Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации Что такое унификация и стандартизация документов
Унификация документов
"...Унификация документов - выбор рациональных структур построения систем документов, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации их построения. Объектами унификации в формах являются показатели, реквизиты показателей, форматы, расположения информации по полю документа..."
Источник:
"ПОЛОЖЕНИЕ О ЕДИНОЙ СИСТЕМЕ КЛАССИФИКАЦИИ И КОДИРОВАНИЯ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ (ЕСКК ТЭИ) БАНКА РОССИИ"
(утв. ЦБ РФ 19.07.2000 N 116-П)
Официальная терминология . Академик.ру . 2012 .
Смотреть что такое "Унификация документов" в других словарях:
УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - согласно ГСДОУ, – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов,… …
Унификация (в технике) - Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров, марок, форм, свойств и т.п. Основная Цель У. √ устранение неоправданного многообразия изделий одинакового назначения и… …
унификация бухгалтерских документов - Установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях. Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика
УНИФИКАЦИЯ - (лат. uni один и facere делать) установление единообразия, приведение к единой форме (документов, деталей, запасных частей, оборудования, услуг и пр.). Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь. 2 е изд … Экономический словарь
Унификация - П римечания 1 Унификация обычно связана с сокращением многообразия. 2 В практике стандартизации в Российской Федерации под унификацией понимается приведение к единообразию технических характеристик изделий, документации и средств общения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Унификация - I Унификация (от Уни... и лат. facio – делаю) приведение к единообразию, к единой форме или системе. II Унификация в технике, приведение различных видов продукции и средств её производства к рациональному минимуму типоразмеров,… … Большая советская энциклопедия
УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ - согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – установление единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА - согласно ДР 191–98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов», – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
УНИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ - установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях … Большой бухгалтерский словарь
Организационные проблемы и способы их урегулирования отличаются большим разнообразием и повторяемостью. Разнообразие порождает большой объем документов, а повторяемость дает возможность их унификации и стандартизации. Как правильно организовать и провести эти процедуры, рассказывается в статье.
Из статьи вы узнаете:
Унификация управленческих документов
Документирование является неотъемлемым условием организационной и управленческой деятельности любого предприятия. Рабочие ситуации и действия, предпринимаемые по их урегулированию, на первый взгляд, отличаются большим разнообразием, но последующий анализ выявляет высокую степень их повторяемости. Разнообразие приводит к большому количеству документов, а повторяемость дает возможность для их унификации и стандартизации.
Суть унификации управленческих документов заключается в обнаружении содержательного и формального единообразия, возникающее при исполнении однотипных управленческих функций.
Юридическое закрепления результатов унификации является сутью процесса стандартизации управленческих документов.
Основными целями унификации деловой документации являются:
приведение форм к единому стандарту типов;
повышение общего качества исполнения;
увеличение скорости обработки;
обеспечение формальной и содержательной совместимости различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями;
оптимизации внедрения компьютерной обработки данных.
Основной смысл и назначение унификации - сокращение избыточного многообразия форм деловых бумаг, приведение их к формальному и содержательному единообразию на уровне структуры, языковых конструкций и характеру производимых над ними операций (обработка, учет, хранение).
В свою очередь, смыслом и назначением стандартизации является утверждение новых норм, реформирование правил и требований по составлению и оформлению деловых бумаг. Это делается с целью распространения результатов унификации для их всеобщего применения.
Итоги работы воплощаются в принятии изменений или утверждении новых межгосударственных (ГОСТ ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов, применяемых внутри отдельных предприятий и организаций (СТП).
Отечественная практика разработки унифицированных систем документации имеет большой опыт. На протяжении достаточно долгого времени требования по оформлению управленческой документации регламентировались ГОСТом 6.38-72. Двадцатилетняя практика использования этого стандарта позволила накопить ряд предложений по его усовершенствованию, которые воплотились в принятии в 1990 году нового стандарта - ГОСТа 6.38-90.
Развитие компьютеризированных систем обеспечения делопроизводства привело к необходимости существенной модернизации существующего стандарта и введению в 1998 нового ГОСТа Р 6.30-97, который внес значительные изменения в требования к оформлению управленческой документации. Данный стандарт действует в настоящее время.
Читайте также:
- Первые шаги к автоматизации документооборота в холдингах. Унификация и оптимизация бизнес-процессов
- О проекте национального стандарта «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»
- Какие документы необходимо поменять в связи с принятием профессиональных стандартов
Унификация текста документа
Управленческие ситуации и вызываемые ими действия регулярно повторяются. Однако на уровне содержания это может выражаться в использовании достаточно разнообразных языковых конструкций. Процесс унификации текста документа заключается в выборе оптимальных языковых форм и закрепление их за типовыми управленческими решениями.
Данный процесс может проходить на уровне фраз, текстовых блоков или всего текста деловой бумаги. Результатом этой работы становится повышение оперативности подготовки и оформления управленческих решений. На практическом уровне это выражается в разработке свода правил и приемов, позволяющем упростить не только процесс создания текста, но и облегчить его восприятие и последующую обработку с применением специализированных программных комплексов.
Унификация текстов осуществляется на нескольких уровнях:
- общий состав и характер информации, заключенной в тексте;
- жанр и композиционная структура текста;
- языковые формы выражения информации;
- правила и приемы конструирования отдельных текстовых единиц: предложений, словосочетаний, клише.
При этом нужно строго следить за соблюдением ряда основных принципов унификации текста:
управленческая ситуация не должна искажаться в тексте;
состав и характер информации должен соответствовать виду и жанру деловой бумаги;
речевые средства, используемые в тексте, должны быть унифицированы;
использование стандартных схем предложений, устойчивых выражений, общепринятых клише и словосочетаний;
строгое соблюдение терминологической однозначности;
сокращения, используемые в тексте, должны быть общеприняты.
использование стандартных единиц измерения.
Принципы унификации документов
Базовые принципы унификации документов приведены ниже:
- Данный процесс должен осуществляться по принципу движения от общего к частному . Это выражается в разработке формуляра - образца деловой бумаги для каждого конкретной области делопроизводства и уже на его основе внедрение и распространение системы атрибуции и набора реквизитов для конкретных единиц системы документооборота.
- Формальное построение текстов должно стремиться к максимальному единообразию . Это достигается путем использования типовых схем, трафаретов, единых принципов размещения данных и единых принципов сокращения.
- Процесс должен быть комплексным . Это выражается в том, что внедренные требования должны последовательно соблюдаться на всех стадиях разработки документа - от создания и заполнения до обработки, исполнения и передачи на хранение.
- Информативная целесообразность. Реквизиты и другие атрибуты деловой бумаги должны соответствовать тем задачам, в решение которых она участвует. Они также должны способствовать эффективному поиску и подтверждать юридическую силу бумаги.
- Количество видов документов должно сокращаться . Это достигается путем внедрения в систему управления программных комплексов обработки данных и широкого применения оргтехники;
- Стабильность норм, правил и требований. Данный принцип обеспечивается внедрением общегосударственных и отраслевых стандартов.
- Вводимые системы кодирования информации и классификации данных должны соответствовать принципу сопряжения с действующими системами.
- Принцип экономичности используемых средств. Он проявляется в целесообразном внедрении новых единиц в существующую систему документооборота, применении стандартных бланков, а также оптимизации системы реквизитов и рациональном дизайне деловых бумаг, исключающем использование лишних элементов.
- Деловые бумаги должны отвечать принципу соответствия задачам и процедурам управления, в решении которых они принимают участие.
- Система атрибуции и реквизитов различных видов документации должна отвечать принципу унификации .
- Принцип последовательности . Он выражается в том, что размещение реквизитов в тексте должно соответствовать последовательности их заполнения и восприятия человеком или машиной.
- Уменьшение физического объема деловых бумаг путем оптимального использования их площади для размещения реквизитов.
- Принцип взаимосвязанности. Различные системы и уровни управления должны вырабатывать взаимосвязанные требования к оформлению деловых бумаг.
- Принцип историзма . Корпоративные традиции и исторически сложившиеся приемы обработки документации должны учитываться при внедрении новых норм.
- Принцип прагматизма. Работа с документами должна быть удобной.
Принципы стандартизации документов
- Применение технических регламентов является обязательной процедурой.
- Указные регламенты, а также технические кодексы, стандарты государственного и отраслевого уровня и информация о порядке их разработки и внедрения должна быть доступна всем заинтересованным лицам.
- Международные и межгосударственные стандарты являются приоритетными.
- Современные достижения науки и техники должны учитываться в процессе стандартизации.
- В разработке технических кодексов и стандартов всех уровней должно соблюдаться право участия физических и юридических лиц, в том числе иностранных технических комитетов по стандартизации.
- Применение государственных стандартов должно осуществляться на принципе добровольности.
Введение…………………………………………………………………………………………………6
Унификация и стандартизация документов…………………………………………….8
Унифицированные системы документации……………………………………………12
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации………………………………………………………………………………18
Заключение ………………………………………………………………………………25
Список литературы………………………………………………………………………26
Введение
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышение качества, снижения трудоемкости их обработки, дотсяжения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
Разработку комплексов отраслевых унифицироованнвых форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.
Унификация и стандартизация документов
Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.
Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.
Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.
Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результате науки, техники и практического опыта.
В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.
Стандартизация, в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единства измерений;
экономии всех видов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
стандарты отраслей;
стандарты предприятий;
стандарты научно-технических, инженерных обществ и др. общественных объединений.
Государственные стандарты Российской Федерации - нормативные акты, устанавливающие единые правила в той или иной области деятельности в пределах нашего государства.
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом "О стандартизации" государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.
Требования, устанавливаемые стандартами, являются обязательными для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные, специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов.
Стандарт устанавливает:
состав реквизитов документов;
требования к составу реквизитов документов;
требования к бланкам и оформлению документов;
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке разработки государственных стандартов, о построении, изложении и оформлении стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке внесения изменений в стандарты, отмены стандартов и др., например: 1 апреля 2000 года введено в действие Изменение № 1 к ГОСТ Р. 6.30-97, принятое Постановлением Госстандарта России от 21 января 2000 года № 9-ст.
Порядок применения и внедрения ГОСТ Р. 6.30-97 разъясняет и конкретизирует в Методических рекомендациях ВНИИ документоведения и архивного дела. Методические рекомендации предназначены для внедрения в организациях:
единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению;
новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации;
делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов;
правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстообработку;
правил проектирования бланков документов;
правил использования, учета и хранения бланков и печатей;
правил оформления документов, предаваемых по каналам электросвязи.
ГОСТ 1.РО-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс стандартов составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;
ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;
ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).
Унифицированные системы документации
Унификация - сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированная система документации - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.
В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятий, организаций;
документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, организаций;
документация по распорядительной деятельности организации;
документация по организационно-распорядительному регулированию деятельности организации, предприятия;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
документация по приему на работу;
документация по переводу на другую работу;
документация по увольнению с работы;
документация по оформлению отпусков;
документация по оформлению поощрений;
документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
УСОРД носит межведомственный характер, то есть функционирует в любом аппарате управления и учреждениях - сверху донизу, независимо от отраслевой принадлежности.
УС состоит из 3 подсистем:
по созданию и реорганизации учреждений и предприятий;
кадровой документации;
автоматизированного контроля исполнения документов.
УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.
Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.
Унифицированная система банковской документации:
платежная документация по безналичным расчетам через банки;
документация по кредитным операциям банков;
документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
выходная документация банков;
документация по депозитарным операциям банков;
платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;
выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;
документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;
документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
финансовая документация;
отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
Унифицированная система отчетно-статистической документации:
документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
документация по статистике труда;
документация по статистике материальных ресурсов;
документация по статистике финансов;
документация по социальной статистике;
документация по статистике промышленности;
документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
документация по статистике капитального строительства;
документация по статистике внешнеэкономических связей;
документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
документация по статистике транспорта и связи;
документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
отчетная бухгалтерская документация;
регистры бухгалтерского учета;
первичная учетная документация.
Унифицированная система документации по труду:
документация по состоянию рынка труда;
документация по трудовым отношениям;
документация по повышению квалификации работников органов по труду;
документация по охране труда;
документация по минимальным потребительским бюджетам;
документация по обращениям в органы по труду.
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
документация по учету и распределению средств;
документация по планово-экономической деятельности;
документация по контрольно-проверочной деятельности.
Унифицированная система внешнеторговой документации.
оперативно-коммерческая документация;
товаросопроводительная документация;
расчетная внешнеторговая документация;
документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
транспортная внешнеторговая документация;
экспедиторская внешнеторговая документация.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом "Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления" РД 50-61 - 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники при взаимодействии учреждения с внешними корреспондентами. В учреждениях, применяющих УСД и классификаторы, создаются системы ведения классификаторов и унифицированных форм документов, связанные с отраслевыми или ведомственными системами ведения УСД и классификаторов. Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.
Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.
Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.
Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).- и др.
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) и др.
Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:
регистрации форм документов;
упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
сокращения количества применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечения учета и систематизации унифицированных форм
документов на основе их регистрации;
контроля за составом документов и исключения дублирования
информации, применяемой в сфере управления;
рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации, например:
Приведем для примера основные документы УСОРД с кодовыми обозначениями по ОКУД:
0273060 - заявление об увольнении;
0221052 - должностная инструкция для категорий ИРТ и служащих аппарата управления предприятия;
0284070 - объяснительная записка;
0227103 - правила внутреннего трудового распорядка аппарата управления предприятия;
0222152 - штатное расписание аппарата управления предприятия;
0211112 - приказ о создании предприятия;
0271020 - анкета (кадровая);
0276030 - график отпусков;
0283110 - приказ о поощрении;
0273110 - приказ об увольнении;
0229140 - регистрационно-контрольная карточка.
Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
блока идентификации;
блока наименований объекта классификации.
Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код унифицированной формы документа в ОКУД строится следующим образом:
Здесь первые две цифры обозначают класс форм, следующие две цифры - подкласс форм, следующие три цифры - регистрационный номер, а последняя цифра - контрольное число.
Например, код Расчетной ведомости по страховым взносам в Пенсионный фонд - 09010046 читается таким образом:
09 - Унифицированная система документации Пенсионного фонда;
01 - Документация по учету и распределению средств;
004 - Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд;
6 - Контрольное число.
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:
первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;
третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
восьмой знак - контрольное число.
Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.
Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.
Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" проставляются в унифицированных формах документов на верхнем поле документа справа.
Другой классификатор, имеющий прямое отношение к документам и определенное значение для работников аппарата управления, - "Общесоюзный классификатор предприятий и организаций" (ОКПО), поскольку каждый документ должен содержать определенный код по этому нормативу. Объектами классификатора являются только предприятия и организации, которые обладают правами юридического лица, как основные источники возникновения и потребления информации, а также входящие в объединения. Этот классификатор содержит коды министерств, ведомств и отраслей народного хозяйства и их наименования, что придает ему качества универсального норматива. Кроме того, ОКПО прямо сопрягается с унифицированной системой документации (УСД) по средствам кодового обозначения всех ОРД, создаваемых и передаваемых тем или иным предприятием или организацией на все уровни управления.
Классификатор ОКПО имеет следующую схему построения:ОКПО способен сопрягать основные, необходимые для обработки управленческой документации реквизиты, оформительской зоны в соответствии с ГОСТ 6.38-90.
Каждый работник управления должен иметь необходимые сведения по структуре и использованию этих нормативов.
В повседневной работе ОКПО может использоваться в следующих ситуациях:
ликвидация учреждения;
потеря им прав юридического лица по тем или иным причинам;
объединение учреждений;
переименование учреждений;
изменение территориально-административного расположения учреждения;
перевод учреждения в другое министерство, ведомство;
ввод в действие нового учреждения;
образование нового учреждения в результате разукрупнения.
Эти два классификатора предоставляют исполнителям информацию о заполнении реквизитов и кодов, обязательность которых предусмотрена ГОСТ 6.38-90.
Заключение
Выбранная тема курсовой работы в настоящее время очень актуальна, так как при создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.
Стандартизация позволяет установить и применить определенные правила в оформлении документов.
Унификация, в свою очередь, способствует сокращению многообразия разновидностей документов, приведению их к единообразию форм, структуры, обработки, хранению.
Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации. На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и создаются унифицированные системы документации, которые обеспечивают документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.
Классификаторы являются нормативными документами, содержащими систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Список литературы
А.В. Пшенко. Документационное обеспечение управления. - М., Форум - Имфра-М., 2002.
О.И. Замытскова. Делопроизводство для колледжей. - Ростов н/Д., Феникс, 2001.
В.С. Мингалев, М.В. Ларин. Специальные системы документирования. - М., Экономика, 1989.
М.Т. Лихачев, Т.В. Кузнецова. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.
М.В. Кирсанова, Ю.М. Акснов. Курс делопроизводства. - М., 1998.
О.П. Дорофеева, Е.К. Губская, А.М. Вигера. Секретарское дело. - Ростов н/Д., Феникс, 2003.
Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Архивоведение. - М., профобр. издат., 2002.
В.А. Кудряев. Организация работы с документами. - М., Инфра-М, 2002.
Очевидны: по данным исследований, ... бланка и т.п.; требования к языку унификации документов (2)Реферат >> Промышленность, производство
Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: «Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления» ... Уровни и этапы стандартизации документов // В сб.: «Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах...
Научно-технический прогресс и появление множества форм собственности привели к расширению торгово-экономических и социокультурных связей. Резко активизировавшиеся процессы в социуме повлияли на разрастание объемов информационных потоков, необходимых для полноценного функционирования управленческих звеньев.
Для чего нужна унификация документов
Независимо от сферы и области: будь то государственная деятельность или промышленность, образование или здравоохранение - ручная унификация и стандартизация документов постепенно отходила на второй план. С начала прошлого столетия обработка данных по их систематизированию постепенно переходила от ручного к механизированному способу, а далее - к автоматизированному.
Таким образом проходила рационализация документоведения. Понятие «унификация и стандартизация документов» зарождалось на данном этапе. Однако на всех этапах совершенствования документооборота и обработки данных возникала одна и та же проблема. Довести до автоматизации хаос невозможно, поскольку этому процессу должны предшествовать унификация и стандартизация документов в целом. Иными словами, только упорядочив бумаги, можно приступать к их обработке и использованию.
Цели и задачи унификации
Основополагающими моментами в ходе оптимизации официальной управленческой, экономической и любой другой деятельности являются унификация и стандартизация документов. Кратко объяснить это понятие можно как приведение документооборота к общей единой форме, единообразной системе.
Данный процесс оказывает огромное влияние на непосредственное составление любой документации. и унификации документов заключаются в следующем:
- Единая типизация форм.
- Установление одинаковых требований к оформлению данных, вытекающих во время принятия однотипных управленческих решений.
- Существенное снижение затрат различного характера на составление и оформление материалов.
- Совместимость множества единообразных баз данных, независимо от отрасли и деятельности.
Функции унифицированного документооборота
Стоит понимать, что любая деятельность по руководству и управлению организацией, предприятием, страной, в конце концов, является системой, каждым элементом которой становится та или иная функция. Среди них существуют общие (или типичные) - те, которые являются свойственными деятельности любого учреждения: организационной, распорядительной, исполнительной, функциям планирования, учета и т.д. Между тем деятельности отдельных организаций присущи особые функции. К примеру, задачи и цели, основанные на реализации образовательной деятельности, характерны только для субъектов данной сферы.
Что представляет собой система документов
Унификация и стандартизация управленческих документов представляет собой систему материалов, образованную на основе их взаимосвязи по:
- признакам возникновения;
- предназначению;
- отрасли;
- типу;
- требованиям к составлению.
Какими бывают документы в унифицированной системе
Системная документация может быть общефункциональной и отраслевой. Что касается первого типа, то здесь вопросов возникнуть не должно. К отраслевым системам относят документооборот, отражающий специфику деятельности предприятия или организации. Например, стандартизация и унификация таможенных документов будет содержать материалы, регламентирующие процедуры проверки и пропуска на государственной границе вывозимых, импортируемых товаров.
Насколько взаимосвязаны материалы и каким образом соотносятся между собой документы обеих систем - функциональной и отраслевой, зависит от множества факторов. В частности, их значение предопределяется характером деятельности той или иной организации. Кроме того, унификация и стандартизация управленческих документов далеко не всегда подразумевает создание положений об организационной, исполнительной или распорядительной деятельности. Между тем документация организационно-распорядительного плана, в которой содержатся основополагающие моменты управления, администрирования, взаимодействия и регулирования работы государственных органов, предприятий, подразделений и должностных лиц основана на отраслевых и функциональных структурах.
Основные этапы унификации и стандартизации
Проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов нередко возникают из-за несвоевременного выделения блока организационно-распорядительной документации, которая для подобных систем служит правовым подспорьем.
Проведение своевременной унификации в документообороте торгового предприятия подразумевает:
- В рамках структуры единообразных документальных форм происходит установление соответствующей номенклатуры.
- Общая модель построения системы документов основана на использовании формуляра, взятого за образец.
- Отдельное внимание уделено правилам синтаксического построения документации.
До этого унификация и стандартизация проходила с учетом всех требований к материалам на всех этапах создания, заполнения, обработки и сбережения. Учитывались и психофизиологические возможности человека, и параметры машинно-технических приборов.
Особенности создания стандартов
Стоит отметить, что результатом проведенного процесса унификации стало приведение самых часто используемых шаблонов к единой правовой форме. Стандарты, разработанные на услуги, продукцию и работу, имеют свое объяснение на федеральном законодательном уровне. Понятие «унификация и стандартизация документов» в этом случае определяется государственной деятельностью по фиксированию норм и характеристик для многократного применения в добровольном порядке.
Задачей создания стандартов является упорядоченность в производственной сфере и повышение конкурентных качеств выпускаемой продукции, сферы услуг или работ. Стандартизация и унификация внешнеторговых документов также преследует цель достижения информационной и технической совместимости.
Проблемы, связанные с унификацией внешнеторговой документации
Кроме того, термин «стандарт» означает не только документ нормативного содержания. В законе четко прописан механизм его добровольного непринудительного применения. Государственные стандарты довольно быстро сменились национальными. После внедрения кардинальных перемен прежними остались лишь проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых документов.
Особенно остро и по сей день стоит вопрос о государственных стандартах, регламентирующих процесс составления сопроводительной документации к экспортируемой продукции. Согласно унифицированной системе, принятой федеральным законом «О техническом регулировании» от 01.07.2003 г., положения, присутствующие в ней, полностью не соответствуют унифицированным требованиям ведения документации, однако продолжают массово применяться и сегодня.
Роль Госстандарта в процессе унификации и стандартизации
Унификация и стандартизация документов - стезя Госстандарта России. Любые общероссийские классификаторы в технической, экономической, социальной сфере приобретают юридическую силу сразу же после прохождения государственной регистрации. Контроль над реализацией всех требований, включенных в отдельные акты, осуществляет Госстандарт России и другие органы, уполномоченные государством в пределах обозначенной компетенции.
Основные направления унификации и стандартизации документов заключаются в установлении единообразных образцов, шаблонов, формуляров. Это могут быть стандарты, необходимые при составлении документов, для стандартов по отдельным видам товаров и унифицированные документационные системы. Последнее представляет собой систему материалов, созданную по установленным единым правилам и запросам. Унифицированная система документации содержит, как правило, сведения, необходимые для осуществления управленческих функций в конкретной сфере влияния.
Основные унифицированные и стандартизированные системы в России
На сегодняшний день среди унифицированных систем выделяются:
- структура, касающаяся документации организационного и распорядительного характера;
- система, контролирующая документооборот в банковском учреждении;
- унификация и стандартизация бухгалтерских документов, а также отчетной и учетной финансовой документации в учреждениях бюджетной сферы;
- сфера статистических документов;
- система документации, регулирующей вопросы труда;
- унифицированные документы для осуществления внешней торговли.
Соответственно, к каждой из вышеуказанных систем прилагается свой государственный стандарт, разрабатывают которые центральные ведомства, координирующие функционирование в конкретной сфере деятельности. К примеру, Министерство финансов в России отвечает за создание форм для бухгалтерской и банковской документации.
В свою очередь, Росархив определяет шаблоны организационно-распорядительной документации. Эти же органы власти утверждают Их унификация и стандартизация подразумевает создание формуляров для применения в той или иной отрасли.
Реквизиты и формуляры документов в процессе стандартизации
Реквизитом документа считают его обязательный элемент, без которого невозможно прохождение процедуры официального оформления, регистрации материала. К реквизитам относят подпись, печать, штамп, дату, текст и т.д. Естественно, что для каждого вида официального документа применяют отдельный набор реквизитов. При этом в каждой из систем унификация реализовывается за счет создания образцового формуляра документов для одной из систем. На его основании разрабатывают наиболее подходящие реквизиты всех документов, входящих в определенную базу данных.
Формуляр, как уже говорилось, представляет собой шаблонную форму документа. Такая модель составления документа в установленной сфере применения учитывает его формат, размеры полей и отступов, особенности создания конструкционной сетки и главных реквизитов.
Унификация и стандартизация документов организационно-распорядительного направления способствует упрощенному использованию форм в деятельности любой организации, учреждения, промышленного и производственного предприятия.
ГОСТы, которыми регулируется применение унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, распространяются на:
- постановления;
- приказы и распоряжения;
- решения;
- протоколы;
- акты;
- письма.
Письма фиксируют решения вопросов административно-организационного характера, в т.ч. управление, координацию и обеспечение деятельности:
- государственных органов власти субъектов РФ (в перечень субъектов входят автономные округа и республики, законодательством которых национальный язык наряду с русским установлен главным);
- предприятия и объединения, независимо от формы собственности и организационно-правовой деятельности.
ГОСТ устанавливает не только состав реквизитов, но и требования к их оформлению, а также изготовлению, учету, применению и сбережению бланков с присутствующим Государственным гербом РФ и гербом субъектов. Приложением ГОСТа является схематическое изображение реквизитов.
В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации.
В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации.
Унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы.
Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.
Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.
Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.
Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.
Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).
Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
В соответствии со статьей 2 Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ, стандартизация – это «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг».
В соответствии с той же статей «стандарт ... – это документ, в котором в целях добровольного многократного использованияустанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг». Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.
Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.
Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) , согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов».
Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.
Унифицированная система документации способствует:
1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);
3)упорядочению информационных потоков;
4)сокращению количества документов;
5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.
Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.
Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам .
Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.
Унифицированная форма документа – это «совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .
В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:
Общероссийские;
Отраслевые (ведомственные);
Формы документов субъектов Федерации;
Формы документов объединений, предприятий, организаций.
Общероссийские унифицированные формыявляются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. № 1.
Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: 1) особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.; 2) специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации существует безусловно, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.). Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и (или) другие организации, официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например Российская государственная библиотека – для остальных библиотек страны. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы, например документация судебная, нотариальная и др., или для всех организаций, занимающихся конкретной деятельностью, например документация страховая, медицинская и др.
Формы документов субъектов Федерации утверждаются на уровне регионов, областей, краев, республик, органов местного самоуправления и отражают специфику документирования деятельности этих образований. Применение таких форм распространяется на организации и учреждения, находящиеся в ведении соответствующих субъектов РФ.
Формы документов объединений, предприятий, организаций разрабатываются, утверждаются и применяются на локальном уровне.
Унификация формы документов позволяет улучшить их качество, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование на практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.
Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов.
В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.
Табель унифицированных форм документов – это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов» .
Примерный Табель форм – это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.
В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.
Табель форм документов предназначен для:
Оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
Классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности;
Унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации;
Унификации форм документов;
Упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.
Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ): «состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов». В соответствии с ГСДОУ Табель форм документов должен составляться в каждой организации. Применение документов, не указанных в Табеле, запрещается. В ГСДОУ приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации .
Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов.
Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия
Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:
Бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);
Электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте .
Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются:
Единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
Единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;
Определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм;
Установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.
Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:
Соответствие используемых форм документов решаемым задачам;
Оперативность реализации управленческих функций;
Сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.
УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ).
Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов.
Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931 (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.
В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
Документация по созданию организации, предприятия;
Документация по реорганизации организации, предприятия;
Документация по ликвидации организации, предприятия;
Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
Документация по распорядительной деятельности организации предприятия
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
Документация по приему на работу;
Документация по увольнению с работы;
Документация по оформлению отпусков;
Документация по оформлению поощрений;
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)имеет особое значение для делопроизводства. Сбольшинством документов этой системы работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы.
УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению
Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок оформления адресования, согласования, подписания, утверждения ОРД.
2. Униицированная система первичной учетной документации:
Документация по учету труда и его оплаты;
Документация по учету основных средств и нематериальных активов;
Документация по учету кассовых операций;
Документация по учету материалов ментация по учету результатов инвентаризации;
Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
Документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ;
Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
Документация по учету движения зерна;
Документация по учету движения другой продукции растениеводства;
Документация по учету движения животных;
Документация по учету движения продукции животноводства;
Документация по учету реализации продукции;
Документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения;
Документация по учету работы строительных машин и механизмов;
Документация по учету работ в автомобильном транспорте.
3. Унифицированная система банковской документации:
Платежная документация по безналичным расчетам;
Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;
Документация по квитовке авизо;
Документация по организации валютного регулирования и валютного контроля;
Документация по контролю расчетов с применением авизо между учреждениями Банка России;
Документация по кредитным операциям банков;
Документация по денежному обращению;
Документация банковской отчетности;
Документация депозитарного учета.
4. Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации:
Финансовая документация;
Документация по бюджетной отчетности;
Документация по бюджетному учету;
Документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации;
Документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.
5. Унифицированная система отчетно-статистической документации:
Документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию негосударственного сектора;
Документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам;
Документация по доходам и уровню жизни населения;
Документация по науке и инновациям;
Документация по демографическим показателям и правонарушениям;
Документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда работников;
Документация по оптовой торговле;
Документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение, финансы организации);
Документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищно-коммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и культуре, платным услугам;
Документация по статистике промышленности;
Документация по сельскому хозяйству;
Документация по строительству;
Документация по внешнеэкономической деятельности;
Документация по розничной торговле и общественному питанию;
Документация по транспорту и связи;
Документация по ценам и тарифам;
Документация по инвестициям.
