Обеспечение сохранности документов в государственных архивах. Проблемы обеспечения сохранности архивных документов. Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессонального образования «волгоградский государственный униве

26.11.2019

Курсовая работа

О беспечениесохранностиархивныхдокументов

Белгород 2008

документ архив хранение

Введение

3.Режимы хранения документов

Заключение

Примечание

Библиографический список

Введение

Актуальность темы . Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.

Цель работы определяет следующие задачи :

1. Изучить историю законодательства и основы обеспечения сохранности

документов архива

2. Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива

3. Показать различные режимы хранения документов

4. Проанализировать топографирование и учет движения документов

5. Обратить внимание на хранение документов в электронной форме

Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности

документов архива

Степень изученности темы

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Горфейн Г.М. 1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А.В. 2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В. 3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.

1.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников 4 .

Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее – горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни – это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века – «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем – пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия 5 . К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.

Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 – «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 – «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 – «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов – одна из важнейших функций архивных учреждений 6 .

Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1. обеспечение физико-химической сохранности документов;

2. создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

3. учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

4. копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

5. консервация документов.

2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов 7 .

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии 8 .

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

1. помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2. поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

3. поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

4. архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое 9 .

Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

1. совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

2. не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

3. помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

4. внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

5. в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

6. помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

7. электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

8. хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

9. вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

10. размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

11. лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов 10 .

Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документы на полу, подоконнике и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов – сейфы и металлические шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок и связок – 35-40, расстояние между полками по высоте – 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между полками – 35 см.

Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального использования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи.

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура – полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища 11 .

Если хранилище предназначено непосредственно для сохранения документов, то в архиве желательно отвести помещения для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей и исследователей. В помещениях должны быть расположены читальный зал для работы с документами различных размеров и видов, а так же следующие основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования 12 .

В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане должна быть предусмотрена первоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

3.Режимы хранения документов

Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют следующие режимы хранения:

1. световой;

2. температурно-влажностный;

3. противопожарный;

4. охранный.

Световой режим

Свет несет с собой энергию, под влиянием которой в освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет 13 . Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.

Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах 14 .

Температурно-влажностный режим

Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения.

Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки 15 .

Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

1. появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

2. наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата);

3. исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;

4. обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

5. резко снижается скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий. Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов 16 .

Оптимальный температурно-влажностный режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих в архиве. Например:

1. бумажные документы: температура – 17-19С, относительная влажность воздуха – 50-55%;

2. документы на пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура – 15С, относительная влажность воздуха – 40-55%;

3. документы на магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная влажность воздуха – 50-65%.

Область изменения относительной влажности воздуха 0-30-0% соответствует условиям так называемой сухой нестабильной климатической зоны. При низкой влажности бумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушение от физико-механического старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при длительном высушивании бумаги.

Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответная реакция бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химического старения бумаги и текста, наблюдается расплывание водорастворимых текстов и ослабление их контраста. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия для плесневения документов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум времени пребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум – в сухой или влажной зоне.

Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Именно поэтому архивные документы, поступившие после длительной транспортировки, не сразу размещают в хранилище, а оставляют на некоторое время в специальном помещении для акклиматизации 17 .

Для того чтобы определить соответствует ли температура и влажность в выбранном помещении требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая работа. Ее основная цель – получение постоянной информации о климатических условиях хранения.

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируются в специальном журнале раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения – эвакуация, затопление и др. – ежедневно.

Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима – оборудование хранилища системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ.

Санитарно-гигиенический режим .

Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли и особенно насекомых и грызунов. Для этого в хранилище следует неукоснительно соблюдать следующие требования:

1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания.

5. Систематически проводить влажную уборку – при этом вода не должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю 18 . Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения.

6. Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей – при этом растворы не должны попадать на документы.

7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков 19 .

Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты.

Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с течением времени материалом. Не следует допускать в хранилищах сооружения балок, труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль.

Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью.

Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальные устройства. Например, в Государственной библиотеке им. Ленина установлена конструкция пылевой камеры, применяемая для обеспылевания книг.

Неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные коробки, ящики.

Кроме применения средств обеспылевания необходимо регулярно осуществлять контроль запыленности воздуха и самих документов. Запыленность воздуха в архивохранилищах документов на бумажной основе должна составлять не более 4-6 мг/м 3 , при этом пыль не должна содержать более 10% SiO 2 20 .

Охранный режим .

Охранный режим предполагает:

1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование.

3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении.

4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу.

5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам.

Технические меры защиты документов от хищений логически увязываются с архитектурно-планировочными и административными решениями в единую систему безопасности. К техническим мерам относятся:

1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигнал тревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т.п.

2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковые волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего) микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).

3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.

В последнее время появляются системы охраны на микропроцессорах 21 .

Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё помещение архива. Так же в архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Пожарная безопасность в зданиях должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов – тепловые.

Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.)

4.Топографирование и учет движения документов

Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографирования поиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а в худшем – в хранилище можно заблудиться. Все помещения архива, а так же стеллажи, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя – постеллажный, то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерам стеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается название организации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда, описи, и номера дел, хранящиеся на данной полке. При большом объеме фондов составляются пофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерам фондов.

Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе.

Основными объектами учета являются фонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материалов немедленно фиксируются в учетной документации. Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями 22 .

Учет движения документов предполагает защиту их от хищения. Среди причин хищения документов называют доступность архивов как центров информации любому лицу, работающему по найму или в качестве исследователя; возможность осуществления хищений, как посторонними лицами, так и персоналом архива; огромные массивы хранящихся фондов, периодически и по неполному перечню проверяемых на наличие; ослабленный контроль, нарушения охранных процедур; отсутствие надежных средств безопасности документов, в частности средств контроля, фиксирующих перемещение конкретного документа в пределах здания, негативное отношение архивов к ужесточению мер безопасности, сокрытие фактов хищений, отсутствие согласованных мер защиты документов.

Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

При выдаче дел из хранилища на место выданного дела кладется карта-заместитель. На ней указывается архивный шифр дела (№ фонда, описи, дела), кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело. Возвращенные дела проверяются в присутствии пользователя. На все повреждения составляются акты, которые могут послужить основанием для привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а так же выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния дел достигаются две цели:

1. учет количества документов, выявление и устранение недостатков в учете документов;

2. выявление документов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправно поврежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки о проведении розыска.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверяемого фонда. Кроме того, осуществляется полисный просмотр каждого дела, в ходе которого выявляется повреждения документов.

Использование компьютерных технологий и различных модификаций принтеров также создает большие проблемы с сохранностью текста документов постоянного и долговременного хранения. Исследование принтерных текстов на водостойкость и светостойкость, проведенное В.Ф. Приваловым и О.И. Любомировой показало, что многие из них не обладают достаточным для длительного хранения качеством. Тексты, полученные с помощью цветных и монохромных струйных принтеров, зачастую страдают недостаточной светостойкостью, способны частично или полностью выцветать на свету. Выцветающие струйные черные тексты оказываются обычно и водорастворимыми. Матричные черные тексты все без исключения водостойки, но с разной светостойкостью. Лазерные черные принтерные тексты отличаются водостойкостью и светостойкостью. Исследователи пришли к выводу, что распространение струйных принтеров вызовет поступление в архивы печатных чернильных цветных и черных принтерных копий с водорастворимым и выцветшим текстом 23 .

5.Хранение документов в электронной форме

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа 24 .

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:

Обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

Обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

Обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Обеспечение физической сохранности файлов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях (рабочем и резервном носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные копии (экземпляры) могут создаваться на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от:

Вида хранимых электронных документов и их совокупного объема,

Предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа,

Характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения,

Требований по обеспечению аутентичности документов.

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R - оптические диски с однократной записью информации.

Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей - электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при относительной влажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной влажности 50% и температуре +10C; для дисков WORM - при относительной влажности 50% и температуре +3C.

Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом также следует учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и нарушение структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать оптический диск с указанной выше температуры до +23 - 25C, потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% - не менее 4 суток 25 .

Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент - температура +23C, для оптических дисков +25C, при относительной влажности 50%. «Основные правила работы государственных архивов» устанавливают следующий температурно-влажностный режим в архивохранилищах: температура +17-19C, относительная влажность 50-55%. При таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.

Заключение

История развития архивов в нашей стране насыщена частыми случаями гибели документов. Причинами этого явились как климатические условия нашей страны, так и безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную ответственность за порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, например Положение о Федеральном архивном агентстве от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовые акты.

Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; консервация документов.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли.

Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. К техническим охранным мерам относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюдения используемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время.

Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

Примечания

1. Горфейн, Г.М. Архивоведение. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971.

2. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003.

3. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003.

4. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58

5. Охотников, А.В. Указ. соч. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – С. 205

6. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59

7. Крайская, З.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 202

8. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61

9. Крайская, З.В. Указ. соч. С. 203

10. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59

11. Крайская, З.В. Указ. соч. С. 205

12. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 60

13. Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. Руководство по обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 25

14. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61

15. Проблема сохранности документальных материалов. – Ленинград: Наука, 1977. – С. 54

16. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57

17. Там же. С.58

18. Руководство по обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 37

19. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 59

20. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1986. – С. 51

21. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 60

22. Горфейн, Г.М. Указ. соч. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – С. 24

23. Алексеева Е.В. Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55

24. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – С. 325

25. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

Библиографический список

1. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58-61.

2. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 57-61.

3. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55-60.

4. Горфейн, Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 86 с.

5. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.

6. Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

7. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.

8. Проблема сохранности документальных материалов / Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов. – Ленинград: Наука, 1977. – 112 с.

9. Руководство по обеспечению сохранности документов / Академия наук СССР. Лаборатория консервации и реставрации документов – Ленинград: Наука, 1978. – 119 с.

10. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.

11. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать

основные формы и направления деятельности архивов по обеспечению сохранности документов;
основные факторы, приводящие к повреждению документов;
основные параметры хранения документов на различных носителях;
основные методы реставрации и консервации документов; уметь
соблюдать правила и нормы обеспечения сохранности документов при их использовании;

владеть

Базовыми методами обеспечения сохранности архивных документов.

Одной из главнейших задач архивов во всем мире всегда считалось, считается и будет считаться хранение находящихся в них документов. Вот почему принципы и методы хранения документов занимают одно из ведущих мест и в архивной науке (архивоведении), и в нормативно-методических документах, которыми должны руководствоваться архивы в своей повседневной деятельности, и в законодательстве об архивах и архивном деле.

Но, вопреки существующим на бытовом уровне представлениям об архивах, хранение в архивах - это не просто пассивное наблюдение за находящимися в них документами, а весьма активная деятельность, направленная на обеспечение сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов - создание и поддержание оптимальных условий сохранения архивных документов, устранение факторов, способствующих их утрате, а также создание копий наиболее ценных документов на случай утраты подлинников.

Для государственных архивов, хранящих документы Архивного АФ РФ, т.е. документы, которые в силу их ценности заслуживают постоянного (вечного) хранения, обеспечение сохранности, по определению, означает создание условий для того, чтобы эти документы сохранялись вечно .

Но и для ведомственных архивов, и для текущего делопроизводства требование обеспечить условия, исключающие утрату документов в процессе их временного хранения, не менее актуально.

Основными факторами , приводящими к утрате и повреждениям документов , являются:

- хищения и преднамеренное уничтожение документов («человеческий фактор»);
- пожары, наводнения и другие стихийные бедствия, а также войны;
- неблагоприятное воздействие физических и химических факторов;
- неблагоприятное воздействие биологических факторов, биоповреждения;
- естественное старение носителей документов;
- амортизация документов в процессе их использования.

Хищения документов (как и книг, и музейных экспонатов) сопровождали архивы, библиотеки, музеи в течение всего времени их существования. Такие хищения производились и производятся как с целью наживы, так и с целью монопольного обладания ценными историческими документами, их коллекционирования. В некоторых случаях причиной хищений могут быть попытки скрыть нежелательную (например, компрометирующую то или иное лицо или организацию) информацию. Преднамеренное уничтожение документов может иметь место и как акт вандализма, и как попытка скрыть улики. Но гораздо больше документов было уничтожено в результате неквалифицированной экспертизы, например, «макулатурных кампаний». Во избежание такого уничтожения документов существует система комплектования и экспертизы, включающая нормативно-методические требования к отбору документов для постоянного хранения и к выделению не представляющих ценности документов для уничтожения . Эта система позволяет сохранить наиболее ценные документы отдельных и лиц, и негосударственных учреждений и организаций.

Стихийные бедствия также сопровождают архивы в течение всего существования человеческой цивилизации. Против пожаров существует система обеспечения противопожарной безопасности, пожаротушения и эвакуации подвергшихся опасности (по крайней мере, наиболее ценных) материалов. Против наводнений, землетрясений и подобных стихийных бедствий направлены требования к размещению архивохранилищ вне заведомо угрожаемых зон , к сейсмологической устойчивости архивных зданий и т.д. Губительные последствия войн, приведших в свое время к гибели многих архивов, могут быть смягчены (или в значительной степени устранены) эвакуацией наиболее ценных документов в безопасные места, усилением мер противопожарной безопасности, а также созданием копий наиболее ценных документов .

Неблагоприятное воздействие физических и химических факторов устраняется (или в значительной степени ограничивается) созданием оптимальных условий хранения, в том числе строительством специальных зданий для архивов, обеспечивающих такие условия, специальным оборудованием архивохранилищ и, конечно, постоянным наблюдением за условиями хранения.

Неблагоприятные воздействия биологических факторов (биоповрежде - ния) устраняются путем уничтожением вредоносных для документов организмов и постоянного биомониторинга хранилищ и документов.

Естественное старение носителей документов , к сожалению, неизбежно. Но это старение можно замедлить путем создания оптимальных условий хранения, специальной обработки документов с целью из стабилизации, а для наиболее ценных документов можно (и должно) создавать их страховые копии, позволяющие сохранить основную информацию этих документов.

В процессе использования документов, будь то перелистывания дела на бумажной основе, просмотр кинопленки или прослушивание звукозаписи, неизбежна амортизация документов. Главным и неустранимым противоречием, заложенным во всей деятельности архивов, является противоречие между необходимостью использования документов (без чего лишается смысла их хранение) и неизбежностью отрицательных воздействий этого использования на сохранность документов (без чего, в конечном счете, становится невозможным само использование). Последствия этого противоречия смягчаются, во-первых, соблюдением пользователями (и сотрудниками архива, и исследователями) правил обеспечения сохранности документов в процессе их использования, во-вторых, заменой при использовании подлинников копиями. Например, запрещается размещать архивы в местах, подверженных регулярным наводнениям, хранить архивные документы в угрожаемых затоплением подвалах. В Санкт-Петербурге до постройки дамбы этот запрет был особенно актуальным.

Не случайно во всем мире массовое страховое копирование архивных документов началось после Второй мировой войны, в период, когда угроза третьей была вполне актуальной.

Глава 4.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
4.1. Обеспечение сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности архивов и архивных документов – важная государственная задача. Решение этой сложной задачи обеспечивается за счет комплексного подхода, включающего правовые, организационные, научно-методические и технические аспекты сохранения документов. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

Создание оптимальных условий хранения документов;

Соблюдение порядка размещения документов в хранилищах, топографирование;

Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;

Проверка наличия и состояния дел;

Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

Обеспечение физико-химической сохранности документов.
Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; применением технических средств создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).

Здания для архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух, от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, должны соответствовать строительным нормам и правилам.

Система архивного пожаротушения должна отвечать следующим требованиям:

Применяемое вещество должно обладать высокой тушащей активностью при минимальном его количестве и стоимости и минимальном воздействии на материалы;

Оно не должно нанести существенный, неустранимый ущерб для документов, людей и помещений архива;

Система должна легко и быстро приводиться в рабочее состояние, быть надежной в эксплуатации.

На сегодняшний день всем этим требованиям отвечают системы пожаротушения тонкораспыленной водой. Тонкораспыленная вода эффективно тушит пожар за 20-30 секунд, практически не оказывает разрушающего влияния на бумагу (воздействие на документы незначительно по объему и через 6 часов уже не обнаруживается), безопасна для людей. Разработаны автоматические модульные системы пожаротушения тонкораспыленной водой и огнетушители, работающие по такому же принципу. Этими средствами уже оснащены некоторые архивы, библиотеки, музеи. Архивы в обязательном порядке должны быть оборудованы средствами пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией.

Архивохранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Это обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор, жалюзи и т.п. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ в хранилище проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Для обеспечения длительной сохранности документов в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим:

Для бумажных документов – температура 17-19 0 С, относительная влажность 50-55%;

Для черно-белой кино- и фотопленки – температура 10-15 0 С, влажность 40-50%;

Для цветной пленки – температура 2-5 0 С, влажность 40-50%;

Для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 8-18 0 С, влажность 45-65%.

Помещения архивохранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления пыли, плесени, насекомых, грызунов. В архивохранилищах проводятся систематическая влажная уборка, периодическое обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения, ежегодная обработка полов, плинтусов, подоконников, цокольных этажей водными растворами антисептиков. В хранилищах запрещено находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить и использовать в них пищевые продукты, курить.

В архивах устанавливается особый охранный режим, который обеспечивается техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилища, опечатыванием помещений.
Размещение документов в хранилище. Топографирование

Архивохранилища оборудуются передвижными или стационарными металлическими стеллажами с соблюдением определенного порядка их размещения, устанавливаемого правилами работы архивов. Порядок размещения фондов определяется планом (схемой) их размещения. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. Дела размещаются на стеллажах или шкафах горизонтально или вертикально, в коробках или папках.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели на карточках (см. прил. 6). Карточки пофондового указателя составляются на каждый фонд. На карточке указываются: название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, номер описи, дела с № по №, номер стеллажа, шкафа, полки, примечания. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Изменения в расположении документов своевременно отражаются во всех карточках, а также в схеме размещения фонда.
Порядок выдачи дел из хранилищ

Дела выдаются из хранилищ для проведения архивных работ с документами (реставрация, микрофильмирование, экспонирование и др.) и для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, организациям-фондообразователям во временное пользование). Дела, содержащие ветхие документы или особо ценные и уникальные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и прием их обратно производится хранителем фондов или заведующим архивохранилищем. Дела выдаются из хранилища на срок:

Пользователям в читальный зал и сотрудникам архива – на один месяц;

Фондообразователям во временное пользование – на три месяца;

Судебным, следственным, правоохранительным органам – на шесть месяцев.

Выдача архивных документов для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Выдача дел из хранилищ оформляется определенными Росархивом документами и регистрируется в особых книгах (см. прил. 7).
Проверка наличия и состояния дел

Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел учетным документам и выявить поврежденные дела, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другой носитель и т.п. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архивов и проводится в соответствии со значимостью документов и правилами работы архивов. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные проверки наличия и состояния всех фондов архива или отдельных комплексов документов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников архива в количестве не менее двух человек. До начала работы устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду, учетные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях описей фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, которые указаны в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние проверяется путем визуального осмотра дела.

Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения дел) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно.

При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места неправильно подложенные дела других фондов; сообщать заведующему архивохранилищем о делах, зараженных биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. По окончании проверки в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки – количество дел, числящихся по описям; количество дел, не оказавшихся в наличии; количество литерных номеров, не отмеченных в описи; количество пропущенных номеров; количество дел, оказавшихся в наличии. В акте также указывается количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов (см. прил. 11). Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел могут составляться необходимые справки о технических ошибках в подсчете, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и другие акты.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих дезинфекции, реставрации, переплета и т.п., передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушении сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверенного фонда.
Страховой фонд и фонд пользования

Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа фотопленке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда». Страховой фонд создается в целях сохранения ценной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документа. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособлено от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовск Тюменской области).

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается для государственного архива комплект копий уникальных и особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования может создаваться также по наиболее используемым документальным комплексам путем создания копий документов на электронных носителях (оцифровка), обеспечивающего идентичность копии и подлинника. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов документов и организации работы по их использованию.

Запись и хранение информации в цифровом виде находит все большее применение. Она позволяет решать задачи, ранее недоступные аналоговым технологиям:

Возможность многократной передачи информации без потери качества;

Возможность записывать на электронный носитель разные по физической природе сигналы – цветные и черно-белые изображения, аудиовизуальные документы и др. (мультимедиа);

Возможность записи информации любого качества (в том числе слабоконтрастной, дефектной).

Сейчас разрабатываются технологии, которые позволяют быстро получать электронные копии с микрофильмов, что очень важно для архивов.
Обеспечение физико-химической сохранности документов

Обеспечение физико-химической сохранности документов – это комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающим сохранность документов. Эти работы проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений.

Сохранность документов не может быть обеспечена без реставрационных работ. Конечно, средствами реставрации можно спасти только малую часть документов. Поэтому архивисты дифференцированно подходят к этому процессу, с учетом ценности и физического состояния архивных документов.

В настоящее время сложился широкий рынок реставрационного оборудования, инструментария и материалов. Эффективные технические средства и технологии внедряются в практику (установки для удаления избытка влаги методом сублимации, реставрационные паровые карандаши, машины для вакуумирования архивных документов, листодоливочные машины и др.).

В архивах могут оказаться документы, имеющие биопоражения и подлежащие специальной обработке – дезинфекции и дезинсекции. Биоповреждениям подвержены любые носители: бумага, ткани, пленка и др. Наряду с известными истребительными мероприятиями при обнаружении биозаражений (газовая дезинфекция, фунгицидная обработка), в настоящее время разработан и апробирован эффективный физический способ борьбы с плесневением материалов – дезинфекция потоком ускоренных электронов. В его разработке принимали участие специалисты РГАНТД и Главархива Москвы.
4.2. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

В общей системе мер по обеспечению сохранности документов Архивного фонда РФ особое место занимает их государственный учет. Согласно ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» все документы Архивного фонда РФ подлежат государственному учету независимо от места их хранения. Порядок государственного учета определяется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, разработанным Росархивом и зарегистрированным в Министерстве юстиции РФ в 1997 г.

Регламент устанавливает порядок взаимодействия Росархива и учреждений его системы, государственных библиотек и музеев, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций-источников комплектования, а также юридических и физических лиц – собственников документов Архивного фонда РФ, то есть всех держателей архивных документов. Важнейшим элементом такого взаимодействия является обязательное представление в архивные органы всеми держателями Архивного фонда РФ сведений об архивных документах с целью обеспечения государственного контроля их сохранности.

Порядок государственного учета архивных документов, закрепленный Регламентом, основывается на принципах:

Централизации (организующая и регламентирующая роль Федерального архивного агентства);

Унификации (установлены единые требования к учетным данным, методика учета, формы учетных документов);

Динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учетные документы или составляются новые учетные документы);

Полноты и достоверности.

Государственный учет архивных документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Единица учета архивных документов – это единица измерения документов в архиве. Независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, в российских архивах основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.

Единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

В зависимости от вида документации под единицей хранения подразумевается:

Для документов на бумажной основе – дело (совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку);

Для кино- и видеодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;

Для фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, слайд, позитив), а также фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;

Для фонодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;

Для электронных документов – физически обособленный носитель с записью одного или нескольких электронных документов (или части электронного документа).

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования. Неописанные, то есть необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Посредством учета, то есть закрепления за документом или комплексом документов только им присущих учетных номеров, обеспечивается организация документов, контроль их наличия и состояния, адресный поиск документов. Для учета архивных документов в государственных, муниципальных, ведомственных архивах ведется система учетных документов. Каждый справочник этой системы имеет свое функциональное назначение, а все вместе, не дублируя, но дополняя друг друга, дают возможность следить за изменениями в объеме и составе фондов и единиц хранения. Благодаря системе учетных документов мы в любое время можем ответить на широкий круг вопросов: сколько хранится фондов и единиц хранения в Архивном фонде РФ, в регионе, в конкретном архиве на определенный момент времени, сколько поступило в течение года, сколько дел в конкретном архивном фонде и т.д.

Все учетные справочники делятся на основные и вспомогательные. Состав и форма основных учетных документов строго определены Регламентом государственного учета и правилами работы архивов. Виды и формы вспомогательных справочников не регламентируются, каждый архив определяет их самостоятельно, исходя из практических потребностей. К числу основных учетных документов относятся книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, архивная описи дел и документов.

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, количества и состава поступивших и выбывших документов за определенный хронологический период времени, а также состояния их описания. Каждая запись поступления или выбытия документов в книге получает самостоятельный порядковый номер. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел (документов), о чем делается соответствующая запись в книге. Книга служит основой для составления листов фонда, паспорта архива (прил. 12).

Список фондов служит для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава фондов и коллекций как находящихся на хранении, так и выбывших. В список вносится фонд или коллекция при первом поступлении документов в архив. Каждому фонду по списку присваивается очередной порядковый номер, который и закрепляется за фондом как элемент архивного шифра каждой единицы хранения (архивный шифр – это обозначение, наносимое на каждую единицу хранения в целях ее учета и идентификации; состоит из названия архива и номеров фонда, описи, дела). Название фонда переносится в список с титульного листа описи.

В случае выбытия фонда из архива в соответствующей графе обязательно указывается место, куда передан фонд, название, номер и дата акта, которым была оформлена передача документов. После передачи фонда в другой архив или включения его в состав объединенного архивного фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается. На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество фондов, а также количество фондов поступивших и выбывших в течение года (см. прил. 13).

Лист фонда – многофункциональный учетный документ. Он обеспечивает в рамках каждого архивного фонда учет количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов в фонде, регистрацию изменений как по каждой описи, так и по фонду в целом, а также фиксацию изменений в названии фонда и в состоянии описания документов. Лист фонда составляется на каждый фонд при его первом поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда, в том числе и необработанных. Дата первого поступления фонда указывается аналогично соответствующей графе списка фондов. В целях фиксации изменений в названии фонда в соответствующих графах листа фонда указываются в хронологической последовательности все переименования организации и ее подведомственность с момента возникновения, а также начальная и конечная дата функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

В случае выбытия документов в одноименной графе листа фонда обязательно указывается основание снятия документов с государственного учета, название, номер и дата акта. Листы фондов хранятся в папках с клапанами в порядке номеров фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель (см. прил. 14).

Опись дел и документов – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и других необходимых сведений о составе и содержании дел фонда. Опись обеспечивает поединичный и суммарный учет единиц хранения, закрепляет порядок систематизации единиц хранения, учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись.

Опись является основой для ведения других учетных документов, поэтому качество учета в архиве во многом зависит от качества описей. На основании описи определяется архивный шифр дела, на который даются ссылки при использовании документов.

Описи нумеруются в пределах каждого фонда по мере их возникновения, номер присваивается по листу фонда в валовом порядке. Количество единиц в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру – 9 999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой присваивается новый учетный номер по листу фонда.

Важнейшим элементом описи как учетного документа является итоговая запись. Из-за ее неправильного составления возникает наибольшее количество ошибок в учете документов. Итоговая запись закрепляет количество дел, числящихся по описи; регистрирует особенности нумерации дел (пропущенные, литерные номера); отражает все изменения в объеме описи после проведения различных работ. Обязательным элементом итоговой записи являются сведения об актах, на основании которых произошло выбытие документов. Например:

«В опись внесено 64 (шестьдесят четыре) дела с № 1 по № 68, в том числе:

Литерные номера: № 5а. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;

Пропущенные номера: № 20, 61. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;

Выбыли: № 3, 8, 54. Акт о неисправимых повреждениях документов…№…от 00.00.0000.»

Таким образом, в описи должна быть сводная расшифрованная итоговая запись, объясняющая причины возможного расхождения между последним номером дела по описи и их фактическим наличием на архивной полке, а также отражающая особенности нумерации дел. Итоговые записи к описи должны быть оформлены ко всем ее экземплярам (прил. 2, 4).

Кроме названых, в архиве ведутся такие учетные документы:

Реестр описей – для регистрации описей, учета их количества и состава;

Описи особо ценных документов;

Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;

Опись страхового фонда – для поединичного учета страховых копий особо ценных дел и документов;

Лист учета аудиовизуальных документов – для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации и учета и нумерации описей аудиовизуальных документов;

Лист учета и описания уникального документа;

Лист-заверитель – для учета количества листов в деле;

Паспорт архивохранилища – для суммарного учета архивных фондов и единиц хранения данного архивохранилища.

В государственном и муниципальном архиве ведется дело фонда. Оно состоит из комплекса документов по истории фондообразователя и фонда. В деле концентрируются в хронологической последовательности их составления историческая справка к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, а также все акты, которые являются основанием для внесения изменений в учетные документы.

Основанием для внесения изменений в учетные документы служат только акты установленной формы: акт приема-передачи документов; акт возврата документов собственнику; акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции; акт о создании объединенного архивного фонда; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, неучтенных и т.д.).

В соответствии с Регламентом государственного учета все архивы, в которых имеются документы Архивного фонда РФ, ежегодно составляют паспорт архива , который является формой централизованного государственного учета. Он отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу на 1 декабря отчетного года. Паспорт архива составляется в двух экземплярах. Вторые экземпляры архивы организаций направляют в государственный или муниципальный архив, чьими источниками комплектования они являются; государственные или муниципальные архивы направляют паспорта архива в орган архивного управления.

Для того, чтобы учет отвечал предъявляемым требованиям, необходимо выполнять несколько обязательных правил. Во-первых, учетные документы должны строго соответствовать установленным формам.

Во-вторых, необходимо обязательное документирование всех, даже самых незначительных, изменений в составе и объеме фондов.

В-третьих, должно быть своевременное, оперативное внесение изменений в составе и объеме фондов в учетные документы. Например, при поступлении документов в архив организации необходимо в тот же день сделать запись в книге поступлений, оформить акт приема-передачи документов, составить новую итоговую запись в описи, внести изменения в лист фонда, а также другие вспомогательные учетные документы.

В-четвертых, изменения должны вноситься во все необходимые учетные документы одновременно. Если в описи сделана новая итоговая запись, а в лист фонда изменения не внесены, не будет соответствия и достоверности объемных и других учетных показателей.

И наконец, все учетные документы должны находиться в хорошем физическом состоянии, вестись аккуратно, без помарок и исправлений. Порядок доступа к учетным документам определяется приказом руководителя организации. Все учетные документы архива хранятся в сейфах или запирающихся шкафах.

Особенности учета уникальных документов. Для учета уникальных документов составлен Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальному документу присваивается номер в Государственном реестре, на него составляется лист уникального документа по особой форме. Первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров и хранятся постоянно в службе Государственного реестра уникальных документов.
Автоматизированный государственный учет архивных документов

Начиная со второй половины 1990-х гг., Росархив в рамках программы информатизации архивного дела ведет плановую работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учета архивных документов и созданию системы автоматизированного государственного учета. Ее основной элемент – разработка типовых программных продуктов, их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения. Такими программными продуктами являются программные комплексы «Архивный фонд» (для архивов) и «Фондовый каталог» (для органов архивного управления). При их разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующаяся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в традиционном и электронном формате. При этом сохранен определенный Регламентом государственного учета порядок представления учетных информационных массивов.

Государственные и муниципальные архивы заполняют базу данных (БД) «Архивный фонд» описаниями архивных фондов. Копию БД они направляют в органы архивного управления субъектов РФ, где описания сливаются в один массив в БД «Фондовый каталог». Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД «Центральный фондовый каталог» аккумулируются сводные сведения по всей России. Федеральные архивы направляют свои данные непосредственно в Росархив. Центральный фондовый каталог (ЦФК) является не только главным элементом системы централизованного государственного учета архивных документов, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда РФ.

Автоматизированная система государственного учета ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов. В настоящее время БД «Архивный фонд» ведут все федеральные архивы (кроме тех, в которых применяется нефондовая организация документов) и все государственные архивы субъектов РФ, а также большая часть муниципальных архивов. ЦФК доступен в Интернете для всех пользователей.
Вопросы для повторения

Обеспечение сохранности архивных документов: основные виды работ.
Проверка наличия и состояния дел: цели, значение, порядок проведения.
Государственный учет документов Архивного фонда РФ: понятие, принципы, единицы учета.
Основные учетные документы архива.
Автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда РФ.

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 1996.
Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2000.
Алексеева Е.В. Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Делопроизводство. – 2003. - №4. – С. 89-93.
Банасюкевич В.Д. Разработки ВНИИДАД в области обеспечения сохранности документов. // Вестник архивиста. – 2003. - №1(73). – С. 32-37.
Елпатьевский А.В., Химина Н.И. К вопросу о состоянии работы с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. // Отечественные архивы. – 2004. - № 3. – С. 16-24.
Елпатьевский А.В., Химина Н.И. Уникальные документы Архивного фонда РФ: к современному пониманию проблемы // Отечественные архивы. -2011. - № 1. – С.16-22.
Козлов В.П. Документ и проблемы его сохранности // Делопроизводство.- 2010.- №2.- С.22-28.
Кузнецов С.Л. Автоматизированная система учета документов «Архивный фонд» // Секретарское дело. – 2011. - №1. – С.52-55.
Леонтьева О.Г. Дело фонда как источник информации о фондообразователе и фонде // Отечественные архивы. – 2004. - №2. – С.66-69.
Попова Е.Н. О некоторых проблемах защиты от хищений архивных документов // Секретарское дело. – 2006. - № 8. – С.28-37.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов // Делопроизводство. – 2005. - №2. – С.100-103; №3. – С.108-112.
Привалов В.Ф., Попова Е.Н. К вопросу о сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов // Делопроизводство. - 2003. - №3. – С. 93-99.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://allbest.ru

Введение

1. Организация хранения документов

2. Номенклатура дел

3. Сроки хранения дел

4. Формирование дел

5. Оформление дел

6. Составление и оформление архивных описей дел

7. Экспертиза ценности документов. ЦЭК (центральная экспертная комиссия)

Заключение

Список использованных источников

Введение

Хранение документов - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Цель данной работы - охарактеризовать организацию хранения документов до передачи их в архив.

Исходя из цели были поставлены следующие задачи:

Описать назначение номенклатуры дел;

Определить сроки хранения дел;

Рассмотреть процесс формирования дел;

Описать процедуру оформления дел;

Охарактеризовать процесс составления и оформления архивных описей дел;

Описать принцип проведения экспертизы ценности документов и рассмотреть основные задачи ЦЭК (центральной экспертной комиссии).

1. Организация хранения документов

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

· хранение документов в процессе их исполнения;

· хранение исполненных документов.

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

2. Номенклатура дел

документ хранилище опись архив

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:

· предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;

· содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

· закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

· имеет справочное значение при изучении структуры организации;

· является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

· используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

· может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

· типовая номенклатура дел;

· примерная номенклатура дел;

· индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

· в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

· в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел, а также график документооборота организации представлены в приложениях А, Б.

3. Сроки хранения дел

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов.

Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, - увеличивать.

При определении сроков хранения документов в зависимости от их научной и практической ценности следует руководствоваться типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует два таких перечня:

1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.;

2. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (о типовых перечнях и порядке их применения см. «Отдел кадров» № 2 за 2002 г.).

При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией.

В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

Таким образом, в процессе проведения экспертизы ценности документов все дела, образовавшиеся в организации в течение делопроизводственного года, разделяются на две основные группы:

ь постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения;

ь временного (до 10 лет включительно) хранения.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

4. Формирование дел

Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

· дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

5. Оформление дел

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов дела;

· составление листа-заверителя;

· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

· не проводить систематизацию документов в деле,

· не нумеровать листы дела,

· не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 11

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме, приведенной в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций.

При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6. Составление и оформление архивных описей дел

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

· на дела постоянного хранения;

· дела временного (свыше 10 лет) хранения;

· дела по личному составу;

· дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

· каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

· порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

· порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

· графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

· при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

· графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

7. Экспертиза ценности документов. ЦЭК (центральная экспертная комиссия)

Экспертиза ценности документов -

ЭЦД проводится в несколько этапов:

1. Составление номенклатуры дел.

2. Проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы при сдаче документов в архив учреждения.

3. Передача документов в государственный архив.

Основными критериями, определяющими ценность документов являются:

Степень значительности содержания документов;

Значение учреждения (лица), в деятельности которого они образовались;

Автографичность;

Время и место их возникновения;

Юридическая сила документов;

Подлинность;

Копийность; дублетность их;

Поглощенность информации, содержания в документе;

Внешние особенности документов.

Экспертные комиссии создаются для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение. Центральная экспертная комиссия действует постоянно и создаётся с той же целью, что и ЭК, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных служб структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций и предприятий.

По окончании делопроизводственного года все сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи в архив организации или уничтожения. Отбор дел для передачи в архив или уничтожения осуществляется в процессе проведения экспертизы ценности документов.

Под экспертизой ценности документов понимаетсяопределение их научного, практического, социально-культурного и другого значения в целях установления сроков хранения. Необходимость проведения экспертизы обуславливается тем, что в организации, в том числе и в отделе кадров, в течение делопроизводственного года образуется большое количество самых разнообразных дел. Какие из них следует хранить постоянно, какие долговременно, а какие можно уничтожать по прошествии нескольких лет? Сколько, например, следует хранить приказы директора по личному составу, личные дела, документы, явившиеся основанием для издания приказов по личному составу, трудовые договоры, переписку по кадровым вопросам? Именно экспертиза ценности документов призвана решить эти практические вопросы. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК).

Основная функция ЭК - рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Она выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения, описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли. ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и подготовке их для последующего хранения.

ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе не менее трех человек. Членами комиссии обязательно являются заведующий архивом организации, руководитель делопроизводственной службы и главный бухгалтер. В состав ЭК может включаться и работник кадровой службы, особенно в организациях, в которых образуется большое количество документов по личному составу. В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в ЭК в обязательном порядке включается работник этого архива. Председателем ЭК является один из руководящих работников организации, как правило, заместитель руководителя. Заседания комиссии оформляются протоколом.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется в делопроизводстве и в архиве.

Экспертиза ценности документов в делопроизводствеохватывает документы, которые еще не поступили на хранение в архив организации. В ходе экспертизы рассматривается и уточняется номенклатура дел, определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел, даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится в два этапа.

Первый этап - оценка документов с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел, а работа проводится еще до заведения дел. Результаты экспертизы находят отражение в номенклатуре дел, которая составляется в организации на будущий год.

Второй этап экспертизы ценности документов проводится после завершения делопроизводственного года. На этом этапе осуществляется отбор документов и дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, и их подготовка для передачи в ведомственный архив (архив организации). Документы временного хранения, сроки хранения которых истекли, отбираются к уничтожению.

При проведенииэкспертизы ценности в архиве организацииотбираются дела для передачи на постоянное хранение в государственный архив (если организация является источником комплектования госархива), а также отбираются к уничтожению дела длительного (свыше 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли (в том числе и дела по личному составу). Экспертиза ценности документов в архиве проводится по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел.

Заключение

Таким образом, в результате изучения материала по данной теме можно сделать следующие выводы:

§ Хранение документов - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

§ Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

§ Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов. Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

§ Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

§ Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

§ Экспертиза ценности документов - это определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документа с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Список использованных источников

1. Арустамов Э.А., Леваков В.А. Автоматизация операций с наличными деньгами. - М.: изд-во МУПК, 1996.

2. Арустамов Э.А., Леваков В.А. Организация, устройство и оборудование офиса. - М.: изд-во МУПК, 1996.

3. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебное и практическое руководство. - Мн.: ТетраСистемс, 1998.

4. Паневчик В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. - Мн.: БГЭУ, 2004.

5. Паневчик В.В. Делопроизводство. - Мн.: Выш. шк., 2000.

6. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учебное пособие. - Мн.: БГЭУ, 2002.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Проверка наличия, состояния дел. Обеспечение физико-химической сохранности.

курсовая работа , добавлен 01.09.2008

Виды, основные задачи и функции, права и ответственность архива. Организация, порядок и оформление результатов экспертизы ценности документов. Порядок формирования, оформление и обработки дел. Составление архивных описей. Сдача дел в архив учреждения.

курсовая работа , добавлен 14.05.2015

Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.

курсовая работа , добавлен 22.04.2016

Документы как информационная основа деятельности организации. Сохранность документа архива: история законодательства и основы обеспечения. Учет движения документов. Режимы хранения документов: световой, охранный, температурно-влажностный, противопожарный.

курсовая работа , добавлен 10.06.2011

Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.

реферат , добавлен 23.09.2010

Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.

курсовая работа , добавлен 20.09.2016

Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов. Состав, структура, комплектование архивной коллекции. Экспертиза ценности документов архивных коллекций. Систематизация документов и формирование единиц хранения. Примеры формирования архивных коллекций.

курсовая работа , добавлен 05.09.2008

Основные направления деятельности электронных архивов. Характеристика главных особенностей экспертизы ценности электронных документов. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения документов, проблемы обеспечения сохранности и подлинности.

курсовая работа , добавлен 08.12.2011

Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.

курсовая работа , добавлен 19.07.2008

История законодательства и основы сохранности документов архива. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений. Порядок проверки наличия и состояния особо ценных и уникальных документов. Топографирование и учет движения материалов в электронной форме.

ГОСТ Р 51141.

Глоссарий лекции

План лекции

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ).

1. Обеспечение сохранности документов как одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. Понятие «комплекс мер по организации хранения документов и дел». Оперативное и архивное хранение документов.

2. Комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов в процессе их оперативного хранения.

3. Основные требования к хранилищам и хранению документов.

4. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).

5. Особенности организации хранения документов в структурных подразделениях.

6. Текущее и архивное хранение ЭД, БД.Х.

99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению

114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

Обеспечение сохранности документов - одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 «обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Сохранность документов обеспечивается в результате комплекса мероприятий по их учёту и хранению.

В свою очередь хранение архивных документов понимается как обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Организация хранения документов включает рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.

Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания , с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.

Для обеспечения сохранности документов в организации должны осуществляться:

1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание

· материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ,

· средства хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи. Нормы установки– Раздел 4.4. Основных правил),

· средства охраны и безопасности хранения,

· средства климатического контроля,

· средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническией, охранный режимы хранения), а также организацию размещения документов в хранилищах и на средствах хранения, топографирование и организацию порядка выдачи документов.

При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния:

· в процессе делопроизводства

· при поступлении документов в архив,

· при их хранении и передаче документов на Постоянное хранение.

При физическом уничтожении документов, утратившими практическаую и научную ценность, следует руководствоваться следующими принципами:

- уничтожение должно всегда быть санкционированным;
- документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными
разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
- уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить
конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные,
страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным .

Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.

Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя структурного подразделения или устанавливается единообразной в целом по офису в инструкции по делопроизводству.

Непосредственное хранение подавляющего большинства документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, в течение определённого времениосуществляется в структурных подразделениях. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретарь отдела), формирование и хранение дел возлагаетсяна одного из сотрудников или непосредственно на исполнителя.

В небольшой фирме за хранение дел отвечает секретарь руководителя или один из сотрудников секретариата.