Инвойс: значение и применение в международных поставках товаров. Что такое инвойс, для каких сделок используется, как его заполнить правильно

Во внешнеэкономической деятельности выставление поставщиком-экспортером счета (инвойса) несет юридические последствия и фиксирует факт возникновения у покупателя (импортера) обязательств рассчитаться по счету в установленные контрактом сроки. При этом возможны ситуации, при которых оплата отгруженного товара не требуется, потому что права собственности на товар не переходят к покупателю до оговоренного в контракте момента или вовсе остаются у поставщика, как, например, при предоставлении товаров для международных выставок. В этих случаях используется счет-проформа, образец заполнения которого не имеет строго установленной формы, но практически дублирует формат счета на оплату (инвойса).

Зачем нужен счет-проформа

Счет-проформа по своей сути является предварительным счетом, документально подтверждающим факт отгрузки товара поставщиком-экспортером. Таким образом, счет-проформа является коммерческим и, так как не требует перечисления оплаты, товаросопроводительным, но не расчетным документом.

В случае, когда у покупателя-импортера отсутствует товарная накладная или счет фактура, счет-проформа является тем документом, который содержит данные по стоимости, весу и количеству товаров, пересекающих таможенную границу.

Счет-проформа признается таможенными органами как документ, подтверждающий заявленную в таможенной декларации стоимость товара, и используется для определения таможенной стоимости.

Проформой счет называется потому, что фактические данные в последующем счете- фактуре, по которому и будет производиться расчет по контакту, могут отличаться от предварительного счета.

Бланк счета-проформы при этом дублирует данные, которые указываются в инвойсе, кроме полей с указанием сроков платежа и банковских реквизитов, так как оплаты счет-проформа не предполагает.

Бланк счета-проформы

Кто оформляет счет-проформу

Счет-проформу оформляет продавец на фактически отгруженный товар и передает покупателю как документ, подтверждающий наличие, объем и стоимость отправленных ему товаров.

При таможенном оформлении при ввозе и вывозе из России от декларирующего груз лица требуется предоставить два экземпляра счета-проформы: один на английском, второй — на русском языке.

Какие данные содержатся в счете-проформе

В бланке счета-проформы должны содержаться следующие поля:

• наименование документа — счет-проформа (pro forma invoice);
• дата и номер документа;
• реквизиты продавца;
• реквизиты покупателя;
• сведения о стране происхождения товара;
• описание товара;
• цена за единицу товара;
• валюта счета;
• общая сумма счета;
• базисные условия поставки.

Заполненный бланк счета-проформы

В бланке счета также должны быть предусмотрены поля для подписи, должности и данных уполномоченного оформлять счета-проформы лица и место для печати, если предприятие ей пользуется.

Бланк счета-проформы не должен заполняться вручную, исправления в бланке не допускаются.

Счет-проформа: образец заполнения полей

Чтобы не вызывать нареканий при таможенном оформлении, поля у счета-проформы должны быть заполнены с учетом нижеприведенных правил.

Поля «Дата» и «Номер» документа заполняются в обязательном порядке. Дата заполняется полностью в формате, чтобы избежать разночтения в принятых форматах дат.

В реквизитах поставщика и получателя указываются наименование компании, полный адрес, включая страну и индекс, а также в бланке заполняются номера телефонов.

Описание товара должно включать его полное наименование с указанием моделей или артикулов (обобщенное перечисление товаров не допускается), количество каждого изделия в единицах измерения, код ТН ВЭД, стоимость за единицу, итоговую стоимость по каждой товарной позиции.

Валюту счета указывают, применяя буквенный код, например USD или EUR.

Итоговая сумма счета-проформы должна совпадать с суммой всех построчных итогов по видам товара, валюта итога соответствует валюте, в которой указывается стоимость товаров. Код ТН ВЭД присваивается, исходя из справочника по товарной номенклатуре для внешнеэкономической деятельности.

Базисные условия поставки должны включать метод поставки по ИНКОТЕРМС (CPT, DAT, DAP и т.д.), наименования перевозчика, общий вес брутто и нетто, общее количество упаковок.

Тип экспорта товара бывает:

• Permanent (постоянный),
• mporary (временный),
• Re-export (реэкспорт).

Цель экспорта должна быть указана, исходя из имеющегося между экспортером и импортером контракта, например, продажа (sales), предоставление образцов (samples), ремонт (repair).

Инвойс для экспорта – это специальный документ, который применяется в международной коммерческой деятельности. Он предоставляется покупателю продавцом и содержит наименования товаров, количество единиц и стоимость, по которой они будут в дальнейшем переданы конечному покупателю. В инвойсе также учитываются технические особенности продукции, информация об отправителе и получателе, условия осуществления поставки.

Факт выписки инвойса подтверждает, что у покупателя возникает обязанность внесения оплаты за товар в рамках оговоренных условий. На территории России или Украины подобный инвойсу документ не применяется. По этой причине инвойс применяется только в ситуациях с международными поставками разного типа продукции. По характеристикам инвойс напоминает «счет на оплату».

Выписку документа осуществляет экспортер товаров одновременно с осуществлением отгрузки. Бумага направляется иностранным покупателям и служит основанием для осуществления денежного перевода. При согласовании в контракте предварительного авансового платежа экспортеры составляют проформу-инвойс. Составление документа выполняется на любом понятном для каждой из сторон языке. Наиболее распространенный вариант – английский.

Что такое коммерческий инвойс?

Коммерческий инвойс или счет-фактура – это документальное подтверждение сделки. Бумага отправляется иностранному покупателю вместе с отгруженным со склада товаром. В документе обязательно указывается перечень торговых позиций, количество единиц, стоимость и ряд других характеристик продукции. Также прописываются условия сделки, персональные данные импортера и отправителя груза.

Оригинальный инвойс, а также пять дополнительных копий следует прилагать к отправлению. Специальный экземпляр документа рекомендуется помещать внутрь упаковки. Коммерческий инвойс может применяться в качестве накладной на подлежащий перевозке товар. Одна из ключевых функций данного документа – определение величины таможенных сборов за импорт товаров. Исходя из приведенной в инвойсе информации проводятся расчеты НДС, который уплачивает импортер.

Для коммерческого инвойса допускается применение разных видов форматов. Чаще всего в международной деятельности применяется специальный корпоративный инвойс отправителя на основе выписанного им бланка. При отсутствии корпоративного бланка допускается использование фирменного бланка. Печать может осуществляться на стандартном листе бумаги.

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс представляет собой предварительный документ, который продавец товаров высылает в ряде ситуаций: часть характеристик продукции или итоговая стоимость пока не согласованы до конца. После утверждения стоимости товаров в рамках двустороннего контракта высылается коммерческий инвойс. Также проформа-инвойс применяется в случаях, если контракт предусматривает перечисление со стороны покупателя авансового платежа.

Коммерческий инвойс и проформа-инвойс почти идентичные документы. Основная разница заключается в указании предварительных данных при составлении проформы. Документ носит преимущественно информационный характер и обеспечивает для покупателя возможность разобраться с тем, какую сумму в итоге необходимо будет внести при расчете за товары.

Инвойс-проформа применяется в ситуациях, когда установить точный вес товара перед погрузкой на транспортное средство невозможно. Примером являются сыпучие грузы и материалы. Таможенным органам в такой ситуации предоставляется проформа-инвойс, на основании которого позднее формируется коммерческий инвойс с точными данными, если таковые указаны в рамках заключенного контракта.

Какие сведения указываются в инвойсе?

При заполнении инвойса необходимо указывать только самые точные и достоверные сведения о продукции. Предусмотрены стандарты внесения данных в документы, которые помогают избежать ошибок и дальнейших проблем при прохождении таможни. В инвойс включаются следующие данные:

• Фамилия и инициалы, адрес отправителя грузов. Также обязательны номер телефона и имя контактного лица.
• Фамилия и инициалы, адрес получателя груза. Указывается страна назначения, почтовый индекс, контактные данные ответственного лица для связи.
• Проставляется дата.
• Отметка с номером инвойса или заказа в ситуациях, если это применимо.
• Фамилия и инициалы, адрес импортера товаров в том случае, если он не является прямым получателем продукции. Дополнительно указывается номер контактного лица.
• Подробное описание каждого предмета в партии. Указывается исходный материал, сфера применения, проставляются коды ТН ВЭД, страна производства и отправления продукции.
• Вносятся сведения о количестве единиц товаров в партии, итоговая стоимость каждого из имеющихся предметов. С целью таможенного оформления предметов или образцов, которые не представляют коммерческой ценности, следует отмечать фактическую рыночную стоимость.
• Указывается цена осуществления транспортировки и объявленная стоимость всего груза.
• Общая цена груза с отметкой валюты.
• Причины осуществления экспорта товаров, к которым относятся пересылка, продажа, ремонт и т.д.
• Основные условия сделки Инкотермс, в рамках которых устанавливается уровень сборов, которые включены в итоговую стоимость инвойса.
• Общий вес и число мест отправления груза.
• Печать, дата и подпись стороны отправителя продукции.

Данные пункты являются обязательными, которые необходимо включать в стандартное описание, однако сюда можно также вносить ряд других сведений о товаре. Конечная сумма должна указываться в той валюте, которая указана в заключенном двустороннем контракте на поставку продукции. Предусмотрена ситуация, при которой покупатель осуществляет оплату товаров не в той валюте, которая была предварительно обозначена условиями контракта. В такой ситуации в инвойсе необходимо указать наименование валюты, курс обмена, на какое число будет пересчитана общая сумма сделки.

Сведения о наименованиях использованных товарных позиций, стоимости и общем количестве вносятся на основе имеющихся в контракте данных. В процессе выполнения отправки товара с территории России при указании стоимости продукции и валюты выбранных цен применяется ОК 014-2000- (Общероссийский классификатор валют). В самом документе следует добавлять дату составления, подпись стороны продавца.

В подготовленной заранее главе выделяются все условия осуществления поставки товаров на основе классификатора INCOTERMS-2010. Соответствующие нормы прописаны в рамках Инкотермс. Там же указан регламент возможных затрат и рисков между сторонами покупателя и поставщика. В разделе «Условия платежа» следует вносить реквизиты финансовой организации, к числу которых относятся номер счета, наименование и расположение, персональный SWIFT-код, специальный номер корреспондентского счёта, время оплаты и другие необходимые сведения.

Проверка данных при заполнении

Следует обращать внимание, что информация об отправителе и получателе в инвойсе и накладной должна полностью совпадать. Прилагать инвойс необходимо на любые отправления, которые не относятся к документам. Это касается буклетов, книг, персональных удостоверений и аттестатов, дипломов и т.д., а также документы, общий вес которых превышает 5 кг. Заполнение инвойса выполняется строго на английском языке. Исключением из данного правила является подготовка отправлений в Молдову, Беларусь, Украину или Казахстан.

Юридическое лицо обязательно должно иметь печать и подписи генерального директора, а также уполномоченного лица. Для физических лиц используется подпись стороны отправителя на документе. При необходимости внесения большого количества данных, таблица в листе увеличивается и переносится на другой лист. Проставление печатей и подписей обязательно для каждой страницы.

Отправление электронных носителей требует предоставления специального гарантийного письма. Обязательным требованием является полнота сведений в инвойсе. Вносится максимально полная и развернутая информация о грузах без общих названий категорий. Исключено использование сокращений и аббревиатур. Указывается маркировка, наименование, исходный материал продукции.

Видео по теме: «Образец заполнения Инвойса»

ВТК-Трейд – международная транспортная компания, предоставляющая широкий спектр логистических и посреднических услуг. Мы организуем надежную и выгодную доставку груза из Китая в Россию, предоставляем помощь в оформлении необходимой документации, сертификации, консолидации, хранению и растаможке товаров и другие сопутствующие услуги.

Грузоперевозки из Китая и других стран Азиатско-Тихоокеанского региона осуществляются любыми возможными видами транспорта: авиационным, морским, железнодорожным и автомобильным. Квалифицированные специалисты компании ВТК-Трейд подберут для вас оптимальный маршрут перевозки и наиболее подходящие варианты транспортировки, рассчитают полную стоимость импорта из Китая, Японии, Южной Кореи или других стран, возьмут на себя хлопоты по таможенному оформлению. Прием грузов осуществляется на складах в г. Суйфэньхэ, г. Гуанчжоу, г. Пекине.

Благодаря многолетнему опыту работы и успешному сотрудничеству с солидными зарубежными партнерами мы реализуем логистические задачи любой сложности. Организуем экспресс доставку, если клиенту требуется быстрая поставка партии товара. Если в приоритете у заказчика низкая стоимость оптовой поставки из Китая, то подберем наиболее экономичные варианты. Мы работаем с самыми разными типами товаров: от негабаритных объектов, таких как станки или громоздкое оборудование, до самых мелких партий, которые могут быть доставлены получателю в составе сборных грузов.

Компания ВТК-Трейд также предоставляет своим клиентам ряд посреднических услуг. Мы поможем вам найти достойных поставщиков и наладить прямые поставки товаров из Китая и других азиатских стран. Наше преимущество – удачное расположение в центре транспортных путей на Дальнем Востоке, связывающих пограничные переходы Транссибирской магистрали с государственной трассой Владивосток-Хабаровск и все морские торговые порты Приморья. Это позволяет нам организовать доставку грузов из Китая в кратчайшие сроки.

Наши клиенты могут воспользоваться любыми услугами грузоперевозки, а также полным логистическим аутсорсингом от ВТК-Трейд. Мы возьмем на себя весь процесс международной доставки: от оформления заказа у поставщика, консолидации и хранения товара на наших зарубежных складах, сертификации, страхования и декларирования, разработки маршрута, погрузки и транспортировки, вплоть до доставки и разгрузки непосредственно на склад клиента.

Мы работаем индивидуально с каждым заказчиком, реализуя не только уже отработанные логистические схемы, но и разрабатывая новые – с учетом всех потребностей и пожеланий клиента. Наши приоритеты: надежность и безопасность груза, экономическая целесообразность и доставка точно в указанные сроки.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь, наши специалисты всегда открыты для общения с партнерами и предоставят вам полноценную консультацию по любым интересующим деталям!

Международная коммерческая деятельность подразумевает умение участника ВЭД ориентироваться в большом количестве специализированной документации. Современный бизнесмен, занимающийся внешнеторговой деятельностью, обязан знать предназначение каждой бумаги и уметь её правильно оформлять.

Наша статья посвящена инвойсу и другому, похожему по названию документу: проформе-инвойсу. Для чего они нужны и какую информативную нагрузку они несут во внешнеторговых операциях.

Что собой представляет проформа-инвойс

Проформа-инвойс (proformainvoice) является предварительным счётом, выставленным за оплату товара поставщиком (экспортёром, продавцом, отправителем). После того, как суммы оплаты полностью согласованы и утверждены, можно выставить счёт-инвойс.

Если по условиям, предусмотренным в контракте, покупателю нужно выплатить аванс, то продавец также выписывает проформу-инвойс.

То есть, счет-проформа не является бумагой подтверждения оплаты товара покупателем, хотя в таком документе отображается ценовая информация, дающая предварительное представление покупателю о том, какую сумму следует уплатить за товар.
Для этого существуют другие документы: платежные поручения и .

Важно понять, что проформа-инвойс, в виде заполненного документа, подтверждает факт отгрузки товара продавцом покупателю, но не факт его продажи.

Проформа-инвойс описывает ситуацию, когда товар отправлен получателю на :

• консигнацию,
• международные выставки,
• экспертизы,
• аукционы,
• как давальческое сырье на переработку.

Проформа-инвойс и сам инвойс, практически идентичные друг другу документы. Разница между ними только в том, что в проформе-инвойсе данные о товарной поставке являются промежуточными, то есть изменения могут коснуться, как суммы, так и некоторых артикулов или моделей каких-либо конкретных товаров.

Что вписывается в проформу-инвойс :

• реквизиты продавца и покупателя;
• детали в описании товаров (модели/артикулы);
• количество товара и стоимость его единицы;
• сумма НДС, если он начислен;
• происхождение товара;
• условия ИНКОТЕРМС (на данный момент в редакции 2010 года): здесь может быть использован , ;
• общая цена поставки.

Проформа-инвойс — предварительный счёт на оплату товара.

Предназначение и характеристики инвойса

Инвойс (Invoice) — обязательный документ, сопровождающий внешнеэкономические сделки.

Чтобы быстро пройти таможенное оформление импортируемых товаров, необходим целый пакет документов. Первейшим по степени важности в этом перечне бумаг является коммерческий инвойс.

Те, кто до сих пор думал, что таким документом является контракт на поставку, глубоко заблуждался. Для сотрудников таможни важнее всего именно инвойс. Без него прохождение таможни, или по народному «растаможка» невозможна.

Начинающим предпринимателям в сфере внешней торговли, касательно инвойса, нужно запомнить следующее :

1. Инвойс это документ на товар;
2. Инвойс выписывается продавцом и передается покупателю одновременно с товаром;
3. Именно в этом документе описываются основные характеристики по качеству, количеству товара и другие формальные особенности изделий;
4. В инвойсе обязательно указывается окончательная стоимость партии товара;
5. В этой бумаге обязательно указывается собственник товара.

Каждый начинающий бизнесмен в России, решивший выбрать в качестве основной деятельности экспортно-импортные операции, должен знать несколько основных правил. Их точное соблюдение с самого начального этапа коммерческой деятельности даст возможность построить успешный бизнес и избежать проблем с законом.

Наиболее сложный этап во внешнеэкономической деятельности, это таможенное оформление товарно-материальных ценностей, перемещаемых через границу. В таком вопросе нет абсолютно никакой разницы, вывозится товар из страны или ввозится в нее, но вы можете обратиться за помощью (международному таможенному брокеру).

Большинство практиков в этой области считают, что из-за специфичности российского законодательства гораздо большее количество трудностей возникает перед компанией импортером продукции и товаров в РФ.

Инвойс – это документ, циркулирующий только в международной коммерческой деятельности. Понятие инвойса внутри России при осуществлении торгово-посреднической деятельности фактически отсутствует.

Ошибочно предполагать, что аналогом инвойса внутри страны является счёт-фактура. Этот документ существует исключительно для целей налогообложения хозяйствующих субъектов.

В какой-то степени, близким по смыслу к инвойсу можно считать выписанный «счёт на оплату» товара покупателю. Но в такой бумаге, в отличие от инвойса, указан минимум информации.

Как правильно заполнить документ

Существуют определённые правила, которыми следует руководствоваться при заполнении бланка-инвойса.

В соответствии с ними в форме инвойса нужно указывать :

• номер с датой выписки документа;
• данные на Продавца, Грузоотправителя, Покупателя и Грузополучателя;
• данные по контракту (его номер и дату заключения);
• коммерческие условия торгового договора по ИНКОТЕРМС 2010;
• способы и сроки оплаты;
• название товара, его описание и кодировка ТН ВЭД;
• количество товара, стоимость единицы и контрактная стоимость всей партии товара;
• данные о том, где произведен товар.

Предпринимателям, решившим пойти по тернистому пути международной торговли, стоит учитывать, что внешнеэкономическая торгово-посредническая деятельность, это один из, безусловно, прибыльных, но в тоже время, трудных и рискованных видов бизнеса. Поэтому максимум теоретических знаний здесь важен уже на самом начальном этапе.

Умение великолепно ориентироваться в ценах на мировом рынке плюс знание текущей конъюнктуры на отечественном даёт основания прогнозировать прибыль от предстоящей сделки. Но этого всё же недостаточно. Для примера можно привести часто встречающуюся на рынке ситуацию.