Как правильно оформить большой и сложный документ? Где взять пример пояснительной записки к проекту курсовой или выпускной квалификационной работы? Такой вопрос интересует каждого студента. Аналогичные проблемы - у множества других людей - бухгалтеров, налогоплательщиков и так далее.

Что это такое

Пояснительной запиской именуют документ, предоставляющий общую информацию по теме исследовательского проекта или какой-либо документации (налоговой, бухгалтерской и проч.). Ее содержание должно соответствовать тому документу, к которому она приложена.

Существует ли пояснительная записка-образец к проекту дипломной работы студента? Есть общие правила написания такого рода текстов. Составляются они в печатном виде на бумажных листах формата А4. Если страниц больше, чем одна, их переплетают в прозрачную обложку и обязательно нумеруют, начиная с титульного листа. Причем на первой странице номер не ставится.

Номера располагаются в нижнем поле всех остальных страниц по центру. По теме содержания пояснительной записки существуют лишь общие нормативные требования.

Какую информацию несет пояснительная записка к проекту

Часть включаемых в нее сведений имеет обязательный характер, другие - лишь рекомендательный. Ее текстовое содержание, как правило, четко структурировано и состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и перечней.

Стиль изложения данного документа непременно должен быть официально-деловым, информация - четкой, ясной, допускающей лишь однозначное толкование. Все аббревиатуры и используемые термины не должны отклоняться от установленных стандартов.

Часто пояснительная записка к проекту имеет приложения в виде разнообразных схем, таблиц, графиков или чертежей. Кроме того, в приложении могут находиться подробные описания методик расчетов и списки дополнительных источников информации.

Соблюдаем правила

Любому, кем оформляется пояснительная записка к дипломному проекту (если речь идет о техническом вузе), следует поинтересоваться нормами ГОСТа. Помимо того, в каждом учебном учреждении чаще всего имеются собственные разработки и методические рекомендации по оформлению дипломных и курсовых работ и пояснительных записок к ним. Подобную справочную литературу студенты и учащиеся имеют возможность получить в библиотеках своих образовательных учреждений.

В самом общем виде стандартная пояснительная записка к проекту состоит из титульного листа с основными данными об исполнителе и выполненной работе, полученного от научного руководителя задания, аннотации, содержащей краткое изложение всех разделов, постраничного оглавления, введения с кратким обзором рассматриваемой темы, основной части, заключения (непременно с выводами), списка использованных в работе источников, а также упомянутого выше приложения с чертежами, графиками и таблицами.

Существуют и похожие документы другого рода, например, пояснительные записки в налоговую службу или же к бухгалтерскому балансу. Они имеют свои особенности и составляются по заранее разработанной форме. В данной статье мы не будем рассматривать такой вид пояснительных записок, а также аналогичную документацию, составляемую к строительному проекту. Вернемся к нашим студенческим работам.

Структура документа

Давайте рассмотрим, выполнение каких требований предполагает пояснительная записка к курсовому проекту (диплому) учащегося или студента. Начнем с титульного листа. В его верхней части обязательно должно быть приведено наименование учебного заведения (по центру), сформулированная тема работы с указанием учебных предметов. А ниже - фамилия и прочие данные студента, учащегося, а также информация о руководителе. Внизу в центре страницы указывается год написания работы и наименование населенного пункта, где она выполнена.

Следующий раздел - оглавление. Оно содержит не менее четырех главных частей. Это введение, основная часть, заключение, а также список литературы, которая использовалась для работы над проектом. Если подразумевается наличие приложений, указания на них должны содержаться в оглавлении.

Что написать во введении? Типичное содержание данного раздела состоит в обосновании актуальности обозначенной темы, причиной которой, как правило, оказывается недостаточное количество научных разработок в исследуемой области, сложность изучения, теоретическая и практическая ценность материала.

Важность темы проекта следует обязательно подчеркнуть либо с научной, либо с практической точки зрения. Целью работы, обозначенной во введении, обычно указывается одно и то же - решить общую задачу проекта с перечислением ведущих к этому локальных задач. Введение редко превышает одну страницу.

Тело документа

В основной части содержится тот материал, который выбран студентом или учащимся для решения основной проблемы проекта. Информация обычно разделяется на параграфы и может иметь объем от 5 и более страниц.

Важно, чтобы содержимое основной части состояло не только из анализа собранных сведений, но и включало комментарии студентов, выражающих свое мнение по теме. Примерным содержанием основной части может стать освещение истории поднимаемого вопроса, непосредственное описание проблемы или гипотезы, достаточно подробная информация о путях решения или методах исследования с приведением результатов итогов работы.

В заключительной части студент или учащийся должен сформулировать собственные выводы на базе выявленных и рассмотренных в основной части фактов и подчеркнуть достижение поставленных целей. Заключение, как правило, не занимает более одной страницы текста. Пояснительная записка к проекту оканчивается литературы, который составляется по формальному шаблону.

В алфавитной последовательности перечисляются энциклопедии, книги, учебники, газеты, журналы, а также адреса интернет-страниц с указанием автора или группы таковых, названием, годом и местом издания источника, количеством страниц. Упомянутых в списке ресурсов должно быть не менее шести.

Как может выглядеть проект

Защищаемый проект может быть представлен в электронном виде как презентация Power Point, текст в формате Word, видеоролик, локальная версия сайта или ссылки на него и т. д. Кроме того, проект может быть загружен на портал либо записан на оптический диск с приложением выходных данных (допустим, в виде титульного слайда).

Пояснительная записка-образец к проекту в ее классическом варианте выполняется на бумаге и подшивается в скоросшиватель (предварительно она распечатывается, проверяется и подписывается руководителем). Печать выполняется на листах формата А4, к оформлению предъявляются содержащиеся в ГОСТе требования.

В частности, шрифт берется Times New Roman с размером 14, выравниванием по ширине, отступом 1,25 см. Основные заголовки должны быть оформлены в стиле "Заголовок 1". Внутри главной части используются заголовки уровней 2 и 3. Каждый раздел располагается на новой странице.

Если имеются слайды с иллюстрационным материалом, текст должен содержать ссылки на них. В приложении помещаются графики, таблицы и диаграммы. Возможно оформление (если это издательский продукт или т. п.) в бумажном виде - как план, чертеж или стендовый доклад. По требованию руководителя в подобном формате может быть представлен любой вспомогательный графический материал.

Сама тема проекта формулируется грамотно в стилистическом отношении. Название темы не должно содержать ненаучных терминов, слишком упрощенных формулировок или, напротив, лишней наукообразности.

Пояснительная записка к проекту по технологии

Допустим, нам с вами предстоит защищать работу творческой направленности. Приведем пример пояснительной записки к проекту по технологии. В такой работе учащийся демонстрирует навык использования теоретической информации, для чего подбирает материал с обоснованием выбора тематики, содержанием исторических сведений, установленных нормативов расходов требующихся материалов и прочей нужной информации.

Сама работа состоит из готового изделия и сопроводительного документа с расчетными данными. Пояснительная записка к творческому проекту должна быть аккуратно оформлена на бумаге формата А4 (заполняется лишь одна сторона листа). Слева оставляются поля: 3 см сверху и снизу - 2 см, справа - 1,5 см. Титульный лист оформляется согласно вышеприведенным правилам.

Основное содержимое делится на разделы и подразделы, каждый из них начинается на новом листе. Все подразделы содержат обоснование выбора вариантов исполнения и обязательные меры по технике безопасности. Рекомендуется заполнять страницу полностью. В заголовках слова не переносятся. В случае длинного заголовка они разделяются.

Оформляем текстовую часть

Текст располагается ниже заголовка на 3 или 4 интервала. Не допускается размещать заголовок либо подзаголовок внизу страницы, а текст на следующей. Небольшие опечатки допустимо исправлять с помощью белой краски или подчистки. Все листы, из которых состоит пояснительная записка к проекту по технологии, должны быть пронумерованы с указанием в содержании номеров листов, на которых начинаются подразделы. Заключительный лист с перечнем используемой литературы печатается отдельно, нумеруется наряду с остальными и включается в содержание.

Творческий проект, как правило, содержит иллюстрации в виде диаграмм, фотографий, рисунков и т. п. Их можно располагать в тексте или же каждый на отдельном листе. В первом случае изображение следует поместить как можно ближе к отрывку, который он иллюстрирует.

Удобнее всего расположить графические файлы в конце соответствующего текста или как приложение (отдельно после всей текстовой части). Нумерация во всех случаях должна иметь место.

Мелочей не бывает!

Общий стиль пояснительной записки должен выдерживаться в строгом цвете с использованием черно-белой графики. Допускается выделять другим цветом отдельные компоненты при их сравнении. Приложения, на которые даются ссылки, в тексте нумеруются. Например, "Приложение 1".

Цель проекта, обозначенная во введении, должна быть сформулирована четко, лаконично, доступным языком, в идеале - одной фразой. Ниже возможно пояснение в виде разложения на ряд последовательных задач. Перечисляются условия, при которых цель может быть достигнута с указанием всех возможных участников процесса.

Не следует забывать при составлении введения охарактеризовывать все основные официальные и литературные источники информации. И, как уже было упомянуто, важно не забыть подчеркнуть актуальность данного проекта. Все содержащиеся в основной части варианты решения должны быть оценены, выбор одного из них - логически обоснован. Необходимо включить в работу полный список применяемого оборудования с указанием норм техники безопасности при его эксплуатации.

Технологическая часть проекта должна содержать последовательность и при необходимости графическое изображение каждого этапа обработки изделия. Чертежи формата A4 выполняются согласно государственным стандартам. Ниже проект должен содержать необходимую оценку с экономической и экологической точек зрения. А также расчет себестоимости изготавливаемого изделия.

Данный расчет содержит в себе предполагаемую цену изделия и планируемую прибыль с учетом расхода материалов, трудозатрат, энергетических ресурсов. Экологическое обоснование должно содержать варианты использования полученных в ходе работы отходов, отсутствие негативного воздействия на окружающую среду.

К творческому проекту обычно прилагается рекламный проспект. Он может состоять из товарного знака производителя и краткой презентации изделия, состоящей из нескольких рекламных фраз. В качестве товарного знака принимается эмблема из комбинации рисунков, слов или отдельных букв, например, инициалов. Названием изделия может быть его назначение или произвольное понятие. Описание необходимо сделать как можно более кратким (в пределах 20-30 слов), рекламный слоган следует придумать ярким, привлекательным и подчеркивающим основное назначение предмета.

Ключевым документом дизайн-проекта интерьера является пояснительная записка, составленная на основании пожеланий заказчика. В ней отображаются нюансы технических характеристик и воплощения дизайнерских решений, детализируется общая концепция. Пояснительная записка значительно облегчает выполнение работ от самого начала (перепланировки) проекта до момента сдачи (подписания акта сдачи-приемки).

Приведем обязательную информацию, которая должна быть указана в пояснительной записке к дизайн-проекту интерьера:

• В шапке документа указывается заголовок «Пояснительная записка». Документ содержит характеристики о виде, типе и функциях объекта проектировки, размере площади. Обуславливается брифом, (краткая письменная форма согласительного порядка между Исполнителем и Заказчиком) подписанного клиентом, с упоминанием всех тонкостей дизайн-проекта: стилистики и размерах помещений, планировке, местоположении предметов интерьера и элементов декора.
• Отдельной графой рассматривается планировка проекта, в виде сводки по площадям и зонированию помещений.
• Далее перечисляются параметры всех комнат в строгой последовательности их размещения. Пояснительная записка составляется подробно, где предметно указываются все сведения о помещениях, начиная от их расположения и заканчивая расстановкой в них предметов быта, мебели, техники, светового оборудования. Детально расписываются габариты и функционал используемых предметов. Четко прописываются все закупочные материалы и покрытия, используемые в этих помещения. Также указывается их назначение, фактура и цветовое решение.

Перечислим еще несколько важных моментов, которые нельзя упускать из виду.

Если жилые комнаты предполагают перепланировку, необходимо осведомиться о размещении несущих стен и конструкций, уточнить какие изменения будут предприниматься с точки зрения их функциональности, оговорить нюансы зонирования помещений, закрепить за ними конкретное расположение. Подробно описать цветовую гамму, расставить желаемые акценты в интерьере, чтобы они создавали гармоничную композицию, наряду с другими помещениями объекта.

Как выглядит пояснительная записка к дизайн-проекту?

Наглядно разберем пример пояснительной записки к дизайн-проекту:

Пояснительная записка

Объект: квартира в многоэтажной новостройке общей площадью 116 м2

Расположение: Московская область, г. Реутов, улица Фестивальная, дом 15, корпус 2, этаж 7, квартира 137.

Пожелания интервьюера: стилевое решение интерьера – эко стиль, удобное и функциональное размещение следующих помещений: кухня, санузел, столовая-гостиная, ванная комната, рабочая зона, каминная, спальная комната, прачечная, шкаф-кладовка

1. Решение по планировке дизайн-проекта:

• Холл – 6,60 м2
• Санузел – 2,36 м2
• Кухня – 20,00 м2
• Столовая-гостиная – 21,25 м2
• Рабочая зона – 9,50 м2
• Коридор А – 3,60 м2
• Ванная комната – 11,90 м2
• Прачечная – 2,86 м2
• Коридор Б – 3,00 м2
• Каминная – 9,77 м2
• Спальная комната – 17,50 м2
• Шкаф-кладовка – 7,70 м2

2. Холл

Задает первое впечатление об объекте, с которым знакомится клиент. Пространство между холлом и двумя коридорами переходит в большую зону столовой-гостиной. Холл оборудуется раздвижными конструкциями системы «шкаф-купе», двумя зеркалами с подсветкой, освещение включается и выключается «по хлопку». Тип напольного покрытия – художественный паркет из натурального дерева «Акация», размер 500х400, выполняется в трех цветовых гаммах с графическим рисунком, плавно переходит из темного цвета «венге» в холле, в столовую-гостиную цвета «светлый беж».

Навесной одноуровневый потолок выполняется из гипсокартона, с подсветкой на линии стыка со стенами, в центре монтируются люстра «Каламус» из натуральных материалов (плафон из натуральных полотен ротанга, закрепленный на металлическом основании).

Все световое оборудование оснащено системой включения/выключения «по хлопку». Входная дверь изнутри отделывается зеркальным полотном, что визуально расширяет пространство холла.

Световое решение Холла:

• Основное освещение - Люстра «Каламус»
• Подсветка в зоне зеркал
• Подсветка на линии стыка потолка со стенами

3. Санузел

Оборудуется раковиной и подвесным унитазом из керамического материала, шкафчиком с зеркальными створками и подсветкой по его периметру. Стены и пол выполнены из стеклянной мозаичной плитки 15х15мм. Для имитации увеличения небольшого пространства светильник размещается во всю стену.

Параметры арочного дверного проема - 200х60см., Визуальное восприятие увеличиваем за счет «поднятия потолков», благодаря задекорированному зазору дверного полотна, тем же материалом, что и сама дверь для арочного проема.

Потолок натяжной, пленочный с глянцевой поверхностью, с вмонтированным точечным освещением.

Световое решение Санузла:

• Основное освещение – точечное освещение
• Светильник во всю стену
• Подсветка по периметру шкафчика

4. Столовая-гостиная

Основываясь на выбранном клиентом стиле и размещении несущих стеновых конструкций, разделяем помещение на две зоны. Главный акцент дизайн-проекта интерьера – гостиная, так как она выступает во взаимосвязи с кухней, столовой и холлом, в цветовом решении перекликается со всеми проходными зонами объекта. Благодаря зонированию помещения из гостиной создается панорамный вид на коридоры и холл с перспективным графическим рисунком, что придает эффект бесконечности.

Отделка стен в столовой-гостиной выполняется из бамбуковых панелей, кроме стены, на которой будет расположен телевизор. На данной стене исполняется фактурная отделка из декоративного камня цвета «слоновая кость», которая поддерживает цветовую гамму мебели столовой зоны и кухни.

В противоположной стене ниши драпируются однотонным натуральным текстилем «грубый лен» и деревянными элементами декора.

Декоративные элементы - подушки, рамы для фотографий, шторы, имеют природную цветовую гамму и естественные оттенки, доминируют зеленые и коричневые тона и дополняются сухими ветками и растениями в горшках.

Одноуровневый натяжной потолок с зеркальной гладкой поверхностью, хорошо отражает свет и визуально расширяет пространство, по периметру не доходя до стыка со стенами, декорируется специальными деревянными балками, которые подсвечиваются светодиодным кабелем. В центре монтируются люстра «Эмден» из натуральных материалов (абажур выполнено из древесных пластин). В зоне с мягкой мебелью стоит торшер с деревянным основанием, сделанный из веток.

Световое решение Столовой-гостиной:

• Основное освещение – люстра «Эмден»
• Подсветка деревянных балок
• Потолочные светильники
• Торшер

Название документа:
Номер документа:	1.16-78
Вид документа:	ГОСТ
Принявший орган:	Госстандарт СССР
Статус:	Недействующий
Опубликован:
Дата принятия:	30 ноября 1978
Дата начала действия:	01 июля 1979
Дата окончания действия:	01 января 1987
Дата редакции:	01 января 1983

ГОСТ 1.16-78

Группа Т50

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА СТАНДАРТИЗАЦИИ

Пояснительная записка к проекту стандарта. Построение, содержание, изложение и оформление

State system of standardization. Explanatory note to draft standard. Lay-out, contents, wording and formal presentation

Дата введения 1979-07-01

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 30 ноября 1978 г. N 3205 срок введения установлен с 01.07.79

ПЕРЕИЗДАНИЕ с Изменением N 1, утвержденным в ноябре 1981 г. (ИУС 3-82)


Настоящий стандарт устанавливает требования к построению, содержанию, изложению и оформлению пояснительных записок к проектам государственных, отраслевых, республиканских стандартов и стандартов предприятий всех видов.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Пояснительную записку к проекту стандарта составляют к каждой редакции проекта, рассылаемой на отзыв, направляемой на согласование и представляемой на утверждение.

1.2. Пояснительную записку к проекту стандарта должна составлять организация (предприятие)-разработчик стандарта.

При наличии нескольких разработчиков пояснительную записку к проекту стандарта составляет ведущая организация (предприятие)-разработчик.

1.3. На каждый разрабатываемый стандарт составляют самостоятельную пояснительную записку.

Допускается составлять одну пояснительную записку при одновременной разработке, подготовке к согласованию и утверждению взаимосвязанных стандартов одной и той же категории на однородные объекты стандартизации.

2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ИЗЛОЖЕНИЮ ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

2.1. В наименовании пояснительной записки указывают категорию и полное наименование стандарта, порядковый номер редакции проекта стандарта и (или) сведения о стадии разработки стандарта.

Например:

Пояснительная записка

к проекту государственного стандарта "Нитки швейные из натурального шелка. Технические условия" (первая редакция, рассылаемая на отзыв).

Пояснительная записка

к проекту государственного стандарта "Приборы картографические. Термины и определения" (окончательная редакция, представляемая на утверждение)

2.2. Пояснительная записка к проекту стандарта должна состоять из разделов, имеющих порядковую нумерацию в пределах всей пояснительной записки и обозначающихся арабскими цифрами с точкой в конце номера. Заголовки разделов следует выделять прописными буквами.

При необходимости пояснительную записку можно разбить на подразделы, пункты и подпункты по требованиям, установленным в ГОСТ 1.5-68 * для стандартов.
________________
* На территории Российской Федерации документ не действует. Заменен на ГОСТ 1.5-85 (отменен без замены), здесь и далее по тексту

2.3. Пояснительная записка должна состоять из разделов, располагаемых в следующей последовательности:

основание для разработки стандарта;

цели и задачи разработки стандарта;

данные о стандартизации объекта к началу разработки проекта стандарта;

характеристика объекта стандартизации;

научно-технический уровень объекта стандартизации;

технико-экономическая эффективность от внедрения стандарта;

предполагаемый срок введения стандарта в действие и предполагаемый срок его действия;

взаимосвязь с другими стандартами;

сведения о рассылке на отзыв (ко всем редакциям проекта стандарта, кроме первой);

сведения о согласовании (только к окончательной редакции проекта стандарта, представляемой на утверждение);

источники информации;

дополнительные сведения.

Допускается при составлении пояснительных записок ко второй и последующим (кроме окончательной) редакциям проекта стандарта не помещать в этих пояснительных записках разделы, содержание которых не изменилось.

2.4. Пояснительную записку к каждой редакции проекта стандарта составляют исходя из показателей, норм, характеристик, требований, включенных в эту редакцию, с обоснованием их изменений.

2.5. В разделе "Основание для разработки стандарта" следует указать номер темы по утвержденному плану, дату и наименование организации, утвердившей техническое задание.

В случае разработки проекта стандарта, не включенного в план стандартизации (внеплановая тема), следует указать директивные документы вышестоящих органов, на основании которых разрабатывают стандарт.

Следует указать также, в соответствии с какой программой комплексной стандартизации, при ее наличии, разрабатывают стандарт.

2.6. В разделе "Цели и задачи разработки стандарта" следует указать конечные результаты, достижение которых будет обеспечено применением стандарта, и задачи, которые будут решены при разработке стандарта.

2.7. В разделе "Данные о стандартизации объекта к началу разработки проекта стандарта" указывают сведения о том, что стандарт разрабатывается впервые, или сведения о действующих стандартах, технических условиях, инструкциях, других документах, действующих к началу разработки проекта стандарта по данному объекту стандартизации.

2.8. В разделе "Характеристика объекта стандартизации" в зависимости от стандартизуемого объекта (продукция, показатели, нормы, характеристики, требования организационно-методического и общетехнического характера), категории и вида стандарта указывают основные показатели, нормы, характеристики, требования проекта стандарта, определяющие научно-технический уровень объекта стандартизации, и их технико-экономическое обоснование.

Основными показателями, нормами, характеристиками, требованиями проекта стандарта могут быть требования основных направлений развития народного хозяйства СССР, показатели планов стандартизации и технических заданий на разработку стандартов и показатели использования материальных ресурсов.

В этом же разделе приводят сведения из отчетов о результатах проведенных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ или ссылки на отчеты с указанием местонахождения отчетов, а также сведения о результатах патентных исследований объекта стандартизации, о проверенных на практике отечественных и зарубежных открытиях и изобретениях, опубликованных за последние десять лет до утверждения стандарта, и заключения по испытанию опытных образцов или опытных партий стандартизуемой продукции.

2.9. В разделе "Научно-технический уровень объекта стандартизации" приводят сравнительный анализ показателей, норм, характеристик, требований, предусмотренных проектом стандарта;

с показателями, нормами, характеристиками, требованиями стандартов (рекомендаций) СЭВ, ИСО, МЭК, других международных организаций;

с показателями, нормами, характеристиками, требованиями отечественных и иностранных стандартов;

с лучшими образцами техники и товарами отечественного производства и зарубежных фирм;

с высшими современными достижениями науки, техники, передового отечественного и зарубежного опыта в данной области.

В этом разделе следует отразить соответствие показателей, норм, характеристик, требований проекта стандарта:

задачам, определенным в основных направлениях развития народного хозяйства СССР;

комплексным научно-техническим программам, включающим объект стандартизации;

комплексным программам стандартизации.

В этом разделе на основе вышеуказанных данных дают общий вывод о научно-техническом уровне показателей, норм, характеристик, требований объекта стандартизации.

Если с окончательной редакцией проекта стандарта, представляемой на утверждение, отдельно направляют таблицы сравнения показателей или карту технического уровня и качества продукции по ГОСТ 2.116-71*, то в пояснительной записке к этой редакции указывают только результаты сравнительного анализа и дают общий вывод о научно-техническом уровне показателей, норм, характеристик, требований объекта стандартизации.
________________
ГОСТ 2.116-84 . - Примечание изготовителя базы данных.

2.10. В разделе "Технико-экономическая эффективность от внедрения стандарта" следует указать ожидаемую экономическую эффективность, экономические преимущества объекта стандартизации и основные источники получения экономического эффекта.

В случае невозможности подсчета экономической эффективности от внедрения стандарта следует привести необходимое обоснование. В этом разделе указывают показатели социальной эффективности от внедрения стандарта (при их наличии).

2.11. В разделе "Предполагаемый срок введения стандарта в действие и предполагаемый срок его действия" следует привести:

обоснование предполагаемого срока введения стандарта в действие с учетом времени, необходимого на выполнение мероприятий по внедрению стандарта;

обоснование основных мероприятий по внедрению стандарта, в том числе обоснование возможности организации централизованного (специализированного) производства продукции;

обоснование утверждения проекта стандарта без ограничения срока действия или обоснование предполагаемого срока действия стандарта.

2.12. В разделе "Взаимосвязь с другими стандартами" следует указать:

принадлежность проекта стандарта к комплексу стандартов, входящих в систему;

данные о взаимосвязи проекта стандарта с другими стандартами, а также стандартами и рекомендациями СЭВ и других международных организаций;

обоснованные предложения о необходимости пересмотра, разработки изменений или отмены действующих взаимосвязанных стандартов.

В случае пересмотра стандарта на продукцию приводят сведения о взаимозаменяемости продукции по разрабатываемому и действующему стандартам и мерах по обеспечению эксплуатации и ремонта изделий, выпущенных по действующему стандарту.

2.13. В разделе "Сведения о рассылке на отзыв" следует указать:

количество организаций (предприятий), которым рассылали редакцию проекта стандарта;

количество организаций (предприятий), приславших отзывы;

краткую обобщенную характеристику отзывов;

результаты рассмотрения отзывов.

2.14. В разделе "Сведения о согласовании" следует привести сведения о проведении согласования проекта стандарта с заинтересованными организациями (предприятиями); о проведении согласительных совещаний; дать краткую характеристику рассмотренных на них вопросов; указать разногласия, оставшиеся при разработке проекта стандарта.

Если проект стандарта согласовывать не требуется, то в пояснительной записке следует указать, что стандарт согласованию не подлежит.

2.15. В разделе "Источники информации" следует указать источники информации, использованные при разработке проекта стандарта, в том числе:

нормативные акты действующего законодательства;

нормативные акты министерств, ведомств, объединений и предприятий;

отечественные стандарты и технические условия (их обозначения);

иностранные и международные стандарты и другие документы международных организаций (их обозначения и наименования);

отчеты о патентных исследованиях;

отчеты о законченных научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах и другие.

2.16. В разделе "Дополнительные сведения", при необходимости, можно включить:

варианты решения некоторых вопросов и (или) отдельные вопросы по проекту стандарта с просьбой к организациям (предприятиям), которым рассылают на отзыв проект стандарта, высказать свое мнение;

и другие вопросы.

2.17. Пояснительную записку следует излагать в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 1.5-68 , разд.1, для стандартов.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

3.1. Пояснительную записку к проекту стандарта следует печатать в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72*.
________________
* На территории Российской Федерации документ не действует. Действует ГОСТ Р 6.30-2003 . - Примечание изготовителя базы данных.

3.2. Пояснительная записка к проекту государственного, отраслевого, республиканского стандарта должна быть подписана руководителем (зам. руководителя) ведущей организации (предприятия)-разработчика, руководителем службы стандартизации, руководителем разработки (темы) и исполнителями.

Пояснительная записка к проекту стандарта предприятия должна быть подписана руководителем отдела (подразделения)-разработчика, руководителем разработки (темы) и исполнителями.

Подписи располагают на последней странице пояснительной записки к проекту стандарта.

3.3. Пояснительная записка к проекту стандарта должна иметь самостоятельную нумерацию страниц и не содержать обложки.

Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
Государственная система
стандартизации: Сборник ГОСТов. -
М.: Издательство стандартов, 1983

ГОСТ 1.16-78 ГСС. Пояснительная записка к проекту стандарта. Построение, содержание, изложение и оформление (с Изменением N 1)

Название документа:	ГОСТ 1.16-78 ГСС. Пояснительная записка к проекту стандарта. Построение, содержание, изложение и оформление (с Изменением N 1)
Номер документа:	1.16-78
Вид документа:	ГОСТ
Принявший орган:	Госстандарт СССР
Статус:	Недействующий
Опубликован:	Официальное издание. Государственная система стандартизации: Сборник ГОСТов. - М.: Издательство стандартов, 1983 год
Дата принятия:	30 ноября 1978
Дата начала действия:	01 июля 1979
Дата окончания действия:	01 января 1987
Дата редакции:	01 января 1983

Основной целью документа Пояснительная записка является предоставление общих сведений о системе и обоснований для технических решений принятых в процессе ее разработки. Поэтому основанием для разработки Пояснительной записки будет в основном Техническое задание.

Пояснительная записка является одним из важнейших документов технического проекта. Технический проект разрабатывают с целью выявления окончательных технических решений, дающих полное представление о конструкции изделия.
При разработке программы для создания пояснительной записки рекомендуется использовать ГОСТ 19.404-79 «Пояснительная записка. Требования к содержанию и оформлению» .

Для создания пояснительной записки к техническому проекту, описывающему автоматизированную систему (АС) рекомендуется использовать стандарт РД 50-34.698-90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов» .

Многие разделы, приведенных документов, перекликаются, поэтому мы для примера рассмотрим документ Пояснительная записка, созданный на основании РД 50-34.698-90

1 Общие положения

1.1 Наименование проектируемой АС

Данный раздел документа Пояснительная записка содержит полное и краткое наименование АС.

Например: «В данном документе создаваемая система называется Корпоративный Информационный Портал. Также допускается использование сокращенного наименования КИП или Система ».

1.2 Документы, на основании которых ведется проектирование системы

В данном разделе документа Пояснительная записка следует указать ссылки на договор и Техническое задание на разработку автоматизированной системы.

1.3 Организации, участвующих в разработке системы

В данном разделе документа Пояснительная записка указываются наименования организаций заказчика и разработчика.

1.4 Цели разработки АС

В данном разделе документа Пояснительная записка следует указать техническую, экономическую и производственную пользу, которую получит заказчик после внедрения, разрабатываемой системы.

Например: «Целью, создаваемой системы является:

• оптимизация документооборота компании;
• поддержка корпоративной культуры компании;
• оптимизация коммуникаций между сотрудниками компании. »

1.5 Назначение и область использования разрабатываемой АС

Данный раздел документа Пояснительная записка должен включать описание вида автоматизируемой деятельности и перечисление процессов, для автоматизации которых предназначена система.

Например: «КИП предназначен для обеспечения полной и оперативной информацией, а также эффективной организации работы сотрудников. Система должна обеспечивать организацию совместной работы сотрудников с помощью следующих возможностей:

• Создание конференций для обсуждения вопросов;
• Отправка/Получение электронных почтовых сообщений;
• Обеспечение совместной работы над документами;
• Согласование документов;
• Ведение учета входящей и исходящей документации.»

1.6 Сведения об использованных при проектировании нормативно-технических документах

В данном разделе следует указать стандарты, которые использовались при создании документа Пояснительная записка.

Например: «При проектировании использовались следующие нормативно-технические документы:

• ГОСТ 34.201-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначения документов при создании автоматизированных систем»;
• ГОСТ 34.602-89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы»;
• ГОСТ 34.003-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения»;
• ГОСТ 34.601-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания»;
• РД 50-682-89 «Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Общие положения»;
• РД 50-680-88 «Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения»;
• РД 50-34.698-90 «Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».»

1.7. Очередность создания системы

Для систем, создаваемых в несколько итераций в Пояснительной записке, следует указать объем работ для каждой итерации. Отдельно необходимо выделить работы, планируемые для данной итерации.

Например: «Реализация проекта Корпоративного информационного Портала планируется в две очереди.

Первая очередь КИП включает организации совместной работы сотрудников компании благодря введению таких возможностей как:

• Обмен мгновенными сообщениями;
• Организация конференции;
• Передача/прием электронной почты;
• Согласование документов средствами Системы.»

2 Описание процесса деятельности

Данный раздел документа Пояснительная записка должен отражать процессы и функции, автоматизируемые системой, в рамках всего бизнес-процесса.

Для иллюстрации материала в пояснительной записке допускается использовать нотации UML , ARIS или IDF0, а также схематичные изображения, созданные при помощи стандартных приложений (Visio).

Для понимания отношения автоматизированных функций к неавтоматизированным в документе Пояснительная записка необходимо четко разделять действия пользователя и действия системы.

Например: «1. Пользователь формирует документ

• Пользователь инициирует процесс передачи документа на согласование
• Система изменяет статус документа на «на согласовании». »
• Основные технические решения

2.1. Решения по структуре системы и подсистем.

В данном разделе документа Пояснительная записка приводятся решения по функциональной структуре системы и ее подсистем.

2.2. Средства и способы взаимодействия между компонентами системы. Взаимосвязь с внешними системами

В данном разделе документа Пояснительная записка необходимо указать перечень систем, с которыми должен взаимодействовать, создаваемый продукт. При описании взаимодействия компонентов системы в Пояснительной записке необходимо указать формат обмена данными.

Например: «В рамках взаимодействия КИП с внешними системами используются следующие технологии:
- «Бухгалтерия предприятия» - файловый обмен в установленном XML / Excel формате.»

2.3. Решения по режимам функционирования

Данный раздел документа Пояснительная записка включает перечень и описание режимов функционирования системы. Обычно выделяются следующие режимы: штатный режим, режим тестовой эксплуатации, сервисный режим. В пояснительной записке необходимо предоставить описание как самого режима так и случаев в которых он вводится.

2.4. Решения по численности, квалификации и функциям персонала АС

Данный раздел документа Пояснительная записка регламентирует деятельность обслуживающего и функционального персонала. В пояснительной записке необходимо указать категорию сотрудников, которая относится к тому или иному типу персонала и описать их функции в рамках работы системы.

Например: «Администратор портала ответственный за:

• целостность базы данных и программного обеспечения;
• профилактические мероприятия по обеспечению сохранности данных;
• распределение прав доступа и регистрацию пользователей в системе. »

2.5. Обеспечение заданных в техническом задании потребительских характеристик системы

Данный раздел документа Пояснительная записка создается на основе требований к качеству продукта, указанных в техническом задании. Здесь необходимо описать параметр, по которому определяется качество системы. Также в пояснительной записке указываются решения, с помощью которых данная характеристика была достигнута в системе.

Например: «Отказоустойчивость и работоспособность программных модулей КИП обеспечивается за счет применения промышленных программных платформ IBM WebSphere Portal, Enterprise Oracle 10g.»

2.6. Состав функций и комплекс задач, реализуемых системой

Данный раздел документа Пояснительная записка содержит перечень задач, которые решает система. В пояснительной записке функции и комплекс задач можно представить в виде ненумерованного списка.

2.7. Решения по комплексу технических средств, его размещению на объекте

Данный раздел документа Пояснительная записка содержит решения по технической архитектуре системы и требования к комплексу технических средств необходимых для обеспечения ее корректного функционирования.

Требования к комплексу технических средств в пояснительной записке рекомендуется размещать в виде таблицы.
Например: «

Оборудование	Техническая характеристика
Сервер Базы данных
Исполнение для монтажа в стойку	Не более 4U
Архитектура процессоров	RISC (64-разрядная)
Частота процессора	не менее 1,5 ГГц
Кэш процессора	Не менее 1Мб
Операционные системы	Windows 2003 SP2
Возможное число устанавливаемых процессоров	Не менее 4
Число установленных процессоров
Объем возможной оперативной памяти	32 ГБ с ЕСС
Объем оперативной памяти	Минимум 8 ГБ
Наличие интерфейсов	10/100/1000 Base-T Ethernet интерфейсы 2 шт.; Ultra320 SCSI 2 шт.; USB 4 шт.; последовательный интерфейс 1 шт.; слоты расширения PCI 64-bit 6 шт.
Видео карта:	Не менее 8Мб.
Возможное число устанавливаемых же­стких дисков	Не менее 4
Число установленных дисков
Устройство для считывания
Электрическое питание	Входные параметры: 200-240 В, частота тока: 50-60 Гц; максимальная входная мощность не более 1600 Вт; не менее 2х блоков питания обеспечивающих отказоустойчивость.

»

При описании размещения объектов комплекса технических средств в пояснительной записке необходимо руководствоваться требованиями СНиП 11-2-80 для зданий категории "В".

2.8. Объем, состав, способы организации, последовательность обработки информации

Информационное обеспечение включает в себя внутримашинное и внемашинное информационное обеспечение. В качестве внутримашинного информационного обеспечения выступают База данных (БД), входные и выходные документы, поступающие из внешних систем.

Внемашинную информационную базу образуют данные, содержащиеся в бумажных документах. Зачастую при разработке автоматизированных систем используется только внутримашинная информационная база, поэтому основной упор в документе Пояснительная записка необходимо сделать на содержание данного раздела.

При описании внутримашинной информационной базы в документе Пояснительная записка необходимо указать входные и выходные документы и сообщения для всех подсистем и внешних систем.

Например: «Входной информацией для подсистемы электронного документооборота является:

• электронные версии документов производственного документооборота;
• электронная цифровая подпись;

Выходной информацией для подсистемы электронного документооборота является:

• журнал истории жизненного цикла документа;
• журнал истории согласования документа;
• файл электронной версии документа в формате RTF. »

2.9. Состав программных продуктов, языки деятельности, алгоритмы процедур и операций и методы их реализации

В данном разделе документа Пояснительная записка следует привести технологии и средства разработки системы.

Например:
«

• Сервер базы данных: Oracle 10g
• Портал: Websphere Portal Extend v6.0.
• Бизнес-моделирование: ARIS

»

3 Мероприятия по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

В данном разделе документа Пояснительная записка описываются следующие мероприятия:

• мероприятия по приведению информации к виду, пригодному для обработки на ЭВМ;
• мероприятия по обучению и проверке квалификации персонала;
• мероприятия по созданию необходимых подразделений и рабочих мест;
• мероприятия по изменению объекта автоматизации;
• другие мероприятия, исходящие из специфических особенностей создаваемых АС

В правилах делового оборота выделяется особый класс записок, которые выполняют пояснительную функцию. Особенностью данного рода документов является то, что они выступают не только во внутреннем управленческом обороте, но и активно представляют интересы компании в окружающем ее мире. Взять, например, пояснительную записку к бухгалтерской отчетности или налоговой декларации. Видов данного типа документов в бизнесе применяется несколько, нас же в настоящей статье будет интересовать порядок применения пояснительной записки к проекту, носящему инвестиционный характер.

Возможные случаи применения пояснительных записок

Пояснительная записка (ПЗ) в общем ее понимании представляет собой вид делового текстового повествования, главной целью которого является пояснить содержание и отдельные положения основного документа, принадлежностью которого и выступает записка. Таким материнским документом может выступать план (бизнес-план) или отчет. Вне зависимости от специфики разрабатываемого инвестиционного проекта в ПЗ раскрываются и представляются обоснования принятия тех или иных проектных решений с позиций техники, технологий, дизайна, экономической, экологической целесообразности и т.п.

Далеко не каждый проект обосновывается бизнес-планом, да и не все бизнес-планы подкрепляются пояснительными записками. Как правило, требования на оформление возникает от того органа, от которого зависит судьба запуска или финансовой поддержки проекта. Такая заинтересованная сторона (коммерческий банк, орган государственной власти или профессиональный стратегический инвестор) формулирует стандартные условия по набору документации от организации-проектоустроителя.

Специальный состав документов и соответствующее их качество необходимы, чтобы в соответствии с собственными регламентами получатели могли принимать взвешенные решения по предложениям. А поскольку податель документов далеко не всегда обладает сильной переговорной позицией, он вынужден исполнять выдвигаемые требования. И ему приходится порой писать подробные пояснения к представляемым сведениям. Попробуем классифицировать виды ПЗ, которые применяются в проектной практике в современной России.

(нажмите для увеличения)

На Федеральном уровне для целей эффективного использования средств Фонда национального благосостояния и (или) пенсионных накоплений действует Приказ МЭР РФ от 14 декабря 2013г. за № 741. Нормативный акт выставляет требования по разработке стратегического обоснования инвестиционных проектов и предписывает инициаторам инвестиционных проектов федерального масштаба не только разрабатывать в типовом формате, но и писать пояснительную записку к нему с соблюдением специальных условий (состав требований к ПЗ представлен на изображении).



(нажмите для увеличения)

Министерства экономического развития регионов также ведут свою нормотворческую деятельность на предмет проектного обоснования. Часто предусматривается обязательность расширенного пакета по проекту, включающего бизнес-план, инвестиционный меморандум, пояснительную записку к бизнес-плану и ряд других документов. Эти требования предполагают, что пояснения будут даны проектоустроителем не только на стадии инициации проекта, но и в моменты отчетов за использование целевых средств в рамках государственно-частного партнерства или иных форм инвестиционного сотрудничества. Далее вашему внимание предлагается пример ПЗ, направленной вместе с отчетом в адрес правительства Ростовской области в 2010 году одним из частных инвесторов.

1. Специальные требования к составу документов и ПС предъявляют и займодатели, коммерческие банки. Содержание пояснительной записки часто достаточно подробно описано в предлагаемых формах для заполнения.
2. Внутренние регламенты средних компаний и крупных корпораций также предусматривают обязательный характер использования пояснительной записки к бизнес-плану в проектах определенного масштаба.

Области деятельности для применения ПЗ

ПЗ могут быть рассмотрены как с позиции аналога или дополнения к любого серьезного проекта, так и с точки зрения пояснений к технической проектной документации. Последнее немаловажно, а содержание ПЗ имеет особое значение. В проектной практике есть сферы, в которых исторически сложилось применение пояснительных записок как особой формы подачи результатов расчетов и иных сведений, предваряющих рассмотрение планировочной части. Такими областями традиционно являются:

• проекты капитального строительства;
• проекты модернизации и реконструкции объектов основных средств;
• проекты по автоматизации;
• дизайн-проекты;
• проекты в области экологии, землеустройства и природопользования.

(нажмите для увеличения)

Многие конструктора и разработчики проектной документации сейчас жалуются на падение уровня и оформительской культуры в работе над ней. Советская школа технического проектирования соответствовала весьма высокому уровню и предъявляла серьезные требования, в том числе и к ПЗ. До сих пор действует ГОСТ 19.404.79, содержание и основные положения которого представлены на изображении.

Не отменяя действие прежних регулирующих актов, в настоящее время действует отдельный межгосударственный стандарт ГОСТ 2.106-96 «Единая система конструкторской документации». На его основании разработан ряд руководящих документов. Рассмотрим характерный пример применения стандарта. Так, для проектирования автоматизированных систем управления и иных средств автоматизации действуют специализированные методические указания. Документ числится за номером РД 50-34.698-90 и называется «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов». В данном руководящем документе четко обозначено, как писать ПЗ к проекту, каково ее содержание. В ее состав входят следующие разделы.

1. Общие положения.
2. Описание процесса деятельности.
3. Основные технические решения.
4. Мероприятия по вводу системы в действие.

Общие положения включают типовой состав сведений о проекте: наименования разработчика, проектируемой документации, их номера, состав участников и сроки стадий. Также в данном разделе отражаются цели, основное назначение и области применения АС. Кроме названного выше, в общие положения входят:

• факты, подтверждающие соответствие нормативным предписаниям в области безопасности (безопасное ведение работ, пожарная безопасность и т.п.);
• сведения о нормативно-технических документах, использованных при проектировании;
• информация о , изобретениях, другом передовом опыте, использованном при проектировании;
• поэтапная последовательность проектирования и объем каждого этапа.

В настоящей статье мы рассмотрели пояснительную записку к проекту, которая может иметь совершенно разную природу, но назначение ее одно: пояснить сущностные моменты основного повествования. Писать ПЗ достаточно сложно, и в этом призваны помогать стандарты и другие руководящие документы к проектированию, внутренние регламентирующие акты компаний. Несмотря на то, что бюрократизация экономической сферы неизбежна, нашей стране нужно возвращать культуру документирования и управленческую школу, а где-то и более активно двигать ее вперед.