Восстановить трудовой стаж через пенсионный фонд. Восстановление трудовой книжки. Если работодатель отказывается восстанавливать

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником или работодателем?

Подается заявление на имя руководителя предприятия, стаж подтверждается справками с других рабочих мест, из Пенсионного фонда или из архива, по этим сведениям, формируется дубликат.

Вопрос «как восстановить трудовую книжку, если она утеряна» интересен всем, кто сталкивался с такой ситуацией.

Она относится к бланкам строгой отчетности, поэтому к ее восстановлению нужно подходить серьезно.

Сама процедура зависит от того, кто ответственен за потерю.

На самом деле восстановить утерянную трудовую книжку можно, хотя это и потребует определенных усилий.

Восстановление трудовой книжки: с чего начать

В самом начале нужно установить, по чьей вине произошла пропажа. Это может быть ответственность:

• работодателя;
• работника.

На самом деле, этот документ может находиться либо у работодателя (после официального трудоустройства), либо на руках у гражданина (если он еще не нашел подходящий вариант).

Соответственно и за потерю отвечает одна из сторон.

Со дня трудоустройства гражданина ответственность за хранение трудовой книжки целиком переходит на работодателя (организацию либо индивидуального предпринимателя).

Если он виновен в утере документа, то и восстановлением будет заниматься он сам.

Однако трудовая книжка может потеряться и у самого работника. Тогда восстановить записи придется ему.

В такой ситуации предыдущий работодатель может оказать ему содействие.

Когда произошла утеря трудовых книжек в массовом масштабе (например, после стихийного бедствия) информация будет заново собираться уполномоченной комиссией.

В ее число входят представители государственных органов, работодатели, члены профсоюзов.

Как восстанавливают информацию о стаже

Создавать дубликат книжки приходится не всегда. Если суммарный стаж составляет менее трех месяцев, по статье 65 Трудового Кодекса ему просто выдают новый экземпляр.

Для этого сотрудник пишет работодателю заявление, и получает документ.

Однако, когда у гражданина большой стаж, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? В такой ситуации создается дубликат.

Производится это также по заявлению на имя работодателя. Сбором сведений будет заниматься лицо, ответственное за утерю документа.

Самостоятельно проставлять отметки в трудовую книжку запрещено, это расценивается как подделка документов.

Важно: новая книжка выдается в течение 15 суток со времени подачи заявления.

Когда речь идет о трудовых книжках, восстановление – не совсем точное определение для этой процедуры.

Согласно нормативным актам, такой бланк строгой отчетности не подлежит восстановлению, можно только подготовить дубликат.

Он понадобится для предъявления в Пенсионный фонд для расчета стажа и в другие организации.

Способы создания дубликата трудовой книжки

Можно восстановить утерянную трудовую книжку следующими способами:

• подготовить заявление на имя работодателя;
• пойти в Пенсионный фонд;
• запросить в Государственном архиве;
• подать заявление в суд;
• пойти в специализированную фирму;
• собрать справки самостоятельно.

Даже если за утерю ответственен сам сотрудник, он может обратиться к работодателю за помощью.

Если такое случилось по вине последнего, оказать содействие – его обязанность.

Когда за восстановлением трудовой книжки гражданин обратился в организацию, предыдущим работодателям направляется запрос.

В ответ они посылают справки с обозначением продолжительности работы и занимаемой должности на данном предприятии.

Как быть при ликвидации предприятия-работодателя

Можно ли восстановить утерянную трудовую книжку, если предприятие-работодатель было ?

Даже если организация прекратила свою работу, и ответственные за деятельность сотрудников отсутствуют, ситуация не безвыходная.

Важно: для получения информации, потребуется обратиться в суд, в архив или в отделение Пенсионного фонда .

Первый вариант в такой ситуации – пойти за справкой в архив. Там хранятся сведения о стаже работника и занимаемой должности, реквизитах документов, на основании которых ставились отметки в трудовую книжку.

Взять сведения из архива непросто, на это может уйти вплоть до нескольких месяцев.

Проще пойти за справкой в отделение Пенсионного фонда. Там надо лишь оставить запрос и дождаться ответа.

Следующий вариант – обращение в суд. Оттуда будут посылаться запросы в другие государственные органы.

В качестве свидетелей привлекаются работники ликвидированного предприятия, чтобы подтвердить его существование и факт работы на этом месте.

Однако в суд обращаются только в тех случаях, когда других возможностей восстановить записи не остается.

Как происходит восстановление трудовой книжки через суд

Иногда получить информацию через архив не удается: сведения отсутствуют или к ним нет доступа.

Чтобы подтвердить факт трудовой деятельности в такой ситуации, приходится обращаться в суд.

Этот вариант потребует больше времени, но считается самым надежным.

Для установления факта работы на предприятии используются следующие методы.

1. Отправка запросов предыдущим работодателям.
2. Приглашение свидетелей для дачи показаний.

Суд будет отправлять запросы как прошлым работодателям, так и в другие государственные инстанции.

Ответные справки позволят подтвердить факт работы гражданина на конкретном месте и установить продолжительность.

Интересно, что на судебные запросы ответы приходят быстрее, чем на заявки от других организаций.

Поэтому в ряде случаев стоит обратиться в суд для получения дубликата.

Если предприятие было ликвидировано (в том числе имеется в виду ), в идеале приглашаются бывшие сотрудники.

Они подтверждают, что организация действительно существовала, и гражданин занимал одну из должностей. Помочь может также и , в котором может быть упомянут сотрудник.

Отправка заявления в Пенсионный фонд

Решая, как восстановить утерянную трудовую книжку в РФ, можно выбрать вариант визита в отделение Пенсионного фонда.

Чтобы восстановить утерянную трудовую книжку через Пенсионный фонд, нужно приложить подтверждающие документы. В перечне можно отметить:

• трудовые договора с предыдущих мест работы (в письменном виде, с и подписью работодателя);
• справки, фиксирующие, что гражданин действительно работал на этом месте (могут выдаваться как работодателем, так и другими уполномоченными организациями);

• внутренние документы предприятия, например, выписки из распоряжений и ведомости по зарплате;
• справки из банка о движении денег на счете, на который поступала заработная плата.

При наличии необходимых документов в отделении Пенсионного фонда будет создан дубликат.

Можно оставить запрос на получение данных при личном визите или отправить по почте в виде заказного письма.

Когда он будет получен Пенсионным фондом, в течение 10 дней гражданину выдается справка о трудовом стаже, рабочих местах и сроках пребывания на них.

При этом не требуется вносить оплату.

Стоит заметить, что такая система функционирует недавно. Обращаться в Пенсионный фонд лучше, если нужны сведения по последним годам.

В базе может не быть полной информации о конкретном работнике.

Получение справки из архива

Еще один вариант получить справку со сведениями о местах работы – пойти в Государственный архив, расположенный по адресу их регистрации.

Гражданину следует оставить письменный запрос. В ответ выдается справка с данными о сроках и местах работы.

Как написать заявление при восстановлении через предприятие

Когда трудовая книжка утеряна по вине самого работника, для оформления дубликата готовят заявление. Бланк оформляется в кадровом отделе.

Важно: если утеряна трудовая книжка безработным гражданином, ему следует отправиться на предыдущее место работы.

В заявлении прописывается просьба удержать из заработной платы сумму, равную стоимости нового бланка.

1. Документ составляется от лица сотрудника.
2. Адресуется либо организации, либо ее руководителю.
3. В шапке прописывают название компании, местонахождение, ФИО руководителя и заявителя.
4. По центру ставят наименование документа.
5. В основной части прописывают, по какой причине требуется дубликат (ввиду утери, кражи и так далее).
6. В конце ставится дата составления бланка и личная подпись заявителя.

Если заявление поступило от гражданина, уже уволившегося с этого предприятия, следует дополнительно вписать свой номер телефона или адрес электронной почты.

Тогда с ним можно будет связаться и известить о готовности дубликата.

Унифицированной формы для написания такого заявления нет.

Однако допускается, чтобы предприятия сами устанавливали фирменные бланки для заполнения.

Если же установленные руководством рамки отсутствуют, документ можно оформить в произвольном виде.

Заявление можно напечатать на принтере или написать от руки. Нужно составить простой и понятный текст.

При заполнении документа следует избегать помарок и исправлений.

Как зафиксировать подачу заявления

Когда утеря произошла по вине работника, ему придется самому собирать необходимые справки. Их названия следует перечислить в заявлении.

Также стоит зафиксировать факт подачи запроса. Сделать это можно одним из нижеперечисленных способов.

1. При личной передаче бланка, можно попросить ответственного работника вручить расписку в получении.
2. При отправке почтой, выбрать заказное письмо с уведомлением.
3. При передаче через посредника – поручить ему взять документ, подтверждающий принятие заявления.

Запросить создание дубликата трудовой книжки можно только в письменном виде.

Как быть, если трудовая книжка утеряна работодателем

Бывают случаи, когда даже важные бланки теряются по вине работодателя.

Это может произойти в результате стихийного бедствия или невнимательности ответственных сотрудников.

Для воспроизведения документов собирается комиссия, которая устанавливает причины утери трудовых книжек и оформляет результат в виде акта. Затем будет выдан дубликат.

Сотруднику нужно лишь подать заявление.

Получать справки с предприятий, где он раньше числился, или приобретать бланк самостоятельно от него не требуется.

Новая книжка выдается в течение 15 дней.

Когда руководитель не планирует восстанавливать документацию, которая была утеряна по его вине, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию, а затем в суд.

При нежелании руководства и ответственных лиц работать с документами, на них может быть наложен штраф:

• 1-5 тысяч для должностных лиц;
• 30-50 тысяч для юридических лиц.

Помимо создания дубликата трудовой книжки, утерянной по вине работодателя, сотрудник вправе требовать возмещения ущерба.

Сумма за день может составлять среднедневной заработок.

Восстановление книжки при наличии копии

Возникают ситуации, когда трудовая книжка теряется при перемене рабочего места.

При этом, на руках у гражданина остается ксерокопия. Ответ на вопрос «можно ли восстановить трудовую книжку» зависит от того, заверена ли эта копия.

Важно: заверение осуществляется уполномоченными лицами, в числе которых кадровые работники и главный бухгалтер. На такой копии стоит печать.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи на основании заверенной копии?

Нужно подойти с этим бланком на прошлое место трудоустройства и оставить заявление на восстановление, о котором говорилось выше.

При наличии заверенной копии, дополнительно собирать справки не потребуется.

Как можно восстановить утерянную трудовую книжку, если копия не была заверена? В алгоритме этой процедуры будет ряд отличий:

• понадобится собирать справки с предыдущих мест работы;
• наличие дат и другой уточняющей информации упрощает создание дубликата.

Таким образом, восстановить утерянную трудовую книжку возможно, и при наличии копии сделать это легче.

Какие данные вносятся в дубликат

Заслуживает внимания не только вопрос «где восстановить трудовую книжку», но и перечень сведений, которые будут содержаться в дубликате.

Получить выписки по всем приказам, повышениям зачастую не представляется возможным.

В обязательном порядке в дубликат вносят следующие сведения:

1. Стаж работника до оформления на новом рабочем месте (суммарный либо непрерывный).
2. Поощрения и трудовая деятельность на последнем рабочем месте, зафиксированном в бланке строгой отчетности.

Суммарный стаж составляет общее время работы, указанное с точностью до дней.

При этом, не уточняются промежутки работы в разных организациях и занимаемые должности.

Чем отличается заполнение оригинала и дубликата

В оригинал информация вносится на основании приказа.

Отличие заполнения дубликата состоит в том, что здесь в качестве источника выступает другой документ (справка и тому подобное).

Относительно каждого места работы, в дубликат вносят следующие сведения:

• дата оформления на новую должность;
• наименование компании;
• должность работника, его профессия и, при необходимости, квалификация;
• данные о переводах между отделами (при наличии);
• причина и день увольнения;
• реквизиты документа, на основании которого вносятся эти сведения (его название, дата и номер).

Чтобы восстановить данные, нужно получить подтверждающие справки с предыдущих рабочих мест и передать их работодателю на текущем месте.

Информация из этих справок в хронологическом порядке переносится в бланк строгой отчетности.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

Заполнять дубликат нужно, ориентируясь на установленные правила.

1. Для записей лучше всего подойдет шариковая ручка с пастой синего, фиолетового или черного цвета. Важно, чтобы она была устойчива к воздействию влаги и света. Тогда сделанная запись сохранится четкой надолго.
2. Информацию записывают без использования сокращений.
3. В России трудовые книжки ведутся на русском языке, этого правила также стоит придерживаться при создании дубликата.

При восстановлении, нужно четко следовать правилам оформления бланков строгой отчетности.

Требуется соблюдать порядок внесения записей и предоставлять достоверные сведения.

Что делать в случае порчи документа

Случается и так, что трудовая книжка повреждается. Здесь также стоит заняться созданием дубликата.

В Пенсионном фонде и прочих государственных органах не принимают документы в ненадлежащем виде.

Поэтому делать новый экземпляр обязательно.

Дубликат готовится следующим образом:

1. В новый бланк переносится информация, которую легко прочитать по испорченному экземпляру.
2. Те сведения, которые прочесть невозможно, подтверждаются справками с места работы.
3. В дальнейшем старую трудовую книжку сохраняют, а на первой странице делают запись о том, что оформлен дубликат.

После замены бланка, первая трудовая книжка служит в качестве документа, подтверждающего его законность.

Что делать пенсионеру при утрате трудовой книжки

Так как пенсионеру восстановить утерянную трудовую книжку нужно при устройстве на работу, алгоритм действий в данном случае не отличается.

Ему также следует заполнить заявление и представить его работодателю на последнем предприятии.

Кто выступает в роли заключительного нанимателя?

1. Если непосредственно перед утратой документа гражданин заключил договор с работодателем (к примеру, ), он и будет считаться последним.
2. Если на день утери книжки пенсионер был безработным, то за восстановлением ему нужно обратиться к прежнему нанимателю.

Перед тем как восстановить утерянную трудовую книжку пенсионеру, работодатель принимает от него заявление.

Также гражданин представляет оригиналы документов, подтверждающих его рабочий стаж.

Дубликат формируется в течение 15 рабочих дней. В него вносятся сведения о суммарном и непрерывном стаже и подробности трудовой деятельности на последнем месте, в том числе информация о поощрениях.

Еще одна ситуация, которая может встретиться на практике: работающему пенсионеру нужно предъявить оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд для назначения начислений.

Стоит отметить, что такое требование считается необоснованным.

Здесь работодатель может выдать сотруднику трудовую книжку под роспись.

Но даже в таком случае он остается ответственным за ее сохранность.

Важно: работодатель отвечает за хранение трудовой книжки до тех пор, пока продолжаются трудовые отношения.

Новые книжки выдаются в случае оформления на работу граждан стран СНГ.

Трудовой стаж учитывается и на российской территории. Однако иностранным гражданам следует получить трудовую книжку РФ.

Исключение составляют лишь те работники, у которых на руках бланк по форме 1974 года.

Типовые ошибки, встречающиеся в заполнении трудовых книжек

Во время оформления трудовых книжек нередко допускаются типовые ошибки.

Однако при назначении пенсии эти неточности становятся причиной затруднений.

1. Печать о приеме на работу (либо об увольнении) отсутствует или плохо просматривается.
2. В отметке о приеме на работу не прописано наименование организации или занимаемая должность.
3. Несоответствие между указанным наименованием организации и ее названию в печати рядом с записью об увольнении. Встречается при реорганизации компаний, когда пометки о переименовании не были своевременно внесены.
4. Некоторые данные исправлены, при этом отсутствует заверение в установленном порядке.
5. Титульный лист не содержит полной информации об изменении ФИО. Чтобы внести поправки, приводят реквизиты документа-основания, дополнение заверяют печатью организации, его подписывает работодатель.
6. Не заполнена одна из граф книжки, например, не указано, на основании какого документа внесена отметка о принятии/увольнении.
7. Повреждение записей ввиду неправильного хранения документации.

Важно учитывать, что при увольнении, отметка в трудовой книжке утверждается уполномоченным лицом и печатью.

Если запись ставится в отделе кадров, заверять ее будет начальник и ставиться должна печать отдела кадров.

Если же отметка ставится руководителем, то используется печать организации.

Чтобы исправить информацию в трудовой книжке, затрагивающую период работы, следует представить справку из организации или из архива, подтверждающую внесение изменений.

Если предприятие не ликвидировано, поправки возможны путем дополнений, оформленных в соответствии с инструкцией.

Когда изменения связаны с реорганизацией предприятия и переменой названия, требуется сослаться на фиксирующую этот факт справку.

Другие возможности подтвердить трудовой стаж

Если утеряна трудовая книжка, и восстановить записи (или их часть) не удалось, для подтверждения стажа могут приниматься другие бумаги. К их числу относятся:

• трудовой договор в письменном виде;
• справки от работодателей;
• справки из архивов;
• выписки из приказов;
• сведения по лицевым счетам.

Таким образом, можно восстановить утерянную трудовую книжку и воссоздать в дубликате наиболее важные отметки.

В новом бланке будет отражен суммарный стаж, подробности работы и поощрения на последнем рабочем месте.

Для восстановления потребуется представлять справки от прошлых работодателей, а при необходимости – из архива или Пенсионного фонда.

Что делать, если вы потеряли трудовую книжку?

Утеря или порча документа может произойти как по вине работодателя, так и сотрудника. В первом случае ее восстановлением обязан заняться отдел кадров, во втором – сам специалист.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Собрать сведения о трудовой деятельности для оформления дубликата можно из нескольких источников:

• запросы по предыдущим местам работы;
• государственный архив;
• судебная система;
• обращение в Пенсионный фонд (ПФ РФ).

Последний вариант наиболее удобен в случаях, когда необходимо установление точного списка работодателей.

Разберем, как восстановить трудовую книжку через ПФ РФ, какие документы для этого потребуются и на что обратить внимание.

Когда требуется восстановление?

Оформление дубликата может потребоваться как при , так и при ее порче.

Порча

Трудовая книжка служит не только для ведения истории профессиональной деятельности сотрудника, но и для предъявления в различные организации (при оформлении кредита, расчете пенсии).

Документ, пришедший в негодность, не примут к рассмотрению, сделанные с него копии также будут недействительными.

Трудовая книжка считается испорченной в 2-ух случаях:

• механические повреждения (наличие пятен, порванных или прожженных страниц);
• некорректное заполнение (исправления, затирки записей).

Важно: в таких ситуациях следует сохранить испорченный оригинал, так как из него переносятся сохранившиеся записи в . Останется подтвердить лишь нечитаемые данные.

Утеря

Потеря или уничтожение трудовой книжки может произойти в следующих ситуациях:

• при нахождении документа у работодателя (переезд офиса, пожар или нарушение условий хранения сотрудниками кадровой службы);
• вследствие неосторожных или умышленных действий владельца (например, если сотрудник уволился, получил документ «на руки» и потерял или по ошибке выбросил его).

Перед обращением в инстанцию следует заранее предусмотреть план действий и собрать как можно больше подтверждающих стаж документов.

План действий

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд включает в себя 5 этапов.

Разберем каждый из них в таблице.

Этапы	Краткое содержание
Определение виновной стороны в порче или утере документа.	Если это работодатель, то по закону он обязан собрать все сведения и заполнить новый бланк без участия специалиста. Если ответственность лежит на сотруднике, то подтверждать свой стаж он должен самостоятельно.
Поиск заверенной или копии трудовой книжки.	Если работник имеет такой документ, то процедура восстановления облегчается в разы.
Сбор всех возможных документов, касающихся трудовой деятельности.	В перечень входят , копии различных приказов, выписки и справки.
Обращение в Пенсионный фонд для получения данных обо всех местах работы заявителя.	Сведения о трудоустройстве граждан страны хранятся в автоматизированных базах и в центральном архиве фонда. Процедура получения данных таким способом не регламентируется в законодательстве, поэтому четких требований по срокам исполнения запроса нет.В случае наличия необходимой информации заявителю выдается справка с указанием мест работы и стажа по каждому из них.Услуга полностью бесплатна.
Запрос по восстановлению трудовой книжки работодателю (текущему или любому из предыдущих).	Прошение можно подать 2-мя путями:лично в отделе кадров организации;с помощью заказного письма с уведомлением о вручении адресату.Предпочтительнее выбрать первый способ.Он позволяет быстрее убедиться в том, что работодатель не ликвидировался, а запрос принят на обработку.

Вина работодателя

Если порча или потеря трудовой книжки произошла во время нахождения ее в организации, то ответственность за восстановление полностью лежит на отделе кадров.

Работодатель самостоятельно должен отправить запросы на предыдущие места работы, в архив и Пенсионный фонд и заполнить новый бланк на основании полученных сведений.

Вина работника

В таком случае согласно Трудовому кодексу РФ (статья 65) и Постановлению Правительства «О трудовых книжках» №225 от 16.04.2003 работодатель обязан способствовать восстановлению трудовой книжки сотрудника.

Организация оформляет и выдает ему новый документ при получении соответствующего заявления.

Сотрудник кадровой службы вносит в трудовую книжку только подтвержденные записи. Заявитель самостоятельно должен собрать сведения о предыдущих местах работы и стаже.

Пример:

Программист Сидоров В.А после увольнения из ООО «Техно» получил трудовую книжку «на руки». В метро у специалиста вытащили из сумки документы и бумажник. Дома у Сидорова В.А. сохранились трудовые договоры и заверенные копии и . Кроме того, он получил в Пенсионном фонде выписку с данными о работодателях.

Сотрудник обратился по месту последней работы с заявлением и подтверждающими документами для оформления новой трудовой книжки. Дубликат был подготовлен и выдан сотрудниками отдела кадров.

Если есть ксерокопия книжки

Сохранившаяся трудовая книжка, заверенная работодателем или нотариусом, значительно ускорит процесс получения дубликата.

Для восстановления документа необходимо обратиться к работодателю. Собирать документы и обходить другие инстанции не потребуется.

Если копии нет

В такой ситуации потребуется составление списка всех мест работы и кропотливый сбор сведений о стаже и карьерных передвижениях.

Документы

Для восстановления трудовой книжки требуются документы, удостоверяющие факты трудовой биографии и стажа:

• трудовые договоры с каждым работодателем;
• различные справки из архива, с прежних мест работы с подписями и печатями ответственных лиц:
• заверенные копии приказов или выписок;
• ведомости о начислении зарплаты и справки о полученных доходах;
• постановления суда.

На что обратить внимание?

Восстановление трудового стажа посредством Пенсионного фонда возможно не во всех случаях.

Так, автоматизированный учет информации о трудовой деятельности граждан ведется с 2001 года. Для подтверждения более ранних сведений по занятости поможет только Центральный архив ПФ РФ.

Однако нужно приготовиться к тому, что в получении такой информации может быть отказано: процедура не закреплена на законодательном уровне.

Получение дубликата по упрощенной форме

Определить стаж для заполнения дубликата трудовой книжки через Пенсионный фонд России можно альтернативным способом.

Для этого достаточно обратиться в ближайшее отделение ПФ РФ и заказать выписку об уплате обязательных страховых взносов.

Согласно Постановлению Правительства о подтверждении рабочего стажа при начислении пенсий, представители Пенсионного фонда не вправе отказать в такой услуге.

Для получения выписки понадобятся следующие документы и их копии:

• пенсионное страховое свидетельство (СНИЛС);
• трудовые договоры;
• справки о доходах;
• лицевые счета или ведомости по начислению зарплаты.

Нюансы оформления

Если по какой-то причине трудовая книжка была утеряна, делают ее дубликат(Читайте также статью ⇒ ). Оформить новую трудовую книжку, а не выписывать дубликат, разрешено в случае, если сотрудник нигде прежде не работал или на работу пришел сотрудник с поврежденной трудовой книжкой. Существует Постановление «О трудовых книжках» от 16.04.03 №225 вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (сокращенно Правила). В этих Правилах прописаны случаи и порядок выдачи дубликатов. Эта информация содержится также в «Инструкции по заполнению трудовых книжек» (сокращенно Инструкция), она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 №69. Процедура оформления дубликата трудовой книжки подробно расписана в Правилах и в Инструкции.

Способы восстановления трудовой книжки

Для того чтобы сделать дубликат, необходимо собрать утерянную информацию. Собрать ее можно несколькими способами:

• государственный архив;
• запросы к предыдущим работодателям;
• суды;
• обращение в Пенсионный фонд РФ.

План действий при утере или порчи трудовой книжки

Чтобы понять, как действовать в этой неприятной ситуации, определим план действия. Для начала необходимо:

• определить кто виноват сотрудник или работодатель. От этого будет зависеть, кто будет заниматься восстановлением трудовой книжки;
• сбор всех необходимых документов для создания дубликата трудовой книжки. Для этого придется обратиться в архив, Пенсионный фонд, к предыдущим работодателям и т.д.
• изготовление дубликата трудовой книжки на основе имеющихся заверенных документов.

Если трудовую книжку потерял работодатель

В соответствии с позицией законодательства, если работодатель потерял трудовую книжку сотрудника, он обязан восстановить ее самостоятельно. Он должен собрать все сведения, самостоятельно отправить запросы на предыдущие места работы, получить их и заполнить бланк трудовой книжки. Заявление работнику в этом случае писать не нужно.

Если трудовую книжку потерял работник

Если работник сам потерял трудовую книжку, то он должен обратиться к своему последнему работодателю, написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. Дубликат трудовой книжки ему обязаны предоставить в течение 15 дней с даты подачи заявления. Если сотрудник работал только в этой организации и нигде больше, то все записи в трудовой книжке можно восстановить по документам, которые находятся в бухгалтерии или в отделе кадров. На новом бланке трудовой книжки в правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат», далее указываются все сведения о работнике.

Основаниями для восстановленных сведений являются:

• документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, водительские права и т.д.);
• документ об образовании (аттестат, диплом; студенческий билет и т.д.);
• документ, подтверждающий профессию (свидетельство, сертификат, аттестат и т.д.);
• документы, подтверждающие сведения о работе (трудовой договор, приказы, личная карточка и т.д.);
• сведения о награждениях и поощрениях (приказы, распоряжения и т.д.).

Если сотрудник работал также и в других организациях, то в новой трудовой книжке сначала вносится информация об общем трудовом стаже, если есть документы, которые это могут подтвердить. Например, “общий стаж работы составляет 10 лет 4 месяца 1 день”. Указывается название нынешней организации, и вносятся записи о работе в ней – прием, переводы и т.д. на основании имеющихся документов. К таким документам можно отнести:

• трудовой договор, дополнительные соглашения к нему;
• приказы;
• личная карточка;
• прочие документы.

Если документы, на основании которых вносятся сведения в дубликат, поступили из других организаций, то они должны быть заверены.

Если организация, в которой сотрудник работал, ликвидирована, то со своей проблемой придется идти в архив. Источником информации в таком случае будут либо заверенные документы, полученные в архиве либо архивные справки. Для получения необходимой информации в архиве, нужно сделать туда запрос. Для запроса необходимо написать заявление. Заявление пишется в произвольной форме.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Через пенсионный фонд сотрудник может восстановить информацию о выплате пенсионных взносов и подтвердить свой стаж. В Пенсионном фонде хранится информация о местах работы сотрудника, датах работы в том или ином месте и суммах уплаченных пенсионных взносов. В настоящее время работодатели сдают персонифицированные отчеты по каждому из сотрудников. Это значит, у любого застрахованного лица имеется собственный лицевой счет с присвоением уникального страхового номера (СНИЛС). СНИЛС расшифровывается как страховой номер индивидуального лицевого счета. В лицевом счете отражается суммы пенсионных взносов, периоды занятости, места работы. Но эта информация может быть неполной, если работодатель не перечислял пенсионные взносы за работника, проще говоря, сотрудник, работал неофициально. В таком случае данных о работе сотрудника в данной организации в Пенсионном фонде не будет и соответственно взять ее будет неоткуда. Если необходима информация о должности, дате приема увольнения на работу, переводах, награждениях и прочее, то такой информации в базе пенсионного фонда нет. Поэтому подтвердить эти сведения он никак не может.

Если работник начал свою трудовую деятельность только после 2002 года (с этого года граждан стали регистрировать в качестве застрахованных лиц в системе ОПС), тогда он сможет восстановить данные о стаже работе, если до этого срока, то нет. Процедура получения данных в Пенсионном фонде никак не регламентирована законодательством, поэтому нет и сроков предоставления ответа. Но по общему правилу на любой запрос в письменном в виде в Пенсионный фонд должен быть предоставлен ответ в течении 10 дней.

Заявителю будет выдана справка с указанием места работы и стажа по каждому месту работы. Справка выдается бесплатно. Если Пенсионный фонд будет отказываться предоставлять необходимые сведения, можно сослаться на Постановление Правительства РФ №1015 от 02.10.2014, где сказано, что Пенсионный фонд не вправе отказать в подтверждении рабочего стажа при начислении пенсий.

Для получения информации из Пенсионного фонда необходимо представить:

• СНИЛС;
• справки о доходах;
• трудовые договоры;
• документы по начисления заработной платы.

Можно ли восстановить трудовую книжку если есть ее ксерокопия

Если вдруг у человека где-то завалялась ксерокопия его трудовой книжки или она есть в отделе кадров, то нельзя на ее основании заполнить дубликат. Это следует из условий Правил и Инструкции. Даже если она заверена подписью должностного лица и печатью. Потому что ксерокопия, даже заверенная, не обладает необходимой юридической силой. Единственно чем она может быть полезна, так это информацией, которая позволит собрать все необходимые документы для заполнения дубликата.

Восстановить рабочий стаж - задача не из легких. Если утеряна книжка, то подтвердить рабочий стаж можно через Пенсионный Фонд или суд, направив иск на восстановление стажа.

Как восстановить трудовой стаж?

Куда обращаться, чтобы восстановить период работы на предприятии, если утеряна трудовая книжка? Для восстановления записей в новой книжке, обращаются в архивы организаций, где гражданин ранее работал. Документы работников предприятий передаются в архив в течении 12 месяцев со времени ухода с рабочего места. Если организация, где ранее трудился гражданин, архив утратила, то восстановить рабочий стаж сложнее. Для этого обращаются в суд с иском на восстановление.

Через суд

Когда восстанавливают период работы через суд:

• Руководитель отказал в выдаче копии книжки;
• Нет полной информации о трудоустройстве работника в организациях;
• Начальник отказывается признавать сотрудником.

Восстановление трудового стажа через суд идет через обращение гражданина с иском на восстановление ТС, и актами, подтверждающими факт работы в организациях. Какие доказательства рассматривает суд:

• Трудовые контракты;
• Финансовые отчеты;
• Билеты профсоюза;
• Членские книжки;
• Свидетельские показания.

Арбитраж рассматривает показания свидетелей, доказывающие, что истец работал в организациях в определенный промежуток времени. Для дачи показаний приглашают от двух человек, показания одного свидетеля судом не рассматриваются. Суд, рассмотрев представленные доказательства, удовлетворяет иск, и выносит решение о восстановлении трудового стажа на основании постановления. На основании постановления суда территориальное отделение Пенсионного фонда РФ зачтет весь подтвержденный период рабочей выслуги.

Через Пенсионный фонд

Если работодатель утерял трудовую книжку гражданина, то все вопросы по восстановлению - решает он и организация. Если документ утерян владельцем, то он обязан сам восстановить его. Восстановление через Пенсионный Фонд в полном объеме реально, если гражданин начал работать недавно. Когда мест трудоустройства много, сведения могут предоставить не в полном объеме, поскольку система учета личных данных начала действовать в ПФР недавно.

ПФР сохраняет записи о работе граждан РФ, поэтому выдает дубликаты трудовой книги, если гражданин утерял ее. Чтобы восстановить рабочую выслугу через ПФР по месту жительства, гражданин подает документальный запрос на восстановление трудовой книжки и стажа по годам работы. Запрос подается лично или через заказное письмо с извещением о получении. Через 10 суток, с момента подачи запроса, ПФР выдает бумагу, где вписаны сведения о местах трудоустройства гражданина. Платить госпошлину за справку не нужно. Со справкой из ПФР обращаются в суд для подтверждения трудового стажа. С постановлением судебной инстанции, гражданин обращается в ПФР для установления и учета стажа.

Необходимые документы

Список документов для восстановления трудового стажа через суд:

• Архивные справки;
• Документы из организации;
• Справка из Пенсионного Фонда;
• Документы, подтверждающие факт работы - профбилеты, учетные книжки, копии ТД;
• Иск о восстановлении периода работы.

Для работников, трудящихся по гражданско-правовому договору, пакет документов следующий:

• Заверенная нотариально копия договора с подписями сторон;
• Справка с лицевого счета;
• Расчетные бумаги;
• Выписка НДФЛ -2.

О нюансах непрерывного трудового стажа читайте

Исковое заявление

Как написать исковое заявление в суд для восстановления трудового стажа? Документ составляется в письменной форме. В верней части указывается наименование судебной инстанции, персональные данные заявителя (Ф.И.О, место проживания), сведения о заинтересованном лице - представителе управления ПФР. В основной части описывается ситуация истца, с обоснованиями иска, и указанием на то, что решить вопрос без вмешательства арбитража - невозможно. В просительной части заявления содержится просьба установить факт рабочих отношений на базе приведенных доказательств. Ходатайство о допросе свидетелей по делу, указываются их персональные данные, и список прилагаемой документации. Внизу дата составления и подпись истца.

Срок рассмотрения дела

В течение какого срока суд выдаст решение о восстановлении трудового стажа? По закону, судья выдает решение по делу сразу после судебного разбирательства (ГПК РФ ст.199). Стороны дела имеют право обжаловать постановление в течение 10 дней с момента его оглашения, подав апелляционную жалобу. Если вы не нашли ответ на вопрос, ваша проблема требует индивидуального решения, обратитесь к специалистам нашего сайта. Юристы по трудовому праву рассмотрят проблему и помогут решить ее в кратчайшие сроки.

Как восстановить трудовую книжку - ответ на этот вопрос зависит от того, в связи с чем возникла необходимость такого восстановления.

В статье:

1. Что делать, если трудовую книжку потерял работник.
2. Что делать, если трудовая утеряна работодателем.
3. Допустимо ли восстановление записей в трудовой через пенсионный фонд.

Можно ли восстановить трудовую книжку?

Как таковое восстановление трудовой книжки не существует согласно российскому законодательству. Вместо этого на замену каким-либо образом утраченного документа оформляется дубликат трудовой книжки, к заполнению которого предъявляются определенные требования.

При оформлении дубликата следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (Правила).

Для получения дубликата трудовой необходимо, чтобы работник написал заявление по месту своего последнего (или текущего) трудоустройства. Кроме того, человеку придется обратиться ко всем своим предыдущим работодателям с запросом о выдаче справки, подтверждающей трудоустройство в определенный период по определенной должности.

На основании справок от предыдущих работодателей лицо, оформляющее дубликат, вносит записи о стаже работы.

Сколько времени занимает восстановление трудовой книжки?

Непосредственно выдача дубликата трудовой после подачи работником всех документов работодателю много времени не займет. Сотруднику кадровой службы или бухгалтерии нужно лишь корректно внести все данные в новый бланк.

Задержка может случиться только, если у предприятия не окажется в запасе чистых бланков трудовых. Их придется заказывать у одного из одобренных ГОЗНАКом поставщиков, а иногда данная процедура занимает недели.

Но основная же сложность заключается в сборе документов, подтверждающих трудовой стаж. Это может сделать исключительно владелец трудовой книжки, обратившись к каждому из своих прежних работодателей с заявлением о выдаче справки, где указываются:

Если кто-то из прежних работодателей такую справку не предоставит, данный период стажа в трудовой отражен быть не сможет.

Чем грозит потеря трудовой книжки работодателю?

Согласно действующему трудовому законодательству (п. 45 Правил) работодатель несет ответственность за хранение кадровых документов, в том числе за сохранность документов, учитывающих стаж своего персонала.

Поэтому утеря или порча трудовой книжки сотрудника (кроме случаев, когда утеря или порча стали следствием стихийных бедствий или иных чрезвычайных обстоятельств) грозит работодателю ответственностью в рамках статьи 5.27 КоАП.

За первый случай нарушения предусмотрено предупреждение или штраф:

• для лиц, уполномоченных руководителем должным образом обеспечить хранение кадровой документации, или для самих руководителей, а также для ИП сумма штрафа – от 1 до 5 тыс. руб.;
• для юрлиц штраф существенно выше – от 30 до 50 тыс. руб.

Повторное нарушение грозит еще более высоким штрафом.

Кроме того, Трудовой кодекс (ст. 234) обязывает работодателя возместить недополученный доход тому работнику, который не смог поступить на работу к следующему нанимателю в связи с несвоевременной выдачей ему трудовой книжки. Это значит, если работодатель потерял книжку для учета стажа своего работника и обнаружил это на момент увольнения, ему придется выплачивать такому сотруднику заработную плату вплоть до выдачи ему дубликата трудовой.

Как восстановить трудовую книжку при утере работодателем?

Алгоритм восстановления трудовой одинаков независимо от того, кто фактически повлиял на исчезновение трудовой. Во всех случаях оформляется новый бланк, на котором ставится надпись «Дубликат», а данные о работе вносятся на основании справок от предыдущих лиц, с которыми владелец книжки состоял в трудовых отношениях.

Несмотря на то, что запрос к предыдущему работодателю может направить и тот наниматель, у которого владелец утраченной книжки трудится в настоящий момент, выдать необходимую информацию получатель запроса сможет, только получив разрешение от бывшего сотрудника на разглашение персональной информации.

К сожалению, в арбитражной практике были случаи (например, дело Ленинского районного суда г. Екатеринбурга № 2-10689/2016), когда сотрудник-владелец утерянной работодателем книжки отказался подавать запросы на получение справок о периодах работы у бывших работодателей от своего имени и не дал согласие на разглашение персональной информации. Вместо этого он уволился, а по истечении полугода подал на своего работодателя в суд с целью взыскания заработка за период с момента увольнения согласно ст. 234 ТК РФ, т. к. работодатель не смог выдать при увольнении трудовую книжку. В данном случае, сотрудник воспользовался ситуацией, поэтому работодателю имеет смысл предусматривать подобные ситуации заранее и еще в момент трудоустройства получать у сотрудника письменное согласие на получение персональной информации от предыдущих работодателей. Это может быть сделано и в рамках проверки опыта работы для соответствия квалификации вакантной должности в момент приема на работу.

Обратите внимание, что п. 47 Правил подразумевает безвозмездное получение работником дубликата в случае, когда оригинал его трудовой книжки был испорчен по вине работодателя или в силу чрезвычайных обстоятельств, стихийных бедствий и т. п.

Статьи по теме:

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?

А вот если трудовую потерял сам работник, ему придется возместить стоимость бланка. Впрочем, внутренние нормативные акты могут предусматривать и безвозмездное обеспечение сотрудников бланками трудовых книжек.

В остальном процедура аналогична. Сотрудник должен написать заявление, на основании которого работодатель оформляет дубликат.

Как восстановить записи в трудовой книжке, если она испорчена?

В случае порчи трудовой (независимо от причины порчи) на имя работника оформляется дубликат так же, как и при утере. Ровно таким же образом делаются запросы предыдущим работодателям.

Но, если остались читаемые записи в прежней трудовой, то по этим записям можно не запрашивать справки о прошлых периодах трудоустройства, а просто перенести информацию о данных периодах работы. Тогда испорченную трудовую владельцу следует хранить вместе с остальными документами, подтверждающими внесенные в дубликат записи.

П. 33 Правил говорит о том, что если по решению суда какая-либо запись в трудовой признается неверной, сотрудник вправе запросить выдачу дубликата. При оформлении такого дубликата согласно данного пункта сведения о периодах работы переносятся из оригинала книжки, никакую информацию от предыдущих работодателей запрашивать не нужно.

Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд?

Пенсионный фонд РФ не занимается восстановлением трудовых книжек. Но некоторую информацию, облегчающую оформление дубликата, ПФ РФ все-таки может выдать.

Работник может запросить выписку со своего лицевого счета по форме СЗИ-6, где обнаружит перечень работодателей, которые выплачивали ему заработную плату и оплачивали страховые пенсионные взносы. Правда, использовать такую справку можно лишь для понимания, к каким работодателям можно обратиться за документами, подтверждающими трудовую деятельность данного работника. Только сами работодатели укажут должность, которую занимал их бывший сотрудник, а также сведения о том, было ли данное место для работника основным или работник был совместителем.

В остальном правило неизменно: физически оформляет дубликат трудовой книжки последний работодатель.

Можно ли верить объявлениям "Восстановим трудовую книжку"?

Приобрести бланк трудовой книжки может только юридическое лицо. Кроме того, записи о прежним местах работы должны быть сделаны от лица последнего реального работодателя, и, соответственно, заверены подписью его должностного лица и печатью (при наличии).

Поэтому оформление основного документа по учету стажа даже самим его владельцем, а уж тем более сторонним лицом, нелегально, и прибегать к услугам таких помощников не стоит.

Пошаговое руководство для физического лица "Что делать, если потерял трудовую книжку"

Обнаружив пропажу трудовой, человеку следует:

1. Найти все возможные документы для подтверждения своего стажа:
   1. надлежащим образом заверенная копия утерянной трудовой;
   2. оригиналы трудовых договоров с прежними работодателями;
   3. иные документы.
2. Направить запросы прежним работодателям, период работы у которых следует подтвердить. Для получения всего перечня работодателей можно предварительно запросить выписку из лицевого счета в ПФР.
3. Написать заявление на имя своего последнего (или действующего) работодателя на выдачу дубликата трудовой.
4. Ожидать 15 дней, после чего забрать дубликат у прежнего работодателя или убедиться у действующего работодателя, что дубликат оформлен и внесен в книгу учета движения трудовых книжек.

Пошаговое руководство для работодателя

Если книжка была утеряна работодателем, порядок действий будет похож:

1. Сообщить работнику об утере
2. Попросить работника направить запросы своим прежним работодателям
3. Попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки с приложением полученных от прежних нанимателей документов
4. Заполнить дубликат

Статьи