Информационно-справочная работа по документам. Организация работы с документами. Делопроизводство на компьютере - Информационно-справочная работа по документам - Литература для студента Справочно информационная работа с документами состоит в

26.11.2019

Эффективное использование информации для принятия решений в учреждениях обеспечивают поисковые системы по документам (базы данных о документах учреждения). Информация о документах, указанная при их регистрации, поступает в поисковую систему, в которую входят картотеки и классификационные справочники.

Служба делопроизводства и секретарь (в небольших учреждениях) с помощью базы данных обязаны обеспечить в случае необходимости быстрый поиск данных о том, у кого, где, на какой стадии подготовки находится документ, в каких документах можно найти информацию по определенному вопросу.

Обязательное условие организации поисковой системы - понятность. Это особенно важно учитывая то, что текучесть кадров в современном делопроизводстве является довольно распространенным явлением. Поисковая система должна соответствовать следующим требованиям:

o наиболее полно раскрывать состав и содержание документов;

o обеспечивать оперативный поиск документов, информации, контроль за их выполнением.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главная задача службы делопроизводства.

Вместе с документами на хранение в архив учреждения передаются и поисковые системы.

Информационно-справочная работа, как и регистрация документов, может быть организована традиционно - в виде справочных картотек, а также в автоматизированном режиме.

Традиционная форма поиска документов

В случае применения карточной формы регистрации документов печатается необходимое количество РКК, из которых можно составить такие самостоятельные картотеки:

o справочные (по корреспондентам, видам документов, их авторами и т.п.);

o контрольные (по срокам выполнения, исполнителям и т.п.);

o кодификационные, или тематические (нормативно-правовые акты, распорядительные документы и т.д.);

o по обращениям граждан;

o алфавитные.

Количество картотек в учреждении определяется степенью централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретными условиями деятельности учреждения.

Ручная картотека - это ящик или несколько ящиков, в которых в определенной последовательности расположены карточки. Для регистрации разных категорий документов целесообразно изготавливать карточки разного цвета или же на верхнем берегу обычных карт делать специальные отметки цветными полосами. Разделы и рубрики картотеки отделяются друг от друга картонными или пластмассовыми разделителями, на которых указываются названия разделов или индексы рубрик. Размещение карточек в рубриках осуществляется по алфавиту, подчиненности, степени важности и т.д.

Картотеки организовывают за разными схемами. их построение зависит от структуры учреждения, степени централизации справочной работы, характера информационных запросов, их количества и других факторов. Так, в случае применения централизованной системы регистрации документов справочные картотеки формируются в службе делопроизводства; децентрализованная система предусматривает формирование картотек в структурных подразделениях, смешанная - в службе делопроизводства и в структурных подразделениях.

Справочные картотеки являются основными видами картотек в учреждениях. В этих картотеках РКК группируются (систематизируются) по следующим признакам:

o алфавитной (с фамилиями, названиями объектов или предметов);

o географической (по названиям административно-хозяйственных единиц);

o корреспондентской (по названиям учреждений, с которыми ведется переписка);

o номинальной (по названиям видов документов);

o предметно-вопросительной или тематической (согласно содержанию документов или сферы деятельности, к которой относятся документы);

o структурной (по принадлежности документов до структурных подразделений учреждения);

o хронологической (по датам поступления документов, их исполнения, подписание, отправка).

При формировании картотек возможно сочетание различных поисковых признаков.

Справочная картотека, как правило, состоит из двух частей: неисполненные и исполненные документы.

Первая часть предназначена для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их выполнения и в случае необходимости обеспечивает контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурными подразделениями, корреспондентами или сроками исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с соответствующими отметками перемещают из первой части картотеки разделов и рубрик второй части.

Вторая часть картотеки предназначена для поиска уже исполненных документов и строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направления, функции и вопросы деятельности учреждения. Карты во второй части картотеки систематизируются, как правило, по номенклатуре дел. Разделы и рубрики картотеки соответствуют при этом разделам и статьям номенклатуры дел. Главным поисковым признаком документа является его содержание.

в Зависимости от видов (групп) документов, регистрируются, формируют отдельные справочные картотеки входящих документов, инициативных исходящих документов, обращений граждан, нормативно-правовых актов, распорядительных документов и т.д.

Формирование картотек входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется по хронологическому признаку.

Справочные картотеки создают отдельно на каждый календарный год. В оперативной работе применяют также картотеки за текущий и прошлый годы. Общий срок хранения карточек - три года.

Контрольные (срочные) картотеки предназначены для осуществления контроля за сроками исполнения документов. На разделителях их рубрик могут быть проставлены календарные числа месяцев, названия структурных подразделений и фамилии исполнителей. Порядок формирования контрольной (срочной) картотеки изложены в подразделе 3.2.4.4.

Тематические (кодификационные) картотеки, наиболее полно раскрывают содержание документов, создающих нормативно-правовые акты органов высшего уровня, распорядительные документы учреждения, договоры и т.п. Для формирования таких картотек составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, отраженные в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от его содержания, может быть расписан на нескольких карточках. Информация систематизируется в соответствии с рубрик внутрисистемного классификатора вопросов деятельности учреждения.

Картотеки нормативно-правовых актов и распорядительных документов формируются предметно-вопросительной (тематическому) признаку и по хронологии. В такой картотеке карточки держат до замены документов новыми.

Тематические картотеки используются только со справочной целью, их не применяют как контрольные картотеки.

Картотеки по обращениям граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявителей.

Повышение эффективности поисковой системы достигают путем разработки таких классификационных справочников:

o классификатора вопросов деятельности учреждения;

o классификатора видов документов;

o классификатора корреспондентов;

o классификатора резолюций;

o классификатора исполнителей;

o классификатора результатов исполнения документов;

o номенклатуры дел.

Автоматизированная система поиска документов

в настоящее время в учреждениях получают распространение автоматизированные системы регистрации документов, что дают возможность заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам учреждения. В автоматизированных поисковых системах, как правило, поиск информации производится централизованно на автоматизированных местах регистрации и обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации, знать о местонахождении документа на определенный час. Справки выдаются:

o по конкретному документу - где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения;

o за темой (содержанием) - о конкретный документ, группа документов;

o по регионам - по стране, области, городу, району.

Для поиска документа или группы документов могут указываться следующие реквизиты:

o входные" исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

o вид документа (письмо, поручение, приказ, договор и т.п.);

o приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или (для внутренних документов) подписание документа);

o регион, по которому ведется поиск (страна, область);

o организация (корреспондент/адресат);

Поиск сведений относительно конкретного документа можно осуществлять, задав его номер. К тому же, поиск может производиться по неисполненным документам, по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также, в случае необходимости, по архивной базой данных (документы предыдущих лет).

Информация о документе отображается на экране, при необходимости распечатывается регистрационная форма. Если речь идет о группе документов, то результаты поиска отображаются на экране и распечатываются в табличной форме.

В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация о том, в каком структурном подразделении (у которого исполнители) документ находится на время поиска. Если документ выполнен, то на экране отображается информация о его местонахождении.

Информационно-справочная работа по документам

Если регистрационная система охватывает весь массив документов учреждения, то, владея данными обо всех документах, служба делопроизводства или в небольшой фирме секретарь, ведущий все делопроизводственное обслуживание, могут быстро навести справку о состоянии работы с любым документом и о его местонахождении.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Обычная ручная справочная картотека представляет собой картотечный ящик или несколько ящиков, если объем документов организации велик, в которых регистрационные карточки расставляются в определенной последовательности. Чаще всего разделами справочной картотеки бывают названия структурных подразделений (если учреждение делится на отделы) или направления деятельности. Например, руководство, планирование, кадры, бухучет, продажи, закупки и т.д. Внутри таких разделов карточки удобно размещать по алфавиту товаров, изделий, корреспондентов и т.д. Количество картотек не ограничено, и их можно построить по любому имеющемуся в регистрационной карточке показателю. В зависимости от количества используемых картотек заполняется соответствующее число экземпляров регистрационных карточек. Кроме того, картотеки могут вестись как централизованно в службе делопроизводства, так и в отделах, что также требует дополнительных экземпляров карточек.

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми. Карточки на документы постоянного и долговременного сроков хранения могут передаваться в архив учреждения, где используются при организации научно-справочного аппарата архива.

Сложность и трудоемкость ведения ручных картотек, связанная с возможностью построения конкретной картотеки по ограниченному количеству показателей, делали информационно-справочную работу слабым участком деятельности делопроизводственной службы.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов возможности информационно-справочного обслуживания изменились коренным образом.

Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Справка может выдаваться:

по конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения;
по теме (содержанию): как по конкретному документу, так и подборке группы документов;
по корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период;
по региону: стране; области; городу.

Справку можно выдавать как по исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), так и по документам, еще находящимся в работе, а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и может быть распечатана регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и выводятся на печать в табличной форме.

Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.

Контроль за исполнением документов

Информационно-справочная система, созданная при регистрации документов, позволяет находить зарегистрированные документы по любому показателю. Так как в регистрационную форму вносится срок, к которому документ должен быть исполнен, можно подобрать документы и по этому показателю, т.е. сроку исполнения. Именно на этом показателе регистрационной формы строится контроль за сроками исполнения документов.

Контроль можно разделить на два вида:

контроль по существу решения вопроса - осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
контроль за сроками исполнения документов -- ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
проверка доведения документа до исполнителя в срок;
напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

Сроки исполнения документов могут быть типовые и индивидуальные.

Типовые определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.

По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. Например, форма отчета по контролю:

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число, на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроко- вой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Но наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов , который ведется на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

Название подразделения

Или справку о документах за исполнителями, как общую: Отчет об общем количестве документов за исполнителями:

Название подразделения с 00.00.0000 по 00.00.0000

так и по конкретному исполнителю.

Пример формы справки о документах за исполнителями: Исполнитель: Михайловская Т.Л.

Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.

Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.

Контрольные вопросы

1. На чем основывается организация информационно-справочной работы по документам?
2. Каковы формы организации информационно-справочной работы?
3. Как строится традиционная справочная картотека?
4. В чем преимущества автоматизированной информационно-справочной системы?
5. По каким данным может выдаваться справка о документах?
6. Роль контроля за исполнением документов в управленческой деятельности.
7. Какие виды контроля вы знаете?
8. Как организуется контроль за сроками исполнения документов?
9. Как вы понимаете текущий контроль?
10. Как вы понимаете предупредительный контроль?
11. Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве?
12. Как строится сроковая картотека?
13. Каковы преимущества автоматизированной системы контроля за исполнением документов?

Страница 15 из 16

И нформационно-справочная работа по документам.

Основой информационно-справочной работы по документам является база данных, сформированная в процессе введения входящих, исходящих и внутренних документов в ПК.

Современные СУБД (системы управления базами данных) позволяют составлять запросы и соответственно получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может быть по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке. Как правило, это входящий номер документа, дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа, дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры, либо для классифицируемых значений выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.). Справка может выдаваться:

1. По конкретному документу: где (у кого) находится; стадия исполнения (подготовки); результат исполнения; место хранения (для исполненных документов).

2. По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.

4. По региону: стране; области; городу.

При поиске конкретных документов или группы документов могут указываться следующие реквизиты:

1) входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

2) вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

3) приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, или от одного числа до другого);

4) регион, по которому ведется поиск (страна, область);

5) организация (корреспондент/адресат);

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.

Условия поиска формируются как сочетание заполненных полей карточки, аналогично регистрационной, т.е. при заполнении нескольких полей будут найдены документы, соответствующие всем указанным параметрам.

Поиск документов может выполняться по неисполненным, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).

При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.

В случае поиска конкретного неисполненного документа результатом поиска является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий, полученный по электронной почте, факсу; либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).

Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой принтера у фирмы «Орион», то осуществляется поиск по словам «принтер» и «Орион ».

Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии - только 0,054 ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,17 или 0,054 ч, составление справок о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает ежемесячная (10 документов), годовая (свыше 100 документов) от 0,26 ч до 8 ч. В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч, а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с заданной периодичностью.

Представляют интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля, подготовка сводки документов, не исполненных в срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в организации. Например, подготовка справки для информирования руководства (справка по 20 документам) в традиционном делопроизводстве занимает 1,8 ч, а в автоматизированном - 1 ч.

Программы регистрации и контроля исполнения документов являются важной составной частью современных систем автоматизации офисной деятельности.

25 ..

6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт (в маленькой фирме) на основе этого банка данных обязаны в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и
- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.
В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока документ в работе, на него имеется две карточки - в сроковой и справочной картотеках.
После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется для создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).
В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
"Справка может выдаваться:
- По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.
- По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
- По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определённому вопросу; все документы автора за указанный период.
- По региону: стране; области; городу. Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:
- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);
- регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- организация (корреспондент/адресат);
- содержание (тема).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ".*
____________________________________________________
* Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения - важное условие успешной работы офиса. - «Секретарское дело», 1997, № 1, с. 80. Более подробно см. книгу: Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997.

6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ

Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).
Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил.
Однако, в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы "электронной подписи" и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Наличие электронного архива позволяет быстро и легко найти любой документ с помощью функции поиска. Функция обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса (Рис. 15). Результат поиска – это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов.

Отдельный вид поиска – поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.

Формирование дел в организации и их текущее хранение.

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; включать в дело по одному экземпляру документа; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов.

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет; приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);изменении фамилии; поощрении, награждении; оплате труда, премировании, различных выплатах; всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы); дежурствах по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы: о дисциплинарных взысканиях; ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках; дежурствах; краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему; автобиография, резюме; документы об образовании; заявление о приеме на работу; приказ (распоряжение) о приеме на работу; трудовой договор; договор о материальной ответственности (при его наличии); копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.; дополнительные соглашения к трудовому договору; копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии; аттестационные листы; копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника; справки о регистрации по месту жительства; медицинские справки; заявление об увольнении; копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.