета для трудовых договоров не обязательно, но лучше всего это делать для наилучшей структуризации. Здесь можно также скачать журнал регистрации трудовых договоров.

Для учета другой документации используются другие журналы, которые также можно скачать здесь.

Как произвести процесс оформления книги учета трудовых книжек?

Процесс этот не такой простой, поэтому стоим обратить внимание на следующее:

  • Эта книга создается на производстве для учета выданных работниками трудовых книжек.
  • В этом же месте создаются отметке о том, когда выдаются их трудовые книжки.
  • То, как вести учет журнал прописано в постановлении вышестоящей инстанции.
  • Самый легкое – купить журнал с готовым оформлением.
  • Если же не можете позволить себе покупку, то можно завести огромную тетрадку.
  • Тринадцать граф – ровно столько должно быть в учетном журнале.
  • 1 графа фиксирует номер, со второй по четвертую – дату приема рабочего в компанию.
  • 5 графа раскрывает инициалы рабочего (владеющего трудовой книжкой).
  • 6 графа необходима для того, чтобы прописать серийный номер трудовой книжки.
  • 7 графа включает в себя данные о должности работника.
  • 8 графа – информация о наименовании отдела.
  • 9 графа фиксируется номерной знак приказа.
  • 10 графа – здесь заверяют подписью главного отдела кадров.
  • 11 графа – фиксирует сумму, оплаченной рабочим за приобретение книжки.
  • 12 и 13 графа – здесь производится заполнение только во время увольнения. Ставится дата и номерной знак приказа на увольнение рабочего вместе с заверением рабочего. Если рабочий отсутствует, то ставят номер и время уведомления.

Это еще не все этапы, которые выполняются при создании учетной книги. Необходимо пронумеровать, прошить и запломбировать бланк. Соблюдая эти условия, книга будет заверена и будет правомерной.

Сотрудник, оформляясь на работу, сдает трудовую работодателю. Он должен организовать учет документов. Именно для этого предназначена книга учета движения трудовых книжек. Обязанности за ее заполнение возлагаются на подразделение, занимающееся кадровыми вопросами.

Какая информация фиксируется в книге

В журнал учета трудовых книжек вписывается информация о трудовых всех физических лиц, которые трудоустроены в организации. Вносит информацию в книгу ответственный сотрудник, который документально оформляет прием на работу и увольнение в организации. Это может быть специалист по кадрам, бухгалтер, делопроизводитель или любое другое лицо, назначенное соответствующим приказом руководителя.

Ответственный сотрудник обязан вносить в книгу такие сведения:

  • принятие трудовой книжки от сотрудника, оформляемого на предприятие;
  • оформление книжки для работника, который трудоустраивается впервые;
  • оформление дубликатов трудовых;
  • выдача вкладышей;
  • возврат под роспись книжки при увольнении.

Если книги учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения в организации отсутствуют, то это является нарушением трудового законодательства. В подзаконных актах имеется указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек.

Оформление книги учета движения трудовых книжек

Книгу нужно оформлять, соблюдая следующие требования:

  • Книга должна быть с твердым переплетом, чтобы сохранять свой внешний вид во время всего срока использования (до полного заполнения).
  • На обложке пишется наименование работодателя, даты начала и окончания записей, а также номер пломбы.
  • Листы должны быть оформлены согласно форме, которая была утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69от 10.10.2003г.
  • Каждая страница обязательно пронумеровывается (допускается нумерация листов).
  • Книга прошивается, а скрепление нитей фиксируется сургучной печатью. Ее нельзя заменять бумажной наклейкой. Сургучная печать для книги учета трудовых книжек должна быть выполнена в виде индикаторного устройства однократного использования и соответствовать ГОСТ 31282-2004.
  • На последней странице, возле сургучной печати делается завершительная надпись: количество листов (цифрой и прописью), дата начала ведения книги, ФИО и должность уполномоченного лица.

Книгу учета движения трудовых книжек необходимо опломбировать. Сделать это можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки.

Главное, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно. На месте крепления концов нитей нужно сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись. А затем заверить пломбу оттиском печати организации.

Эти требования актуальны для всех предприятий, независимо от форм собственности.

Все записи в книге ведутся шариковой ручкой.

Запрещено применение корректирующей жидкости. При допущении ошибки ответственный сотрудник должен перечеркнуть строку и рядом сделать отметку, что запись недействительна. Также информация об исправлениях указывается на обратной стороне титульного листа.

После заполнения книга хранится у ответственного сотрудника до того момента, пока не будут возвращены все трудовые, информация о которых есть в книге. Далее она хранится в архиве до 75 лет.

Содержание граф журнала регистрации трудовых книжек

Некоторые факты

Книга учета движения трудовых книжек необходима
для порядка в работе с трудовыми книжками и для определения ответственности при утрате трудовых книжке и вкладышей к ним. Существующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

1 – номер записи п/п;
2, 3, 4 – дата оформления и внесения информации в трудовую книжку или вкладыша по стандартам указания дат в служебных документах – арабскими цифрами. Дата оформления на работу и заполнения трудовой могут быть разными, так как, согласно статьи 66 ТК РФ, работодатель делает запись в том случае, если работник проработал у него больше 5 дней. В такой ситуации целесообразно указывать дату приема на работу;
5 – ФИО работника полностью (указывать инициалы запрещено);
6 – серия и номер трудовой;
7 – должность собственника трудовой книжки (если в дальнейшем сотрудник переходит на другую должность, запись в книге не изменяется);
8 – наименование предприятия и структурного подразделения, где этот сотрудник работает;
9 – номер и дата приказа о приеме на работу;
10 – ФИО и подпись лица, ответственного за принятие и заполнение трудовой книжки;
11 – сумма средств, оплаченная владельцем книжки в случае ее оформления на предприятии, а также сумма за вкладыши, если в них возникла необходимость. При отсутствии такой оплаты в графе ставится прочерк;
12 – дата возврата трудовой книжки владельцу, если он уволился с предприятия;
13 – подпись владельца книжки, если она уже была возвращена.

Подробно о том, как заполнять книгу учета движения трудовых книжек смотрите в видео

Если в последний рабочий день сотрудник не находится на рабочем месте, то ему отправляется письмо с уведомлением о необходимости забрать трудовую лично или дать согласие на отправку почтой. Копия этого письма вкладывается в книгу. Также в 12-13 графах указывается дата отправки трудовой по почте и номера соответствующих почтовых квитанций.

Если в период работы в организации сотруднику был выдан вкладыш, то он должен расписаться при увольнении также и за его получение (или ставится отметка об отправке по почте).

Наличие книги контролируется трудовой инспекцией. Если она отсутствует, работодателю могут выписать штраф в сумме до 70000 рублей (статья 5.27 ТК РФ).

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта

Каждая организация, бюджетная или коммерческая, контролирует и учитывает входящую и исходящую документацию. Предприниматели тоже не освобождены от этой обязанности. Учет трудовых книжек, а также других документов, касающихся приема и увольнения сотрудников, ведет кадровая служба. Для этого необходима книга учета движения трудовых книжек. Об особенностях ее заполнения пойдет речь в данной статье.

Учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях обычно ведет отдел кадров. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник. Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена книга учета трудовых книжек (ТК) и вкладышей к ним.

Книга движения трудовых книжек — что это за документ

Это журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников. Туда же заносится информация о получении ТК на руки при увольнении. Форма определена . Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима. При этом эту форму можно купить — она выпускается типографиями, или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования. Если вам нужна книга движения трудовых книжек, образец скачать бесплатно можно в конце этой статьи.

Как выглядит заполненный основной раздел книги учета движения трудовых книжек

Правила заполнения

Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в . Там же сказано, как прошить альбом.

Разберем, как выглядит книга учета движения трудовых книжек (образец заполнения) по столбцам:

  • в 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.);
  • 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книжки (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата;
  • в 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника;
  • в 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года. Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974-2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;
  • 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе. Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;
  • в 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;
  • 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение;
  • 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;
  • 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;
  • в 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней может длиться годы и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Однако ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Рассмотрим эти правила.

Обязательные требования к оформлению:

  • страницы нумеруются заранее, до начала использования;
  • книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
  • заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.
При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

Исправление ошибок

Так как журнал заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу. Ведь в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета

Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.



Похожие статьи