Унифицированные системы документации усд необходимы для. Унифицированная система документации. Требования к бланкам документов

26.11.2019

Термин «унификация документов» означает установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих однотипные управленческие функции.

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ-98).

Унификация проводится с целью:

· сокращения неоправданного количества документов, применяемых в деятельности организации;

· типизации их форм (структуры, языковых конструкций);

· снижения затрат (трудовых, материальных, временных) на подготовку и обработку документов, их учета и хранения;

· достижения информационной совместимости различных систем документации.

Стандартизация – это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в определенной области при участии всех заинтересованных сторон. Стандартизация документации – это форма юридического закрепления результатов унификации.

Основная цель унификации и стандартизации – создание таких систем документации, применение которых экономически эффективно, повысит общую культуру управления, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда.

Унификация и стандартизация – это основные направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на создание управленческих документов.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

а) термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией (например, ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»);

б) организационные структуры учреждений, организаций, предприятий (например, общероссийский классификатор органов государственной власти и управления - ОКОГУ);

в) классификаторы управленческих функций;

г) управленческая документация (ОКУД).

Унифицированные системы документации (УСД)
включают в себя:

Ú государственные стандарты на документацию, устанавливающие состав и содержание работы по унификации форм документов различного функционального назначения;

Ú общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ), обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации;

Ú унифицированные формы документов (табель и альбом форм документов).

Многие процедуры, реализуемые в рамках управления документами, должны осуществляться в соответствии с единообразными требованиями, устанавливаемые государственными и международными стандартами. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

В настоящее время основы государственной системы стандартизации РФ установлены федеральным законом от 27.12.2002 «О техническом регулировании» и группой стандартов системы «Стандартизация в Российской Федерации» (ГОСТы 2004-2005 гг.). Стандарты подразделяются на международные – ИСО, межгосударственные, национальные – ГОСТ Р, отраслевые – ОСТы, стандарты организаций – СО. С 2005 г. создается новая система стандартов в соответствии с федеральным законом «О техническом регулировании».

Отношение к управлению документами имеют многие стандарты. Среди них:

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных системах документации.

Классификаторы ТЭСИ – это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки и присвоенные им коды. Они создаются с целью обработки информации в автоматизированных информационных системах. В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать межгосударственных классификаторов. Все составляют единую систему классификации и кодирования ТЭСИ (ЕСКК ТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий (организаций). С точки зрения содержания классификаторы подразделяют:

· на классификаторы информации об управленческих документах, задачах,решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

– Общероссийский классификатор стандартов – ОКС,

– Общероссийский классификатор управленческой документации – ОКУД,

– Общероссийский классификатор продукции – ОКП,

– Общероссийский классификатор валют – ОКВ,

– Общероссийский классификатор единиц измерения – ОКЕИ и т. д.;

· классификаторы информации об организационных структурах:

– Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления – ОКОГУ,

– Общероссийский классификатор предприятий и организаций – ОКПО,

– Общероссийский классификатор экономических районов – ОКЭР;

· классификаторы информации о населении и кадрах:

– Общероссийский классификатор информации о населении – ОКИН,

– Общероссийский классификатор специальностей по образованию – ОКСО,

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов – ОКПДРТР и др.

Одновременно с деятельностью по созданию классификаторов (с 1971 г.) осуществлялась разработка унифицированных систем, предназначенных для использования в автоматизированных системах управления разных уровней. В итоге многолетней работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3,5 тысячи форм плановых, учетных, финансовых, организационных, распорядительных и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом документа внутри этой системы. Ядро каждой УСД составляют формы документов – т. е. зафиксированные на установленных местах постоянные реквизиты, содержащие постоянную информацию.

До 1993 г. у нас существовало свыше 20 унифицированных систем документации, а с 1993 г. постановлением Госстандарта от 30.12.93 утверждены восемь УСД:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации – 8 групп документов (УСОРД).

2. Унифицированная система банковской документации – 14 групп документов.

3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций – 3 группы.

4. Унифицированная система отчетно-статистической документации – 13 групп документов.

5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий – 3 группы документов.

6. Унифицированная система документации по труду – 6 групп документов.

7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ – 3 группы документов.

8. Унифицированная система внешнеторговой документации – 6 групп документов.

Все унифицированные системы включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых обновляется по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Ответственность за применение форм документов, вошедших в унифицированные системы документации, несет руководитель организации. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти.

Таким образом, УСД – это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы документации разработаны на основе:

· единообразия форм документов;

· регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

· исключения из документов дублирующих данных;

· единства применяемой терминологии и условных обозначений;

· установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации.

Наряду с общегосударственными системами документации существуют унифицированные системы документации, отражающие специфику отрасли (здравоохранение, образование, наука и др.) или деятельности предприятия. Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства или другие организации, которые официально определены головными в конкретных отраслях деятельности. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках конкретной отрасли или ведомства.

В последние годы широкое распространение получили стандарты предприятий, которые базируются на международных требованиях, зафиксированных в стандартах ИСО.

Унификация управленческой документации предполагает унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческих документов.

Унификация состава документов заключается в том, чтобы отобрать и закрепить комплекс документов , необходимых и достаточных для решения управленческих задач. В результате унификации состава документов исключаются формы, не вызванные потребностью управления. Результатыунификации состава документов получают свое закрепление в табеле форм документов .

Табель форм документов –это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения (приложение 67) .

Табель форм документов предназначен для:

· оптимизации состава документов и их классификации;

· нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;

· унификации форм документов;

· упорядочения документальной базы организации для эффективного использования компьютерных технологий.

В текущей деятельности табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде все формы документов, используемых организацией, и позволяет оперативно осуществить поиск необходимых форм документов.

В табель форм документов включаются:

а) формы документов, утвержденные нормативно-правовыми актами высших органов власти и управления, органов отраслевого управления и межотраслевой координации;

б) применяемые в организации формы, включенные в ОКУД;

в) внутренние формы документов, утвержденные нормативными актами данной организации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего вносятся в соответствующие графы табеля. Разделами табеля могут бытьнаименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций (функциональный признак).

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов , соответствующих назначе-
нию документов, и установлении единых требований к их составлению.

Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов, который применяется в деятельности министерств, ведомств и организаций. Альбом форм документов – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Унифицированная форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа с унифицированным тестом. Цель разработки альбома форм документов – регламентация формы и содержания документов, используемых в организации. Каждое структурное подразделение должно иметь Табель и Альбом форм документов, а их ведение и контроль за применением осуществляет служба документационного обеспечения управления.

Унификация (от лат. unio - единство и facere - делать) в широком смысле слова оз-начает «приведение к единообразию, к единой норме, единой форме». Цель унификации - оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комп-лекс или систему.

Применительно к документам это означает следующее. Управленческие функции в каждой организации однотипны. Вполне очевидно, что и документы, создаваемые при вы-полнении типовых функций управления, должны быть приведены к оптимальному едино-образию по составу, видам, формам, т.е. унифицированы. Таким образом, унификация документов – это сокращение многообразия разновидностей документов посредством приведение их к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обра-ботке, учету, хранению.

Однако любой документ функционирует совместно с другими документами. Сово-купность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человечес-кой деятельности, называется системой документации .

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по приз-накам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Поэтому унификации подлежат не только формы документов, но и системы доку-ментации в целом. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

Унифицированная система документации (УСД) - это комплекс взаимоувязан-ных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности .

Унификация документов и систем документации позволяет совершенствовать форму и содержание документов, устранять дублирование информации, сокращать количество видов и разновидностей документов, снижать трудозатраты на обработку документов, добиваться совместимости информационных показателей в документах различных систем (например, в плановых и отчетных).

Унифицированные системы документации, применяемые в сфере управления, включены в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирова-ния технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и охватывает унифици-рованные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифици-рованных форм документов, входящих в унифицированные системы документации. ОКУД предназначен для решения следующих задач:

· регистрации форм документов;

· упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

· сокращения количества применяемых форм;

· исключения из обращения неунифицированных форм документов;

· обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

· контроля за составом форм документов и исключения дублирования инфор-мации, применяемой в сфере управления;

· рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСОРД)

Документация по созданию организации, предприятия.

Документация по реорганизации организации, предприятия.

Документация по ликвидации организации, предприятия.

Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.

Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

Документация по приему на работу.

Документация по переводу на другую работу.

Документация по увольнению с работы.

Документация по оформлению отпусков.

Документация по оформлению поощрений.

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Платежная документация по безналичным расчетам через банки.

Документация по кредитным операциям банков.

Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов.

Документация по операциям банков, связанная с международными расчетами.

Выходная документация банков.

Документация по депозитарным операциям банков.

Платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанков-ские формы документов.

Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутри-банковские формы документов.

Документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов.

Выходная документация банков - внутрибанковские формы документов.

Документация по денежному обращению - внутрибанковские формы доку-ментов.

Документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов.

Бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ

Финансовая документация.

Отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Учетная бухгалтерская документация.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Документация по статистике национальных счетов и экономических балан-сов.

Документация по статистике научно-технического потенциала и инноваци-онного прогресса.

Документация по статистике труда.

Документация по статистике материальных ресурсов.

Документация по статистике финансов.

Документация по социальной статистике.

Документация по статистике промышленности.

Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяй-ственной продукции.

Документация по статистике капитального строительства.

Документация по статистике внешнеэкономических связей.

Документация по статистике потребительского рынка и его инфраструк-туры.

Документация по статистике транспорта и связи.

Документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРЕДПРИЯТИЙ

Отчетная бухгалтерская документация.

Регистры бухгалтерского учета.

Первичная учетная документация.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ

Документация по состоянию рынка труда.

Документация по трудовым отношениям.

Документация по повышению квалификации работников органов по труду.

Документация по охране труда.

Документация по минимальным потребительским бюджетам.

Документация по обращениям в органы по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Документация по учету и распределению средств.

Документация по планово-экономической деятельности.

Документация по контрольно-проверочной деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Оперативно-коммерческая документация.

Товаросопроводительная документация.

Расчетная внешнеторговая документация.

Документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара.

Транспортная внешнеторговая документация.

Каждая унифицированная система документации (УСД) имеет свою специфику, поэтому работа с документами отдельной УСД регламентируется соответствующими нормативными документами: государственными стандартами, инструкциями и т.п.

Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифициро-ванная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Харак-терной чертой организационно-распорядительной документации является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении любой управленческой функции на любом уровне управления и во всех отраслях . УСОРД фикси-рует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от орга-низационно-правовой формы и вида деятельности. Именно с УСОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.

Введение

Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом”(ГОСТ 6.10.1-88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы.

Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах - стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Глава 1. Назначение и состав унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

Единообразия построения форм документов;

Регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

Исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

Сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

Единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

Определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

Установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

документация по созданию организации, предприятия;
документация по реорганизации организации, предприятия;
документация по ликвидации организации, предприятия;
документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
документация по кадрам.

Глава 2. Характеристика унифицированной системы документации

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному составу - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов.

Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики - формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая - в организациях строительства и промышленности.

На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая - в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки.

Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) - не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.

НИИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности.

К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме на работу” относится к системе первичной учетной документации (код 0301006).

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ - одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

оформлении и учете трудовых книжек;

оформлении документов по учету движения кадров;

составлении статистической отчетности по учету личного состава;

составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

работе по табельному учету;

работе бюро пропусков;

работе военно-учетного стола.

Заключение

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

2) Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико - экономической информации; экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

Список использованных источников и литературы

I .Источники

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Издательство стандартов, 1991.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.
Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. - М.: Госстандарт, 1993.

II. Литература

Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.
Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 - 336 с.

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971г было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства ). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации.

Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизированному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998..

Главной целью создания унифицированной системы документации является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.

Унифицированная система документации способствует:

1. сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате чего от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

2. широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);

3. упорядочению информационных потоков;

4. сокращению количества документов;

5. дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная система документации представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Ядро всей унифицированной системы документации составляют унифицированные формы документов . В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

Общероссийские;

Отраслевые (ведомственные);

Формы документов субъектов Федерации;

Формы документов объединений, предприятий, организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует 8 унифицированных систем документации, в том числе:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система Пенсионного фонда РФ;

Унифицированная система внешнеторговой документации и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов - единых нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела Табель форм документов - это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы.

В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации.

Унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.

Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

В соответствии со статьей 2 Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ, стандартизация – это «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг».

В соответствии с той же статей «стандарт ... – это документ, в котором в целях добровольного многократного использованияустанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг». Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой.

Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) , согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов».

Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.

Унифицированная система документации способствует:

1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);

3)упорядочению информационных потоков;

4)сокращению количества документов;

5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам .

Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа – это «совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» .

В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

Общероссийские;

Отраслевые (ведомственные);

Формы документов субъектов Федерации;

Формы документов объединений, предприятий, организаций.

Общероссийские унифицированные формыявляются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. № 1.

Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: 1) особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.; 2) специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации существует безусловно, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.). Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и (или) другие организации, официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например Российская государственная библиотека – для остальных библиотек страны. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы, например документация судебная, нотариальная и др., или для всех организаций, занимающихся конкретной деятельностью, например документация страховая, медицинская и др.

Формы документов субъектов Федерации утверждаются на уровне регионов, областей, краев, республик, органов местного самоуправления и отражают специфику документирования деятельности этих образований. Применение таких форм распространяется на организации и учреждения, находящиеся в ведении соответствующих субъектов РФ.

Формы документов объединений, предприятий, организаций разрабатываются, утверждаются и применяются на локальном уровне.

Унификация формы документов позволяет улучшить их качество, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование на практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов.

В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов – это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов» .

Примерный Табель форм – это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Табель форм документов предназначен для:

Оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

Классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности;

Унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации;

Унификации форм документов;

Упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ): «состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов». В соответствии с ГСДОУ Табель форм документов должен составляться в каждой организации. Применение документов, не указанных в Табеле, запрещается. В ГСДОУ приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации .

Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов.

Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

Бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);

Электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте .

Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются:

Единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

Единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;

Определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм;

Установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

Соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

Оперативность реализации управленческих функций;

Сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ).

Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов.

Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931 (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

Документация по созданию организации, предприятия;

Документация по реорганизации организации, предприятия;

Документация по ликвидации организации, предприятия;

Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

Документация по распорядительной деятельности организации предприятия

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

Документация по приему на работу;

Документация по увольнению с работы;

Документация по оформлению отпусков;

Документация по оформлению поощрений;

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)имеет особое значение для делопроизводства. Сбольшинством документов этой системы работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы.

УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок оформления адресования, согласования, подписания, утверждения ОРД.

2. Униицированная система первичной учетной документации:

Документация по учету труда и его оплаты;

Документация по учету основных средств и нематериальных активов;

Документация по учету кассовых операций;

Документация по учету материалов ментация по учету результатов инвентаризации;

Документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

Документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ;

Документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

Документация по учету движения зерна;

Документация по учету движения другой продукции растениеводства;

Документация по учету движения животных;

Документация по учету движения продукции животноводства;

Документация по учету реализации продукции;

Документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения;

Документация по учету работы строительных машин и механизмов;

Документация по учету работ в автомобильном транспорте.

3. Унифицированная система банковской документации:

Платежная документация по безналичным расчетам;

Документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;

Документация по квитовке авизо;

Документация по организации валютного регулирования и валютного контроля;

Документация по контролю расчетов с применением авизо между учреждениями Банка России;

Документация по кредитным операциям банков;

Документация по денежному обращению;

Документация банковской отчетности;

Документация депозитарного учета.

4. Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации:

Финансовая документация;

Документация по бюджетной отчетности;

Документация по бюджетному учету;

Документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации;

Документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.

5. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

Документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию негосударственного сектора;

Документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам;

Документация по доходам и уровню жизни населения;

Документация по науке и инновациям;

Документация по демографическим показателям и правонарушениям;

Документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда работников;

Документация по оптовой торговле;

Документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение, финансы организации);

Документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищно-коммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и культуре, платным услугам;

Документация по статистике промышленности;

Документация по сельскому хозяйству;

Документация по строительству;

Документация по внешнеэкономической деятельности;

Документация по розничной торговле и общественному питанию;

Документация по транспорту и связи;

Документация по ценам и тарифам;

Документация по инвестициям.