Прошу организовать рабочее место служебная записка. Регистрация и маршруты движения записок в организации

Функции и назначение

Служебная записка является формой внутренней переписки и, в зависимости от содержания, может быть информационного, инициативного или отчетного характера. В ней излагаются деловые позиции самостоятельного подразделения или руководителя по какому-либо вопросу. Служебная записка может содержать предложения или просьбы и адресоваться любому руководящему лицу, в том числе и вышестоящему.

Подписание и регистрация

Служебные записки подписывает непосредственный руководитель подразделения. В нижней части левого угла ее должен завизировать исполнитель. Там же пишется его фамилия и контактный телефон.

В структурных подразделениях служебные записки регистрируют в программе электронного документооборота. Им присваивают номер, направляют в подразделения в бумажном виде и на электронном носителе. Нумерация состоит из индекса подразделения и регистрационного номера.

Датой служебной записки считается момент ее регистрации. Ее оригинал с резолюцией руководящего лица направляется руководителю. А копия служебной записки возвращается уже исполнителю.

Разновидность служебных записок

Докладная служебная записка - эторазновидность адресованной прямому руководителю. составляется, когда необходимо отразить мнение подразделения или руководителя по определенному вопросу и дать конкретные предложения.

В зависимости от назначения и содержания докладные записки могут быть инициативные (в виде замечаний и предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке).

Дату или промежуток времени, к которым относится информация, фиксируемая в докладной записке, необходимо выделять отдельной строкой, включать в заголовок или же в начало текста. Докладную записку подписывает автор-составитель.

Текстовую часть служебной записки и докладной записки рекомендуется составлять из 2 частей. Первая ее часть - должна состоять из фактов, которые послужили поводом к ее написанию, а вторая - из предложений и соответствующих выводов по излагаемому вопросу.

Каждый разрабатываемый документ может содержать в себе только один вопрос. Исключение составляют протоколы, приказы, планы, отчеты и обобщающие документы.

Служебная записка должна включать в себя обоснованную информацию, изложенную объективно, кратко, грамотно, понятно и без лишних повторений. Текстовую часть оформляют в виде сплошного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.

Сложный сплошной текст любого документа должен состоять из логически и грамматически согласованной информации о действиях в управлении, которые отражены в соответствующих положениях, нормах, правилах и распорядительных документах.

Служебная записка должна иметь обязательные реквизиты и неизменный порядок размещения: автора, наименование предприятия и его код, индекс, дату, заголовок, основной текст, визы, подпись исполнителя, отметку о выполнении и направлении документа в дело.

Заголовок служебной записки должен быть изложен кратко. Если же в документе идет речь о нескольких проблемах, то заголовок может быть обобщенным.

Правила адресации

Служебные записки адресуют организациям, подразделениям или конкретному руководителю внутри предприятия. В документе, адресованном многим однородным организациям, адресата указывают обобщенно. Служебная записка не должна иметь более 4 адресатов.

Заключение

Вся исходящая информация в объеме служебной записки должна предоставляться по запросу и отправляться только официально. Предоставляемая информация должна быть подписана и завизирована руководителем, сферу деятельности которого она затрагивает.

Все служебные записки в обязательном порядке подлежат датированию. Дата документа и любые служебные отметки на нем являются непременным реквизитом любого документа.

Почти все важные дела люди совершают путем переписки;

следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов - это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

Низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

Отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

Наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?

Служебная записка - это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки - обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

Цели составления служебных записок могут быть разными:

Горизонтальные коммуникации руководителей структурных подразделений/должностных лиц при решении общих производственных вопросов и проблем;

Эффективное информационное взаимодействие:

Обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;

Запрос справочной информации;

Проведение инструктажа;

Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

Решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;

Разрешение спорных и конфликтных ситуаций.

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.

В первую очередь служебная записка - основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).

В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.

ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ

ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

Наименование организации;

Код организации;

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

Справочные данные об организации;

Место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.

Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.

Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).

Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа - служебной записки.

БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ

В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):

03 - «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 - «Наименование организации»;

10 - «Наименование вида документа»;

11 - «Дата документа»;

12 - «Регистрационный номер документа»;

14 - «Место составления или издания документа»;

15 - «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 - «Заголовок к тексту»;

20 - «Текст документа»;

21 - «Отметка о наличии приложения»;

22 - «Подпись»;

27 - «Отметка об исполнителе».

НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

• «Адресат» . Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

• «Текст документа» . Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.

Текст служебной записки, как правило, состоит:

Из преамбулы (вводной части);

Основной части;

Заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

Главная цель основной части - разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки - своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК В ОРГАНИЗАЦИИ

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?

Бесспорно, решение этих вопросов - прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.

Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.

Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько - с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

• Регистрация в службе ДОУ крупной организации . Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки - безропотно ждать своего часа.

• Регистрация секретарем в небольшой организации . В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами - лишнее звено.

• Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче . Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче - все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.

Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).

Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

• Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между подразделениями . Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.

Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.

• Регистрация исходящих записок . Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.

Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:

Регистрационный номер документа;

Адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);

Количество страниц;

Наличие приложений;

Дата исполнения;

Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.

Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам - 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.

Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.

Регистрация входящих записок . При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:

Входящий регистрационный номер;

Дата получения (регистрации);

Количество страниц;

Приложения;

Дата исполнения;

Исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).

Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.

• Регистрация всеми сотрудниками . Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.

Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?

Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.

Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010) (Таблица).

Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство - зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок - это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов - первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5-10).

ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Общаться с директором или с руководством другого структурного подразделения фирмы кадровику можно не только лично, особенно в условиях цейтнота, когда директор или руководитель могут просто забыть в суматохе об обращении сотрудника . В качестве инструмента взаимодействия с руководством можно использовать служебные записки. По сути, служебная записка – это информационно-справочный документ, содержащий в себе просьбу или требование и документально фиксирующий обращение к руководителю .

Бывают случаи, когда только служебная записка может уберечь от несправедливых претензий к сотруднику со стороны руководства . Отдельное дело для регистрации служебных записок заводить в номенклатуру не обязательно, можно регистрировать их как исходящую документацию. Регистрация записок очень важна, это подтверждение факта взаимоотношений.

Кадровикам по службе приходится взаимодействовать не только с начальством, но и со всеми структурными подразделениями компании . На устные просьбы или пожелания вы не всегда сможете получить ответ, а если просьбу задокументировать и зарегистрировать, вы не только придадите ей значимости, но и сможете подстраховаться от некоторых неприятностей. Служебные записки могут писать не только кадровики. Будет правильно, если кадровик научит сотрудников компании пользоваться этим инструментом .

Вот вам реальный пример. В ваши должностные обязанности входит оформление трудовых книжек. Чистых бланков у вас не осталось, но на работу принимается специалист, который еще нигде не работал и трудовая книжка ему еще не выписывалась . По закону в течение 5 дней вы обязаны завести на него трудовую книжку и оформить её.

Устные просьбы по покупке бланков остались без ответа, время идёт. Нарушение срока оформления – это нарушение условий вашего трудового договора, за что можно схлопотать дисциплинарное наказание .

Выход – служебная записка!

Цель служебной записки

Составили записку с просьбой приобрести бланки, зарегистрировали её – подстраховались от дисциплинарки! Вопрос будет решен, поскольку у директора теперь есть напоминание.

Как написать служебную записку

Чаще всего с записками обращаются к руководству, чтобы сообщить о какой-либо внутренней

проблеме. Унифицированной формы записки не существует , но составляется она по правилам. Основой служебной записки может являться:

• просьба;
• замечание;
• предложение.

Главное – описать суть проблемы, последствия при бездействии и предложить пути решения . Вот примерно как оформить служебную записку:

Примерное содержание служебной записки

• начните с «шапки» (адресат и адресант);
• назовите документ – «Служебная записка»;
• укажите дату и исходящий номер;
• опишите проблему;
• перечислите возможные последствия;
• предложите варианты решения;
• подпишитесь.

Для наглядности ниже простая служебная записка – образец того, как правильно написать служебную записку:

Генеральному директору ООО «Фортуна»
Горбункову С.С.
от начальника отдела кадров Лаптевой М.И.

Настоящим ставлю Вас в известность, что в распоряжении отдела кадров нет бланков трудовых книжек и вкладышей в них. 20 декабря 2015г. был принят на работу Сидоров И.И., не имеющий трудовой книжки.

Если я не оформлю на Сидорова И.И. трудовую книжку в 5-дневный срок, мне грозит административный штраф от 500 до 3000 рублей, а ООО «Фортуна» — от 30 до 50 тысяч!

Чтобы такого не произошло, необходимо приобрести бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки понадобятся и в будущем, ведь приём на работу у нас ведётся постоянно.

Настоящим предлагаю:
1. Приобрести бланки трудовых книжек в количестве 20 штук и бланки вкладышей в книжки в количестве 10 штук.

2. Либо поручить мне покупку бланков на собственные средства, а потом возместить потраченную сумму на основании отчётных документов.

Начальник отдела кадров _________________/М.И.Лаптева

Если на предприятии есть секретарь, то записку нужно не только зарегистрировать в своих исходящих документах, но и у секретаря :

Регистрация записки

• готовите записку в 2-х экземплярах;
• регистрируете в своих исходящих документах;
• регистрируете у секретаря (секретарь напишет дату, входящий номер и распишется);
• один экземпляр передаём секретарю, а зарегистрированный вложим в папку исходящих документов.

Служебку можно и в электронном виде отправить, и по факсу. Подтверждением отправки может служить как распечатка электронного документа, так и отчёт факса.

Внешняя служебная записка

Иногда случается, что служебные записки выступают в роли внешнего документа, то есть адресуются они работникам другой организации. Посредством записок фирмы обмениваются информацией.

Кадровик может использовать внешнюю переписку, например, при приёме работника переводом из другой организации.

Можно оформить претензию в виде служебной записки. Например, если магазин канцтоваров не поставил в назначенный срок бланки трудовых книжек, направьте туда служебку в виде претензии.

Служебная или докладная записка

Внутренняя переписка подразумевает наличие нескольких видов записок:

• служебная;
• докладная;
• объяснительная.

Понятно, что в объяснительной записке даются объяснения по тому или иному факту. Например, объяснение прогула или опоздания. А выбрать, какая именно нужна — докладная или служебная записка, разница не существенна. Но всё же она есть.

В докладной записке чаще описывается проблема в работе или какие-то нарушения со стороны работников. Просьбы и решения проблем докладная не содержит . Оформляются докладные аналогично служебным. Текст докладной выглядеть может, например, так:

Докладываю о том, что системный администратор Петров А.А. каждый день опаздывает на работу на 1-2 часа.

Только не воспринимайте данный текст докладной как «закладная» . В конечном итоге опаздывающий Петров А.А. нанесет компании финансовый вред и спросить могут с того, кто не предупредил руководство.

Регистрация документов

Докладная, как и служебная записка – это документ, требующий регистрации. Хотя ни в одном законном акте этого не прописано, страхуйтесь – регистрируйте все возможные исходящие документы!