Оценка стоимости работ по составлению номенклатуры дел. Нормы на обработку документов Применение существующих норм и нормативов в архиве

27.11.2019

Скачать документ

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЦЕНТРАЛЬНОЕ БЮРО НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ
ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО
ДЕЛА РОСКОМАРХИВА

Укрупненные нормы времени
на работы, выполняемые в объединенных архивах,
хранящих документы по личному составу учреждений,
организаций, предприятий

Москва 1992

Сборник предназначен для нормирования труда работников, объединенных ведомственных и межведомственных архивов, независимо от их подчиненности.

Укрупненные нормы времени разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Роскомархива под методическим руководством Центрального бюро нормативов по труду при участии архивных учреждений Российской Федерации и стран - участниц СНГ.

Сборник содержит нормы времени на следующие виды работ: комплектование архива документами учреждений; учет документов архива; обеспечение сохранности документов архива; научно-техническая обработка документов; использование документов архива; методическое руководство и контроль за постановкой документационного обеспечения управления в учреждениях; методическое и организационное обеспечение работы архива; техническое оформление работ.

1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.1. Укрупненные нормы времени предназначены для нормирования труда работников объединенных ведомственных и межведомственных архивов 1 , хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий 2 , а также управленческую документацию. Данный нормативный сборник рекомендуется к применению при расчете трудоемкости работ, составлении планов и отчетов, установлении нормируемых заданий, а также для определения численности основного персонала архива 3 .

1.2. В основу разработки укрупненных норм времени положены фотографии (самофотографии) рабочего времени, хронометражные наблюдения, данные учета и отчетности, материалы изучения организации труда и передового опыта работников архивов, данные по результатам изучения нормативных и методических документов, регламентирующих работу архивов 4 .

3 При нормировании труда работников архивов следует использовать межотраслевые нормы: Типовые нормы времени на работы по копированию и размножению документов. - М.: 1986; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М.: 1992.

4 При подготовке сборника использованы: Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве. Утверждено постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. № 0226/П-6; Межотраслевые методические рекомендации по разработке нормативных материалов для нормирования труда в непроизводственных отраслях народного хозяйства. - М.: 1988; Примерное положение об объединенном ведомственном архиве. Одобрено решением Коллегии Главархива СССР от 22 мая 1990 г. - М.: 1990; Квалификационный справочник должностей работников государственных архивов системы Главного архивного управления при Кабинете Министров СССР (руководителей и специалистов государственных архивов). - М.: 1991.

Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный в процессе расчета;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, % от оперативного времени. По результатам анализа фотографии (самофотографии) рабочего времени работников архивов К принимается равным 1,1.

1.6. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.

1.7. Наименование и содержание работ, степень их укрупнения определены исходя из «Основных правил работы ведомственных архивов» (М.: 1986) и других нормативно-методических документов.

1.8. Комплексные нормы применяются при составлении планов и отчетов в том случае, если при расчете не были использовали пооперационные нормы, вошедшие в их состав как этапы.

1.9. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 297?210 мм (формат А4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.10. За единицу измерения объема работ - один печатный лист - принимается материал, содержащий 40000 печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 печатных знаков. Под одним печатным знаком (ударом) понимается воспроизведенный путем однократного нажатия клавиши знак (буква, цифра и т.д.) или интервал, величина которого соответствует площади, занимаемой одним знаком.

1.11. За единицу измерения объема работы - коробку, - принимается коробка, вмещающая 10 дел 1 .

1 Первичные средства хранения документов на бумажной основе. Конструкции, унифицированные размеры, материалы и технология изготовления: Рекомендации/Главархив СССР; ВНИИДАД. - М., 1985.

1.12. За единицу измерения объема работы - связку, - принимается связка, включающая 10 дел.

1.13. По отдельным видам работ в качестве единицы измерения объема работы взята не 1 единица, а 10, 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по планируемым объемам работ.

1.14. Нормы времени рассчитаны на работу с документами, составленными на одном языке.

1.15. В случаях значительных отклонений в содержании работ по сравнению с настоящим нормативным сборником и нецелесообразности изменения существующей организации труда, архивы могут рассчитывать местные нормы.

1.16. Расчет трудоемкости работ, выполняемых работниками архивов, проводится по видам работ по формуле

1.17. Затраты времени на каждый вид нормируемой работы рассчитываются по формуле

где v i - объем работы i -го вида, выполняемый за год.

1.18. Трудоемкость по видам работ, не предусмотренных настоящим нормативным сборником, рассчитывается по формуле

где Н н j - затраты времени на работы, не предусмотренные нормативным сборником;

v j - объем конкретного вида работы, выполняемый за год.

1.19. Явочная численность работников (Ч яв) определяется по формуле

Ч яв = Т об /Ф п,

где Ф п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается 1858 чел.-ч).

Пример расчета численности и трудоемкости работ в архивах см. приложение 1.

1.20. Списочная численность работников (Ч сп) архива определяется по формуле

Ч сп = Ч яв? К н,

где К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п.

где % планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

2.1. Объединенный ведомственный, межведомственный архив действует как самостоятельная организация, численность работников которой определяется исходя из объема хранящихся документов и проводимых работ.

2.2. Функции объединенных ведомственных, межведомственных архивов;

Комплектование документами учреждений, входящих в систему данного ведомства

Учет и обеспечение сохранности принятых документов

Создание научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам

Проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве и оказание методической помощи в ее проведении в организациях - источниках комплектования архива

Разработка методических пособий по работе с профильными архиву документами, осуществление методического руководства и контроля за правильностью формирования, оформления и состоянием хранения дел в делопроизводстве учреждений - источников комплектования архива

Подготовка и передача документов на государственное хранение

Использование документов, хранящихся в архиве.

2.3. Функции, наименования должностей работников объединенных архивов определяются должностными инструкциями, разработанными в соответствии с «Квалификационным справочником должностей работников государственных архивов системы Главного архивного управления при Кабинете Министров СССР (руководителей и специалистов государственных архивов)». - М.: 1991.

2.4. Организационно-техническими условиями, принятыми в настоящем нормативном сборнике, предусматриваются:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

2.5. До введения укрупненных норм времени необходимо привести организационно-технические условия работы данного архива в соответствие с запроектированными в сборнике.

2.6. Помещения, в которых располагаются архивохранилища и рабочие комнаты работников архивов, должны отвечать требованиям СНИП 2.08.02-85 и Нормалям планировочных элементов жилых и общественных зданий. Архивы, вып. НП 5.4.2-74 . Помещения хранилищ должны быть изолированы от рабочих комнат.

2.7. При организации рабочих мест учитывается должность работника и его функциональные обязанности. При расстановке мебели в рабочих комнатах необходимо обеспечить удобство подхода к рабочим местам и рациональную схему движения с учетом функций исполнителей.

2.8. Рабочее место специалиста (4 м 2) оборудуется однотумбовым столом, для руководителя двухтумбовым или однотумбовым с приставкой. Выдвижные ящики стола оборудуются специальным приспособлением для хранения материалов.

В рабочих комнатах размещаются шкафы и секции картотечных ящиков для создания каталогов, картотек.

Рабочие места работников, занимающихся обеспечением сохранности, должны находиться в непосредственной близости от хранилища.

2.9. Освещенность рабочего места при работе с текстовыми документами 100 лк, освещенность стеллажей - 25 лк, освещенность проходов - 50 лк.

3. НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ

3.1. Комплектование архива документами учреждений

Исполнители - заведующий архивом, старший методист, методист, старший архивист, архивист I категории, архивист II категории, старший хранитель фондов, хранитель фондов

Наименование работы		Единица измерения объема работы	Норма времени чел.-ч.

	Согласование сроков и порядка приема дел со структурными подразделениями ведомства и подведомственными учреждениями, написание графика
Прием дел на хранение в архив	Прием дел поединично, прием описей, номенклатур дел, контрольно-справочных и тематических картотек, других элементов научно-справочного аппарата, выверка учетных документов, оформление приема дел в установленном порядке
	Подготовка дел к передаче, доставка дел в государственный архив, передача дел поединично, передача описей и других элементов НСА на передаваемые дела, запись о выбытии дел в книге учета поступления и выбытия документов; оформление передачи в установленном порядке
Составление и ведение списка учреждений - источников комплектования архива	Изучение функций учреждения, состава и содержания его документов, отбор учреждений, составление, согласование списка, его утверждение в установленном порядке; внесение в список уточнений и дополнений	1 учреждение - источник комплектования архива

3.2. Учет документов архива

Исполнители - заведующий архивом, старший архивист, архивист I категории, старший хранитель фондов

Наименование работы			Норма времени чел.-ч.

	Внесение сведений об изменениях состава и объема документов фонда, его наименования, крайних дат в учетные документы архива: книгу учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, карточку фонда, карточку топографического указателя; ведение учетных документов
Ведение книги учета поступления и выбытия документов		10 записей
Ведение листа фонда	Запись сведений по установленной форме	10 записей
Ведение карточки фонда	Запись сведений по установленной форме	10 записей
Ведение топографических указателей	Заполнение карточек пофондового (постеллажного) топографического указателя по установленной форме, систематизация карточек, внесение в карточки изменений и уточнений	10 карточек
Ведение дела фонда	Включение в дело учетных и справочных документов, формирование дела, ведение внутренней описи	1 дело фонда
Составление отчета о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на ведомственном хранении	Сбор, анализ и обобщение сведений о документах архива, написание отчета по установленной форме

3.3. Обеспечение сохранности документов архива

Исполнители - заведующий архивом, старший архивист, архивист I категории, архивист II категории, старший хранитель фондов, хранитель фондов

Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Выдача в читальный зал архива или в структурное подразделение ведомства дел, описей, номенклатур дел	Ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, определение места хранения дел по топографическому указателю, заполнение и размещение карт-заместителей, выемка дел, проверка соответствия архивного шифра и заголовка на обложке дела и в заказе, проверка физического состояния выдаваемых дел, оформление листов пользования дел в установленном порядке

описей, номенклатур дел		10 описей (номенклатур дел)
	Регистрация приема дел в установленном порядке, контроль их физического состояния, проверка правильности записей в листах использования дел, группировка дел по фондам, по описям, выемка карт-заместителей, размещение дел на места хранения

описей, номенклатур дел		10 описей (номенклатур дел)
Подготовка и передача дел для дезинфекции, реставрации и переплета
без нумерации листов	Подбор дел по актам проверки наличия, по картотеке или журналу учета физического состояния документов, заполнение и размещение карт-заместителей; регистрация в книге учета выдачи дел из хранилища, заполнение заказа по установленной форме, передача дел
с нумерацией листов	То же, с нумерацией листов
Прием дел после дезинфекции, реставрации и переплета	Поединичный прием дел, проверка их физического состояния, качества проведенной обработки, проверка нумерации, правильности расположения листов в делах, отметка в книге учета, выдачи дел из хранилища об их возвращении, группировка дел по фондам, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей
Оформление ярлыков	Написание на ярлыке номеров: фонда, описи, дел, коробки	100 ярлыков
Наклейка ярлыков на коробки	Промазывание ярлыка клеем, наклейка на коробку	100 ярлыков
Формирование связок дел
подлежащих хранению	Группировка дел по порядку номеров, написание на ярлыке номеров: фонда, описи, дел, связки; прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел	100 связок
не подлежащих хранению	Группировка дел в связки с учетом их формата и веса, перевязывание дел шпагатом	100 связок
Картонирование дел	Размещение дел в коробке по порядку номеров, проставление архивного шифра на коробке, написание на ярлыке номеров: фонда, описи, дел, коробки; промазывание клеем, наклейка ярлыка на коробку; размещение коробок на стеллажах	100 коробок (связок)
Перемещение дел	Транспортировка коробок или связок дел, их размещение на стеллажах, внесение сведений об изменениях в топографические указатели и другие учетные документы
внутри хранилища		100 коробок (связок)
из одного хранилища в другое		100 коробок (связок)
Обеспыливание дел и стеллажей
	Обеспыливание поверхностей пылесосом или протирка увлажненной тканью
стеллажей		100 погонных метров
Проверка наличия и состояния дел
при выполнении работы одним сотрудником	Выверка данных учетных документов фонда, проведение проверки наличия и физического состояния дел на местах хранения, сверка описательных статей описи или номенклатуры дел с описанием дел на обложках, сверка фактического наличия дел с данными в итоговых записях в описях или номенклатурах дел; заполнение листа и акта проверки наличия и состояния дел фонда, отметка в описи или в номенклатуре дел о проведенной проверке; оформление результатов проверки в установленном порядке
при выполнении работы двумя сотрудниками
Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов, за противопожарным состоянием хранилищ	Проведение измерений температуры и относительной влажности воздуха с помощью контрольно-измерительных приборов, запись, проверка правильности показаний приборов, регулирование температуры и уровня влажности посредством кондиционерных установок, вентиляторов, проветривания помещения, увлажнения воздуха; наблюдение за наличием и состоянием средств пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации	1 наблюдение

3.4. Научно-техническая обработка документов

Исполнители: - заведующий архивом, старший методист, методист, старший архивист, архивист I категории, архивист II категории

		Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

		Составление исторических справок	Изучение нормативной, методической, справочной литературы, архивных документов, определение дат создания, реорганизации, ликвидации фондообразователя; написание справки с характеристикой функции и структуры учреждения, состава и содержания документов фонда, степени полноты их сохранности; доработка справки по замечаниям	1 историческая справка
		на фонды учреждений краевого и областного значения

		за период свыше 10 лет
		за период от 5 до 10 лет

		на фонды учреждений городского и районного значения		1 историческая справка
		за период свыше 10 лет
		за период от 5 до 10 лет
		за период от 1 года до 5 лет или дополнение ранее составленной справки
		Разработка схем систематизации документов фондов учреждений	Изучение методической, справочной литературы, архивных документов, выбор принципов систематизации; написание схемы, доработка схемы по замечаниям
		Предварительная систематизация документов фондов учреждений 1	Группировка документов по фондовой принадлежности, внутри фонда - по годам, по структурным подразделениям или по видам документов, по алфавиту авторов, имен, корреспондентов
		пофондовая систематизация документов
		внутрифондовая систематизация документов
		систематизация документов по алфавиту
1 Проводится в случаях бессистемного хранения документов в учреждениях, предшествует экспертизе научной и практической ценности документов, - см. пп. 3.4.4, 3.4.5, 3.4.6, 3.4.7, 3.4.8.
		Проведение экспертизы научной и практической ценности управленческой документации
			Изучение методической, справочной литературы, перечней документов со сроками хранения; выборочный просмотр дел, содержащих дублетные или трафаретные по содержанию документы; определение научной и практической ценности документов, отбор документов на постоянное или временное хранение и к уничтожению; группировка документов и дел в соответствии со статьями перечня
			То же; с полистным просмотром документов, подлежащих экспертизе
		Проведение экспертизы научной и практической ценности документов по личному составу учреждений
		без полистного просмотра документов
		с полистным просмотром документов
		Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	Написание акта по установленной форме, оформление акта, подготовка к рассмотрению акта на заседании ЭК - ЦЭК	1 акт, включающий до 40 позиций
		Определение фондовой принадлежности документов и дел	Полистный просмотр документов, установление исторических и логических связей между документами, определение, уточнение периода деятельности фондообразователя, хронологических рамок документов фонда, выделение непрофильных материалов
		Систематизация документов из россыпи
		по фондам	Просмотр документов, группировка по фондам, с проведением экспертизы научной и практической ценности документов	10 кг документов
		по структурным подразделениям	Просмотр документов, определение их внутрифондовой принадлежности, проведение экспертизы научной и практической ценности документов, уточнение сроков хранения документов, группировка по структурным подразделениям	10 кг документов
		Формирование дел из россыпи и переформирование дел	Изучение документов, отбор документов, систематизация документов по хронологии, по группам, по алфавиту; выделение дублетных и неправильно присоединенных документов; формирование дел
		управленческая документация		1000 листов
		документы по личному составу		1000 листов
		табуляграммы по заработной плате		1000 листов
		Оформление дел постоянного и временного хранения (сформированных в делопроизводстве), без нумерации листов	Проверка соответствия содержания документов дела его заголовку (по номенклатуре дел), редактирование заголовка, описание дела на обложке; подшивка дела на 4 прокола
		Оформление дел по личному составу (сформированных в делопроизводстве), без нумерации листов	То же; с подшивкой дела на 3 прокола
		Систематизация листов в деле.	Систематизация листов в соответствии с выбранным принципом формирования дела	1000 листов
		Составление заголовков дел	Полистный просмотр дела, изучение состава и содержания документов, определение авторства, крайних дат дела; формулирование текста заголовка, написание заголовка на карточке
		управленческая документация		100 заголовков
		личные дела		100 заголовков
		Составление аннотаций на документы	Чтение документа, изложение его содержания, написание аннотации	100 аннотаций
		Систематизация карточек с заголовками дел	Группировка карточек в соответствии с принятой схемой систематизации дел фонда
		по структурному или тематическому признакам		100 карточек
		по номинальному, хронологическому или алфавитному признакам		100 карточек
		Систематизация дел внутри фондов учреждений с составлением заголовков дел	Составление заголовков на делах и на карточках, расположение дел в соответствии с архивными шифрами на карточках
		Редактирование заголовков дел
		с выборочным просмотром дел		100 заголовков
		без просмотра дел		100 заголовков
		Простановка архивных шифров
		на карточках	Написание архивных шифров на предварительно отсистематизированных карточках	100 карточек
		на обложках дел	Сверка заголовка дела с описью или карточкой, проставление штампов, написание архивных шифров; по два архивных шифра на каждой обложке
		Подшивка дел	Подшивка документов в твердую обложку
		на четыре прокола
		на три прокола
		Оформление обложек или титульных листов дел	Написание наименования фондообразователя, структурной части, заголовка дела, крайних дат, количества листов (на основании описи или карточки) на обложке или на титульном листе, изготовленных типографским способом
		без простановки архивных шифров
		с простановкой архивных шифров	То же, с проставлением архивных шифров
		Оформление обложек дел долговременного хранения, с простановкой архивных шифров	Написание наименования фондообразователя, структурной части, заголовка дела, крайних дат, на основании описи, карточки или номенклатуры дел; проставление архивного шифра на обложке, по одному архивному шифру на каждой обложке
		Нумерация листов в делах	Полистная нумерация дела, составление листа-заверителя по установленной форме
		объемом до 250 листов		1 дело, объемом 250 листов
		объемом до 150 листов		1 дело, объемом 150 листов
		объемом до 50 листов		1 дело, объемом 50 листов
		Перенумерация листов в делах	Гашение старой нумерации листов; полистная нумерация дела, составление новой заверительной записи по установленной форме
		объемом до 250 листов		1 дело объемом 250 листов
		объемом до 150 листов		1 дело объемом 150 листов
		объемом до 50 листов		1 дело объемом 50 листов
		Проверка нумерации листов в делах	Полистная проверка правильности нумерации листов дела, исправление ошибок нумерации, составление новой заверительной записи
		объемом до 250 листов		1 дело объемом 250 листов
		объемом до 150 листов		1 дело объемом 150 листов
		объемом до 50 листов		1 дело объемом 50 листов
		Составление предисловий к описям фондов учреждений	Изучение нормативной, методической, справочной литературы, НСА, архивных документов по истории фондообразователя и фонда; выявление сведений о наличии и составе НСА к фонду, об особенностях описания фонда и систематизации его документов, определение дат создания, реорганизации, ликвидации учреждения, его функций, особенностей деятельности, изменений подчиненности; написание текста предисловия, доработка по замечаниям	1 предисловие

		Составление указателей кратких, глухих, к описям дел	Изучение описи, выявление, отбор понятий, составление карточек для указателя, составление отсылочных карточек, систематизация карточек в пределах одного понятия, по валовой нумерации; составление, редактирование указателя
		предметных		100 карточек
		наименований учреждений		100 карточек
		географических		100 карточек
				100 карточек
		Составление списков сокращенных слов к описям дел	Просмотр описательных статей описи, НСА к ней; выявление сокращенных слов, установление их полного написания, систематизация сокращений в алфавитном порядке, написание, редактирование списка
	Составление переводных таблиц архивных шифров дел		Написание старых номеров дел с указанием новых номеров или сведений о передаче дел в другие фонды	100 номеров дел
	Составление внутренних описей документов в делах		Внесение в опись заголовков или наименований документов в соответствии с их расположением в деле, с указанием номеров листов дела; составление итоговой записи
	управленческая документация			100 заголовков документов
	комплексы или наряды личных дел, сформированных в одной единице хранения			100 заголовков документов
	Составление сводных описей дел		Заполнение описательных статей описи в соответствии с номенклатурой дел, сдаточной описью или карточками на дела; написание титульного листа, оглавления, нумерация листов описи, составление итоговой записи, листа-заверителя
	сводных описей дел постоянного хранения
	сводных описей дел по личному составу			100 описательных статей описи дел
	Каталогизация документов с полистным просмотром дел		Отбор дел по НСА и описям, полистный просмотр дел, выявление документов для каталогизации, составление аннотаций на карточках, редактирование аннотаций, индексирование, систематизация карточек; включение карточек в картотеки
	тематические картотеки			100 карточек
	именные картотеки			100 карточек
	алфавитные картотеки по именным спискам рабочих и служащих			100 карточек
	Каталогизация документов без полистного просмотра дел		Выявление документов по описям, составление аннотации на карточках на основании заголовков дел в описях, редактирование аннотаций, индексирование, систематизация карточек; включение карточек в картотеки
	тематические картотеки			100 карточек
	именные картотеки			100 карточек
	Составление отсылочных карточек		Установление идентичности понятий и написание отсылочных карточек с указанием всех понятий
	тематических			100 карточек
				100 карточек
	Составление дублетных карточек		Написание второго экземпляра карточки, тождественного оригиналу	100 карточек

3.5. Использование документов архива

Исполнители: заведующий архивом, старший архивист, архивист I категории

Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Подготовка информационных писем	Изучение литературы, НСА и документов архива по теме; выявление, отбор документов, аннотирование их содержания на карточках; систематизация карточек, написание текста, оформление информационного письма	1 информационное письмо
Исполнение тематических запросов	Ознакомление с запросом, поиск, выявление сведений по теме; написание текста ответа; регистрация исполненного запроса
по НСА и документам архива		1 тематический запрос
по НСА архива		1 тематический запрос
Подготовка выставок документов	Определение круга архивных фондов, библиографии, изучение литературы, НСА и документов архива, составление тематического плана, выявление, отбор документов, иллюстративных материалов, составление аннотации, подготовка экспозиционного плана, организация копирования документов, изготовление схем, диаграмм; монтаж, художественное оформление экспозиции
выставка, включающая до 25 экспонатов		1 выставка
выставка, включающая до 50 экспонатов		1 выставка
выставка, включающая до 100 экспонатов		1 выставка
Подготовка статей для периодической печати	Изучение литературы, НСА и документов архива, составление плана статьи, написание текста, доработка статьи по замечаниям редакции
Исполнение запросов социально-правового характера
по НСА и документам архива о подтверждении стажа работы, награждении, места жительства	Ознакомление с запросом, заявлением; регистрация; поиск, выявление сведений, выяснение места нахождения документов в случае их отсутствия в архиве; написание ответа, регистрация исполненного запроса
по НСА и документам архива, с подготовкой справки о размере заработной платы за 1 год
по НСА и документам архива, с подготовкой справки о размере заработной платы за 5 лет
по НСА архива о подтверждении стажа работы, награждения, места жительства
Прием посетителей архива с целью консультирования	Консультирование посетителей по вопросам состава и содержания документов архива; информирование о наличии документов для получения справок о трудовом стаже, образовании, месте жительства и т.п.; информирование о наличии запрашиваемых сведений в других архивах; регистрация приема посетителя	1 консультация
Учет исполнения запросов, поступающих в архив	Регистрация запросов в книгах учета и картотеках; ведение учета, контроль за своевременным исполнением запросов
Выдача дел во временное пользование	Ознакомление с запросом, подготовка дел к выдаче; оформление выдачи и возвращения дел в установленном порядке; контроль за обеспечением сохранности выдаваемых дел и документов
Прием и выдача невостребованных трудовых книжек	Прием трудовых книжек на хранение, оформление приема в установленном порядке, систематизация трудовых книжек по алфавиту фамилий, размещение в картотеке, выдача в отдел кадров и владельцам, оформление выдачи	100 трудовых книжек

3.6. Методическое руководство и контроль за постановкой документационного обеспечения управления в учреждениях

Исполнители - заведующий архивом, старший архивист, старший методист, методист

Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Подготовка положения об архиве	Изучение нормативной, методической, справочной литературы, составление плана работы, написание текста документа; обсуждение, доработка, согласование, оформление документа в установленном порядке	1 положение
Подготовка приказа по вопросам работы службы документационного обеспечения архива
Подготовка инструкции по документационному обеспечению управления в учреждении - первичная разработка		1 инструкция
Подготовка инструкции по документационному обеспечению управления в учреждении на основе типовой инструкции для данной системы или звена учреждений		1 инструкция
Подготовка сводной номенклатуры дел учреждения - первичная разработка
Подготовка сводной номенклатуры дел учреждения - на основе типовой номенклатуры дел для данной системы или звена учреждений		1 сводная номенклатура дел, включающая до 100 позиций
Подготовка перечня с указанием сроков хранения документов - первичная разработка
Подготовка перечня с указанием сроков хранения документов - на основе типового перечня для данной системы или звена учреждений		1 перечень, включающий до 100 позиций
Составление заключений на проекты нормативных и методических документов, описей дел, представленных на рассмотрение ЭК, ЦЭК, ЭПК	Ознакомление с документом, подготовка замечаний и предложений, написание текста заключения
положение о ведомственном архиве, положение об ЭК - ЦЭК		1 заключение
инструкция по ДОУ в учреждении		1 заключение
сводная номенклатура дел, номенклатура дел структурного подразделения		1 заключение
опись дел постоянного хранения или дел по личному составу		1 заключение
Составление докладных записок по вопросам совершенствования ДОУ	Изучение нормативных и методических документов данного учреждения, подготовка замечаний и предложений, написание текста докладной записки (в адрес руководства учреждения или государственного архивного органа)	1 докладная записка
Проверка состояния ДОУ в учреждениях	Изучение нормативных, методических, учетных документов, составление плана проверки; анализ постановки ДОУ, подготовка справки с замечаниями и предложениями, обсуждение итогов проверки	1 проверка
Консультирование работников служб ДОУ	Проведение консультаций по вопросам практического применения нормативных и методических документов, постановки и совершенствования ДОУ	1 консультация
Ведение наблюдательных дел на учреждения - источники комплектования архива	Включение в состав дела нормативных и справочных документов, относящихся к вопросам постановки ДОУ и работы архива данного учреждения, - приказов, положений, инструкций, материалов проверок; составление внутренней описи дела, внесение дополнений во внутреннюю опись	1 наблюдательное дело
Ведение картотеки учета переименований учреждений	Заполнение карточек; включение карточек в картотеку, внесение изменений в карточки	1 карточка
Ведение картотеки учета работы с учреждениями	Заполнение карточек по установленной форме; включение карточек в картотеку, внесение изменений в карточки	1 карточка

3.7. Методическое и организационное обеспечение работы архива

Исполнители - заведующий архивом, старший методист, методист, архивист I категории, архивист II категории, старший хранитель фондов, хранитель фондов

Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Составление годового плана работы архива	Анализ работы архива, определение задач годового плана, расчет объемных показателей и трудозатрат; написание плана
Составление и ведение индивидуальных планов-отчетов	Определение по годовому плану архива видов работ, бюджета рабочего времени, внесение данных в форму плана-отчета исполнителя; заполнение отчетных граф в течение года	1 план-отчет
Составление годового отчета о работе архива	Анализ работы архива, подсчет объемов выполненных работ и трудозатрат, определение степени выполнения плана; написание отчета
Подготовка доклада, сообщения	Изучение литературы и документов по теме, написание текста доклада или сообщения	1 доклад или 1 сообщение
Организация и проведение методических и служебных совещаний, заседаний	Формирование повестки дня совещания, ознакомление с материалами, подлежащими рассмотрению, оповещение участников совещания, проведение совещания; оформление протокола и других документов по итогам совещания
Участие в служебных оперативных совещаниях	Участие в обсуждении вопросов совещания	1 совещание с участием до 20 человек
Организация и проведение заседания ЭК - ЦЭК		1 заседание с участием до 20 человек
Участие в работе методического или служебного совещания, в заседании ЭК - ЦЭК	Ознакомление с повесткой дня совещания или комиссии, участие в обсуждении вопросов и подготовке решения	1 совещание

3.8. Техническое оформление работ

Исполнители - архивист II категории, старший хранитель фондов, хранитель фондов

Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Сверка текстов после напечатания
текстовые документы	Сверка напечатанного текста с оригиналом, внесение исправлений в четыре экземпляра машинописного текста	1 печатный лист перепечатанного текста или 16,7 машинописных страниц, через 1,5 интервала
номенклатуры дел, акты		100 позиций номенклатуры дел или акта
описи дел		100 описательных статей описи дел
Ремонт документов	Просмотр документов, выявление поврежденных, деформированных листов, подклейка корешков листов, - наращивание до необходимого формата; обрезка краев листов, просушивание, прессовка листов	100 листов
Оформление заказов на выдачу дел, на копирование документов	Заполнение бланка заказа по установленной форме
Подготовка к сдаче дел на утилизацию	Выемка дел, намеченных к утилизации (включенных в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению), формирование связок, перевязывание дел; оформление заявки на транспорт, погрузка дел

Приложение 1

Расчет численности основного персонала архива

(исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году)

Наименование работы	Единица изменения объема работы	Объем работы за год	Норма времени на единицу измерения, чел.-ч.	Нормативная трудоемкость, чел.-ч.

Комплектование архива документами учреждений
Составление графика приема дел в архив	1 график объемом до 0,15 п.л.
Прием дел на хранение в архив
Передача дел из архива на государственное хранение
Учет документов архива
Ведение учета поступления и выбытия документов	1 запись об одном поступлении или выбытии дел
Ведение дел фонда	1 дело фонда
Обеспечение сохранности документов архива
Выдача в читальный зал архива или структурное подразделение ведомства дел, описей, номенклатур дел

описей, номенклатур дел	10 описей (номенклатур дел)
Прием дел, описей, номенклатур дел из читального зала архива или структурного подразделения ведомства

описей, номенклатур дел	10 описей (номенклатур дел)
Оформление ярлыков	100 ярлыков
Формирование связок дел, подлежащих хранению	100 связок
…………………………
…………………………
Техническое оформление работ
Сдача дел на утилизацию

Ч - численность основного персонала архива

Т н - трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормам времени с применением коэффициента К = 1,1 (коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности), = 7504,75 чел.-ч.

Т н.н - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативным сборником (определена методом экспертной оценки), = 48,0 чел.-ч.

Ф п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, принимается равным 1800,0 чел.-ч.

Мы хотим привлечь специалиста для разработки номенклатуры дел организации. Как рассчитать стоимость работ по составлению номенклатуры дел? Каким образом учитываются все виды работ (анализ документации, структуры; изучение видов и состава документов; работа с руководителями структурных подразделений и пр., т.е. вся огромная работа, предшествующая оформлению номенклатуры дел)?

Бюджет проекта по составлению номенклатуры дел можно оценивать по-разному.

■ Первый способ – использование существующих (рекомендательных!) нормативов (см. таблицу). Достоинство такого способа состоит в том, что можно показать руководству официально опубликованные документы.

Сводная таблица нормативов,

относящихся к составлению номенклатур дел


Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (М., ВНИИДАД, 2007)	3.3.1. Оказание методической и практической помощи организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении: […] 3.3.1.2.2. конкретных номенклатур дел: Ознакомление с проектом номенклатуры, проверка правильности ее составления в соответствии с требованиями нормативно-методических документов, уточнение полноты состава дел и документов, включенных в номенклатуру, подготовка замечаний и предложений, согласование их с организацией.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23)	2.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения. Содержание работы: составление номенклатуры дел структурного подразделения; изучение нормативных, правовых и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения; составление, систематизация заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения; контроль за правильностью формирования дел. Исполнитель – начальник отдела, главный специалист.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72)	3.1.1.1. Составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения : Изучение нормативных и методических документов справочных пособий, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурных подразделений, контроль за правильностью формирования дел.
	3.1.1.2. Составление и ведение номенклатуры дел организации: Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функций организации, особенностей делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком сокращений), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (ЭК организации), согласование с архивным учреждением (государственным архивом), оформление и утверждение номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в информационно-поисковую систему и ведомственный архив по установленной форме. Исполнители – заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 52)	1.7.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения: Содержание работы: составление номенклатуры дел структурных подразделений – изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков хранения, составления, систематизации заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения, контроль за правильностью формирования дел. Исполнитель – делопроизводственный работник.	(825 без автоматизации)
	1.7.2. Составление сводной номенклатуры дел организации: Содержание работы: разработка классификационной схемы сводной номенклатуры дел (СНД), унификация, общее редактирование текстов всех разделов номенклатуры дел структурных подразделений, составление СНД (с оглавлением, предисловием, списком сокращений, реквизитами согласования и утверждения), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании центральной экспертной комиссии организации, согласование с архивным учреждением, оформление по установленной форме и утверждение СНД; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение уточнений в номенклатуру дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в ведомственный архив по установленной форме. Исполнитель – управляющий делами, заведующий канцелярией.	550 (825 без автоматизации)
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57)	3.6.5. Подготовка сводной номенклатуры дел учреждения – первичная разработка: Изучение нормативной, методической, справочной литературы, составление плана работы, написание текста документа; обсуждение, доработка, согласование, оформление документа в установленном порядке. Исполнители – заведующий архивом, старший архивист, старший методист, методист.

Таким образом, если исходить из этих норм, то на разработку 1000 позиций номенклатуры на уровне подразделений требуется порядка 450 часов (56 рабочих дней, около 3 месяцев), и на сведение их в единую номенклатуру дел организации – еще примерно столько же. Всего – 900 часов (112,5 рабочих дней, чуть меньше полугода).

Естественно, многое зависит от того, какую часть всей этой работы нанятый специалист возьмет на себя: будет ли он, например, сам описывать дела в подразделениях (и в каком состоянии находится делопроизводство в этих подразделениях) или же будет лишь сводить воедино номенклатуры структурных подразделений. Большое значение имеет степень знакомства специалиста со спецификой делопроизводства в конкретной организации, в т.ч. с тонкостями в установлении сроков хранения документов.

Опыт показывает, что реальная производительность работы хорошего специалиста обычно заметно выше, чем по нормам; так что нормы можно рассматривать как худший вариант.

Теперь по этим данным (с учетом ожидаемого количества позиций в номенклатуре и исходя из максимальной возможной оплаты привлекаемого специалиста) можно оценить «сверху» фонд зарплаты. Добавив к этому разного рода налоги, получим грубую оценку бюджета проекта.

■ Можно попросить соответствующие коммерческие организации прислать свои предложения по срокам и стоимости работ и сопоставить их с собственными вычислениями – возможно, удастся уточнить свои расчеты.

Беглый анализ подобных услуг в интернете показал, что коммерческие организации предлагают свои услуги исходя из 60–70 руб. за позицию в номенклатуре. Объем работ, как правило, не указывается, и о нем придется договариваться отдельно (даже о том, обязан ли нанятый специалист ввести данные в компьютер). Здесь, мы думаем, тоже могут помочь приведенные в нормах описания видов работ. При таких расценках специалист сторонней организации, чтобы заработать порядка 20 тыс. в месяц, будет стремиться сделать в месяц не менее 1000 позиций, т.е. как минимум примерно в 3 раза больше, чем предусмотрено нормами– порой, возможно, в ущерб качеству. Поэтому, на наш взгляд, оценка бюджета проекта на основе этих расценок (плюс налоги) будет все-таки оценкой «снизу»…

■ Возможен и экспериментальный подход, когда специалист первоначально привлекается для выполнения ограниченного небольшого проекта (составление номенклатуры дел в одном-двух типичных подразделениях). По итогам такого пробного проекта можно будет достаточно точно определить стоимость полномасштабного проекта.

Неплохой вариант – дать в помощники привлеченному специалисту своего сотрудника, который потом будет отвечать за поддержание номенклатуры в актуальном состоянии. В ходе работы он многому научится и даже, в крайнем случае, сможет самостоятельно довести ее до конца (хотя бы в том, что касается составления номенклатур дел подразделений).

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЦЕНТРАЛЬНОЕ БЮРО НОРМАТИВОВ ПО ТРУДУ

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ
ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО
ДЕЛА РОСКОМАРХИВА

Москва 1992

1. ОБЩАЯ ЧАСТЬ

1.3. Сборник содержит нормы времени в часах и в долях часов на принятую единицу измерения объема работы.

1.4. Обработка исходных данных осуществлена графоаналитическим методом.

1.5. Расчет норм времени произведен по формуле

Н вр = Н × К,

где Н вр - затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч;

Н - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный в процессе расчета;

1.9. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 297´210 мм (формат А4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.11. За единицу измерения объема работы - коробку, - принимается коробка, вмещающая 10 дел 1 .

1.12. За единицу измерения объема работы - связку, - принимается связка, включающая 10 дел.

1.14. Нормы времени рассчитаны на работу с документами, составленными на одном языке.

1.16. Расчет трудоемкости работ, выполняемых работниками архивов, проводится по видам работ по формуле

где Т об - общая трудоемкость работ, выполняемых в архиве;

Т р - затраты времени на соответствующий вид работы, имеющий нормы;

n , l - количество видов выполняемых работ;

∑ - знак суммы;

Т нн - трудоемкость видов работ за год, не охваченных нормой.

1.17. Затраты времени на каждый вид нормируемой работы рассчитываются по формуле

где v i - объем работы i -го вида, выполняемый за год.

где Н н j - затраты времени на работы, не предусмотренные нормативным сборником;

v j - объем конкретного вида работы, выполняемый за год.

1.19. Явочная численность работников (Ч яв) определяется по формуле

Ч яв = Т об /Ф п,

где Ф п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается 1858 чел.-ч).

Пример расчета численности и трудоемкости работ в архивах см. приложение 1.

1.20. Списочная численность работников (Ч сп) архива определяется по формуле

Ч сп = Ч яв × К н,

где К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни и т.п.

где % планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА

2.2. Функции объединенных ведомственных, межведомственных архивов;

Комплектование документами учреждений, входящих в систему данного ведомства

Учет и обеспечение сохранности принятых документов

Создание научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам

Подготовка и передача документов на государственное хранение

Использование документов, хранящихся в архиве.

2.4. Организационно-техническими условиями, принятыми в настоящем нормативном сборнике, предусматриваются:

рациональная организация рабочих мест;

своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;

соблюдение рационального режима труда и отдыха;

обеспечение установленных санитарных норм.

В рабочих комнатах размещаются шкафы и секции картотечных ящиков для создания каталогов, картотек.

3. НОРМАТИВНАЯ ЧАСТЬ

3.1. Комплектование архива документами учреждений

Наименование работы		Единица измерения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Составление графика приема дел в архив	Согласование сроков и порядка приема дел со структурными подразделениями ведомства и подведомственными учреждениями, написание графика
Прием дел на хранение в архив	Прием дел поединично, прием описей, номенклатур дел, контрольно-справочных и тематических картотек, других элементов научно-справочного аппарата, выверка учетных документов, оформление приема дел в установленном порядке
Передача дел из архива на государственное хранение	Подготовка дел к передаче, доставка дел в государственный архив, передача дел поединично, передача описей и других элементов НСА на передаваемые дела, запись о выбытии дел в книге учета поступления и выбытия документов; оформление передачи в установленном порядке
Составление и ведение списка учреждений - источников комплектования архива	Изучение функций учреждения, состава и содержания его документов, отбор учреждений, составление, согласование списка, его утверждение в установленном порядке; внесение в список уточнений и дополнений	1 учреждение - источник комплектования архива

3.2. Учет документов архива

Исполнители - заведующий архивом, старший архивист, архивист I категории, старший хранитель фондов

Наименование работы			Норма времени чел.-ч.

Ведение учета поступления и выбытия документов	Внесение сведений об изменениях состава и объема документов фонда, его наименования, крайних дат в учетные документы архива: книгу учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, карточку фонда, карточку топографического указателя; ведение учетных документов
Ведение книги учета поступления и выбытия документов		10 записей
Ведение листа фонда	Запись сведений по установленной форме	10 записей
Ведение карточки фонда	Запись сведений по установленной форме	10 записей
Ведение топографических указателей	Заполнение карточек пофондового (постеллажного) топографического указателя по установленной форме, систематизация карточек, внесение в карточки изменений и уточнений	10 карточек
Ведение дела фонда	Включение в дело учетных и справочных документов, формирование дела, ведение внутренней описи	1 дело фонда
Составление отчета о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на ведомственном хранении	Сбор, анализ и обобщение сведений о документах архива, написание отчета по установленной форме

3.3. Обеспечение сохранности документов архива

Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Выдача в читальный зал архива или в структурное подразделение ведомства дел, описей, номенклатур дел	Ознакомление с заказом (требованием), регистрация заказа, определение места хранения дел по топографическому указателю, заполнение и размещение карт-заместителей, выемка дел, проверка соответствия архивного шифра и заголовка на обложке дела и в заказе, проверка физического состояния выдаваемых дел, оформление листов пользования дел в установленном порядке

описей, номенклатур дел		10 описей (номенклатур дел)
Прием дел, описей, номенклатур дел из читального зала архива или структурного подразделения ведомства	Регистрация приема дел в установленном порядке, контроль их физического состояния, проверка правильности записей в листах использования дел, группировка дел по фондам, по описям, выемка карт-заместителей, размещение дел на места хранения

описей, номенклатур дел		10 описей (номенклатур дел)
Подготовка и передача дел для дезинфекции, реставрации и переплета
без нумерации листов	Подбор дел по актам проверки наличия, по картотеке или журналу учета физического состояния документов, заполнение и размещение карт-заместителей; регистрация в книге учета выдачи дел из хранилища, заполнение заказа по установленной форме, передача дел
с нумерацией листов	То же, с нумерацией листов
Прием дел после дезинфекции, реставрации и переплета	Поединичный прием дел, проверка их физического состояния, качества проведенной обработки, проверка нумерации, правильности расположения листов в делах, отметка в книге учета, выдачи дел из хранилища об их возвращении, группировка дел по фондам, размещение дел на места хранения, выемка карт-заместителей
Оформление ярлыков	Написание на ярлыке номеров: фонда, описи, дел, коробки	100 ярлыков
Наклейка ярлыков на коробки	Промазывание ярлыка клеем, наклейка на коробку	100 ярлыков
Формирование связок дел
подлежащих хранению	Группировка дел по порядку номеров, написание на ярлыке номеров: фонда, описи, дел, связки; прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел	100 связок
не подлежащих хранению	Группировка дел в связки с учетом их формата и веса, перевязывание дел шпагатом	100 связок
Картонирование дел	Размещение дел в коробке по порядку номеров, проставление архивного шифра на коробке, написание на ярлыке номеров: фонда, описи, дел, коробки; промазывание клеем, наклейка ярлыка на коробку; размещение коробок на стеллажах	100 коробок (связок)
Перемещение дел	Транспортировка коробок или связок дел, их размещение на стеллажах, внесение сведений об изменениях в топографические указатели и другие учетные документы
внутри хранилища		100 коробок (связок)
из одного хранилища в другое		100 коробок (связок)
Обеспыливание дел и стеллажей
	Обеспыливание поверхностей пылесосом или протирка увлажненной тканью
стеллажей		100 погонных метров
Проверка наличия и состояния дел
при выполнении работы одним сотрудником	Выверка данных учетных документов фонда, проведение проверки наличия и физического состояния дел на местах хранения, сверка описательных статей описи или номенклатуры дел с описанием дел на обложках, сверка фактического наличия дел с данными в итоговых записях в описях или номенклатурах дел; заполнение листа и акта проверки наличия и состояния дел фонда, отметка в описи или в номенклатуре дел о проведенной проверке; оформление результатов проверки в установленном порядке
при выполнении работы двумя сотрудниками
Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов, за противопожарным состоянием хранилищ	Проведение измерений температуры и относительной влажности воздуха с помощью контрольно-измерительных приборов, запись, проверка правильности показаний приборов, регулирование температуры и уровня влажности посредством кондиционерных установок, вентиляторов, проветривания помещения, увлажнения воздуха; наблюдение за наличием и состоянием средств пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации	1 наблюдение

3.4. Научно-техническая обработка документов

	Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

	Составление исторических справок	Изучение нормативной, методической, справочной литературы, архивных документов, определение дат создания, реорганизации, ликвидации фондообразователя; написание справки с характеристикой функции и структуры учреждения, состава и содержания документов фонда, степени полноты их сохранности; доработка справки по замечаниям	1 историческая справка
	на фонды учреждений краевого и областного значения
	на фонды учреждений краевого и областного значения
	за период свыше 10 лет
	за период от 5 до 10 лет
	за период от 1 года до 5 лет или дополнение ранее составленной справки
	на фонды учреждений городского и районного значения		1 историческая справка
	за период свыше 10 лет
	за период от 5 до 10 лет
	за период от 1 года до 5 лет или дополнение ранее составленной справки
	Разработка схем систематизации документов фондов учреждений	Изучение методической, справочной литературы, архивных документов, выбор принципов систематизации; написание схемы, доработка схемы по замечаниям
	Предварительная систематизация документов фондов учреждений 1	Группировка документов по фондовой принадлежности, внутри фонда - по годам, по структурным подразделениям или по видам документов, по алфавиту авторов, имен, корреспондентов
	пофондовая систематизация документов
	внутрифондовая систематизация документов
	систематизация документов по алфавиту
1 Проводится в случаях бессистемного хранения документов в учреждениях, предшествует экспертизе научной и практической ценности документов, - см. пп. 3.4.4, 3.4.5, 3.4.6, 3.4.7, 3.4.8.
	Проведение экспертизы научной и практической ценности управленческой документации
		Изучение методической, справочной литературы, перечней документов со сроками хранения; выборочный просмотр дел, содержащих дублетные или трафаретные по содержанию документы; определение научной и практической ценности документов, отбор документов на постоянное или временное хранение и к уничтожению; группировка документов и дел в соответствии со статьями перечня
		То же; с полистным просмотром документов, подлежащих экспертизе
	Проведение экспертизы научной и практической ценности документов по личному составу учреждений
	без полистного просмотра документов
	с полистным просмотром документов
	Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	Написание акта по установленной форме, оформление акта, подготовка к рассмотрению акта на заседании ЭК - ЦЭК	1 акт, включающий до 40 позиций
	Определение фондовой принадлежности документов и дел	Полистный просмотр документов, установление исторических и логических связей между документами, определение, уточнение периода деятельности фондообразователя, хронологических рамок документов фонда, выделение непрофильных материалов
	Систематизация документов из россыпи
	по фондам	Просмотр документов, группировка по фондам, с проведением экспертизы научной и практической ценности документов	10 кг документов
	по структурным подразделениям	Просмотр документов, определение их внутрифондовой принадлежности, проведение экспертизы научной и практической ценности документов, уточнение сроков хранения документов, группировка по структурным подразделениям	10 кг документов
	Формирование дел из россыпи и переформирование дел	Изучение документов, отбор документов, систематизация документов по хронологии, по группам, по алфавиту; выделение дублетных и неправильно присоединенных документов; формирование дел
	управленческая документация		1000 листов
	документы по личному составу		1000 листов
	табуляграммы по заработной плате		1000 листов
	Оформление дел постоянного и временного хранения (сформированных в делопроизводстве), без нумерации листов	Проверка соответствия содержания документов дела его заголовку (по номенклатуре дел), редактирование заголовка, описание дела на обложке; подшивка дела на 4 прокола
	Оформление дел по личному составу (сформированных в делопроизводстве), без нумерации листов	То же; с подшивкой дела на 3 прокола
	Систематизация листов в деле.	Систематизация листов в соответствии с выбранным принципом формирования дела	1000 листов
	Составление заголовков дел	Полистный просмотр дела, изучение состава и содержания документов, определение авторства, крайних дат дела; формулирование текста заголовка, написание заголовка на карточке
	управленческая документация		100 заголовков
	личные дела		100 заголовков
	Составление аннотаций на документы	Чтение документа, изложение его содержания, написание аннотации	100 аннотаций
	Систематизация карточек с заголовками дел	Группировка карточек в соответствии с принятой схемой систематизации дел фонда
	по структурному или тематическому признакам		100 карточек
	по номинальному, хронологическому или алфавитному признакам		100 карточек
	Систематизация дел внутри фондов учреждений с составлением заголовков дел	Составление заголовков на делах и на карточках, расположение дел в соответствии с архивными шифрами на карточках
	Редактирование заголовков дел
	с выборочным просмотром дел		100 заголовков
	без просмотра дел		100 заголовков
	Простановка архивных шифров
	на карточках	Написание архивных шифров на предварительно отсистематизированных карточках	100 карточек
	на обложках дел	Сверка заголовка дела с описью или карточкой, проставление штампов, написание архивных шифров; по два архивных шифра на каждой обложке
	Подшивка дел	Подшивка документов в твердую обложку
	на четыре прокола
	на три прокола
	Оформление обложек или титульных листов дел	Написание наименования фондообразователя, структурной части, заголовка дела, крайних дат, количества листов (на основании описи или карточки) на обложке или на титульном листе, изготовленных типографским способом
	без простановки архивных шифров
	с простановкой архивных шифров	То же, с проставлением архивных шифров
	Оформление обложек дел долговременного хранения, с простановкой архивных шифров	Написание наименования фондообразователя, структурной части, заголовка дела, крайних дат, на основании описи, карточки или номенклатуры дел; проставление архивного шифра на обложке, по одному архивному шифру на каждой обложке
	Нумерация листов в делах	Полистная нумерация дела, составление листа-заверителя по установленной форме
	объемом до 250 листов		1 дело, объемом 250 листов
	объемом до 150 листов		1 дело, объемом 150 листов
	объемом до 50 листов		1 дело, объемом 50 листов
	Перенумерация листов в делах	Гашение старой нумерации листов; полистная нумерация дела, составление новой заверительной записи по установленной форме
	объемом до 250 листов		1 дело объемом 250 листов
	объемом до 150 листов		1 дело объемом 150 листов
	объемом до 50 листов		1 дело объемом 50 листов
	Проверка нумерации листов в делах	Полистная проверка правильности нумерации листов дела, исправление ошибок нумерации, составление новой заверительной записи
	объемом до 250 листов		1 дело объемом 250 листов
	объемом до 150 листов		1 дело объемом 150 листов
	объемом до 50 листов		1 дело объемом 50 листов
	Составление предисловий к описям фондов учреждений	Изучение нормативной, методической, справочной литературы, НСА, архивных документов по истории фондообразователя и фонда; выявление сведений о наличии и составе НСА к фонду, об особенностях описания фонда и систематизации его документов, определение дат создания, реорганизации, ликвидации учреждения, его функций, особенностей деятельности, изменений подчиненности; написание текста предисловия, доработка по замечаниям	1 предисловие

	Составление указателей кратких, глухих, к описям дел	Изучение описи, выявление, отбор понятий, составление карточек для указателя, составление отсылочных карточек, систематизация карточек в пределах одного понятия, по валовой нумерации; составление, редактирование указателя
	предметных		100 карточек
	наименований учреждений		100 карточек
	географических		100 карточек
			100 карточек
	Составление списков сокращенных слов к описям дел	Просмотр описательных статей описи, НСА к ней; выявление сокращенных слов, установление их полного написания, систематизация сокращений в алфавитном порядке, написание, редактирование списка
	Составление переводных таблиц архивных шифров дел	Написание старых номеров дел с указанием новых номеров или сведений о передаче дел в другие фонды	100 номеров дел
	Составление внутренних описей документов в делах	Внесение в опись заголовков или наименований документов в соответствии с их расположением в деле, с указанием номеров листов дела; составление итоговой записи
	управленческая документация		100 заголовков документов
	комплексы или наряды личных дел, сформированных в одной единице хранения		100 заголовков документов
	Составление сводных описей дел	Заполнение описательных статей описи в соответствии с номенклатурой дел, сдаточной описью или карточками на дела; написание титульного листа, оглавления, нумерация листов описи, составление итоговой записи, листа-заверителя
	сводных описей дел постоянного хранения
	сводных описей дел по личному составу		100 описательных статей описи дел
	Каталогизация документов с полистным просмотром дел	Отбор дел по НСА и описям, полистный просмотр дел, выявление документов для каталогизации, составление аннотаций на карточках, редактирование аннотаций, индексирование, систематизация карточек; включение карточек в картотеки
	тематические картотеки		100 карточек
	именные картотеки		100 карточек
	алфавитные картотеки по именным спискам рабочих и служащих		100 карточек
	Каталогизация документов без полистного просмотра дел	Выявление документов по описям, составление аннотации на карточках на основании заголовков дел в описях, редактирование аннотаций, индексирование, систематизация карточек; включение карточек в картотеки
	тематические картотеки		100 карточек
	именные картотеки		100 карточек
	Составление отсылочных карточек	Установление идентичности понятий и написание отсылочных карточек с указанием всех понятий
	тематических		100 карточек
			100 карточек
	Составление дублетных карточек	Написание второго экземпляра карточки, тождественного оригиналу	100 карточек

3.5. Использование документов архива

Исполнители: заведующий архивом, старший архивист, архивист I категории

Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Подготовка информационных писем	Изучение литературы, НСА и документов архива по теме; выявление, отбор документов, аннотирование их содержания на карточках; систематизация карточек, написание текста, оформление информационного письма	1 информационное письмо
Исполнение тематических запросов	Ознакомление с запросом, поиск, выявление сведений по теме; написание текста ответа; регистрация исполненного запроса
по НСА и документам архива		1 тематический запрос
по НСА архива		1 тематический запрос
Подготовка выставок документов	Определение круга архивных фондов, библиографии, изучение литературы, НСА и документов архива, составление тематического плана, выявление, отбор документов, иллюстративных материалов, составление аннотации, подготовка экспозиционного плана, организация копирования документов, изготовление схем, диаграмм; монтаж, художественное оформление экспозиции
выставка, включающая до 25 экспонатов		1 выставка
выставка, включающая до 50 экспонатов		1 выставка
выставка, включающая до 100 экспонатов		1 выставка
Подготовка статей для периодической печати	Изучение литературы, НСА и документов архива, составление плана статьи, написание текста, доработка статьи по замечаниям редакции
Исполнение запросов социально-правового характера
по НСА и документам архива о подтверждении стажа работы, награждении, места жительства	Ознакомление с запросом, заявлением; регистрация; поиск, выявление сведений, выяснение места нахождения документов в случае их отсутствия в архиве; написание ответа, регистрация исполненного запроса
по НСА и документам архива, с подготовкой справки о размере заработной платы за 1 год
по НСА и документам архива, с подготовкой справки о размере заработной платы за 5 лет
по НСА архива о подтверждении стажа работы, награждения, места жительства
Прием посетителей архива с целью консультирования	Консультирование посетителей по вопросам состава и содержания документов архива; информирование о наличии документов для получения справок о трудовом стаже, образовании, месте жительства и т.п.; информирование о наличии запрашиваемых сведений в других архивах; регистрация приема посетителя	1 консультация
Учет исполнения запросов, поступающих в архив	Регистрация запросов в книгах учета и картотеках; ведение учета, контроль за своевременным исполнением запросов
Выдача дел во временное пользование	Ознакомление с запросом, подготовка дел к выдаче; оформление выдачи и возвращения дел в установленном порядке; контроль за обеспечением сохранности выдаваемых дел и документов
Прием и выдача невостребованных трудовых книжек	Прием трудовых книжек на хранение, оформление приема в установленном порядке, систематизация трудовых книжек по алфавиту фамилий, размещение в картотеке, выдача в отдел кадров и владельцам, оформление выдачи	100 трудовых книжек

3.6. Методическое руководство и контроль за постановкой документационного обеспечения управления в учреждениях

Исполнители - заведующий архивом, старший архивист, старший методист, методист

Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Подготовка положения об архиве	Изучение нормативной, методической, справочной литературы, составление плана работы, написание текста документа; обсуждение, доработка, согласование, оформление документа в установленном порядке	1 положение
Подготовка приказа по вопросам работы службы документационного обеспечения архива
Подготовка инструкции по документационному обеспечению управления в учреждении - первичная разработка		1 инструкция
Подготовка инструкции по документационному обеспечению управления в учреждении на основе типовой инструкции для данной системы или звена учреждений		1 инструкция
Подготовка сводной номенклатуры дел учреждения - первичная разработка		1 сводная номенклатура дел, включающая до 100 позиций
Подготовка сводной номенклатуры дел учреждения - на основе типовой номенклатуры дел для данной системы или звена учреждений		1 сводная номенклатура дел, включающая до 100 позиций
Подготовка перечня с указанием сроков хранения документов - первичная разработка
Подготовка перечня с указанием сроков хранения документов - на основе типового перечня для данной системы или звена учреждений		1 перечень, включающий до 100 позиций
Составление заключений на проекты нормативных и методических документов, описей дел, представленных на рассмотрение ЭК, ЦЭК, ЭПК	Ознакомление с документом, подготовка замечаний и предложений, написание текста заключения
положение о ведомственном архиве, положение об ЭК - ЦЭК		1 заключение
инструкция по ДОУ в учреждении		1 заключение
сводная номенклатура дел, номенклатура дел структурного подразделения		1 заключение
опись дел постоянного хранения или дел по личному составу		1 заключение
Составление докладных записок по вопросам совершенствования ДОУ	Изучение нормативных и методических документов данного учреждения, подготовка замечаний и предложений, написание текста докладной записки (в адрес руководства учреждения или государственного архивного органа)	1 докладная записка
Проверка состояния ДОУ в учреждениях	Изучение нормативных, методических, учетных документов, составление плана проверки; анализ постановки ДОУ, подготовка справки с замечаниями и предложениями, обсуждение итогов проверки	1 проверка
Консультирование работников служб ДОУ	Проведение консультаций по вопросам практического применения нормативных и методических документов, постановки и совершенствования ДОУ	1 консультация
Ведение наблюдательных дел на учреждения - источники комплектования архива	Включение в состав дела нормативных и справочных документов, относящихся к вопросам постановки ДОУ и работы архива данного учреждения, - приказов, положений, инструкций, материалов проверок; составление внутренней описи дела, внесение дополнений во внутреннюю опись	1 наблюдательное дело
Ведение картотеки учета переименований учреждений	Заполнение карточек; включение карточек в картотеку, внесение изменений в карточки	1 карточка
Ведение картотеки учета работы с учреждениями	Заполнение карточек по установленной форме; включение карточек в картотеку, внесение изменений в карточки	1 карточка

3.7. Методическое и организационное обеспечение работы архива

Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Составление годового плана работы архива	Анализ работы архива, определение задач годового плана, расчет объемных показателей и трудозатрат; написание плана
Составление и ведение индивидуальных планов-отчетов	Определение по годовому плану архива видов работ, бюджета рабочего времени, внесение данных в форму плана-отчета исполнителя; заполнение отчетных граф в течение года	1 план-отчет
Составление годового отчета о работе архива	Анализ работы архива, подсчет объемов выполненных работ и трудозатрат, определение степени выполнения плана; написание отчета
Подготовка доклада, сообщения	Изучение литературы и документов по теме, написание текста доклада или сообщения	1 доклад или 1 сообщение
Организация и проведение методических и служебных совещаний, заседаний	Формирование повестки дня совещания, ознакомление с материалами, подлежащими рассмотрению, оповещение участников совещания, проведение совещания; оформление протокола и других документов по итогам совещания	1 совещание с участием до 20 человек
Участие в служебных оперативных совещаниях	Участие в обсуждении вопросов совещания	1 совещание с участием до 20 человек
Организация и проведение заседания ЭК - ЦЭК		1 заседание с участием до 20 человек
Участие в работе методического или служебного совещания, в заседании ЭК - ЦЭК	Ознакомление с повесткой дня совещания или комиссии, участие в обсуждении вопросов и подготовке решения	1 совещание

3.8. Техническое оформление работ

Исполнители - архивист II категории, старший хранитель фондов, хранитель фондов

Наименование работы		Единица изменения объема работы	Норма времени чел.-ч.

Сверка текстов после напечатания
текстовые документы	Сверка напечатанного текста с оригиналом, внесение исправлений в четыре экземпляра машинописного текста	1 печатный лист перепечатанного текста или 16,7 машинописных страниц, через 1,5 интервала
номенклатуры дел, акты		100 позиций номенклатуры дел или акта
описи дел		100 описательных статей описи дел
Ремонт документов	Просмотр документов, выявление поврежденных, деформированных листов, подклейка корешков листов, - наращивание до необходимого формата; обрезка краев листов, просушивание, прессовка листов	100 листов
Оформление заказов на выдачу дел, на копирование документов	Заполнение бланка заказа по установленной форме
Подготовка к сдаче дел на утилизацию	Выемка дел, намеченных к утилизации (включенных в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению), формирование связок, перевязывание дел; оформление заявки на транспорт, погрузка дел

Приложение 1

Расчет численности основного персонала архива

(исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году)

Наименование работы	Единица изменения объема работы	Объем работы за год	Норма времени на единицу измерения, чел.-ч.	Нормативная трудоемкость, чел.-ч.

Комплектование архива документами учреждений
Составление графика приема дел в архив	1 график объемом до 0,15 п.л.
Прием дел на хранение в архив
Передача дел из архива на государственное хранение
Учет документов архива
Ведение учета поступления и выбытия документов	1 запись об одном поступлении или выбытии дел
Ведение дел фонда	1 дело фонда
Обеспечение сохранности документов архива
Выдача в читальный зал архива или структурное подразделение ведомства дел, описей, номенклатур дел

описей, номенклатур дел	10 описей (номенклатур дел)
Прием дел, описей, номенклатур дел из читального зала архива или структурного подразделения ведомства

описей, номенклатур дел	10 описей (номенклатур дел)
Оформление ярлыков	100 ярлыков
Формирование связок дел, подлежащих хранению	100 связок
…………………………
…………………………
Техническое оформление работ
Сдача дел на утилизацию

Ч - численность основного персонала архива

Ф п - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, принимается равным 1800,0 чел.-ч.

Приложение 2

Таблица перерасчета минут и часов в рабочие дни

		Рабочий день, 8,0 час

1. Общая часть. 1

2. Организация труда. 3

3. Нормативная часть. 4

3.1. Комплектование архива документами учреждений. 4

3.2. Учет документов архива. 5

3.3. Обеспечение сохранности документов архива. 6

3.4. Научно-техническая обработка документов. 7

3.5. Использование документов архива. 12

3.6. Методическое руководство и контроль за постановкой документационного обеспечения управления в учреждениях. 14

3.7. Методическое и организационное обеспечение работы архива. 16

3.8. Техническое оформление работ. 16

Приложение 1. Расчет численности основного персонала архива. 17

Приложение 2. Таблица перерасчета минут и часов в рабочие дни. 18

Е. В. Алексеева, кандидат исторических наук, доцент РГГУ

Функции архива
Сроки хранения документов в архивах организаций
Нормативы времени на работы в архивах

Эффективная организация работы архива невозможна без правильного подбора кадров и рационального распределения функциональных обязанностей между ними.

В соответствии с нормами, закрепленными в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002), архивы могут быть юридическим лицом, структурным подразделением организации или частью службы ДОУ (пункт 10.1.2). Вне зависимости от организационно-правовой формы архив должен выполнять следующие функции:

– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
– учет и обеспечение сохранности документов;
– создание научно-справочного аппарата к документам архива;
– использование хранящихся в архиве документов;
– подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России (с 2004 г. – Федеральное архивное агентство) и органами управления архивным делом субъектов РФ.

Работа архива организации устанавливается в соответствии с положением об архиве, в котором последовательно отражаются его состав документов, задачи и функции, права и организация деятельности.

Значимость архива как информационного ресурса неоспорима для любой организации. Это обусловлено тем, что в архиве юридического лица хранятся документы, которые содержат комплексную оперативную и ретроспективную информацию. Данная информация может быть задействована руководством во всех сферах деятельности.

Особое место архив занимает в структуре таких организаций, как: налоговые инспекции, бюро технической инвентаризации объектов недвижимости, страховые компании, банки, в средствах массовой информации и др. Обеспечение сохранности и использование документов архивов перечисленных организаций является непременным условием выполнения ими их основных функций.

Исходя из информационной значимости отдельных видов архивных документов ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) в статье 22 установил сроки временного хранения документов АФ РФ в архивах организаций:
– записи актов гражданского состояния 100 лет;
– документов по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов 75 лет;
– проектной документации по капитальному строительству 20 лет;
– технической и конструкторской документации 20 лет;
– патентов на изобретения, полезную модель, промышленный образец 20 лет;
– научная документация 15 лет;
– кино- и фотодокументов 5 лет;
– видео- и фонодокументов 3 года.

Для того чтобы обеспечить правовые и нормативные требования, предъявляемые государством к сохранности архивных документов, организациям необходимо подобрать квалифицированный персонал и отразить в их инструкциях круг обязанностей. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) перечислены основные категории в области архивоведения и их должностные обязанности. Так, например, в должностные обязанности архивариуса входит: «работа по ведению архивного дела на предприятии; организация хранения и обеспечения сохранности документов, поступивших в архив; прием и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством. Участие в разработке номенклатур дел; проверки правильности формирования и оформления дел при их передаче в архив. Шифровка единиц хранения; систематизация и размещение дел; ведение их учета. Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска. Участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива».

Каждая из перечисленных обязанностей весьма трудоемка и состоит из определенного набора технологических операций. Для того чтобы правильно распределить работу между сотрудниками архива, необходимо знать и учитывать нормы времени на определенные виды архивных работ.

Необходимо отметить, что в деятельности учреждений используются нормативные документы, позволяющие нормировать труд в сфере ДОУ и архивного дела.

Так, постановление Минтруда РФ от 10 сентября 1993 г. № 152 «Об утверждении норм времени на работу по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» рекомендовало их для применения в министерствах, ведомствах и других учреждениях и организациях, имеющих аналогичную систему управления независимо от ведомственной подчиненности, формы собственности и хозяйствования.

Эти нормы предназначены для определения численности работников, занятых выполнением управленческих работ как в традиционном ручном, так и в автоматизированном режиме обработки текстовой документации. Они охватывают все виды работ, являющиеся составной частью Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовой системы документационного обеспечения, Автоматизированного банка архивных документов.

В 1994 г. было опубликовано постановление Минтруда РФ № 72, утвердившее Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, которые предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах ДОУ, определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендуются для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (в объединениях) независимо от форм собственности.

Нормативная часть сборника содержит следующие разделы:

– затраты времени на работы по ДОУ (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив);

– затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).

Существенную помощь в планировании может оказать новый нормативный сборник «Нормы времени на работы, выполняемые государственными архивами» (Росархив, ВНИИДАД. М., 2007. Составители Э. В. Бушмелева, В. Е. Соболева, Л. П. Шотина). Данный сборник «рассчитан на применение в государственных архивах, хранящих управленческую документацию, документы личного происхождения и по личному составу, а также может быть использован в деятельности архивов, хранящих научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы, а также в муниципальных архивах с учетом законодательства субъектов РФ».

Составители не упоминают архивы организаций – наиболее массовый вид архивов, не менее государственных и муниципальных нуждающихся в определении трудоемкости работ при планировании деятельности. Однако по аналогии с Основными правилами работы архивов организаций, которыми руководствуются негосударственные учреждения в своей практической деятельности, новый сборник «Нормы времени на работы, выполняемые государственными архивами», может быть использован также в качестве методической основы.

Напомним, что в 1988 г. были подготовлены «Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах», действовавшие до настоящего времени. Но их положения не соответствовали трудовому и архивному законодательствам РФ, новым отраслевым и методическим разработкам, не отражали весь комплекс работ, осуществляемых в архиве.

Важно отметить, что разработчики нового методического сборника сохранили преемственность в методиках, что позволит успешно адаптировать его в практической деятельности архивов.

Для унификации содержания и процесса конкретного вида работы услуги составители использовали «Основные правила работы государственных архивов Российской федерации» (М., 2002).

«Нормы времени…» разработаны на работы с документами XVIII–XX веков, которые составляют основу в хранилищах российских государственных архивов. Благодаря преемственности ведения делопроизводства и архивного дела в нашей стране данный сборник может быть применим и для документации, хронологически относящейся к XXI веку. «Нормы времени…» предусматривают дифференцированный подход для работ, трудоемкость которых зависит от исторического периода создания документов, от системы документации. В сборнике приведены важные дефиниции, определяющие понятия: подготовительно-заключительные, вспомогательные работы, организация обслуживания рабочего времени.

«Подготовительно-заключительная работа – это время, используемое на подготовку к выполнению задания или действия, связанного с его окончанием.

Вспомогательная работа – это время, затрачиваемое на действия, обеспечивающие выполнение основной работы.

Время обслуживания рабочего места включает организацию рабочего места и уход за ним».

Нормы времени установлены в днях, а нормы выработки – в единицах объема работы, производимых в течение восьмичасового рабочего дня.

В сборнике установлены основные единицы измерения: единица хранения, документ, печатный лист, машинописный лист, карточка, карта, микрофильм, микрофиша, коробка, связка, бокс, ролик и др. На отдельные виды работ указаны и нормы выработки и нормы времени, например: составление актов (об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; возврата документов собственнику и др.). Специальный раздел посвящен нормам времени на работы, выполняемые с применением компьютеров.

Нормативный сборник состоит из 7 разделов, которые включают нормы времени и выработки на работы и услуги по основным направлениям деятельности государственных архивов:
Раздел I. Обеспечение сохранности документов архива
Раздел II. Учет документов архива
Раздел III. Комплектование архива и экспертиза ценности документов
Раздел IV. Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива
Раздел V. Использование документов архива
Раздел VI. Работы по вводу, поиску, выводу и копированию информации
Раздел VII. Организация работы архива

Материал по разделам и подразделам представлен в табличной форме, в которой последовательно отражены следующие сведения: индекс, наименование работы (услуги), содержание работы (услуги), единица измерения, норма времени, норма выработки на один рабочий день.

Составители обращают внимание потенциальных пользователей сборника на то, что «отдельные виды работ, специфичные для архивов, хранящих научно-техническую документацию, документы по литературе и искусству, личному составу не включены в него и должны быть разработаны самостоятельно этими архивами, а также им целесообразно разрабатывать собственные нормы для подготовки справочно-информационных изданий».

Таким образом, методическое обеспечение деятельности архивов в Российской Федерации пополнилось еще одним сборником, призванным усовершенствовать их работу.