Госты по делопроизводству в нко. Делопроизводство в районной профсоюзной организации Документоведение - наука о делопроизводстве Павловская Т.М., председатель Барабинской общественной. Требования к оформлению документов
Управление архивами Свердловской области
Государственное учреждение «Центр документации
общественных организаций Свердловской области»
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЯХ
СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
Екатеринбург
2008
5. Контроль исполнения документов…………………………………………….. 6. Организация работы с документами в делопроизводстве…………………… 6.1. Составление номенклатуры дел……………………………………………….. 6.2. Формирование и оформление дел……………………………………………... 6.3. Организация оперативного хранения документов…………………………… 7. Порядок передачи документов на хранение в архив………………………… 7.1. Экспертиза ценности документов…………………………………………….. 7.2. Подготовка и передача документов в ЦДООСО…………………………….. 8. Учет и хранение бланков, печатей, штампов и пломбиров…………………. Приложения:
| 4 32
52
54
63
65
74
80
86
|
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в общественных объединениях Свердловской области (далее – Примерная инструкция) разработана с целью создания методической основы для рациональной организации документационного обеспечения управления в общественных объединениях – источниках комплектования Государственного учреждения Центр документации общественных организаций Свердловской области (далее – ЦДООСО). Под общественным объединением понимается добровольное, самоуправляемое, некоммерческое формирование, созданное по инициативе граждан, объединившихся на основе общности интересов для реализации общих целей, указанных в уставе общественного объединения.
Примерная инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области, утвержденной постановлением Правительства Свердловской области от 29.06.2006 № 561-ПП.
1.2. Примерная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в общественных объединениях Свердловской области. Требования настоящей инструкции являются рекомендуемыми.
1.3. Общественные объединения организуют и ведут делопроизводство в соответствии с индивидуальными инструкциями, разработанными на основе настоящей Примерной инструкции, а также на основе других нормативно-методических документов Российской Федерации и Свердловской области в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями общественных объединений после согласования с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК).
1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в общественном объединении, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого объединения.
1.5. Правила работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования» устанавливаются специальными инструкциями.
1.6. Общий контроль за соблюдением установленных правил, порядком работы с документами и обеспечением их сохранности осуществляет руководитель общественного объединения.
1.7. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на сотрудника, ответственного за делопроизводство, назначенного решением коллегиального органа, приказом руководителя общественного объединения. Задачи сотрудника ответственного за делопроизводство определяются должностной инструкцией (Приложение № 26), настоящей Примерной инструкцией.
1.8. При временном отсутствии (отпуск, командировка), увольнении или перемещении сотрудников все имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому сотруднику. В случае увольнения ответственного за делопроизводство, документы передаются по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.
1.9. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации, членам общественного объединения и гражданам определяется руководителем общественного объединения.
1.10. Вновь принятые сотрудники общественного объединения, а также члены выборных органов должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству общественного объединения.
1.11. Сотрудники общественного объединения несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
2.1.1. Организационно-распорядительные документы общественного объединения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
левое - не менее 20 мм;
правое - не менее 10 мм;
верхнее - не менее 20 мм;
нижнее - не менее 20 мм.
2.1.2. В общественном объединении применяются следующие бланки:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа (приказ, решение, протокол и т.д.).
Общий бланк (Приложение № 1) используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и в зависимости от учредительных документов общественного объединения включает в себя реквизиты:
эмблема общественного объединения (если имеется),
дата документа,
место составления документа.
Бланк письма (Приложение № 2) в зависимости от учредительных документов общественного объединения включает в себя реквизиты:
эмблема общественного объединения,
наименование общественного объединения,
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП),
справочные данные об общественном объединении,
и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:
дата документа,
резолюция,
заголовок к тексту,
отметка о контроле,
текст документа.
Бланк конкретного вида документа (кроме письма) (Приложение № 3), в зависимости от учредительных документов общественного объединения включает в себя реквизиты:
эмблему общественного объединения (если имеется),
наименование общественного объединения,
наименование вида документа,
место составления или издания документа,
и, при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:
дата документа,
заголовок к тексту,
отметка о контроле.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Конкретный состав видов и формы бланков, применяемых в общественном объединении, утверждаются его руководителем.
2.1.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов, преимущественно типографским способом полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу общественного объединения. Допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
2.1.4. Введение в обращение новых бланков документов осуществляется по разрешению руководителя общественного объединения.
2.1.5. Контроль за изготовлением, использованием бланков в общественном объединении возлагается на ответственного за делопроизводство.
2.2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
При подготовке организационно-распорядительных документов работники общественных объединений оформляют реквизиты документов с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003.
2.2.1. Эмблема общественного объединения.
Эмблему общественного объединения (если имеется) помещают на бланках в соответствии с уставом (положением) об общественном объединении.
2.2.2. Наименование общественного объединения.
Наименование общественного объединения, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.
При наличии установленного учредительными документами сокращенного наименования общественного объединения его помещают (в скобках) ниже полного наименования или за ним.
Над наименованием общественного объединения указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименование общественного объединения должно предусматривать его организационно - правовую форму и территориальную сферу деятельности. Например: Свердловская областная общественная организация «Защита», Свердловский областной общественный фонд «Защита» и т.д.
2.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) общественного объединения проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизиты, указанные в пунктах 2.2.3, 2.2.4, указывают по усмотрению общественного объединения.
2.2.5. Справочные данные об общественном объединении.
Справочные данные об общественном объединении включают: почтовый адрес, номер телефона, номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению общественного объединения.
2.2.6. Наименование вида документа.
Наименование вида организационно-распорядительного документа, создаваемого общественным объединением, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации.
МИНИМАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НЕКОММЕРЧЕСКОЙ (ОБЩЕСТВЕННОЙ) ОРГАНИЗАЦИИ Для чего нужно делопроизводство в некоммерческой (общественной) организации. Номенклатура. Документирование деятельности органов управления (коллегиальных органов, руководителя). Документирование трудовых отношений. Документирование текущей финансовохозяйственной деятельности организации. Проектная и отчетная документация. Делопроизводство в общественной приемной. Ведение деловой переписки, работа с входящейисходящей корреспонденцией.
Для чего нужно делопроизводство в некоммерческой (общественной) организации помогает всем сотрудникам не утонуть в море бумаг; помогает сформировать положительный имидж организации; помогает общаться с органами власти; помогает пройти проверки со стороны контролирующих органов.
Номенклатура Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Функции: - группировка документов в дела по определенной системе, обеспечение оперативности их поиска и сохранности, - использование в процессе регистрации документов – присвоение регистрационного номера согласно разработанной классификации и индексам дел,
Номенклатура - использование в качестве основного документа в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения, - применение как учетного документа дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять), - использование в архивном деле в качестве основы для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.
Учредительные документы Устав, свидетельство о регистрации, различные свидетельства о постановках на учет, учредительный договор, протокол учредительного собрания, и т. п. Это базовые документы, с них начинается деятельность организации.
Документы, касающиеся управления организацией протоколы заседаний, документы, подтверждающие полномочия руководящих, исполнительных и контрольноревизионных органов, списочный состав высшего и постоянно действующего руководящих органов, приказы, распоряжения руководителя, и т. п.
Документы, касающиеся оформления трудовых отношений штатное расписание, личные карточки, приказы о приеме, передвижении и увольнении кадров, книги учет трудовых книжек, договоров, графики отпусков, положение о служебных командировках, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, и т. д.
Такие документы как штатное расписание, приказы, графики отпусков и т. п. (т. е. те, что касаются кадров) оформляются в соответствии с утвержденными унифицированными Постановлением Госкомстата России от 05. 01. 2004 г. № 1 формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Вот так выглядит форма штатного расписания:
Документы по текущей финансовохозяйственной деятельности организации договоры гражданско-правового характера, договоры с обслуживающими организациями (договор аренды, договор об оказании услуг связи, договор на транспортное обслуживание, договор на банковское обслуживание…), и т. д.
Документирование деятельности общественной приемной Этапы: Организация регистрации посетителей (лист записи приема консультанта либо электронная база данных: ФИО, гражданина дата обращения, тема обращения, ФИО консультанта, к которому направлен гражданин). Ведение индивидуальных консультаций (журнал учета консультаций либо электронная база данных: ФИО посетителя; дата обращения; адрес, телефон (при получении от гражданина такой информации необходимо взять с него согласие на обработку персональных данных); тема обращения с указанием, какое право в отношении посетителя нарушено; принятые меры по результатам консультирования; отметка о повторном консультировании.
Ведение деловой переписки, работа с входящей-исходящей корреспонденцией Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: письмо не должно быть длинным (оптимальный вариант – 1 -1, 5 страницы); письмо должно быть четким и понятным для восприятия (используются короткие предложения; избегаются непонятные и сложные слова, термины, профессионализмы, излишняя эмоциональность); письмо не должно содержать ошибок; особое внимание – аккуратному оформлению текста, бланка письма, бумаге, конверту;
Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: нецелесообразно включать в письмо сразу несколько вопросов (лучше по каждому вопросу подготовить отдельные письма). письма оформляются на бланке организации (полное наименование организации, справочные данные об организации); стандартные поля: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм верхнее; 20 мм – нижнее (ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»); - в письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Значительно облегчает работу с письмами журнал регистрации исходящей и входящей документации. Номер письма говорит о том, что в организации есть хоть какое-то делопроизводство; определенный стиль письма (абзацное или блочное);
Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: рекомендуемый шрифт для оформления писем – Times New Roman Cyr, кегль № 12 -14, межстрочный интервал – 1 -2, шрифт должен быть насыщенным и контрастировать с бумагой; правильное оформление адресата письма: м. б. организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо (правильно указывать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество); в письме не должно содержаться более четырех адресатов; в письме желательно указывать заголовок, отражающий краткое содержание письма (например, «Об участии в заседании «круглого стола» по вопросам озеленения…»);
Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: текст письма должен начинаться с обращения к адресату. При абзацном типе письма – обращение располагается по центру, при блочном - пишется с левого края. Возможны варианты обращения по имени, отчеству («Уважаемый Иван Петрович!) либо по фамилии («Уважаемый г-н Иванов!»); текст письма состоит из трех частей: первая – причины, основания для обращения; вторая – выводы, просьбы, предложения, рекомендации; третья – заключительная фраза, формулировка вежливости («С уважением» , «С благодарностью» . . .); при наличии приложений до подписи пишется слово «Приложения» и нумеруются (если их много), пишется название приложения, количество листов и экземплярность;
Правила деловой переписки Основные требования, предъявляемые к деловым письмам: при подписании документа указывается должность, ставится личная подпись и расшифровка подписи; внизу листа, как правило, указывается исполнитель (обычно – фамилия и телефон); письмо может содержать отметку об автоматическом поиске документа (название файла в компьютере); при написании письма более чем на одной странице, вторая и последующие страницы нумеруются, номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа; печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.
Нормативно-методическая база: ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 7. 0. 8. -2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15. 06. 2009 № 477) с учетом Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. N 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23. 12. 2009 № 76).
Делопроизводство в районной профсоюзной организации Документоведение - наука о делопроизводстве Павловская Т.М., председатель Барабинской общественной районной организации профсоюза работников народного образования и науки РФ, секретарь Западного профсоюзного округа Павловская Т.М., председатель Барабинской общественной районной организации профсоюза работников народного образования и науки РФ, секретарь Западного профсоюзного округа
Основные участники делопроизводства руководители (организации и ее структурных подразделений); секретари и делопроизводители; исполнители - остальные сотрудники, работающие с документами. Секретари и делопроизводители работают с атрибутами документов, а руководители и исполнители - с их содержанием.
Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термин «документ» появился на Руси в XVIII веке, произошел от латинского слова «documentum» и означал «поучительный пример», «способ доказательства».
Основа делопроизводства Единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними обеспечивают: Юридическую силу документа; Оперативное и качественное составление, исполнение, хранение и быстрый поиск нужных документов; Применение компьютерной техники и современных информационных технологий.
Классификация документов "Представьте ведомость в трех экземплярах с надлежащими подписями и приложением печатей. Двух часов не прошло, представил и ведомость. По всей форме. Печатей столько, как в небе звезд. И подписи налицо." М.А.Булгаков "Похождения Чичикова"
Классификация документов По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фотодокументы; По происхождению: служебные, личные; По сложности: простые, сложные; По срочности: весьма срочные, срочные, несрочные; По гласности: несекретные, с грифом ограничения доступа; По форме изложения: индивидуальные, типовые, трафаретные;
По происхождению Официальные документы Личные документы создаются юридическими или физическими лицами; оформляются и удостоверяются в определенном порядке; удостоверяют личность человека и его права; содержат сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.) создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.
4 Номенклатура дел районной профсоюзной организации; 4 Дело фонда (историческая справка, акты приема и передачи дел, о выделении к уничтожению документов и дел, проверки наличия о состоянии дел и др.); 4 Описи дел: 4 а) постоянного хранения (утвержденные); 4 б) по личному составу; 4 в) временного хранения; 4 Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства Организация хранения документов
По юридической значимости Документы – оригиналы Копии документов Это документ, созданный в первый раз индивидуальным автором или коллективом авторов Это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке.
По форме (способу создания) Индивидуальные – создаются в произвольной форме, например, документы личного характера; Типовые – представляют собой текст-образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия; Трафаретные – содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.
дипломная работа , добавлен 06.01.2013
Современная система организации делопроизводства. Деятельность территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге, проблемы и пути совершенствования организации документооборота. Разработка автоматизированных систем электронного делопроизводства.
дипломная работа , добавлен 29.11.2012
Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.
курсовая работа , добавлен 05.02.2016
Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.
курсовая работа , добавлен 29.04.2014
Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области. Современная система делопроизводства. Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Подбор систем электронного документооборота.
дипломная работа , добавлен 27.11.2013
Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".
курсовая работа , добавлен 04.03.2015
Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа , добавлен 15.01.2013
